Konferenzmarketing – Wie man Events macht und vermarktet [5 Schritte]

Konferenzen bringen Kunden, Partner, Mitarbeiter, Medien, Analysten und andere unter einem Dach zusammen. Aber wie alles andere wurde auch dieses Dach vor kurzem digital. Und deshalb gewannen die Konzepte von Online-Konferenzen und Konferenzmarketing an Popularität.

Eine der ersten Auswirkungen der Pandemie betraf die Veranstaltungsbranche. Konferenzmanager verloren ihre Anzahlungen für den Veranstaltungsort. Ihre Sponsoren und Redner zogen sich zurück. Und ihr Publikum war sich nicht sicher, ob es sich für Veranstaltungen anmelden sollte, nur für den Fall, dass Flüge gestrichen oder Quarantänen verhängt wurden.

Aber ehrlich gesagt, wenn man wirklich darüber nachdenkt, könnte die Säuberung, die die Veranstaltungsbranche durchgemacht hat, ein verkappter Segen gewesen sein, weil sie dazu beigetragen hat, die schlechten und ausbeuterischen Spieler loszuwerden. Und diese Aussortierung der ausbeuterischen Spieler hat genug Platz für neue Spieler gelassen, um in den Markt einzutreten .

Also, ist Ihr Konferenzmarketingplan vorhanden? Wenn nicht, dann werden wir in diesem Artikel darüber sprechen, wie Sie eine Konferenz vermarkten, eine Website einrichten und Ihre eigene Veranstaltung veranstalten. Tauchen wir ein!

Schritt 1 – Einrichten eines Konferenzregistrierungsportals

Die Registrierung für Ihre Konferenz ist ein wichtiger Teil des Planungsprozesses. Es ist eine Gelegenheit für Sie und Ihr Team, herauszufinden, wer kommt, woran sie interessiert sind und was sie von Ihrer Veranstaltung erwarten.

Überspringen Sie diesen Schritt nicht! Der Registrierungsprozess kann eine großartige Zeit sein, um die Leute für Ihre Veranstaltung zu begeistern . Tatsächlich ist es auch eine Gelegenheit , mehr darüber zu erfahren, wer teilnimmt und wonach sie suchen.

Das erste, was Sie brauchen, ist ein Registrierungsablauf, der Ihnen hilft, Ihre potenziellen Zielgruppen zu verstehen und sie gleichzeitig für die Veranstaltung zu registrieren.

Sehen Sie sich diese Vorlage an, die Sie ganz einfach für Ihre eigene Veranstaltung anpassen können.

[ Diese Vorlage anpassen ]

Gefällt Ihnen diese Vorlage? Auf Outgrow , einer interaktiven Inhaltsplattform, finden Sie eine Vielzahl ähnlicher Vorlagen . Sie können diese Vorlage ganz einfach im Outgrow-Builder für Ihr eigenes Unternehmen anpassen. Mit dem Outgrow-Builder können Sie es in den Farben und Themen Ihres eigenen Unternehmens umbenennen! Keine Codierung erforderlich!

Zu seinen Hauptmerkmalen gehören:

1. Klares und auf den Punkt gebrachtes Design

2. Cross-Selling: Diese Funktion hilft den Registrierten, sich für eine von der Konferenz gesponserte Unterkunft anzumelden (Sie können ganz einfach Hotels in der Nähe Ihres Veranstaltungsortes kontaktieren und Empfehlungsangebote erhalten). In ähnlicher Weise können Sie die Teilnehmer ermutigen, sich für von Konferenzen gesponserte Touren, Flughafen-Shuttles und verschiedene Arten von Konferenzpässen anzumelden.

3. Segmentierung/Filterung: Sobald die Registranten ihre Branche, Unternehmensgröße und Anwesenheitstage ausgewählt haben, wird es für Sie einfach, sie für eine bessere Ausrichtung zu segmentieren.

4. Rabatte: Sie können Rabatte anbieten, je nachdem, wie früh jemand die Tickets kauft.

Schritt 2 – Redner, Sponsoren und Investoren finden

Das Geheimnis bei der Auswahl von Rednern und Sponsoren für Ihre Konferenz besteht darin, Menschen zu finden, die die Vision und Mission Ihrer Konferenz lieben .

Referenten und Sponsoren sollten sich für das Thema, das sie behandeln, leidenschaftlich einsetzen, da diese Leidenschaft in ihren Präsentationen zum Ausdruck kommt.

Wenn Sie nach Rednern suchen, fragen Sie sich: Was hat mein Redner am meisten beeindruckt? Was haben sie erreicht? Was wollen sie erreichen? Warum wollen sie bei dieser speziellen Veranstaltung sprechen?

Wenn Sie sich auf emotionaler Ebene mit ihnen verbinden können, tun Sie dies! Sie wollen jemanden, der an das glaubt, was Sie tun, und helfen möchte, die Nachricht darüber zu verbreiten !

Für Sponsoren schauen Sie sich an, was sie anbieten. Bieten sie Produkte oder Dienstleistungen an, die in direktem Zusammenhang mit dem Thema Ihrer Veranstaltung stehen ? Unterstützen sie Organisationen, die Ihrer ähnlich sind? Sind ihre Werte ähnlich? All dies sind Möglichkeiten, wie ein Sponsor zur Förderung Ihrer Veranstaltung beitragen und sich gleichzeitig selbst helfen kann, indem er seine Reichweite in der Community ausdehnt.

Diese Sprecherformularvorlage deckt alle oben genannten Bereiche passend ab. Sie können ein ähnliches Quiz erstellen und es auf Ihrer Website einbetten, per E-Mail versenden oder in sozialen Medien teilen.

Für Sponsoren ist es immer hilfreich, ein Quiz zu entwerfen, das ihnen hilft, das richtige Sponsoring-Paket auszuwählen, je nach ihren speziellen Bedürfnissen. Sie können eine solche Sponsor-Quiz-Vorlage hier überprüfen.

Schließlich wird viel darüber geredet, wie Startups Investoren brauchen. Selbst wenn das Startup Bootstrapping betreibt und der Gründer seine eigenen persönlichen Mittel hat, um in das Projekt zu fließen, braucht es möglicherweise immer noch Investoren. Denn irgendwann könnten ihre persönlichen Mittel aufgebraucht sein. Aus diesem Grund erfordert Konferenzmarketing die Einrichtung eines speziellen Investorenportals wie dieses für Ihre Konferenz.

Schritt 3 – Helfen Sie den Registranten, an welchem ​​Vortrag / Panel / welcher Networking-Party sie teilnehmen sollten

Haben Sie jemals an einer Konferenz teilgenommen und sich die ganze Zeit gewünscht, Sie hätten sich einen anderen Vortrag ausgesucht? Das ist uns auch passiert – und es kann frustrierend sein, wenn Sie versuchen, das Beste aus dieser Erfahrung zu machen.

Aus diesem Grund brauchen Sie Quizfragen in Ihrer Konferenzmarketing-Strategie. Dies würde den Leuten helfen zu entscheiden, für welches Gespräch sie geeignet sind . Das Quiz/die Empfehlung nimmt Informationen über die Teilnehmer auf. Dann passt es die bestmöglichen Vorträge an, basierend darauf, was sie von ihrer Erfahrung auf Ihrer Konferenz erwarten. Es verfolgt auch, welche Vorträge bei einer bestimmten Gruppe beliebt sind, damit es diese in Zukunft erneut empfehlen kann. Wenn einem Teilnehmer einer der Vorschläge nicht gefällt, kann er ihn beim nächsten Mal als „nicht anzeigen“ markieren!

Hier ist ein Beispiel für einen „Welchen Konferenzvortrag sollten Sie besuchen?“ Quiz.

[ Diese Vorlage anpassen ]

Als nächstes kommen Podiumsdiskussionen . Sie sind wichtig, weil sie es den Teilnehmern ermöglichen, mit den Rednern in einen Dialog zu treten. Sie helfen den Teilnehmern auch, das Gesamtbild eines Themas zu verstehen.

Podiumsdiskussionen können den Teilnehmern helfen, nicht nur zu verstehen, was die Redner sagen, sondern auch, warum sie es sagen. Für jemanden, der auf einem Gebiet unerfahren ist, kann man sich leicht in Jargon und Fachsprache verlieren. Aber Podiumsdiskussionen zwingen Redner , ihre Ideen klarer zu erklären, als sie es vielleicht könnten, wenn sie alleine auf der Bühne präsentieren würden.

Und schließlich helfen Podiumsdiskussionen den Teilnehmern zu sehen, wie verschiedene Menschen ähnliche Themen angehen. Die Diskussionsteilnehmer können einander widersprechen – oder einander zustimmen –, was Ihnen helfen kann, Ihre eigene Meinung zum jeweiligen Thema zu finden. Daher müssen Sie den Teilnehmern die Möglichkeit geben, eine auszuwählen, die ihnen gefällt.

Hier ist eine Quizvorlage, die Sie anpassen können, um Ihren Teilnehmern Podiumsdiskussionen zu empfehlen.

Das letzte Portal, das Sie für diesen Abschnitt einrichten müssen, ist eines für die Vernetzung . Sie haben wahrscheinlich schon von der Bedeutung des Netzwerkens gehört, aber wie geht das am besten?

Nun, wenn Sie an einer Konferenz teilnehmen, gibt es keinen besseren Ort, um Leute zu treffen, als auf der Networking-Party. Auf diesen Partys haben die Leute viel Zeit, ihre Mitbesucher kennenzulernen und sich mit ihnen über ihre Interessen, Karriereziele und mehr auszutauschen. Der beste Teil? Sie müssen sich keine Sorgen machen, verurteilt zu werden, weil sie etwas nicht wissen!

Alle anderen sitzen im selben Boot wie sie , also gibt es keinen Druck, sich gut aussehen zu lassen, wenn sie es nicht wollen – sie können sich einfach entspannen und sie selbst sein.

Und wenn sie von dieser Party mit einer Handvoll neuer Kontakte auf ihrem Telefon nach Hause gehen, wissen Sie, dass Sie Ihrem Publikum einen Mehrwert geboten haben. Sehen Sie sich diese Vorlage an, um Menschen bei der Auswahl von Networking-Partys zu helfen.

Schritt 4 – Förderung des Konferenzengagements durch Umfragen und Wettbewerbe

Konferenzen sind großartig. Sie bieten den Teilnehmern die Möglichkeit, neue Leute kennenzulernen, mehr über ihre Branche zu erfahren und Spaß mit ihren Kollegen zu haben (oder einfach etwas Zeit von ihnen zu nehmen).

Sie können aber auch richtig langweilig sein.

Viele sitzen in Konferenzräumen herum und hören den Leuten zu, die einen ansprechen. Und oft sind zu viele Präsentationen an einem Tag verpackt , was in der Regel dazu führt, dass die guten gekürzt werden, weil der Raum so voll ist.

Also, was ist die Lösung? Ein Online-Wettbewerb!

In Bezug auf das Konferenzmarketing eignen sich Online-Wettbewerbe hervorragend, um Engagement für Ihr Webinar oder Ihre Webkonferenz zu generieren, da sie interaktiv und einfach über soziale Medien zu bewerben sind. Außerdem geben sie den Teilnehmern in den Pausen zwischen den Sitzungen oder während der Mittagspause etwas Interessantes zu tun – sie machen Spaß!

So funktioniert es: Erstellen Sie eine schnelle Umfrage, in der Sie den Teilnehmern Fragen stellen wie „Was gefällt Ihnen an dieser Konferenz am besten?“ oder „ Was war heute deine Lieblingssitzung? ” Bieten Sie ihnen dann die Möglichkeit, etwas Großartiges zu gewinnen (z. B. einen Geschenkgutschein), indem Sie auf den Gewinnspiel-Link klicken. Sie können dies per E-Mail oder Textnachricht (oder über einen anderen Kanal Ihrer Wahl) teilen.

So haben alle etwas davon: Sie erhalten Informationen darüber, was Ihren Teilnehmern am wichtigsten ist, und Ihre Teilnehmer können z. B. ein kostenloses Ticket für Ihre nächste Veranstaltung, einen kostenlosen Flug oder ein kostenloses Abendessen mit einem Redner ihrer Wahl gewinnen.

Hier ist eine Wettbewerbsvorlage, die Sie ganz einfach im Outgrow-Builder anpassen können.

Und hier ist eine Vorlage für eine Umfrage, die nach der Meinung der Teilnehmer zu Vorträgen fragt und ihnen gleichzeitig die Chance gibt, im Gegenzug etwas zu gewinnen.

Schritt 5 – Auswahl eines Veranstaltungsortes für Ihre Veranstaltung

Eine Sache, die Sie im Hinterkopf behalten sollten, ist, dass der Veranstaltungsort im Gegensatz zu dem, was alle denken, das Letzte ist, was Sie brauchen werden, wenn es darum geht, eine Konferenz zu organisieren. Zuerst müssen Sie alle in den Schritten 1-4 erwähnten Portale einrichten , um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie viele Personen an Ihrer Veranstaltung teilnehmen möchten, wonach sie suchen, wie hoch ihr Budget ist usw. Und dann auf der Grundlage all dieser Daten Sie können mit der Suche nach Veranstaltungsorten beginnen.

Davon abgesehen ist der Tagungsort einer der wichtigsten Aspekte Ihrer Konferenz. Es kann Ihre Veranstaltung beeinflussen oder zerstören , also müssen Sie mit Bedacht wählen. Jetzt könnte es ein physischer Veranstaltungsort oder eine Online-Plattform sein. Aber in jedem Fall ist die Wahl eines optimalen Veranstaltungsortes von entscheidender Bedeutung.

Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes für Ihre Konferenz gibt es viele Dinge zu beachten. Dazu gehören Kosten, Lage, Ausstattung und Service, Größe und Verfügbarkeit.

Die Kosten sind wahrscheinlich einer der wichtigsten Faktoren , die es bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes für Ihre Konferenz zu berücksichtigen gilt. Die Kosten für verschiedene Veranstaltungsorte variieren stark je nach Ausstattung und Service. Daher ist es wichtig, einige Nachforschungen anzustellen, bevor Sie endgültige Entscheidungen darüber treffen, wo Sie Ihre Veranstaltung abhalten möchten.

Die Lage ist ein weiterer wichtiger Faktor, den Sie bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes für Ihre Konferenz berücksichtigen sollten. Es spielt eine wichtige Rolle bei der Bestimmung, wie viel Menschen bereit sind, für Tickets zu zahlen . Wenn es sich jedoch um eine Online-Konferenz handelt, können Sie diesen Schritt überspringen. Vielmehr müssen Sie sich für die Zeitzone entscheiden, in der Sie die Konferenz veranstalten . Dazu können Sie analysieren, wo sich der Großteil Ihres Publikums aufhält und die Timings entsprechend festlegen.

Annehmlichkeiten und Dienstleistungen sind ein weiterer Aspekt bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes, der sorgfältig abgewogen werden sollte. Stellen Sie sicher, dass genügend Parkplätze in der Nähe (oder ggf. öffentliche Verkehrsmittel) sowie WLAN-Zugang vorhanden sind. Wenn es sich andererseits um eine Online-Konferenz handelt, möchten Sie verstehen, welche Funktionen und Unterstützung Ihre Plattform bietet. Einige der Funktionen, die Sie haben möchten, sind CRM-Software, interaktive Tools , Kundenfeedbacksysteme , Integrationsoptionen, Live-Support rund um die Uhr usw.

Fazit

Die Ausarbeitung Ihrer Konferenzmarketingstrategie ist ein Spiel mit hohem Einsatz, das kritisches Denken und Planung vor Ort erfordert. Probieren Sie diese innovativen Marketingstrategien für Konferenzen aus, die dazu beitragen werden, die Registrierungs- und Sponsoring-Verkäufe bei Ihrer nächsten Veranstaltung anzukurbeln. Wenn Sie jedoch verstehen, wie man eine Konferenz vermarktet und richtig durchführt, werden Sie viele Jahre lang davon profitieren.

Ist es nicht großartig, interaktive Inhalte als Asset zu haben, das Sie immer wieder verwenden können, um für Ihre Konferenz zu werben?

Verwenden Sie die 7-tägige kostenlose Testversion von Outgrow, um interaktive Inhaltstools auszuprobieren und Ihre Online-Werbung zu verbessern, um Ihr Publikum über Ihre Veranstaltung zu informieren und daran zu erinnern.