Конференц-маркетинг – как создавать и продвигать события [5 шагов]

Конференции объединяют клиентов, партнеров, сотрудников, СМИ, аналитиков и других под одной крышей. Но, как и все остальное, в последнее время эта крыша тоже стала цифровой. И именно поэтому концепции онлайн-конференций и конференц-маркетинга стали набирать популярность.

Одним из первых последствий пандемии стала индустрия мероприятий. Организаторы конференций теряли свои депозиты. Их спонсоры и спикеры отступили. И их аудитория не была уверена в регистрации на мероприятия на случай отмены рейсов или введения карантина.

Но, честно говоря, если подумать, чистка, которой подверглась индустрия событий, могла быть скрытым благословением , потому что она помогла избавиться от плохих и эксплуататорских игроков. И это отсеивание эксплуататорских игроков оставило достаточно места для выхода на рынок новых игроков .

Итак, готов ли ваш маркетинговый план конференции? Если нет, то в этой статье мы поговорим о том, как рекламировать конференцию, настроить веб-сайт и провести собственное мероприятие. Давайте погрузимся!

Шаг 1 – Настройка портала регистрации конференции

Регистрация на конференцию является важной частью процесса планирования. Это шанс для вас и вашей команды узнать, кто приедет, чем они интересуются и что им нужно от вашего мероприятия.

Не пропускайте этот шаг! Процесс регистрации может стать отличным поводом для того, чтобы привлечь внимание людей к вашему мероприятию. На самом деле, это также возможность узнать больше о том, кто посещает и что они ищут.

Первое, что вам понадобится, — это процесс регистрации, который поможет вам понять вашу потенциальную аудиторию и в то же время зарегистрировать ее для участия в мероприятии.

Ознакомьтесь с этим шаблоном, который вы можете легко адаптировать для своего мероприятия.

[ Настроить этот шаблон ]

Нравится этот шаблон? Вы найдете множество подобных шаблонов на платформе интерактивного контента Outgrow . Вы можете легко настроить этот шаблон в конструкторе Outgrow для своей компании. Конструктор Outgrow позволяет вам переименовать его в цвета и темы вашей компании! Кодирование не требуется!

Его ключевые особенности включают в себя:

1. Четкий и лаконичный дизайн

2. Перекрестные продажи: эта функция поможет побудить зарегистрированных участников подписаться на проживание, спонсируемое конференцией (вы можете легко связаться с отелями рядом с местом проведения и получить предложения по рекомендации). Точно так же вы можете поощрять людей подписываться на спонсируемые конференции туры, трансфер до аэропорта и различные виды пропусков на конференции.

3. Сегментация/фильтрация. После того, как зарегистрировавшиеся выберут свою отрасль, размер компании и дни посещения, вам будет легко сегментировать их для более точного таргетинга.

4. Скидки. Вы можете предлагать скидки в зависимости от того, насколько рано кто-то покупает билеты.

Шаг 2 – Поиск спикеров, спонсоров и инвесторов

Секрет выбора спикеров и спонсоров для вашей конференции заключается в том, чтобы найти людей, которым нравится видение и миссия вашей конференции.

Спикеры и спонсоры должны быть увлечены темой, которую они освещают, потому что эта страсть проявится в их презентациях.

Если вы ищете динамики, спросите себя: что особенного впечатляет мой динамик? Чего они достигли? Чего они хотят добиться? Почему они хотят выступить именно на этом мероприятии?

Если вы можете связаться с ними на эмоциональном уровне, сделайте это! Вам нужен кто-то, кто верит в то, что вы делаете, и хочет помочь распространить информацию об этом!

Что касается спонсоров, посмотрите, что они предлагают. Предоставляют ли они продукты или услуги, непосредственно связанные с темой вашего мероприятия ? Поддерживают ли они организации, подобные вашей? Сходны ли их значения? Это все способы, с помощью которых спонсор может способствовать продвижению вашего мероприятия , а также помогать себе, расширяя свое присутствие в сообществе.

Этот шаблон формы выступающего точно охватывает все вышеупомянутые области. Вы можете создать аналогичный тест и встроить его на свой веб-сайт, отправить по электронной почте или поделиться им в социальных сетях.

Для спонсоров всегда полезно разработать викторину, которая поможет им выбрать правильный спонсорский пакет в зависимости от их конкретных потребностей. Вы можете проверить один из таких шаблонов спонсорских викторин здесь.

Наконец, много говорят о том, что стартапам нужны инвесторы. Даже если стартап находится на начальной стадии, и у основателя есть личные средства, чтобы вложиться в проект, ему все равно могут понадобиться инвесторы. Потому что в какой-то момент их личные средства могут закончиться. Вот почему конференционный маркетинг требует наличия специального портала для инвесторов, такого как этот, созданного для вашей конференции.

Шаг 3. Помощь зарегистрированным пользователям в поиске доклада/панели/нетворкинг-вечеринки, которую они должны посетить

Вы когда-нибудь посещали конференцию и все время жалели, что выбрали другой доклад? Это случилось и с нами — и это может разочаровать, когда вы пытаетесь извлечь максимальную пользу из этого опыта.

Вот почему вам нужны викторины в вашей маркетинговой стратегии конференции. Это помогло бы людям выбрать, для какой речи они подходят . Викторина/рекомендация собирает информацию об участниках. Затем он сопоставляет наилучшие возможные доклады на основе того, что они хотят от своего опыта на вашей конференции. Он также отслеживает, какие доклады пользуются популярностью у определенной группы, чтобы в будущем можно было рекомендовать их снова. Если участнику не нравится какое-либо из предложений, он может пометить его как «не показывать» в следующий раз!

Вот пример выступления на конференции «Какую конференцию вам стоит посетить?» контрольный опрос.

[ Настроить этот шаблон ]

Далее идут панельные дискуссии . Они важны, потому что позволяют участникам вести диалог со спикерами. Они также помогают участникам понять общую картину темы.

Панельные дискуссии могут помочь участникам понять не только то, что говорят докладчики, но и почему они это говорят. Человеку, не имеющему опыта в какой-либо области, легко запутаться в жаргоне и техническом языке. Но панельные дискуссии вынуждают спикеров объяснять свои идеи более четко , чем они могли бы, если бы выступали на сцене в одиночку.

И, наконец, панельные дискуссии помогают участникам увидеть, как разные люди подходят к одним и тем же темам. Участники дискуссии могут не соглашаться друг с другом или соглашаться друг с другом, что может помочь вам найти собственное мнение по обсуждаемой теме. Следовательно, вы должны предоставить участникам возможность выбрать то, что им нравится.

Вот шаблон викторины, который вы можете адаптировать, чтобы рекомендовать своим посетителям панельные дискуссии.

Последний портал, который вам нужно настроить для этого раздела, — это портал для работы в сети . Вы, наверное, слышали о важности сетей, но как лучше всего это сделать?

Что ж, если вы посещаете конференцию, нет лучшего места для знакомства, чем нетворкинг-вечеринка. На этих вечеринках у людей есть достаточно времени, чтобы познакомиться с другими посетителями и обсудить с ними их интересы, карьерные цели и многое другое. Лучшая часть? Им не нужно беспокоиться о том, что их осудят за то, что они чего-то не знают!

Все остальные находятся в той же лодке, что и они , поэтому никто не заставляет себя хорошо выглядеть, если они этого не хотят — они могут просто расслабиться и быть собой.

И когда они возвращаются домой с этой вечеринки с горсткой новых контактов на своем телефоне, вы понимаете, что принесли пользу своей аудитории. Ознакомьтесь с этим шаблоном, чтобы помочь людям выбрать сетевые вечеринки.

Шаг 4. Привлечение внимания к конференциям с помощью опросов и конкурсов

Конференции отличные. Это возможность для участников познакомиться с новыми людьми, узнать больше о своей отрасли и повеселиться со своими коллегами (или просто отдохнуть от них).

Но они также могут быть очень скучными.

Многие сидят в конференц-залах и слушают, как люди разговаривают с вами. И часто в один день умещается слишком много презентаций , а это обычно означает, что хорошие из них обрываются, потому что зал переполнен.

Итак, каково решение? Онлайн конкурс!

С точки зрения конференц-маркетинга, онлайн-конкурсы отлично подходят для привлечения внимания к вашему веб-семинару или веб-конференции, потому что они интерактивны и их легко продвигать через социальные сети. Кроме того, они дают посетителям что-нибудь интересное в перерывах между сессиями или во время обеда — это весело!

Вот как это работает: создайте быстрый опрос, задав участникам такие вопросы, как «Что вам больше всего нравится в этой конференции?» или « Какая у вас была любимая сессия сегодня? Затем предложите им возможность выиграть что-то потрясающее (например, подарочную карту), нажав на ссылку конкурса. Вы можете поделиться этим по электронной почте или текстовым сообщением (или любым другим каналом, который вы выберете).

Таким образом, каждый получает что-то от этого: вы получаете информацию о том, что наиболее важно для ваших посетителей, а ваши посетители могут выиграть что-то вроде бесплатного билета на ваше следующее мероприятие, бесплатный полет или бесплатный ужин со спикером по своему выбору.

Вот шаблон конкурса, который вы можете легко настроить в конструкторе Outgrow.

А вот шаблон опроса, который спрашивает мнение участников о выступлениях и в то же время дает им шанс выиграть что-то взамен.

Шаг 5 – Выбор места для вашего мероприятия

Следует иметь в виду, что вопреки тому, что все думают, место проведения — это последнее, что вам понадобится, когда дело доходит до организации конференции. Для начала вам нужно настроить все порталы, упомянутые в шагах 1-4 , чтобы получить представление о том, сколько человек планирует посетить ваше мероприятие, что они ищут, каковы их бюджеты и т. д. А затем на основе всех этих данных можно начинать поиск мест.

При этом место проведения конференции является одним из наиболее важных аспектов вашей конференции. Это может сделать или испортить ваше мероприятие , поэтому вам нужно выбирать с умом. Теперь это может быть физическое место проведения или онлайн-платформа . Но в любом случае, выбор оптимального места жизненно важен.

Есть много вещей, которые следует учитывать при выборе места для вашей конференции. К ним относятся стоимость, расположение, удобства и услуги, размер и доступность.

Стоимость, вероятно, является одним из наиболее важных факторов , которые следует учитывать при выборе места проведения конференции. Стоимость разных мест сильно различается в зависимости от их удобств и услуг. Поэтому важно провести некоторое исследование, прежде чем принимать какие-либо окончательные решения о том, где провести ваше мероприятие.

Расположение — еще один важный фактор, который следует учитывать при выборе места проведения конференции. Он играет важную роль в определении того, сколько люди будут готовы платить за билеты. Однако, если это онлайн-конференция, вы можете пропустить этот шаг. Вам скорее нужно определиться с часовым поясом, в котором вы будете проводить конференцию . Для этого вы можете проанализировать, где находится большая часть вашей аудитории, и соответствующим образом установить время.

Удобства и услуги — еще один аспект выбора места, который следует тщательно обдумать. Убедитесь, что поблизости есть много парковочных мест (или общественный транспорт, если необходимо), а также доступ к Wi-Fi. С другой стороны, если это онлайн-конференция, вы хотели бы понять, какие функции и поддержку предоставляет ваша платформа. Некоторые из функций, которые вы хотели бы иметь, — это программное обеспечение CRM, интерактивные инструменты , системы обратной связи с клиентами , варианты интеграции, круглосуточная поддержка в режиме реального времени и т. д.

Вывод

Разработка маркетинговой стратегии конференции — это игра с высокими ставками, требующая критического мышления и оперативного планирования. Попробуйте эти инновационные маркетинговые стратегии для конференций, которые помогут повысить количество регистраций и спонсорских продаж на вашем следующем мероприятии. Тем не менее, если вы понимаете, как рекламировать конференцию и правильно ее проводите, вы будете пожинать плоды долгие годы.

Разве не здорово иметь интерактивный контент в качестве актива, который вы можете использовать снова и снова для продвижения вашей конференции?

Воспользуйтесь 7-дневной бесплатной пробной версией Outgrow, чтобы опробовать инструменты интерактивного контента и повысить уровень своей онлайн-рекламы, чтобы информировать и напоминать аудитории о вашем мероприятии.