Marketing de conférence - Comment créer et commercialiser des événements [5 étapes]

Les conférences rassemblent clients, partenaires, employés, médias, analystes et autres sous un même toit. Mais comme tout le reste, récemment, ce toit est également devenu numérique. Et c'est pourquoi les concepts de conférences en ligne et de marketing de conférence ont commencé à gagner en popularité.

L'un des premiers effets de la pandémie a été sur l'industrie de l'événementiel. Les directeurs de conférence perdaient leurs dépôts de salle. Leurs sponsors et conférenciers reculaient. Et leur public n'était pas sûr de s'inscrire à des événements juste au cas où des vols seraient annulés ou des quarantaines imposées.

Mais honnêtement, quand on y pense vraiment, la purge que l'industrie de l'événementiel a subie aurait pu être une bénédiction déguisée car elle a aidé à se débarrasser des joueurs mauvais et exploiteurs. Et cette élimination des acteurs exploiteurs a laissé suffisamment d'espace pour permettre à de nouveaux acteurs d'entrer sur le marché .

Alors, votre plan de marketing de conférence est-il en place ? Sinon, dans cet article, nous allons parler de la façon de commercialiser une conférence, de créer un site Web et d'héberger votre propre événement. Plongeons-nous !

Étape 1 - Configuration d'un portail d'inscription à la conférence

L'inscription à votre conférence est un élément essentiel du processus de planification. C'est une chance pour vous et votre équipe de savoir qui vient, ce qui les intéresse et ce qu'ils attendent de votre événement.

Ne sautez pas cette étape ! Le processus d'inscription peut être un moment idéal pour susciter l'enthousiasme des gens à propos de votre événement. En fait, c'est aussi l'occasion d'en savoir plus sur les participants et ce qu'ils recherchent.

La première chose dont vous aurez besoin est un flux d'inscription qui vous aide à comprendre votre public potentiel tout en les inscrivant à l'événement.

Découvrez ce modèle que vous pouvez facilement adapter à votre propre événement.

[ Personnaliser ce modèle ]

Vous aimez ce modèle ? Vous trouverez une variété de modèles similaires sur Outgrow , une plate-forme de contenu interactif . Vous pouvez facilement personnaliser ce modèle dans le générateur Outgrow pour votre propre entreprise. Le constructeur Outgrow vous permet de le renommer aux couleurs et aux thèmes de votre propre entreprise ! Aucun codage requis!

Ses principales caractéristiques comprennent :

1. Conception claire et précise

2. Ventes croisées : cette fonctionnalité aidera à encourager les inscrits à s'inscrire pour un hébergement parrainé par la conférence (vous pouvez facilement contacter les hôtels à proximité de votre lieu de rendez-vous et obtenir des offres de parrainage). De même, vous pouvez encourager les gens à s'inscrire à des visites parrainées par la conférence, à des navettes aéroport et à différents types de laissez-passer pour la conférence.

3. Segmentation/Filtrage : une fois que les inscrits ont choisi leur secteur, la taille de leur entreprise et leurs jours de présence, il devient facile pour vous de les segmenter pour un meilleur ciblage.

4. Réductions : Vous pouvez offrir des réductions en fonction de la rapidité avec laquelle quelqu'un achète les billets.

Étape 2 - Trouver des conférenciers, des sponsors et des investisseurs

Le secret pour choisir des conférenciers et des sponsors pour votre conférence est de trouver des personnes qui aiment la vision et la mission de votre conférence .

Les conférenciers et les sponsors doivent être passionnés par le sujet qu'ils couvrent, car cette passion transparaîtra dans leurs présentations.

Si vous recherchez des conférenciers, demandez-vous : qu'est-ce que mon conférencier a fait de plus impressionnant ? Qu'ont-ils accompli ? Que veulent-ils accomplir ? Pourquoi veulent-ils prendre la parole lors de cet événement particulier ?

Si vous pouvez vous connecter avec eux sur le plan émotionnel, faites-le ! Vous voulez quelqu'un qui croit en ce que vous faites et qui veut vous aider à faire passer le mot !

Pour les sponsors, regardez ce qu'ils proposent. Fournissent-ils des produits ou des services directement liés au thème de votre événement ? Soutiennent-ils des organisations similaires à la vôtre ? Leurs valeurs sont-elles similaires ? Ce sont toutes des façons dont un sponsor peut aider à promouvoir votre événement tout en s'aidant lui-même en étendant sa portée dans la communauté.

Ce modèle de formulaire de haut-parleur couvre avec justesse tous les domaines susmentionnés. Vous pouvez créer un quiz similaire et l'intégrer sur votre site Web, l'envoyer par e-mail ou le partager sur les réseaux sociaux.

Pour les sponsors, il est toujours utile de concevoir un quiz qui les aide à choisir le bon package de parrainage en fonction de leurs besoins particuliers. Vous pouvez consulter l'un de ces modèles de quiz de parrainage ici.

Enfin, on parle beaucoup de la façon dont les startups ont besoin d'investisseurs. Même si la startup démarre et que le fondateur dispose de ses propres fonds personnels pour se lancer dans le projet, il peut encore avoir besoin d'investisseurs. Parce qu'à un moment donné, leurs fonds personnels pourraient s'épuiser. C'est pourquoi le marketing de conférence implique la nécessité d'avoir un portail dédié aux investisseurs comme celui-ci mis en place pour votre conférence.

Étape 3 - Aider les inscrits à trouver à quelle conférence/panel/soirée de réseautage ils devraient assister

Avez-vous déjà assisté à une conférence et souhaité tout le temps que vous aviez choisi un autre discours ? Cela nous est arrivé aussi, et cela peut être frustrant lorsque vous essayez de tirer le meilleur parti de l'expérience.

C'est pourquoi vous avez besoin de quiz dans votre stratégie de marketing de conférence. Cela aiderait les gens à choisir le discours auquel ils seraient adaptés . Le quiz/la recommandation contient des informations sur les participants. Ensuite, il associe les meilleures discussions possibles en fonction de ce qu'ils attendent de leur expérience lors de votre conférence. Il garde également une trace des discussions qui sont populaires auprès d'un groupe particulier afin de pouvoir les recommander à nouveau à l'avenir. Si un participant n'aime aucune des suggestions, il peut les marquer comme "ne pas afficher" la prochaine fois !

Voici un exemple de « À quelle conférence devez-vous assister ? » questionnaire.

[ Personnaliser ce modèle ]

Viennent ensuite les tables rondes . Ils sont importants car ils permettent aux participants d'engager un dialogue avec les intervenants. Ils aident également les participants à comprendre la vue d'ensemble d'un sujet.

Les tables rondes peuvent aider les participants à comprendre non seulement ce que disent les orateurs, mais aussi pourquoi ils le disent. Il est facile pour quelqu'un qui n'a pas d'expérience dans un domaine de se perdre dans le jargon et le langage technique. Mais les tables rondes obligent les orateurs à expliquer leurs idées plus clairement qu'ils n'auraient pu le faire s'ils se présentaient seuls sur scène.

Et enfin, les tables rondes aident les participants à voir comment différentes personnes abordent des sujets similaires. Les panélistes peuvent être en désaccord les uns avec les autres - ou être d'accord les uns avec les autres - ce qui peut vous aider à trouver vos propres opinions sur le sujet en question. Par conséquent, vous devez donner aux participants la possibilité de choisir celui qu'ils aiment.

Voici un modèle de quiz que vous pouvez adapter pour recommander des tables rondes à vos participants.

Le dernier portail que vous devez configurer pour cette section est celui du réseau . Vous avez probablement entendu parler de l'importance du réseautage, mais quelle est la meilleure façon de le faire ?

Eh bien, si vous assistez à une conférence, il n'y a pas de meilleur endroit pour rencontrer des gens qu'à la soirée de réseautage. Lors de ces soirées, les gens ont tout le temps nécessaire pour faire connaissance avec les autres participants et discuter avec eux de leurs intérêts, de leurs objectifs de carrière, etc. La meilleure partie? Ils n'ont pas à s'inquiéter d'être jugés pour ne pas savoir quelque chose !

Tout le monde est dans le même bateau qu'eux , donc il n'y a aucune pression pour se faire bien paraître s'ils ne le veulent pas - ils peuvent simplement se détendre et être eux-mêmes.

Et quand ils rentrent de cette fête avec une poignée de nouveaux contacts sur leur téléphone, c'est là que vous savez que vous avez apporté de la valeur à votre public. Consultez ce modèle pour aider les gens à choisir des soirées de réseautage.

Étape 4 - Stimuler l'engagement de la conférence par le biais de sondages et de concours

Les conférences sont super. Ils sont une chance pour les participants de rencontrer de nouvelles personnes, d'en apprendre davantage sur leur industrie et de s'amuser avec leurs collègues (ou simplement de s'éloigner d'eux).

Mais ils peuvent aussi être très ennuyeux.

Il y a beaucoup de temps assis dans les salles de conférence à écouter les gens vous parler. Et il y a souvent trop de présentations emballées en une seule journée , ce qui signifie généralement que les bonnes sont écourtées parce que la salle est pleine.

Alors, quelle est la solution ? Un concours en ligne !

En termes de marketing de conférence, les concours en ligne sont parfaits pour générer de l'engagement pour votre webinaire ou votre conférence Web, car ils sont interactifs et faciles à promouvoir via les médias sociaux. De plus, ils donnent aux participants quelque chose d'intéressant à faire pendant les pauses entre les sessions ou pendant l'heure du déjeuner - ils sont amusants !

Voici comment cela fonctionne : Créez un sondage rapide en posant des questions aux participants comme « Qu'est-ce que vous préférez à propos de cette conférence ? ou " Quelle a été votre séance préférée aujourd'hui ? » Offrez-leur ensuite la possibilité de gagner quelque chose de génial (comme une carte-cadeau) en cliquant sur le lien du concours. Vous pouvez le partager par e-mail ou par SMS (ou quel que soit le canal de votre choix).

De cette façon, tout le monde en retire quelque chose : vous obtenez des informations sur ce qui compte le plus pour vos participants, et vos participants peuvent gagner quelque chose comme un billet gratuit pour votre prochain événement, un vol gratuit ou un dîner gratuit avec un conférencier de leur choix.

Voici un modèle de concours que vous pouvez facilement personnaliser sur le constructeur Outgrow.

Et voici un modèle de sondage qui demande l'opinion des participants sur les discussions tout en leur donnant une chance de gagner quelque chose en retour.

Étape 5 - Choisir un lieu pour votre événement

Une chose à garder à l'esprit est que contrairement à ce que tout le monde pense, le lieu est la dernière chose dont vous aurez besoin pour organiser une conférence. Tout d'abord, vous devez configurer tous les portails mentionnés aux étapes 1 à 4 pour avoir une idée du nombre de personnes qui prévoient d'assister à votre événement, de ce qu'elles recherchent, de leur budget, etc. Et ensuite, sur la base de toutes ces données vous pouvez commencer à chercher des lieux.

Cela étant dit, le lieu de la conférence est l'un des aspects les plus importants de votre conférence. Cela peut faire ou défaire votre événement , vous devez donc choisir judicieusement. Désormais, il peut s'agir d'un lieu physique ou d'une plate -forme en ligne. Mais dans tous les cas, le choix d'un lieu optimal est essentiel.

Il y a beaucoup de choses à considérer lors du choix d'un lieu pour votre conférence. Il s'agit notamment du coût, de l'emplacement, des commodités et des services, de la taille et de la disponibilité.

Le coût est probablement l'un des facteurs les plus importants à prendre en compte lors du choix d'un lieu pour votre conférence. Le coût des différents sites varie considérablement en fonction de leurs équipements et services. Il est donc important de faire des recherches avant de prendre une décision finale quant à l'endroit où organiser votre événement.

L'emplacement est un autre facteur important à considérer lors du choix d'un lieu pour votre conférence. Il joue un rôle important dans la détermination du montant que les gens seront prêts à payer pour les billets. Cependant, s'il s'agit d'une conférence en ligne, vous pouvez ignorer cette étape. Ce que vous devrez plutôt décider, c'est le fuseau horaire dans lequel vous hébergerez la conférence . Pour cela, vous pouvez analyser où se trouve la majorité de votre public et définir les horaires en conséquence.

Les commodités et les services sont encore un autre aspect du choix d'un lieu qui doit être examiné avec soin. Assurez-vous qu'il y a beaucoup de places de stationnement à proximité (ou des options de transport en commun si nécessaire) ainsi qu'un accès WiFi. D'autre part, s'il s'agit d'une conférence en ligne, vous souhaitez comprendre les fonctionnalités et le support fournis par votre plate-forme. Certaines des fonctionnalités que vous voudriez avoir sont un logiciel CRM, des outils interactifs , des systèmes de commentaires des clients , des options d'intégration, une assistance en direct 24h/24 et 7j/7, etc.

Conclusion

L'élaboration de votre stratégie de marketing de conférence est un jeu à fort enjeu qui nécessite une réflexion critique et une planification sur place. Essayez ces stratégies innovantes de marketing de conférence qui vous aideront à augmenter les inscriptions et les ventes de parrainage lors de votre prochain événement. Néanmoins, si vous comprenez comment commercialiser une conférence et la réussir correctement, vous en récolterez les fruits pendant de nombreuses années.

N'est-il pas formidable d'avoir un contenu interactif comme atout que vous pouvez utiliser encore et encore pour promouvoir votre conférence ?

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