Marketing de conferencias: cómo hacer y comercializar eventos [5 pasos]

Las conferencias reúnen a clientes, socios, empleados, medios, analistas y otros bajo un mismo techo. Pero como todo lo demás, recientemente ese techo también se volvió digital. Y es por eso que los conceptos de conferencias en línea y marketing de conferencias comenzaron a ganar popularidad.

Uno de los primeros efectos de la pandemia fue en la industria de eventos. Los administradores de conferencias estaban perdiendo sus depósitos de sede. Sus patrocinadores y oradores se echaban atrás. Y sus audiencias no estaban seguras de registrarse para eventos en caso de que se cancelaran los vuelos o se impusieran cuarentenas.

Pero honestamente, cuando uno realmente lo piensa, la purga que sufrió la industria de eventos podría haber sido una bendición disfrazada porque ayudó a deshacerse de los jugadores malos y explotadores. Y esta eliminación de los jugadores explotadores ha dejado suficiente espacio para que nuevos jugadores ingresen al mercado .

Entonces, ¿está listo su plan de marketing para conferencias? Si no es así, en este artículo hablaremos sobre cómo comercializar una conferencia, configurar un sitio web y organizar su propio evento. ¡Vamos a sumergirnos!

Paso 1: configurar un portal de registro de conferencias

El registro para su conferencia es una parte fundamental del proceso de planificación. Es una oportunidad para que usted y su equipo averigüen quién asistirá, qué les interesa y qué necesitan de su evento.

¡No te saltes este paso! El proceso de registro puede ser un buen momento para que la gente se entusiasme con tu evento. De hecho, también es una oportunidad para obtener más información sobre quiénes asistirán y qué buscan.

Lo primero que necesitará es un flujo de registro que lo ayude a comprender a sus audiencias potenciales y al mismo tiempo registrarlos para el evento.

Mira esta plantilla que puedes adaptar fácilmente para tu propio evento.

[ Personalizar esta plantilla ]

¿Te gusta esta plantilla? Encontrará una variedad de plantillas similares en Outgrow , una plataforma de contenido interactivo . Puede personalizar fácilmente esta plantilla en el generador de Outgrow para su propia empresa. ¡El constructor Outgrow le permite cambiar su marca con los colores y temas de su propia empresa! ¡No se requiere codificación!

Sus características clave incluyen:

1. Diseño claro y directo

2. Venta cruzada: esta característica ayudará a alentar a los inscritos a optar por alojamiento patrocinado por la conferencia (puede comunicarse fácilmente con hoteles cercanos a su sede y obtener ofertas de referencia). Del mismo modo, puede alentar a las personas a inscribirse en recorridos patrocinados por conferencias, traslados al aeropuerto y diferentes tipos de pases para conferencias.

3. Segmentación/Filtrado: Una vez que los inscritos eligen su industria, el tamaño de la empresa y los días de asistencia, le resulta fácil segmentarlos para una mejor orientación.

4. Descuentos: puede ofrecer descuentos en función de la antelación con la que alguien compre las entradas.

Paso 2: encontrar oradores, patrocinadores e inversores

El secreto para elegir oradores y patrocinadores para su conferencia es encontrar personas que aman la visión y la misión de su conferencia.

Los oradores y patrocinadores deben sentir pasión por el tema que están cubriendo porque esa pasión se reflejará en sus presentaciones.

Si está buscando altavoces, pregúntese: ¿Qué ha hecho mi altavoz que es más impresionante? ¿Qué han logrado? ¿Qué quieren lograr? ¿Por qué quieren hablar en este evento en particular?

Si puedes conectarte con ellos a nivel emocional, ¡hazlo! ¡Quieres a alguien que crea en lo que estás haciendo y quiera ayudar a correr la voz al respecto!

Para los patrocinadores, mira lo que ofrecen. ¿Ofrecen productos o servicios directamente relacionados con el tema de su evento ? ¿Apoyan a organizaciones similares a la suya? ¿Son sus valores similares? Todas estas son formas en las que un patrocinador puede ayudar a promocionar su evento y, al mismo tiempo, ayudarse a sí mismo extendiendo su alcance a la comunidad.

Esta plantilla de formulario de orador cubre acertadamente todas las áreas antes mencionadas. Puede crear un cuestionario similar e insertarlo en su sitio web, enviarlo por correo electrónico o compartirlo en las redes sociales.

Para los patrocinadores, siempre es útil diseñar un cuestionario que les ayude a elegir el paquete de patrocinio adecuado según cuáles sean sus necesidades particulares. Puede consultar una de esas plantillas de cuestionarios para patrocinadores aquí.

Finalmente, se habla mucho sobre cómo las nuevas empresas necesitan inversores. Incluso si la puesta en marcha se está iniciando y el fundador tiene sus propios fondos personales para invertir en el proyecto, es posible que aún necesite inversores. Porque en algún momento, sus fondos personales podrían agotarse. Esta es la razón por la que el marketing de conferencias implica la necesidad de tener un portal dedicado a los inversores como este configurado para su conferencia.

Paso 3: Ayudar a los inscritos a encontrar a qué charla/panel/fiesta de networking deben asistir

¿Alguna vez has asistido a una conferencia y deseaste todo el tiempo haber elegido una charla diferente? A nosotros también nos ha pasado, y puede ser frustrante cuando intentas aprovechar al máximo la experiencia.

Es por eso que necesita cuestionarios en su estrategia de marketing de conferencias. Esto ayudaría a las personas a elegir para qué charla serían adecuados . El cuestionario/recomendación incluye información sobre los asistentes. Luego, combina las mejores charlas posibles en función de lo que quieren de su experiencia en su conferencia. También realiza un seguimiento de las charlas que son populares entre un grupo en particular para poder recomendarlas nuevamente en el futuro. Si a un asistente no le gusta ninguna de las sugerencias, puede marcarla como "no mostrar" la próxima vez.

Aquí hay un ejemplo de "¿A qué charla de conferencia debería asistir?" prueba.

[ Personalizar esta plantilla ]

A continuación, vienen los paneles de discusión . Son importantes porque permiten a los asistentes entablar un diálogo con los oradores. También ayudan a los asistentes a comprender el panorama general de un tema.

Los paneles de discusión pueden ayudar a los asistentes a comprender no solo lo que dicen los oradores, sino también por qué lo dicen. Es fácil para alguien que no tiene experiencia en un campo perderse en la jerga y el lenguaje técnico. Pero los paneles de discusión obligan a los oradores a explicar sus ideas más claramente de lo que podrían haberlo hecho si estuvieran presentando solos en el escenario.

Y finalmente, los paneles de discusión ayudan a los asistentes a ver cómo diferentes personas abordan temas similares. Los panelistas pueden estar en desacuerdo entre sí, o estar de acuerdo, lo que puede ayudarlo a encontrar sus propias opiniones sobre el tema en cuestión. Por lo tanto, debe dar a los asistentes la opción de elegir uno que les guste.

Aquí hay una plantilla de cuestionario que puede adaptar para recomendar paneles de discusión a sus asistentes.

El portal final que debe configurar para esta sección es uno para la creación de redes . Probablemente haya oído hablar de la importancia de la creación de redes, pero ¿cuál es la mejor manera de hacerlo?

Bueno, si asiste a una conferencia, no hay mejor lugar para conocer gente que en la fiesta de networking. En estas fiestas, las personas tienen mucho tiempo para conocer a sus compañeros asistentes y conectarse con ellos sobre sus intereses, objetivos profesionales y más. ¿La mejor parte? ¡No tienen que preocuparse por ser juzgados por no saber algo!

Todos los demás están en el mismo barco que ellos , por lo que no hay presión para verse bien si no quieren, pueden simplemente relajarse y ser ellos mismos.

Y cuando regresan a casa de esa fiesta con un puñado de nuevos contactos en su teléfono, es cuando sabes que has brindado valor a tu audiencia. Consulte esta plantilla para ayudar a las personas a elegir fiestas de networking.

Paso 4: impulsar la participación en la conferencia a través de encuestas y concursos

Las conferencias son geniales. Son una oportunidad para que los asistentes conozcan gente nueva, aprendan más sobre su industria y se diviertan con sus colegas (o simplemente pasen un tiempo lejos de ellos).

Pero también pueden ser muy aburridos.

Hay mucho tiempo sentado en las salas de conferencias escuchando a la gente hablar contigo. Y a menudo hay demasiadas presentaciones en un solo día , lo que generalmente significa que las buenas se interrumpen porque la sala está muy llena.

Entonces, ¿cuál es la solución? ¡Un concurso en línea!

En términos de marketing de conferencias, los concursos en línea son excelentes para generar compromiso para su seminario web o conferencia web porque son interactivos y fáciles de promocionar a través de las redes sociales. Además, brindan a los asistentes algo interesante que hacer durante los descansos entre sesiones o durante la hora del almuerzo : ¡son divertidos!

Así es como funciona: Cree una encuesta rápida haciendo preguntas a los asistentes como "¿Qué es lo que más le gusta de esta conferencia?" o “ ¿Cuál fue tu sesión favorita hoy? Luego, ofrézcales la oportunidad de ganar algo increíble (como una tarjeta de regalo) haciendo clic en el enlace del concurso. Puede compartir esto por correo electrónico o mensaje de texto (o cualquier canal que elija).

De esa manera, todos obtienen algo: obtienes información sobre lo que más les importa a tus asistentes, y tus asistentes pueden ganar algo como un boleto gratis para tu próximo evento, un vuelo gratis o una cena gratis con un orador de su elección.

Aquí hay una plantilla de concurso que puedes personalizar fácilmente en el generador de Outgrow.

Y aquí hay una plantilla de una encuesta que solicita las opiniones de los asistentes sobre las charlas y al mismo tiempo les da la oportunidad de ganar algo a cambio.

Paso 5: elegir un lugar para su evento

Una cosa a tener en cuenta es que, contrariamente a lo que todos piensan, el lugar es lo último que necesitará cuando se trata de organizar una conferencia. Primero, debe configurar todos los portales mencionados en los Pasos 1 a 4 para tener una idea de cuántas personas planean asistir a su evento, qué buscan, cuáles son sus presupuestos, etc. Y luego, en base a todos estos datos. puedes empezar a buscar lugares.

Dicho esto, el lugar de la conferencia es uno de los aspectos más importantes de su conferencia. Puede hacer o deshacer su evento , por lo que debe elegir sabiamente. Ahora podría ser un lugar físico o una plataforma en línea . Pero de cualquier manera, elegir un lugar óptimo es vital.

Hay muchas cosas a considerar al elegir un lugar para su conferencia. Estos incluyen costo, ubicación, comodidades y servicios, tamaño y disponibilidad.

El costo es probablemente uno de los factores más importantes a considerar al elegir un lugar para su conferencia. El costo de los diferentes lugares varía mucho según sus comodidades y servicios. Por lo tanto, es importante investigar un poco antes de tomar cualquier decisión final sobre dónde realizar su evento.

La ubicación es otro factor importante a considerar al elegir un lugar para su conferencia. Desempeña un papel importante a la hora de determinar cuánto estará dispuesta a pagar la gente por las entradas. Sin embargo, si se trata de una conferencia en línea, puede omitir este paso. Lo que tendrá que decidir es la zona horaria en la que organizará la conferencia . Para esto, puedes analizar dónde está la mayoría de tu audiencia y establecer los tiempos en consecuencia.

Las comodidades y los servicios son otro aspecto de la elección de un lugar que debe considerarse cuidadosamente. Asegúrese de que haya suficiente estacionamiento cerca (u opciones de transporte público si es necesario), así como acceso WiFi. Por otro lado, si se trata de una conferencia en línea, querrá comprender qué características y soporte brinda su plataforma. Algunas de las características que le gustaría tener son el software CRM, las herramientas interactivas , los sistemas de comentarios de los clientes , las opciones de integración, el soporte en vivo las 24 horas, los 7 días de la semana, etc.

Conclusión

La elaboración de su estrategia de marketing de conferencias es un juego de alto riesgo que requiere pensamiento crítico y planificación sobre el terreno. Pruebe estas innovadoras estrategias de marketing de conferencias que ayudarán a impulsar las ventas de registros y patrocinios en su próximo evento. No obstante, si comprende cómo comercializar una conferencia y llevarla a cabo correctamente, cosechará las recompensas durante muchos años.

¿No es genial tener contenido interactivo como un activo que puede usar una y otra vez para promocionar su conferencia?

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