3 En İyi Gayrimenkul Belge Yönetim Yazılımı

Yayınlanan: 2022-12-08

Gayrimenkul belge yönetimi yazılımıyla hiçbir önemli evrak işini asla kaybetmeyin.

Tonlarca evrakla uğraşan bir emlak işletmecisi veya mülk yöneticisi misiniz? Hassas belgeleri yönetmek ve organize etmek için saatler harcıyor musunuz? Bu durumlar tanıdık geliyorsa, belge yönetimi yazılımı kullanmalısınız.

Bir belge yönetimi çözümü ile gayrimenkul anlaşmaları, mülk yönetimi işlemleri veya kampanyalarla ilgili belgeleri kolayca saklayabilir, yönetebilir ve düzenleyebilirsiniz. Belgeleri emlakçılarınızla dijital olarak paylaşabilir ve önemli evrak işlerini asla kaybetmemek için iki faktörlü kimlik doğrulama gibi güvenlik özelliklerini kullanabilirsiniz.

Bu makale, kullanıcı incelemelerine göre en iyi üç emlak belge yönetimi yazılımını alfabetik sırayla vurgulamaktadır. Her ürün için genel kullanıcı puanlarının yanı sıra en yüksek puan alan parametreyi, sektör profesyonellerinden inceleme alıntılarını ve ürün fiyatlandırmasını dahil ediyoruz. Daha fazla oku

1. Dropbox İşletmesi

Dropbox Business'ı belge yönetimi için kullanmış olan emlak profesyonellerinden bazı inceleme alıntıları:

" Dosyaları depolamak için Dropbox'ı bir (veya tercihen tek) yer olarak görmeme izin veren yerel araçların basit arayüzünü seviyorum. Diğer insanlarla basitçe bir şeyler paylaşabilmeyi seviyorum ."

“ Dosyalarınız güvende ve düzgün bir şekilde saklanıyor. Uygulama merkezindeki mükemmel entegrasyon dolayısıyla işbirliğini geliştiriyor. Tüm bilgisayar ve cihaz işletim sistemlerinde iyi çalışıyor. Kullanımı kolay ve önemli dosyalar iş arkadaşlarınızla paylaşılabilir. Dosyaları istenen konuma aktarın. ”

“ Serbest çalıştığım ve genellikle evden çalıştığım için bu bir zorunluluktur. Bir müşteriyle görüşmek için ofise gitmek yerine, gerekli dosyaları bana Dropbox'ıma gönderebilirler ve sonra beni arayıp ne yapacaklarını açıklayabilirler. Onlarla yapmak benim gibi. Süper uygun ve zaman kazandırıyor. ”

Tüm Dropbox Business incelemelerini buradan okuyun .

2. Google Drive

Doküman yönetimi için Google Drive'ı kullanmış olan emlak uzmanlarından bazı inceleme alıntıları:

“ ”

" Google Drive hemen hemen her şeyi kapsıyor. Kullanım kolaylığından, özellikle tasarım ve klasör yönetimine kadar her şeyi basit tutmak (aşırı karmaşık değil). En temel düzeyde bu hizmeti ÜCRETSİZ sunuyorlar! İhtiyacınız olan tek şey, almak için yalnızca bir e-posta başladınız ve şimdiden yaklaşık 15 GB değerinde ücretsiz bulut depolama alanınız var..ki bu çok cömert!"

"Kullanımı kolay, herhangi bir kullanıcı siteye girdikten ve tanıdıktan birkaç dakika sonra ortamı anlayabilir, ücretsiz depolama miktarının fazlasıyla yeterli olduğunu düşünüyorum. Belgeleri başkalarıyla paylaşma seçeneği harika ."

Gerçek tüm Google Drive incelemeleri burada .

3.Microsoft 365

Belge yönetimi için Microsoft 365 kullanmış olan gayrimenkul uzmanlarından bazı inceleme alıntıları:

"E-postamı (birden çok kullanıcı hesabı ve platformunda) ve görevlerimi yönetmek için her gün Microsoft 365 kullanıyorum. Outlook'ta takvim ve anımsatıcı görevlerini özellikle önemli buldum. Ayrıca önemli Word, Excel ve diğer belge işleme araçlarını da parmaklarımın ucuna getiriyor. İhtiyacım olduğunda ipuçları.”

"Microsoft 365, hareket halindeyken herhangi bir belgeye erişmek ve paylaşmak için kullanıcıların masaüstü uygulaması ile çevrimiçi arasında geçiş yapmasına izin vererek harika bir iş çıkarıyor. Aynı anda hem evden hem de ofiste çalıştığım için özellikle yardımcı oldu!"

"Microsoft 365, Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams, vb. gibi birçok iş temeline erişim için sorunsuz bir merkezdir. Bu farklı uygulamaların tümü, bulut aracılığıyla birbirleriyle sorunsuz bir şekilde etkileşime girer ve harika bir yol olabilir. projeleri organize etmek için. Kurulumu hızlı ve harika çalışıyor. ”

Tüm Microsoft 365 incelemelerini buradan okuyun .

Belge yönetimi araçları hangi özellikleri sunar?

Belge yönetimi yazılımının temel özellikleri şunlardır:

  • Belge yakalama : Dijital dosyalara dönüştürmek için fiziksel belgeleri tarayın ve yazılıma taşıyın.

  • Belge depolama : Emlak belgelerini kolay erişim için merkezi bir yerde saklayın.

  • Tam metin araması: Yalnızca bölümler için değil, belirli metinler için belgenin tamamına bakın.

Bu raporda listelenen tüm ürünler yukarıda belirtilen özellikleri içermektedir.

Bu temel özelliklerin yanı sıra, belge yönetimi araçları da genellikle şunları sunar:

  • Erişim kontrolü/izni

  • Arşivleme ve saklama

  • Işbirliği araçları

  • Uyumluluk takibi

  • Belge sınıflandırması

  • Dosya dönüştürme

  • Dosya paylaşımı

  • Optik karakter tanıma

  • Sürüm kontrolü

Doğru gayrimenkul belge yönetimi yazılımı nasıl seçilir

Doğru gayrimenkul belge yönetimi yazılımını seçmek, aşağıdaki hususlar göz önünde bulundurulduğunda daha kolay hale gelebilir:

  • Bir mobil uygulamanın kullanılabilirliği hakkında bilgi alın. Gayrimenkul sektöründeki projeler birden çok paydaşı içerir ve bir mobil uygulamayla ilgili tüm taraflar için belge erişimini basitleştirmeye yardımcı olabilirsiniz. Ayrıca evrak işlerini her yerden müşterilerinizle veya emlakçılarla paylaşabilirsiniz. Bir mobil uygulama, iş akışlarını basitleştirmek ve ekibinizin verimliliğini artırmak için çok önemlidir.

  • Yazılım entegrasyon yeteneklerini değerlendirin. İdeal bir belge yönetim sistemi, üçüncü taraf CRM ve muhasebe yazılım araçlarıyla iyi bir şekilde entegre olmalıdır, böylece verileri analiz edebilir ve mülk belgelerini ve evrak işlerini doğru projeye veya müşteriye eşleyebilirsiniz.

  • Raporlama ve analiz özelliğini arayın. Formlardan, mülk kayıtlarından ve ekibinizin ele aldığı evraklardan ayrıntılı veri görünümleri oluşturmak için raporlamaya ve analitiğe ihtiyacınız olacak. Ek olarak analitik, süreç performansına ilişkin içgörüler sağlar ve belgelerin sınıflandırılmasını ve sıralanmasını daha verimli hale getirir.

Satın almadan önce yazılım satıcılarına sorulacak yaygın sorular

Gayrimenkul belge yönetimi yazılımı seçeneklerini değerlendirirken satıcılara sorabileceğiniz bazı yaygın sorular şunlardır:

Yazılımınız belgeleri farklı biçimlerde yakalamama, depolamama ve düzenlememe izin veriyor mu?

İdeal bir belge yönetim sistemi hem kağıt hem de dijital belgeleri barındırır. Yazılım, kağıt belgeleri düzenlenebilir bir metin biçimine dönüştürebilmeli ve bunları dijital sözleşmeler ve çevrimiçi belgelerle birlikte saklayabilmelidir. Satıcılara yazılımlarının bu özelliğe sahip olup olmadığını sorun.

Eski ve arşivlenmiş dosyaları geri alabilir miyim?

Bazen, işlemleri doğrulamak için eski belgelere ihtiyaç duyabilirsiniz. Eski dosyaları hızlı bir şekilde almak için bir arama panosu sağlayan bir belge yönetimi çözümü, bu gibi durumlarda idealdir. Satıcılara, yazılımlarının belgeleri arşivlemenize ve gerektiğinde aramanıza ve almanıza izin verip vermediğini sorun.

Yazılımınızın ne tür güvenlik önlemleri var?

Seçtiğiniz belge yönetimi platformu yalnızca işletmenizin güvenlik politikalarına ve prosedürlerine uymakla kalmamalı, aynı zamanda iki faktörlü kimlik doğrulama ve rol tabanlı kullanıcı erişimi gibi güvenlik özellikleri aracılığıyla tüm hassas belgeleri korumalıdır. Seçenekleri araştırırken satıcılara yazılımlarının hangi güvenlik özelliklerini sunduğunu sorun.