Proje Kapsamı Nedir?

Projenizi başarıya nasıl hazırlayacağınız ve ileride yanlış anlamaları nasıl önleyeceğiniz aşağıda açıklanmıştır.

Her sektördeki proje yöneticilerinin ortak bir noktası vardır: anlaşmaya dahil olan her şeyi ve herkesi yolunda tutmak işi. Ve bu profesyonellerin her şeyi bir arada tutmasına yardımcı olan bir araç var: proje kapsamı. Ancak bir proje yöneticisi olarak, bir proje kapsamının nasıl yazılacağı konusunda resmi olarak hiç koçluk aldınız mı?

2020'de proje yöneticilerinin yalnızca %61'i ^{[ 1 ]} tanımlanmış bir proje yönetimi metodolojisi kullandı. Bu, geri kalanımızın sadece kanatlandığı ve en iyisini umduğu anlamına gelir. Ancak bu pahalı arızalara yol açabilir. Her projeye açıkça tanımlanmış bir planla başlamak, başarısının belkemiğidir. Bu makalede, düzenli proje kapsamlarını geliştirmek ve tanımlamak için açık bir yöntem ortaya koyacağız.

Proje kapsamı nedir?

Proje kapsam tanımını gözden geçirelim. Proje kapsamı, işin yapılması için gerekli olan parametreleri (kim, ne, ne zaman, nerede ve ne kadar) tanımlayan yazılı bir belgedir.

Bu belge, genellikle proje yöneticisi rolünde, işi gerçekleştirmekten veya denetlemekten sorumlu işletme veya kişi tarafından hazırlanır. Proje kapsamı, paydaş, alt yükleniciler, yöneticiler, üçüncü taraflar ve son kullanıcılar dahil olmak üzere bir projeye dahil olan tüm taraflar için beklentileri belirler. İlgili tüm taraflar, bağlılığı ölçmek ve işler yolunda gittiğinde yeniden kalibrasyon talep etmek için genellikle bir proje boyunca bir proje kapsamına geri dönebilir.

Peki, iyi yazılmış bir proje kapsamı nasıl görünür? Proje kapsamınızı oluşturmak için ihtiyaç duyacağınız kritik adımları önemli bir belgede ele alalım.

Proje kapsamı nasıl yazılır

Kapsam belgenizin uzunluğu, projenizin karmaşıklığına bağlı olarak değişecektir. Ancak aynı temel bileşenler her girişime dahil edilmelidir.

1. Proje kapsam bildirimi

Sürecin ilk adımı, proje kapsam bildiriminizi yazmaktır. Projenin genel hedeflerini tartışan ve teklifinizi açıklayan birkaç cümle ile başlayın. Yazmaya devam ettikçe, çıktılarınızda şeffaflık sağlamak için daha ayrıntılı parametreler gireceksiniz.

2. Proje görevleri

Müşterinin ne alacağını anlaması için ayrıntılara girmenin zamanı geldi. Bu aynı zamanda projenin sonunda herhangi bir sürpriz veya hayal kırıklığı olmamasını sağlamaya yardımcı olur. Görevlerinizi yazarken, kronolojik sırayla madde işaretli veya numaralı listeler, tüm temellerinizi kapsadığınızdan emin olabilir.

Müşterinin ne istediğinden emin olmadığınız bir öğe varsa, şimdi proje üzerinde çalışmaya başlamadan önce açıklama isteme zamanıdır. Dürbünleriniz için önceden zaman ve çaba harcamanız karşılığını verecektir. Proje kapsamınız dahilinde açıkça tanımlanmış parametrelerle anlaşmazlıklar ve yanlış anlamalar daha az sıklıkta ortaya çıkar.

3. Proje çıktıları

Ardından, proje çıktılarınızı netleştireceksiniz. İster müteahhitseniz anahtarları olan bir bina, ister içerik pazarlamacısıysanız dijital bir dosya olsun, müşterinize fiziksel olarak teslim ettiğiniz şey budur. Bu bölümde kilometre taşları, son tarihler ve tamamlanma tarihlerini ayarlayacaksınız. Müşteriye ne alacaklarını ve ne zaman alacaklarını bildireceksiniz. Ayrıca, sağlayacağınız tüm garantileri veya garantileri de içermelidir.

4. Proje kabul kriterleri

İş için memnun olmayan bir müşteriden daha kötü bir şey yoktur. Bu nedenle, kapsamınız dahilinde proje kabul kriterleri belirlemek, işinizin başarılı bir şekilde tamamlanması için çok önemlidir. Bu, sizin ve müşterinizin üzerinde anlaştığı ölçülebilir standartları belirler. İnşaatta, nihai bir yumruk listesi, mal sahibinin işçiliği onaylaması veya reddetmesi için araçlar sağlar ve esasen, öğeler düzeltildikten sonra projenin tamamlanmasını kabul eder.

5. Proje istisnaları

İstisnalar, proje kapsam belgenizin en önemli bileşenlerinden biridir. Bu, hangi maddelerin sözleşmenizden özel olarak hariç tutulduğunu tanımlar ve imzalayanın sizin uzmanlık alanınız dışında herhangi bir şey beklememesi için sözleşmeye dahil edilmesi önemlidir. Sözleşmenizle ilgili sorular ortaya çıktığında kapsam belgenizi incelemek için geri dönmeniz gerekirse, hariç tutmalarınız bir cankurtaran olabilir.

6. Proje kısıtlamaları

Bir proje kapsamının bir sonraki kısmı kısıtlamalarınızı listeler. Bu, müşterinize, devam etmeden önce başkalarının ne yapmasına ihtiyacınız olduğunu söyler. Anlaşmanın sonunu zamanında tamamlayabilmeniz için ilgili diğer taraflarla beklentilerinizi belirleyin. Kısıtlamalar, malzeme tedariki, alt yüklenicilerin bir önceki işi tamamlaması için sırayla beklemesi veya işi tamamlamak için uygun olduğunuz sürelerin tanımlanması için beklenmedik durumları içerir.

7. Proje kapsamınızı genişletin

Son olarak, proje kapsamınız imzalar için bir bölüm içermelidir. Bu proje kapsam adımı, tüm tarafların parametreleri ve maliyeti okuyup kabul etmesini sağlar. Bu aynı zamanda her bir tarafa proje başlamadan önce gerekli değişiklikleri yapması için son bir fırsat sağlar.

Kapsam kayması nedir?

Kapsam sürünmesi, proje yönetimi kaptan köşkünün üzerinde beliriyor. İnsanlar bir projenin nasıl ilerleyeceğini asla %100 tahmin edemediği için kapsam kayması olur. Kapsam kayması, bir projenin ortasında beklenmeyen ek iş gerektiğinde ve kimse bunu ücretsiz olarak yapmak istemez. Daha fazla zaman ve paraya mal olur.

Yenileme projesi sırasında değiştirilmesi gereken çürümüş yapı malzemelerinin açığa çıkması gibi öngörülemeyen durumlar, kapsam kaymasının yaygın nedenleridir. Dışlamalarınız konusunda spesifik olarak ve proje ilerledikçe kapsamınızı güncelleyerek kapsam kayması riskinizi azaltabilirsiniz.

Proje kapsamı örnekleri

Bir proje kapsamı, bir sağlayıcıdan bir müşteriye ölçülebilir çıktılarla beklentileri tanımlayan herhangi bir ayrıntılı belgedir. Bu belgeler, inşaattan yazılım yönetimine kadar çeşitli sektörlerde kullanılmaktadır.

İş için doğru proje yönetimi aracıyla en baştan başarıya hazırlanın

Ustaca proje kapsamları oluşturmak, proje yöneticilerinin zaman içinde geliştirdiği bir beceridir. Tüm görev gereksinimlerinin üzerinden geçmek için zaman ayırarak, sahip olduğunuz tüm soruları listeleyerek ve herhangi bir projeye başlamadan önce beklentilerinize ince ayar yaparak, başarılı bir proje kapsamı oluşturmanın ilk adımıdır. Proje yöneticileri için en iyi araçlarımıza göz atarak araç kutunuza başka neler ekleyebileceğinizi öğrenin.