Los 3 mejores software de gestión de documentos inmobiliarios
Publicado: 2022-12-08Nunca pierda ningún papeleo crucial con el software de administración de documentos inmobiliarios.
¿Eres dueño de un negocio de bienes raíces o administrador de propiedades que se ocupa de toneladas de papeleo? ¿Pasas horas gestionando y organizando documentos confidenciales? Si estas situaciones te suenan familiares, entonces deberías usar un software de administración de documentos .
Con una solución de administración de documentos, puede almacenar, administrar y organizar fácilmente la documentación relacionada con acuerdos inmobiliarios, transacciones de administración de propiedades o campañas. Puede compartir documentos digitalmente con sus agentes inmobiliarios y utilizar funciones de seguridad como la autenticación de dos factores para garantizar que nunca pierda ningún papeleo crucial.
Este artículo destaca, en orden alfabético, los tres mejores software de gestión de documentos inmobiliarios según las opiniones de los usuarios. Para cada producto, incluimos calificaciones generales de los usuarios junto con el parámetro mejor calificado, extractos de reseñas de profesionales de la industria y precios de productos. Leer más
1. Negocio de Dropbox
Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales inmobiliarios que han utilizado Dropbox Business para la gestión de documentos:
“ Me encanta la interfaz simple de las herramientas nativas que me permiten tratar a Dropbox como un lugar más (o preferiblemente el único) para almacenar archivos. Me gusta poder compartir cosas con otras personas de manera sencilla ”.
“ Sus archivos están seguros y correctamente almacenados. Excelente integración en el centro de aplicaciones, por lo tanto, mejora la colaboración. Funciona bien en todos los sistemas operativos de computadoras y dispositivos. Fácil de usar y los archivos cruciales se pueden compartir con colegas. Exportación de archivos a la ubicación deseada. ”
“ Como trabajo por cuenta propia y suelo trabajar desde casa, esto es imprescindible. En lugar de ir en coche a una oficina para reunirme con un cliente, pueden enviarme los archivos necesarios a mi Dropbox y luego llamarme y explicarme lo que quieren. me gusta hacer con ellos. Es muy conveniente y ahorra tiempo. ”
Lea todas las reseñas de Dropbox Business aquí .
2. Google Drive
Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales inmobiliarios que han utilizado Google Drive para la gestión de documentos:
“ ”
“ Google Drive prácticamente lo tiene todo cubierto. Desde la facilidad de uso, manteniendo las cosas simples (sin complicar demasiado), especialmente con el diseño y la administración de carpetas. ¡En el nivel más básico, ofrecen este servicio GRATIS! Todo lo que necesita es solo un correo electrónico para obtener comenzó y ya tiene alrededor de 15 GB de almacenamiento gratuito en la nube... ¡lo cual es muy generoso!”
“Fácil de usar, cualquier usuario puede entender el entorno a los pocos minutos de haber ingresado y familiarizado con el sitio, considero que la cantidad de almacenamiento gratuito es más que suficiente. La opción de compartir documentos con otras personas es genial .”
Real todas las reseñas de Google Drive aquí .
3.Microsoft 365
Estos son algunos extractos de reseñas de profesionales inmobiliarios que han usado Microsoft 365 para la gestión de documentos:
“Uso Microsoft 365 a diario para administrar mi correo electrónico (a través de varias cuentas de usuario y plataformas) y tareas, he encontrado que las tareas de calendario y recordatorios en Outlook son especialmente importantes. También tengo Word y Excel importantes y otras herramientas de procesamiento de documentos a mi alcance. consejos cuando los necesito”.
"Microsoft 365 hace un gran trabajo al permitir que los usuarios cambien entre la aplicación de escritorio y en línea para acceder y compartir cualquier documento sobre la marcha. Ha sido especialmente útil cuando trabajo desde casa y en la oficina al mismo tiempo".
“Microsoft 365 es un centro perfecto para acceder a una gran cantidad de elementos esenciales del negocio, como Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams, etc. Todas estas diferentes aplicaciones interactúan sin problemas entre sí a través de la nube y pueden ser una excelente manera para organizar proyectos. Es rápido de configurar y funciona muy bien. ”
Lea todas las reseñas de Microsoft 365 aquí .
¿Qué características ofrecen las herramientas de gestión de documentos?
Las características principales del software de gestión de documentos son:
Captura de documentos : escanee documentos físicos para convertirlos en archivos digitales y moverlos al software.
Almacenamiento de documentos : almacene documentos inmobiliarios en una ubicación centralizada para facilitar el acceso.
Búsqueda de texto completo: busque en un documento completo texto específico, no solo secciones.
Todos los productos enumerados en este informe incluyen las características mencionadas anteriormente.
Además de estas características principales, las herramientas de gestión de documentos también suelen ofrecer:
Control de acceso/permiso
Archivado y retención
Herramientas de colaboración
Seguimiento del cumplimiento
Clasificación de documentos
Conversión de archivos
Compartición de archivos
Reconocimiento óptico de caracteres
Control de versiones
Cómo elegir el software de gestión de documentos inmobiliarios adecuado
Seleccionar el software de administración de documentos de bienes raíces adecuado puede ser más fácil si se tienen en cuenta estas consideraciones:
Infórmese sobre la disponibilidad de una aplicación móvil. Los proyectos en la industria de bienes raíces involucran a múltiples partes interesadas, y con una aplicación móvil, puede ayudar a simplificar el acceso a los documentos para todas las partes involucradas. También puedes compartir trámites con tus clientes o agentes inmobiliarios desde cualquier lugar. Una aplicación móvil es crucial para simplificar los flujos de trabajo y aumentar la eficiencia de su equipo.
Evaluar las capacidades de integración de software. Un sistema de administración de documentos ideal debe integrarse bien con herramientas de software de contabilidad y CRM de terceros para que pueda analizar datos y asignar documentos y documentos de propiedad al proyecto o cliente correcto.
Busque la función de informes y análisis. Necesitará informes y análisis para crear vistas detalladas de los datos de los formularios, los registros de propiedad y el papeleo que maneja su equipo. Además, el análisis proporciona información sobre el rendimiento del proceso y hace que la clasificación y clasificación de documentos sea más eficiente.
Preguntas comunes para hacer a los proveedores de software antes de la compra
Estas son algunas preguntas comunes que puede hacer a los proveedores al evaluar las opciones de software de administración de documentos inmobiliarios:
¿Su software me permite capturar, almacenar y organizar documentos en diferentes formatos?
Un sistema de gestión de documentos ideal admite tanto documentos en papel como digitales. El software debería poder convertir documentos en papel a un formato de texto editable y almacenarlos junto con contratos digitales y documentos en línea. Pregunte a los proveedores si su software tiene esta característica.
¿Puedo recuperar archivos antiguos y archivados?
A veces, es posible que necesite documentos antiguos para verificar transacciones. Una solución de gestión de documentos que proporcione un panel de búsqueda para recuperar rápidamente archivos antiguos es ideal en tales casos. Pregunte a los proveedores si su software le permite archivar documentos y buscarlos y recuperarlos cuando sea necesario.
¿Qué tipo de medidas de seguridad tiene implementado su software?
La plataforma de administración de documentos que elija no solo debe cumplir con las políticas y los procedimientos de seguridad de su empresa, sino también proteger todos los documentos confidenciales a través de funciones de seguridad como la autenticación de dos factores y el acceso de usuario basado en roles. Al explorar opciones, pregunte a los proveedores qué funciones de seguridad ofrece su software.