3 лучших программного обеспечения для управления документами в сфере недвижимости
Опубликовано: 2022-12-08Никогда не теряйте важные документы с программным обеспечением для управления документами по недвижимости.
Вы владелец бизнеса в сфере недвижимости или менеджер по недвижимости, который имеет дело с тоннами документов? Вы тратите часы на управление и организацию конфиденциальных документов? Если эти ситуации кажутся вам знакомыми, вам следует использовать программное обеспечение для управления документами .
С помощью решения для управления документами вы можете легко хранить, управлять и систематизировать документацию, связанную со сделками с недвижимостью, транзакциями по управлению недвижимостью или кампаниями. Вы можете обмениваться документами в цифровом виде со своими агентами по недвижимости и использовать функции безопасности, такие как двухфакторная аутентификация, чтобы гарантировать, что вы никогда не потеряете важные документы.
В этой статье в алфавитном порядке представлены три лучших программного обеспечения для управления документами в сфере недвижимости на основе отзывов пользователей. Для каждого продукта мы включаем общие оценки пользователей, а также параметр с наивысшей оценкой, выдержки из обзоров от профессионалов отрасли и цены на продукты. Подробнее .
1. Дропбокс Бизнес
Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по недвижимости, которые использовали Dropbox Business для управления документами:
« Мне нравится простой интерфейс нативных инструментов, которые позволяют мне рассматривать Dropbox как еще одно (или, что предпочтительнее, единственное) место для хранения файлов. Мне нравится возможность просто делиться вещами с другими людьми ».
« Ваши файлы в безопасности и хранятся должным образом. Отличная интеграция в центр приложений, что способствует совместной работе. Он хорошо работает на всех компьютерах и операционных системах устройств. Простые в использовании и важные файлы могут быть переданы коллегам. Экспорт файлов в нужное место. ”
“ Так как я фрилансер и обычно работаю из дома, это необходимо. Вместо того, чтобы ехать в офис на встречу с клиентом, они могут просто отправить мне необходимые файлы в мой Dropbox, а затем позвонить мне и объяснить, что они хотят. как я с ними. Это очень удобно и экономит время. ”
Прочитайте все обзоры Dropbox Business здесь .
2. Гугл Диск
Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по недвижимости, которые использовали Google Диск для управления документами:
“ ”
“ Диск Google в значительной степени охватывает все это. От простоты использования до простоты (без чрезмерного усложнения), особенно с дизайном и управлением папками. На самом базовом уровне они предлагают эту услугу БЕСПЛАТНО! Все, что вам нужно, это просто электронная почта, чтобы получить началось, и у вас уже есть около 15 ГБ бесплатного облачного хранилища… что очень щедро!»
«Простой в использовании, любой пользователь может понять среду в течение нескольких минут после входа и ознакомления с сайтом, я считаю, что объема бесплатного хранилища более чем достаточно. Возможность обмена документами с другими людьми великолепна ».
Настоящие все обзоры Google Диска здесь .
3. Microsoft 365
Вот несколько выдержек из отзывов специалистов по недвижимости, которые использовали Microsoft 365 для управления документами:
«Я ежедневно использую Microsoft 365 для управления своей электронной почтой (для нескольких учетных записей пользователей и платформ) и задачами, я считаю задачи календаря и напоминаний в Outlook особенно важными. Он также дает мне важные инструменты Word и Excel и другие инструменты обработки документов. советы, когда они мне нужны».
«Microsoft 365 отлично справляется со своей задачей, позволяя пользователям переключаться между настольным приложением и онлайн, чтобы получать доступ к любым документам и делиться ими на ходу. Это было особенно полезно, поскольку я работаю дома и в офисе одновременно!»
«Microsoft 365 — это удобный центр для доступа ко многим основным бизнес-приложениям, таким как Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams и т. д. Все эти различные приложения беспрепятственно взаимодействуют друг с другом через облако и могут быть отличным способом для организации проектов. Он быстро настраивается и отлично работает. ”
Прочитайте все обзоры Microsoft 365 здесь .
Какие функции предлагают инструменты управления документами?
Основные функции программного обеспечения для управления документами:
Захват документов : сканируйте физические документы, чтобы преобразовать их в цифровые файлы и перенести в программное обеспечение.
Хранение документов : Храните документы по недвижимости в централизованном месте для быстрого доступа.
Полнотекстовый поиск: просматривайте весь документ в поисках определенного текста, а не только разделов.
Все продукты, перечисленные в этом отчете, включают функции, упомянутые выше.
Помимо этих основных функций, инструменты управления документами также обычно предлагают:
Контроль доступа/разрешение
Архивирование и хранение
Инструменты для совместной работы
Отслеживание соответствия
Классификация документов
Преобразование файлов
Обмен файлами
Оптическое распознавание символов
Управление версиями
Как правильно выбрать программное обеспечение для управления документооборотом в сфере недвижимости
Выбор подходящего программного обеспечения для управления документами в сфере недвижимости может стать проще, если учесть следующие соображения:
Узнать о наличии мобильного приложения. В проектах в сфере недвижимости участвуют несколько заинтересованных сторон, а с помощью мобильного приложения вы можете упростить доступ к документам для всех заинтересованных сторон. Вы также можете обмениваться документами со своими клиентами или агентами по недвижимости из любой точки мира. Мобильное приложение имеет решающее значение для упрощения рабочих процессов и повышения эффективности вашей команды.
Оцените возможности интеграции программного обеспечения. Идеальная система управления документами должна хорошо интегрироваться со сторонними программными инструментами CRM и бухгалтерского учета, чтобы вы могли анализировать данные и сопоставлять документы и документы о собственности с нужным проектом или клиентом.
Ищите функцию отчетности и аналитики. Вам понадобятся отчеты и аналитика для создания подробных представлений данных из форм, записей собственности и документов, с которыми работает ваша команда. Кроме того, аналитика дает представление о производительности процессов и делает классификацию и сортировку документов более эффективной.
Общие вопросы, которые следует задать поставщикам программного обеспечения перед покупкой
Вот некоторые общие вопросы, которые вы можете задать поставщикам при оценке вариантов программного обеспечения для управления документами в сфере недвижимости:
Позволяет ли ваше программное обеспечение захватывать, хранить и упорядочивать документы в различных форматах?
Идеальная система управления документами подходит как для бумажных, так и для цифровых документов. Программное обеспечение должно иметь возможность преобразовывать бумажные документы в редактируемый текстовый формат и хранить их вместе с цифровыми контрактами и онлайн-документами. Спросите поставщиков, есть ли в их программном обеспечении эта функция.
Могу ли я восстановить старые и заархивированные файлы?
Иногда вам могут потребоваться старые документы для проверки транзакций. В таких случаях идеально подходит решение для управления документами, предоставляющее панель поиска для быстрого извлечения старых файлов. Спросите поставщиков, позволяет ли их программное обеспечение архивировать документы, а также искать и извлекать их при необходимости.
Какие меры безопасности используются в вашем программном обеспечении?
Выбранная вами платформа управления документами должна не только соответствовать политикам и процедурам безопасности вашего бизнеса, но и защищать все конфиденциальные документы с помощью таких функций безопасности, как двухфакторная аутентификация и доступ пользователей на основе ролей. Изучая варианты, спрашивайте поставщиков, какие функции безопасности предлагает их программное обеспечение.