Marketing pentru conferințe – Cum să faci și să comercializezi evenimente [5 pași]

Conferințele reunesc sub un singur acoperiș clienți, parteneri, angajați, mass-media, analiști și alții. Dar, ca orice altceva, recent și acel acoperiș a devenit digital. Și de aceea conceptele de conferințe online și marketing de conferințe au început să câștige popularitate.

Unul dintre primele efecte ale pandemiei a fost asupra industriei evenimentelor. Managerii conferinței își pierdeau depozitele la locul de desfășurare. Sponsorii și vorbitorii lor se retrăgeau. Iar audiența lor nu era sigură cu privire la înregistrarea la evenimente doar în cazul în care zborurile ar fi anulate sau sunt impuse carantine.

Dar, sincer, când ne gândim cu adevărat la asta, epurarea pe care a suferit-o industria evenimentelor ar fi putut fi o binecuvântare deghizată , deoarece a ajutat să scape de jucătorii răi și exploatatori. Și această eliminare a jucătorilor care exploatează a lăsat suficient spațiu pentru ca noi jucători să intre pe piață .

Deci, este planul tău de marketing pentru conferințe? Dacă nu, atunci în acest articol vom vorbi despre cum să promovați o conferință, să creați un site web și să găzduiți propriul eveniment. Să ne scufundăm!

Pasul 1 – Configurarea unui portal de înregistrare a conferinței

Înregistrarea la conferința dumneavoastră este o parte critică a procesului de planificare. Este o șansă pentru tine și echipa ta de a afla cine vine, de ce sunt interesați și de ce au nevoie de la evenimentul tău.

Nu sări peste acest pas! Procesul de înregistrare poate fi un moment excelent pentru a-i face pe oameni entuziasmați de evenimentul tău. De fapt, este și o oportunitate de a afla mai multe despre cine participă și ce caută.

Primul lucru de care veți avea nevoie este un flux de înregistrare care să vă ajute să vă înțelegeți publicul potențial și, în același timp, să le înregistrați pentru eveniment.

Consultați acest șablon pe care îl puteți adapta cu ușurință pentru propriul eveniment.

[ Personalizați acest șablon ]

Vă place acest șablon? Veți găsi o varietate de șabloane similare pe Outgrow , o platformă de conținut interactiv . Puteți personaliza cu ușurință acest șablon în Outgrow Builder pentru propria companie. Constructorul Outgrow vă permite să-l rebrandeți în culorile și temele propriei companii! Nu este necesară codarea!

Caracteristicile sale cheie includ:

1. Design clar și la obiect

2. Vânzarea încrucișată: această funcție îi va încuraja pe cei care înregistrează să se înscrie pentru cazare sponsorizată de conferințe (puteți contacta cu ușurință la hoteluri din apropierea locației dvs. și puteți obține oferte de recomandare). În mod similar, puteți încuraja oamenii să se înscrie pentru tururi sponsorizate de conferințe, navete de la aeroport și diferite tipuri de permise de conferință.

3. Segmentare/Filtrare: Odată ce solicitanții înregistrați își aleg industria, dimensiunea companiei și zilele de participare, devine ușor să îi segmentați pentru o direcționare mai bună.

4. Reduceri: Puteți oferi reduceri în funcție de cât de devreme cumpără cineva biletele.

Pasul 2 – Găsirea vorbitorilor, sponsorilor și investitorilor

Secretul pentru a alege vorbitori și sponsori pentru conferința ta este să găsești oameni care iubesc viziunea și misiunea conferinței tale.

Vorbitorii și sponsorii ar trebui să fie pasionați de subiectul pe care îl acoperă, deoarece această pasiune va apărea în prezentările lor.

Dacă sunteți în căutarea unor difuzoare, întrebați-vă: Ce a făcut difuzorul meu care este cel mai impresionant? Ce au realizat? Ce vor ei să realizeze? De ce vor să vorbească la acest eveniment anume?

Dacă te poți conecta cu ei la nivel emoțional, fă-o! Vrei pe cineva care să creadă în ceea ce faci și care vrea să ajute la răspândirea veștii despre asta!

Pentru sponsori, uitați-vă la ce oferă. Oferă produse sau servicii direct legate de tema evenimentului tău ? Sprijină ei organizații care sunt similare cu ale tale? Sunt valorile lor similare? Toate acestea sunt modalități prin care un sponsor poate ajuta la promovarea evenimentului dvs. , ajutându-se și el însuși extinzându-și raza în comunitate.

Acest șablon de formular de difuzor acoperă în mod adecvat toate zonele menționate mai sus. Puteți crea un test similar și îl puteți încorpora pe site-ul dvs. web, îl puteți trimite prin e-mail sau îl puteți distribui pe rețelele sociale.

Pentru sponsori, este întotdeauna util să conceapă un test care să-i ajute să aleagă pachetul de sponsorizare potrivit, în funcție de nevoile lor particulare. Puteți verifica un astfel de șablon de test pentru sponsori aici.

În cele din urmă, se vorbește mult despre modul în care startup-urile au nevoie de investitori. Chiar dacă startup-ul este în curs de desfășurare, iar fondatorul are propriile fonduri personale pentru a se absorbi în proiect, s-ar putea să aibă totuși nevoie de investitori. Pentru că la un moment dat, fondurile lor personale s-ar putea epuiza. Acesta este motivul pentru care marketingul conferinței implică necesitatea de a avea un portal dedicat investitorilor, ca acesta, configurat pentru conferința dvs.

Pasul 3 – Ajutați solicitanții înregistrării să găsească la ce discuție/panou/grup de rețea ar trebui să participe

Ai participat vreodată la o conferință și ți-ai dorit tot timpul să fi ales o altă discuție? Ni s-a întâmplat și nouă – și poate fi frustrant când încerci să profiti la maximum de experiență.

Acesta este motivul pentru care aveți nevoie de chestionare în strategia dvs. de marketing pentru conferințe. Acest lucru i-ar ajuta pe oameni să aleagă pentru ce discurs ar fi potrivit . Testul/recomandarea preia informații despre participanți. Apoi, se potrivește cele mai bune discuții posibile în funcție de ceea ce își doresc din experiența lor de la conferința dvs. De asemenea, ține evidența discuțiilor care sunt populare cu un anumit grup, astfel încât să le poată recomanda din nou pe viitor. Dacă unui participant nu îi place niciuna dintre sugestii, le poate marca ca „nu se afișează” data viitoare!

Iată un exemplu de „La ce conferință ar trebui să participați?” test.

[ Personalizați acest șablon ]

În continuare, vin discuțiile de grup . Sunt importante deoarece permit participanților să se angajeze într-un dialog cu vorbitorii. De asemenea, îi ajută pe participanți să înțeleagă imaginea de ansamblu a unui subiect.

Discuțiile grupului pot ajuta participanții să înțeleagă nu doar ce spun vorbitorii, ci și de ce o spun. Este ușor pentru cineva care nu are experiență într-un domeniu să se piardă în jargon și limbajul tehnic. Dar discuțiile în grup îi obligă pe vorbitori să -și explice ideile mai clar decât ar fi putut să o facă dacă s-ar prezenta singuri pe scenă.

Și, în cele din urmă, discuțiile în grup îi ajută pe participanți să vadă cum diferiți oameni abordează subiecte similare. Experții pot să nu fie de acord între ei – sau să fie de acord unii cu alții – ceea ce vă poate ajuta să vă găsiți propriile opinii cu privire la subiectul în cauză. Prin urmare, trebuie să oferiți participanților opțiunea de a alege unul care le place.

Iată un șablon de chestionar pe care îl puteți adapta pentru a recomanda discuții panel participanților dvs.

Portalul final pe care trebuie să-l configurați pentru această secțiune este unul pentru rețea . Probabil ați auzit de importanța rețelei, dar care este cel mai bun mod de a face acest lucru?

Ei bine, dacă participați la o conferință, nu există loc mai bun pentru a întâlni oameni decât la petrecerea de networking. La aceste petreceri, oamenii au timp suficient pentru a-și cunoaște colegii participanți și pentru a lua legătura cu ei despre interesele, obiectivele lor de carieră și multe altele. Cea mai bună parte? Nu trebuie să-și facă griji că sunt judecați pentru că nu știu ceva!

Toți ceilalți sunt în aceeași barcă cu ei , așa că nu există nicio presiune pentru a se face să arate bine dacă nu doresc - se pot relaxa și fi ei înșiși.

Și când se întorc acasă de la acea petrecere cu o mână de contacte noi pe telefon, atunci știi că ai oferit valoare publicului tău. Consultați acest șablon pentru a ajuta oamenii să aleagă petreceri de rețea.

Pasul 4 – Stimularea implicării conferinței prin sondaje și concursuri

Conferințele sunt grozave. Sunt o șansă pentru participanți de a cunoaște oameni noi, de a afla mai multe despre industria lor și de a se distra cu colegii lor (sau pur și simplu să scape puțin de ei).

Dar pot fi și cu adevărat plictisitoare.

Sunt mulți oameni care stau în sălile de conferințe ascultând cum vorbesc despre tine. Și adesea sunt prea multe prezentări împachetate într-o singură zi , ceea ce înseamnă, de obicei, că cele bune sunt întrerupte, deoarece sala este atât de plină.

Deci care este soluția? Un concurs online!

În ceea ce privește marketingul pentru conferințe, concursurile online sunt excelente pentru a genera implicare pentru webinarul sau conferința dvs. web, deoarece sunt interactive și ușor de promovat prin intermediul rețelelor sociale. În plus, oferă participanților ceva interesant de făcut în pauzele dintre sesiuni sau în timpul prânzului — sunt distractive!

Iată cum funcționează: creează un sondaj rapid, punând participanților întrebări precum „Care este lucrul tău preferat la această conferință?” sau „ Care a fost sesiunea ta preferată astăzi? ” Apoi oferă-le ocazia de a câștiga ceva extraordinar (cum ar fi un card cadou) făcând clic pe linkul concursului. Puteți partaja acest lucru prin e-mail sau mesaj text (sau orice canal alegeți).

În acest fel, toată lumea obține ceva din asta: obțineți informații despre ceea ce contează cel mai mult pentru participanții dvs., iar participanții dvs. pot câștiga ceva precum un bilet gratuit la următorul eveniment, un zbor gratuit sau o cină gratuită cu un difuzor la alegerea lor.

Iată un șablon de concurs pe care îl puteți personaliza cu ușurință în Outgrow Builder.

Și iată un șablon al unui sondaj care solicită părerile participanților cu privire la discuții, oferindu-le, în același timp, șansa de a câștiga ceva în schimb.

Pasul 5 – Alegerea unui loc pentru evenimentul dvs

Un lucru de reținut este că, spre deosebire de ceea ce crede toată lumea, locul de desfășurare este ultimul lucru de care vei avea nevoie atunci când vine vorba de organizarea unei conferințe. Mai întâi, trebuie să configurați toate portalurile menționate în pașii 1-4 pentru a vă face o idee despre câți oameni intenționează să participe la evenimentul dvs., ce caută, care sunt bugetele lor etc. Și apoi pe baza tuturor acestor date poți începe să cauți locații.

Acestea fiind spuse, locul conferinței este unul dintre cele mai importante aspecte ale conferinței tale. Îți poate face sau distruge evenimentul , așa că trebuie să alegi cu înțelepciune. Acum ar putea fi un loc fizic sau o platformă online . Dar în orice caz, alegerea unui loc optim este vitală.

Există multe lucruri de luat în considerare atunci când alegeți un loc pentru conferința dvs. Acestea includ costul, locația, facilitățile și serviciile, dimensiunea și disponibilitatea.

Costul este probabil unul dintre cei mai importanți factori de luat în considerare atunci când alegeți un loc pentru conferința dvs. Costul diferitelor locații variază foarte mult în funcție de facilitățile și serviciile lor. Prin urmare, este important să faceți câteva cercetări înainte de a lua orice decizie finală cu privire la locul unde să vă organizați evenimentul.

Locația este un alt factor important de luat în considerare atunci când alegeți un loc pentru conferința dvs. Joacă un rol important în determinarea cât de mult vor fi dispuși să plătească oamenii pentru bilete. Cu toate acestea, dacă este o conferință online, puteți sări peste acest pas. Ceea ce va trebui mai degrabă să decideți este fusul orar în care veți găzdui conferința . Pentru aceasta, puteți analiza unde se află majoritatea audienței dvs. și puteți stabili calendarele în consecință.

Facilitățile și serviciile sunt încă un alt aspect al alegerii unui loc care trebuie luat în considerare cu atenție. Asigurați-vă că există multe locuri de parcare în apropiere (sau opțiuni de transport public, dacă este necesar), precum și acces WiFi. Pe de altă parte, dacă este o conferință online, ați dori să înțelegeți ce caracteristici și suport oferă platforma dvs. Unele dintre funcțiile pe care ați dori să le aveți sunt software CRM, instrumente interactive , sisteme de feedback ale clienților , opțiuni de integrare, asistență live 24/7 etc.

Concluzie

Crearea strategiei de marketing pentru conferințe este un joc cu miză mare care necesită gândire critică și planificare la fața locului. Încercați aceste strategii inovatoare de marketing pentru conferințe care vă vor ajuta la creșterea înregistrărilor și a vânzărilor de sponsorizări la următorul eveniment. Cu toate acestea, dacă înțelegeți cum să promovați o conferință și să o realizați corect, veți culege roadele pentru mulți ani de acum înainte.

Nu este grozav să ai conținut interactiv ca un bun pe care îl poți folosi din nou și din nou pentru a-ți promova conferința?

Utilizați versiunea de încercare gratuită de 7 zile a Outgrow pentru a încerca instrumente de conținut interactiv și pentru a crește nivelul de publicitate online pentru a informa și a reaminti publicului despre evenimentul dvs.