3 最高の不動産文書管理ソフトウェア
公開: 2022-12-08不動産ドキュメント管理ソフトウェアを使用して、重要な書類を紛失することはありません。
あなたは、大量の事務処理を扱う不動産事業主または不動産管理者ですか? 機密文書の管理と整理に何時間も費やしていますか? これらの状況に慣れている場合は、ドキュメント管理ソフトウェアを使用する必要があります。
ドキュメント管理ソリューションを使用すると、不動産取引、不動産管理取引、またはキャンペーンに関連するドキュメントを簡単に保存、管理、整理できます。 ドキュメントを不動産業者とデジタルで共有し、2 要素認証などのセキュリティ機能を使用して、重要な書類を紛失しないようにすることができます。
この記事では、ユーザー レビューに基づく 3 つの最高の不動産ドキュメント管理ソフトウェアをアルファベット順に紹介します。 各製品について、最高評価のパラメーター、業界の専門家によるレビューの抜粋、および製品の価格とともに、全体的なユーザー評価が含まれています。 続きを読む.
1. ドロップボックス ビジネス
以下は、ドキュメント管理に Dropbox Business を使用した不動産の専門家によるレビューの抜粋です。
「ネイティブ ツールのシンプルなインターフェースが気に入っています。これにより、Dropbox をもう 1 つの (またはできれば唯一の) ファイル保存場所として扱うことができます。他の人と簡単に共有できる点が気に入っています .」
“ファイルは安全で適切に保存されます。アプリ センターとの優れた統合により、コラボレーションが強化されます。すべてのコンピューターとデバイスのオペレーティング システムでうまく機能します。使いやすく、重要なファイルを同僚と共有できます。ファイルを目的の場所にエクスポートします。 」
「私はフリーランスで、通常は自宅で仕事をしているので、これは必須です。顧客と会うためにオフィスに車で行く代わりに、顧客は必要なファイルを Dropbox に送信して、電話で説明してくれます。とても便利で時間を節約できます。 」
Dropbox Business のすべてのレビューはこちらでご覧ください。
2. Google ドライブ
以下は、ドキュメント管理に Google ドライブを使用した不動産の専門家によるレビューの抜粋です。
“ 」
“ Google ドライブは、ほぼすべてをカバーしています。使いやすさから、特にデザインとフォルダ管理に関して物事をシンプルに保つ (過度に複雑にしない) ようにしています。非常に基本的なレベルでは、このサービスを無料で提供しています!必要なのはメールを送るだけです。すでに約 15 GB 相当の無料のクラウド ストレージを利用できます..これは非常に寛大です!」
「使いやすく、サイトにアクセスして慣れれば、どのユーザーでも数分で環境を理解できます。無料ストレージの量は十分すぎると思います。ドキュメントを他の人と共有するオプションは素晴らしいです。」
実際のすべての Google ドライブのレビューはこちら.
3. Microsoft 365
ドキュメント管理に Microsoft 365 を使用した不動産の専門家によるレビューの抜粋を次に示します。
「私は毎日 Microsoft 365 を使用して (複数のユーザー アカウントとプラットフォームにまたがる) メールとタスクを管理しています。Outlook でのカレンダーとリマインダー タスクが特に重要であることがわかりました。また、重要な Word と Excel およびその他のドキュメント処理ツールをすぐに使用できます。必要なときにヒントを提供します。」
「Microsoft 365 は、ユーザーがデスクトップ アプリとオンラインを切り替えて、外出先でドキュメントにアクセスして共有できるようにする優れた機能を備えています。自宅とオフィスで同時に仕事をしているので、特に役に立っています!」
「Microsoft 365 は、Microsoft Word、PowerPoint、Excel、Outlook、Teams など、多くのビジネスに不可欠な要素にアクセスするためのシームレスなハブです。これらのさまざまなアプリケーションはすべて、クラウドを介してシームレスに相互作用し、優れた方法となる可能性があります。プロジェクトを整理するのに便利です。すばやくセットアップでき、うまく機能します。 」
ここで Microsoft 365 のすべてのレビューをお読みください。
ドキュメント管理ツールにはどのような機能がありますか?
ドキュメント管理ソフトウェアの主な機能は次のとおりです。
ドキュメント キャプチャ: 物理的なドキュメントをスキャンしてデジタル ファイルに変換し、ソフトウェアに移動します。
ドキュメント ストレージ: 不動産ドキュメントを一元化された場所に保存して、簡単にアクセスできるようにします。
全文検索:セクションだけでなく、ドキュメント全体を調べて特定のテキストを探します。
このレポートに記載されているすべての製品には、上記の機能が含まれています。
これらのコア機能に加えて、ドキュメント管理ツールは一般的に次の機能も提供する傾向があります。
アクセス制御・許可
アーカイブと保持
コラボレーション ツール
コンプライアンス追跡
文書分類
ファイル変換
ファイル共有
光学式文字認識
バージョン管理
適切な不動産ドキュメント管理ソフトウェアの選び方
次の考慮事項を念頭に置くと、適切な不動産ドキュメント管理ソフトウェアを簡単に選択できます。
モバイル アプリの可用性について問い合わせます。 不動産業界のプロジェクトには複数の関係者が関与します。モバイル アプリを使用すると、すべての関係者がドキュメントに簡単にアクセスできるようになります。 また、どこからでもクライアントや不動産業者と事務処理を共有できます。 ワークフローを簡素化し、チームの効率を高めるには、モバイル アプリが不可欠です。
ソフトウェア統合機能を評価します。 理想的なドキュメント管理システムは、サードパーティの CRM および会計ソフトウェア ツールと適切に統合されている必要があります。これにより、データを分析し、プロパティ ドキュメントと事務処理を適切なプロジェクトまたはクライアントにマッピングできます。
レポートと分析機能を探してください。 チームが処理するフォーム、プロパティ レコード、書類からデータの詳細なビューを作成するには、レポートと分析が必要です。 さらに、分析はプロセスのパフォーマンスに関する洞察を提供し、ドキュメントの分類とソートをより効率的にします。
購入前にソフトウェア ベンダーに尋ねる一般的な質問
これらは、不動産ドキュメント管理ソフトウェアのオプションを評価する際にベンダーに尋ねることができるいくつかの一般的な質問です。
さまざまな形式でドキュメントをキャプチャ、保存、整理できるソフトウェアはありますか?
理想的なドキュメント管理システムは、紙のドキュメントとデジタル ドキュメントの両方に対応します。 このソフトウェアは、紙の文書を編集可能なテキスト形式に変換し、デジタル契約書やオンライン文書と一緒に保存できる必要があります。 ベンダーに、自社のソフトウェアにこの機能があるかどうか尋ねてください。
古いファイルやアーカイブされたファイルを取得できますか?
取引を確認するために古い書類が必要になる場合があります。 このような場合、古いファイルをすばやく取得するための検索ダッシュボードを提供するドキュメント管理ソリューションが理想的です。 必要に応じて、ベンダーのソフトウェアで文書をアーカイブし、検索および取得できるかどうかをベンダーに尋ねてください。
ソフトウェアにはどのようなセキュリティ対策が講じられていますか?
選択するドキュメント管理プラットフォームは、ビジネスのセキュリティ ポリシーと手順に準拠するだけでなく、2 要素認証や役割ベースのユーザー アクセスなどのセキュリティ機能によってすべての機密ドキュメントを保護する必要があります。 オプションを検討するときは、ソフトウェアが提供するセキュリティ機能をベンダーに尋ねてください。