Pemasaran Konferensi – Cara Membuat dan Memasarkan Acara [5 Langkah]

Konferensi menyatukan pelanggan, mitra, karyawan, media, analis, dan lainnya di bawah satu atap. Tapi seperti yang lainnya, baru-baru ini atap itu menjadi digital juga. Dan itulah mengapa konsep konferensi online dan pemasaran konferensi mulai populer.

Salah satu efek pertama dari pandemi adalah pada industri acara. Manajer konferensi kehilangan deposit tempat mereka. Sponsor dan pembicara mereka mundur. Dan audiens mereka tidak yakin untuk mendaftar acara untuk berjaga-jaga jika penerbangan dibatalkan atau karantina diberlakukan.

Tapi sejujurnya, ketika seseorang benar-benar memikirkannya, pembersihan yang dialami oleh industri acara mungkin merupakan berkah tersembunyi karena membantu menyingkirkan pemain yang buruk dan eksploitatif. Dan penyiangan pemain eksploitatif ini telah meninggalkan cukup ruang bagi pemain baru untuk memasuki pasar .

Jadi, apakah rencana pemasaran konferensi Anda sudah ada? Jika tidak, maka dalam artikel ini, kita akan berbicara tentang cara memasarkan konferensi, membuat situs web, dan menyelenggarakan acara Anda sendiri. Mari selami!

Langkah 1 – Menyiapkan Portal Pendaftaran Konferensi

Pendaftaran untuk konferensi Anda adalah bagian penting dari proses perencanaan. Ini adalah kesempatan bagi Anda dan tim Anda untuk mengetahui siapa yang datang, apa yang mereka minati, dan apa yang mereka butuhkan dari acara Anda.

Jangan lewatkan langkah ini! Proses pendaftaran bisa menjadi waktu yang tepat untuk membuat orang bersemangat tentang acara Anda. Bahkan, ini juga merupakan kesempatan untuk mempelajari lebih lanjut tentang siapa yang hadir dan apa yang mereka cari.

Hal pertama yang Anda perlukan adalah alur pendaftaran yang membantu Anda memahami audiens potensial Anda sekaligus mendaftarkan mereka untuk acara tersebut.

Lihat template ini yang dapat Anda sesuaikan dengan mudah untuk acara Anda sendiri.

[ Sesuaikan Template Ini ]

Suka template ini? Anda akan menemukan berbagai template serupa di Outgrow , sebuah platform konten interaktif . Anda dapat dengan mudah menyesuaikan template ini di pembuat Outgrow untuk perusahaan Anda sendiri. Pembuat Outgrow memungkinkan Anda mengubah citranya dengan warna dan tema perusahaan Anda sendiri! Tidak diperlukan pengkodean!

Fitur utamanya meliputi:

1. Desain yang jelas dan langsung

2. Cross-selling: Fitur ini akan membantu mendorong pendaftar untuk memilih akomodasi yang disponsori konferensi (Anda dapat dengan mudah menjangkau hotel di dekat tempat Anda dan mendapatkan penawaran rujukan). Demikian pula, Anda dapat mendorong orang untuk mendaftar ke tur yang disponsori konferensi, antar-jemput bandara, dan berbagai jenis tiket konferensi.

3. Segmentasi/Pemfilteran: Setelah pendaftar memilih industri, ukuran perusahaan, dan hari kehadiran mereka, Anda dapat dengan mudah menyegmentasikan mereka untuk penargetan yang lebih baik.

4. Diskon: Anda dapat menawarkan diskon berdasarkan seberapa awal seseorang membeli tiket.

Langkah 2 – Menemukan Pembicara, Sponsor, dan Investor

Rahasia memilih pembicara dan sponsor untuk konferensi Anda adalah menemukan orang-orang yang menyukai visi dan misi konferensi Anda.

Pembicara dan sponsor harus bersemangat tentang topik yang mereka liput karena semangat itu akan muncul dalam presentasi mereka.

Jika Anda mencari pembicara, tanyakan pada diri Anda: Apa yang telah dilakukan pembicara saya yang paling mengesankan? Apa yang telah mereka capai? Apa yang ingin mereka capai? Mengapa mereka ingin berbicara di acara khusus ini?

Jika Anda dapat terhubung dengan mereka pada tingkat emosional, lakukanlah! Anda menginginkan seseorang yang percaya pada apa yang Anda lakukan dan ingin membantu menyebarkan berita tentangnya!

Untuk sponsor, lihat apa yang mereka tawarkan. Apakah mereka menyediakan produk atau layanan yang berhubungan langsung dengan tema acara Anda ? Apakah mereka mendukung organisasi yang serupa dengan Anda? Apakah nilai mereka serupa? Ini semua adalah cara di mana sponsor dapat membantu mempromosikan acara Anda sambil juga membantu diri mereka sendiri dengan memperluas jangkauan mereka ke komunitas.

Templat formulir pembicara ini dengan tepat mencakup semua area yang disebutkan di atas. Anda dapat membuat kuis serupa dan menyematkannya di situs web Anda, mengirimkannya melalui email, atau membagikannya di media sosial.

Untuk sponsor, selalu membantu untuk merancang kuis yang membantu mereka memilih paket sponsor yang tepat tergantung pada kebutuhan khusus mereka. Anda dapat memeriksa salah satu template kuis sponsor tersebut di sini.

Akhirnya, ada banyak pembicaraan tentang bagaimana startup membutuhkan investor. Bahkan jika startup melakukan bootstrap, dan pendiri memiliki dana pribadinya sendiri untuk dimasukkan ke dalam proyek, mungkin masih membutuhkan investor. Karena suatu saat, dana pribadi mereka bisa saja habis. Inilah sebabnya mengapa pemasaran konferensi melibatkan kebutuhan untuk memiliki portal investor khusus seperti ini yang disiapkan untuk konferensi Anda.

Langkah 3 – Membantu Pendaftar Menemukan Pesta Pembicaraan / Panel / Jaringan Yang Harus Mereka Hadiri

Pernahkah Anda menghadiri konferensi dan berharap sepanjang waktu Anda memilih pembicaraan yang berbeda? Itu juga terjadi pada kami—dan itu bisa membuat frustrasi ketika Anda mencoba memanfaatkan pengalaman itu sebaik-baiknya.

Inilah sebabnya mengapa Anda memerlukan kuis dalam strategi pemasaran konferensi Anda. Ini akan membantu orang memilih pembicaraan mana yang cocok untuk mereka . Kuis/rekomendasi mengambil informasi tentang peserta. Kemudian, itu cocok dengan pembicaraan terbaik berdasarkan apa yang mereka inginkan dari pengalaman mereka di konferensi Anda. Itu juga melacak pembicaraan mana yang populer dengan kelompok tertentu sehingga dapat merekomendasikannya lagi di masa mendatang. Jika peserta tidak menyukai saran apa pun, mereka dapat menandainya sebagai "jangan tampilkan" di lain waktu!

Berikut adalah contoh dari “Pembicaraan Konferensi Mana yang Harus Anda Hadiri?” ulangan.

[ Sesuaikan Template Ini ]

Selanjutnya, datanglah diskusi panel . Mereka penting karena mereka memungkinkan peserta untuk terlibat dalam dialog dengan pembicara. Mereka juga membantu peserta memahami gambaran yang lebih besar dari suatu topik.

Diskusi panel dapat membantu peserta memahami bukan hanya apa yang dikatakan pembicara, tetapi juga mengapa mereka mengatakannya. Sangat mudah bagi seseorang yang tidak berpengalaman di bidangnya untuk tersesat dalam jargon dan bahasa teknis. Tetapi diskusi panel memaksa pembicara untuk menjelaskan ide-ide mereka lebih jelas daripada yang bisa mereka lakukan jika mereka mempresentasikan sendiri di atas panggung.

Dan akhirnya, diskusi panel membantu peserta melihat bagaimana orang yang berbeda mendekati topik yang sama. Panelis mungkin tidak setuju satu sama lain—atau setuju satu sama lain—yang dapat membantu Anda menemukan pendapat Anda sendiri tentang topik yang sedang dibahas. Oleh karena itu, Anda harus memberi peserta pilihan untuk memilih yang mereka sukai.

Berikut adalah template kuis yang dapat Anda sesuaikan untuk merekomendasikan diskusi panel kepada peserta Anda.

Portal terakhir yang perlu Anda siapkan untuk bagian ini adalah portal untuk jaringan . Anda mungkin pernah mendengar tentang pentingnya jaringan, tetapi apa cara terbaik untuk melakukannya?

Nah, jika Anda menghadiri konferensi, tidak ada tempat yang lebih baik untuk bertemu orang-orang selain di pesta networking. Di pesta-pesta ini, orang memiliki banyak waktu untuk mengenal sesama peserta dan terhubung dengan mereka tentang minat, tujuan karier, dan banyak lagi. Bagian terbaik? Mereka tidak perlu khawatir dihakimi karena tidak mengetahui sesuatu!

Semua orang berada di kapal yang sama dengan mereka , jadi tidak ada tekanan untuk membuat diri mereka terlihat baik jika mereka tidak mau—mereka bisa santai dan menjadi diri sendiri.

Dan ketika mereka pulang dari pesta itu dengan beberapa kontak baru di ponsel mereka, saat itulah Anda tahu bahwa Anda telah memberikan nilai kepada audiens Anda. Lihat template ini untuk membantu orang memilih pesta jaringan.

Langkah 4 – Mendorong Keterlibatan Konferensi Melalui Jajak Pendapat dan Kontes

Konferensi sangat bagus. Ini adalah kesempatan bagi peserta untuk bertemu orang baru, belajar lebih banyak tentang industri mereka, dan bersenang-senang dengan rekan kerja mereka (atau hanya meluangkan waktu sejenak dari mereka).

Tapi mereka juga bisa sangat membosankan.

Ada banyak duduk-duduk di ruang konferensi mendengarkan orang berbicara pada Anda. Dan seringkali terlalu banyak presentasi yang dikemas dalam satu hari , yang biasanya berarti presentasi yang bagus akan terpotong karena ruangannya penuh.

Jadi apa solusinya? Sebuah kontes online!

Dalam hal pemasaran konferensi, kontes online sangat bagus untuk menghasilkan keterlibatan untuk webinar atau konferensi web Anda karena interaktif dan mudah dipromosikan melalui media sosial. Plus, mereka memberi peserta sesuatu yang menarik untuk dilakukan selama istirahat di antara sesi atau saat makan siang— itu menyenangkan!

Begini cara kerjanya: Buat survei singkat yang menanyakan pertanyaan kepada peserta seperti "Apa hal favorit Anda tentang konferensi ini?" atau “ Apa sesi favorit Anda hari ini? ” Kemudian tawarkan mereka kesempatan untuk memenangkan sesuatu yang luar biasa (seperti kartu hadiah) dengan mengeklik tautan kontes. Anda dapat membagikan ini melalui email atau pesan teks (atau saluran apa pun yang Anda pilih).

Dengan begitu semua orang mendapatkan sesuatu darinya: Anda mendapatkan informasi tentang apa yang paling penting bagi peserta Anda, dan peserta Anda dapat memenangkan sesuatu seperti tiket gratis ke acara Anda berikutnya, penerbangan gratis, atau makan malam gratis dengan pembicara pilihan mereka.

Berikut adalah template kontes yang dapat Anda sesuaikan dengan mudah di pembuat Outgrow.

Dan inilah template polling yang meminta pendapat peserta tentang pembicaraan sementara pada saat yang sama memberi mereka kesempatan untuk memenangkan sesuatu sebagai balasannya.

Langkah 5 – Memilih Tempat untuk Acara Anda

Satu hal yang perlu diingat adalah bahwa bertentangan dengan apa yang dipikirkan semua orang, tempat adalah hal terakhir yang Anda perlukan saat menyiapkan konferensi. Pertama, Anda perlu menyiapkan semua portal yang disebutkan di Langkah 1-4 untuk mendapatkan gambaran tentang berapa banyak orang yang berencana menghadiri acara Anda, apa yang mereka cari, berapa anggaran mereka, dll. Dan kemudian berdasarkan semua data ini Anda dapat mulai mencari tempat.

Karena itu, tempat konferensi adalah salah satu aspek terpenting dari konferensi Anda. Itu dapat membuat atau menghancurkan acara Anda , jadi Anda harus memilih dengan bijak. Sekarang bisa menjadi tempat fisik atau platform online . Tapi bagaimanapun, memilih tempat yang optimal sangat penting.

Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan ketika memilih tempat untuk konferensi Anda. Ini termasuk biaya, lokasi, fasilitas dan layanan, ukuran, dan ketersediaan.

Biaya mungkin merupakan salah satu faktor terpenting untuk dipertimbangkan ketika memilih tempat untuk konferensi Anda. Biaya tempat yang berbeda sangat bervariasi tergantung pada fasilitas dan layanan mereka. Jadi, penting untuk melakukan riset sebelum membuat keputusan akhir tentang tempat untuk mengadakan acara Anda.

Lokasi adalah faktor penting lainnya untuk dipertimbangkan ketika memilih tempat untuk konferensi Anda. Ini memainkan peran penting dalam menentukan seberapa banyak orang akan bersedia membayar tiket. Namun, jika ini adalah konferensi online, Anda dapat melewati langkah ini. Yang perlu Anda putuskan adalah zona waktu di mana Anda akan menjadi tuan rumah konferensi . Untuk ini, Anda dapat menganalisis di mana mayoritas audiens Anda dan mengatur waktunya sesuai.

Fasilitas dan layanan adalah aspek lain dalam memilih tempat yang harus dipertimbangkan dengan hati-hati. Pastikan ada banyak tempat parkir di dekatnya (atau pilihan transportasi umum jika perlu) serta akses WiFi. Di sisi lain, jika ini adalah konferensi online, Anda pasti ingin memahami fitur dan dukungan apa yang disediakan platform Anda. Beberapa fitur yang ingin Anda miliki adalah perangkat lunak CRM, alat interaktif , sistem umpan balik pelanggan , opsi integrasi, dukungan langsung 24/7, dll.

Kesimpulan

Menyusun strategi pemasaran konferensi Anda adalah permainan berisiko tinggi yang membutuhkan pemikiran kritis dan perencanaan di tempat. Cobalah strategi pemasaran konferensi inovatif ini yang akan membantu meningkatkan penjualan pendaftaran dan sponsor di acara Anda berikutnya. Meskipun demikian, jika Anda memahami cara memasarkan konferensi dan melakukannya dengan benar, Anda akan menuai hasilnya selama bertahun-tahun yang akan datang.

Bukankah bagus untuk memiliki konten interaktif sebagai aset yang dapat Anda gunakan lagi dan lagi untuk mempromosikan konferensi Anda?

Gunakan uji coba gratis 7 hari Outgrow untuk mencoba alat konten interaktif dan tingkatkan iklan online Anda untuk menginformasikan dan mengingatkan audiens tentang acara Anda.