ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารอสังหาริมทรัพย์ที่ดีที่สุด 3 อันดับ
เผยแพร่แล้ว: 2022-12-08ไม่พลาดงานเอกสารสำคัญใดๆ ด้วยซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารด้านอสังหาริมทรัพย์
คุณเป็นเจ้าของธุรกิจอสังหาริมทรัพย์หรือผู้จัดการอสังหาริมทรัพย์ที่ต้องจัดการเอกสารมากมายใช่หรือไม่? คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดการและจัดระเบียบเอกสารสำคัญหรือไม่? หากสถานการณ์เหล่านี้ฟังดูคุ้นเคย คุณควรใช้ ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสาร
ด้วยโซลูชันการจัดการเอกสาร คุณสามารถจัดเก็บ จัดการ และจัดระเบียบเอกสารที่เกี่ยวข้องกับข้อตกลงอสังหาริมทรัพย์ ธุรกรรมการจัดการทรัพย์สิน หรือแคมเปญได้อย่างง่ายดาย คุณสามารถแบ่งปันเอกสารแบบดิจิทัลกับตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ของคุณ และใช้คุณลักษณะด้านความปลอดภัย เช่น การยืนยันตัวตนแบบสองปัจจัย เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ทำเอกสารสำคัญสูญหาย
บทความนี้เน้นตามลำดับตัวอักษร ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารด้านอสังหาริมทรัพย์ที่ดีที่สุดสามรายการโดยอิงตามความคิดเห็นของผู้ใช้ สำหรับแต่ละผลิตภัณฑ์ เราได้รวมการให้คะแนนโดยรวมของผู้ใช้พร้อมกับพารามิเตอร์ที่มีคะแนนสูงสุด บทวิจารณ์ที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม และการกำหนดราคาผลิตภัณฑ์ อ่านเพิ่มเติม
1. ธุรกิจ Dropbox
ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์ที่ใช้ Dropbox Business สำหรับการจัดการเอกสาร:
“ ฉันชอบอินเทอร์เฟซที่เรียบง่ายสำหรับเครื่องมือแบบเนทีฟที่ช่วยให้ฉันถือว่า Dropbox เป็นอีกที่หนึ่ง (หรือควรเป็นแห่งเดียว) ในการจัดเก็บไฟล์ ฉันชอบที่จะสามารถแบ่งปันสิ่งต่างๆ กับคนอื่นๆ ได้”
“ ไฟล์ของคุณปลอดภัยและจัดเก็บอย่างเหมาะสม การผสานรวมที่ยอดเยี่ยมในศูนย์แอพจึงช่วยเพิ่มการทำงานร่วมกัน มันทำงานได้ดีในระบบปฏิบัติการคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ทั้งหมด ใช้งานง่ายและสามารถแชร์ไฟล์สำคัญกับเพื่อนร่วมงานได้ ส่งออกไฟล์ไปยังตำแหน่งที่ต้องการ ”
“ เนื่องจากฉันเป็นฟรีแลนซ์และมักจะทำงานจากที่บ้าน สิ่งนี้จึงเป็นสิ่งจำเป็น แทนที่จะขับรถไปที่สำนักงานเพื่อพบกับลูกค้า พวกเขาสามารถส่งไฟล์ที่จำเป็นให้ฉันไปยัง Dropbox ของฉัน จากนั้นโทรหาฉันและอธิบายว่าพวกเขาต้องการอะไร อย่างฉันทำกับพวกเขาสะดวกและประหยัดเวลามาก ”
อ่านบทวิจารณ์ Dropbox Business ทั้งหมดที่นี่
2. Google ไดรฟ์
ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์ที่ใช้ Google ไดรฟ์ในการจัดการเอกสาร:
“ ”
“ Google ไดรฟ์ครอบคลุมทุกอย่าง ตั้งแต่การใช้งานง่าย การทำให้สิ่งต่างๆ เรียบง่าย (ไม่ซับซ้อนเกินไป) โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการออกแบบและการจัดการโฟลเดอร์ ในระดับพื้นฐาน พวกเขาให้บริการนี้ฟรี! สิ่งที่คุณต้องมีก็แค่อีเมลเพื่อรับ เริ่มต้นและคุณมีที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ฟรีประมาณ 15GB .. ซึ่งใจกว้างมาก!”
“ใช้งานง่าย ผู้ใช้สามารถเข้าใจสภาพแวดล้อมภายในไม่กี่นาทีหลังจากเข้าและทำความคุ้นเคยกับไซต์ ฉันคิดว่าพื้นที่เก็บข้อมูลฟรีนั้นมากเกินพอ ตัวเลือกในการแบ่งปันเอกสารกับผู้อื่นนั้นยอดเยี่ยม มาก”
รีวิว Google Drive จริงทั้งหมด ที่นี่ .
3. ไมโครซอฟต์ 365
ต่อไปนี้เป็นบทวิจารณ์บางส่วนที่ตัดตอนมาจากผู้เชี่ยวชาญด้านอสังหาริมทรัพย์ที่ใช้ Microsoft 365 สำหรับการจัดการเอกสาร:
“ฉันใช้ Microsoft 365 ทุกวันเพื่อจัดการอีเมลของฉัน (ในบัญชีผู้ใช้และแพลตฟอร์มต่างๆ) และงานต่างๆ ฉันพบปฏิทินและงานเตือนความจำใน Outlook ที่สำคัญเป็นพิเศษ นอกจากนี้ยังให้ Word และ Excel ที่สำคัญและเครื่องมือประมวลผลเอกสารอื่นๆ เคล็ดลับเมื่อฉันต้องการ”
“Microsoft 365 ทำงานได้อย่างยอดเยี่ยมโดยให้ผู้ใช้สามารถสลับไปมาระหว่างแอปบนเดสก์ท็อปและแบบออนไลน์ เพื่อเข้าถึงและแบ่งปันเอกสารใดๆ ในขณะเดินทาง ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อฉันทำงานจากที่บ้านและในสำนักงานในเวลาเดียวกัน!”
“Microsoft 365 เป็นศูนย์กลางที่ไร้รอยต่อสำหรับการเข้าถึงสิ่งจำเป็นทางธุรกิจมากมาย เช่น Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams เป็นต้น แอปพลิเคชันที่แตกต่างกันทั้งหมดเหล่านี้โต้ตอบกันได้อย่างราบรื่นผ่านระบบคลาวด์ และอาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยม เพื่อจัดระเบียบโครงการ ตั้งค่าได้รวดเร็วและใช้งานได้ดี ”
อ่านบทวิจารณ์ Microsoft 365 ทั้งหมดที่นี่
เครื่องมือการจัดการเอกสารมีฟีเจอร์อะไรบ้าง?
คุณสมบัติหลักของซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารคือ:
การจับภาพเอกสาร : สแกนเอกสารจริงเพื่อแปลงเป็นไฟล์ดิจิทัลและย้ายไปยังซอฟต์แวร์
การจัดเก็บเอกสาร : จัดเก็บเอกสารอสังหาริมทรัพย์ไว้ในที่ส่วนกลางเพื่อให้เข้าถึงได้ง่าย
การค้นหาข้อความแบบเต็ม: ค้นหาข้อความ ที่ต้องการในเอกสารทั้งฉบับ ไม่ใช่เฉพาะส่วน
ผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่แสดงอยู่ในรายงานนี้มีคุณลักษณะที่กล่าวถึงข้างต้น
นอกจากคุณสมบัติหลักเหล่านี้แล้ว เครื่องมือจัดการเอกสารมักจะนำเสนอ:
การควบคุมการเข้าถึง/การอนุญาต
การเก็บถาวรและการเก็บรักษา
เครื่องมือการทำงานร่วมกัน
การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด
การจัดประเภทเอกสาร
การแปลงไฟล์
การแชร์ไฟล์
การรู้จำอักขระด้วยแสง
การควบคุมเวอร์ชัน
วิธีเลือกซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอสังหาริมทรัพย์ที่เหมาะสม
การเลือกซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอสังหาริมทรัพย์ที่เหมาะสมจะง่ายขึ้นเมื่อคำนึงถึงข้อพิจารณาเหล่านี้:
สอบถามเกี่ยวกับความพร้อมใช้งานของแอพมือถือ โครงการในอุตสาหกรรมอสังหาริมทรัพย์เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายกลุ่ม และด้วยแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณสามารถช่วยลดความยุ่งยากในการเข้าถึงเอกสารสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง คุณยังสามารถแชร์เอกสารกับลูกค้าหรือตัวแทนอสังหาริมทรัพย์ได้จากทุกที่ แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการลดความซับซ้อนของเวิร์กโฟลว์และเพิ่มประสิทธิภาพให้กับทีมของคุณ
ประเมินความสามารถในการรวมซอฟต์แวร์ ระบบการจัดการเอกสารในอุดมคติควรผสานรวมกับ CRM ของบุคคลที่สามและเครื่องมือซอฟต์แวร์การบัญชี เพื่อให้คุณสามารถวิเคราะห์ข้อมูลและแมปเอกสารคุณสมบัติและงานเอกสารกับโครงการหรือลูกค้าที่เหมาะสม
มองหาคุณลักษณะการรายงานและการวิเคราะห์ คุณต้องมีการรายงานและการวิเคราะห์เพื่อสร้างมุมมองโดยละเอียดของข้อมูลจากแบบฟอร์ม บันทึกคุณสมบัติ และเอกสารที่ทีมของคุณจัดการ นอกจากนี้ การวิเคราะห์ยังให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับประสิทธิภาพของกระบวนการ และทำให้การจำแนกประเภทและการจัดเรียงเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น
คำถามทั่วไปที่ต้องถามผู้จำหน่ายซอฟต์แวร์ก่อนซื้อ
คำถามเหล่านี้เป็นคำถามทั่วไปที่คุณสามารถถามผู้ขายเมื่อประเมินตัวเลือกซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารด้านอสังหาริมทรัพย์:
ซอฟต์แวร์ของคุณให้ฉันจับภาพ จัดเก็บ และจัดระเบียบเอกสารในรูปแบบต่างๆ ได้หรือไม่
ระบบการจัดการเอกสารในอุดมคติรองรับทั้งเอกสารกระดาษและเอกสารดิจิทัล ซอฟต์แวร์ควรสามารถแปลงเอกสารกระดาษเป็นรูปแบบข้อความที่แก้ไขได้ และจัดเก็บไว้ข้างสัญญาดิจิทัลและเอกสารออนไลน์ ถามผู้ขายว่าซอฟต์แวร์ของตนมีคุณสมบัตินี้หรือไม่
ฉันสามารถเรียกคืนไฟล์เก่าและไฟล์ที่เก็บถาวรได้หรือไม่
บางครั้งคุณอาจต้องใช้เอกสารเก่าในการตรวจสอบธุรกรรม โซลูชันการจัดการเอกสารที่มีแดชบอร์ดการค้นหาเพื่อดึงไฟล์เก่าอย่างรวดเร็วเหมาะอย่างยิ่งในกรณีเช่นนี้ ถามผู้ขายว่าซอฟต์แวร์ของพวกเขาอนุญาตให้คุณเก็บถาวรเอกสารและค้นหาและเรียกคืนได้ทุกเมื่อที่ต้องการหรือไม่
ซอฟต์แวร์ของคุณมีมาตรการรักษาความปลอดภัยแบบใด
แพลตฟอร์มการจัดการเอกสารที่คุณเลือกไม่เพียงแต่ต้องสอดคล้องกับนโยบายและขั้นตอนการรักษาความปลอดภัยของธุรกิจของคุณเท่านั้น แต่ยังต้องปกป้องเอกสารที่ละเอียดอ่อนทั้งหมดด้วยคุณลักษณะด้านความปลอดภัย เช่น การรับรองความถูกต้องด้วยสองปัจจัยและการเข้าถึงของผู้ใช้ตามบทบาท เมื่อสำรวจตัวเลือกต่างๆ ให้ถามผู้ขายว่าซอฟต์แวร์ของตนมีคุณสมบัติด้านความปลอดภัยใดบ้าง