3 أفضل برامج إدارة الوثائق العقارية
نشرت: 2022-12-08لا تفقد أي أوراق مهمة مع برنامج إدارة المستندات العقارية.
هل أنت صاحب عمل عقاري أو مدير عقارات يتعامل مع الكثير من الأعمال الورقية؟ هل تقضي ساعات في إدارة وتنظيم المستندات الحساسة؟ إذا بدت هذه المواقف مألوفة ، فيجب عليك استخدام برنامج إدارة المستندات .
باستخدام حل إدارة المستندات ، يمكنك بسهولة تخزين وإدارة وتنظيم الوثائق المتعلقة بصفقات العقارات أو معاملات إدارة الممتلكات أو الحملات. يمكنك مشاركة المستندات رقميًا مع وكلائك العقاريين واستخدام ميزات الأمان مثل المصادقة الثنائية لضمان عدم فقد أي أعمال ورقية مهمة.
تسلط هذه المقالة الضوء ، بالترتيب الأبجدي ، على أفضل ثلاثة برامج لإدارة المستندات العقارية بناءً على تقييمات المستخدمين. لكل منتج ، نقوم بتضمين تقييمات المستخدمين الإجمالية جنبًا إلى جنب مع المعلمة الأعلى تصنيفًا ، ومقتطفات المراجعة من المتخصصين في الصناعة ، وتسعير المنتج. اقرأ المزيد .
1. دروب بوكس الأعمال
فيما يلي بعض المقتطفات من المراجعات من المتخصصين في العقارات الذين استخدموا Dropbox Business لإدارة المستندات:
" أحب الواجهة البسيطة للأدوات الأصلية التي تسمح لي بالتعامل مع Dropbox كمكان آخر (أو يفضل أن يكون الوحيد) لتخزين الملفات ، فأنا أحب أن أكون قادرًا على مشاركة الأشياء مع أشخاص آخرين ."
" ملفاتك آمنة ومخزنة بشكل صحيح. التكامل الممتاز في مركز التطبيقات ومن ثم يعزز التعاون. يعمل بشكل جيد في جميع أنظمة تشغيل أجهزة الكمبيوتر والأجهزة. يمكن مشاركة الملفات المهمة بسهولة مع الزملاء ، وتصدير الملفات إلى الموقع المطلوب. "
" نظرًا لأنني أعمل بشكل مستقل وعادة ما أعمل من المنزل ، فهذا أمر لا بد منه. فبدلاً من القيادة إلى مكتب للقاء عميل ، يمكنهم فقط إرسال الملفات المطلوبة إلى Dropbox الخاص بي ثم الاتصال بي وشرح ما يريدون مثلي أن أفعل معهم ، إنه مريح للغاية ويوفر الوقت. "
اقرأ جميع تقييمات Dropbox Business هنا .
2. Google Drive
فيما يلي بعض المقتطفات من التعليقات من المتخصصين في العقارات الذين استخدموا Google Drive لإدارة المستندات:
" "
" Google drive غطت كل شيء إلى حد كبير. بدءًا من سهولة الاستخدام ، والحفاظ على الأشياء بسيطة (وليس معقدًا) خاصة مع التصميم وإدارة المجلدات. في المستوى الأساسي للغاية ، يقدمون هذه الخدمة مجانًا! كل ما تحتاجه هو مجرد بريد إلكتروني للحصول عليه بدأت ولديك بالفعل ما يقرب من 15 غيغابايت من مساحة التخزين السحابية المجانية .. وهي سخية جدًا! "
"سهل الاستخدام ، يمكن لأي مستخدم فهم البيئة في غضون بضع دقائق من الدخول إلى الموقع والتعرف عليه ، وأعتقد أن حجم التخزين المجاني أكثر من كافٍ ، وخيار مشاركة المستندات مع أشخاص آخرين أمر رائع ."
جميع مراجعات Google Drive حقيقية هنا .
3. مايكروسوفت 365
فيما يلي بعض مقتطفات المراجعة من متخصصي العقارات الذين استخدموا Microsoft 365 لإدارة المستندات:
"أستخدم Microsoft 365 يوميًا لإدارة البريد الإلكتروني الخاص بي (عبر حسابات وأنظمة أساسية متعددة) والمهام ، لقد وجدت أن مهام التقويم والتذكير في Outlook مهمة بشكل خاص ، كما أنها توفر لي Word و Excel وأدوات معالجة المستندات الأخرى بإصبعي- نصائح عندما أحتاج إليها ".
"يقوم Microsoft 365 بعمل رائع يسمح للمستخدمين بالتبديل بين تطبيق سطح المكتب والإنترنت ، من أجل الوصول إلى أي مستندات ومشاركتها أثناء التنقل. لقد كان مفيدًا بشكل خاص عندما أعمل من المنزل وفي المكتب في نفس الوقت!"
"يعد Microsoft 365 مركزًا سلسًا للوصول إلى الكثير من أساسيات العمل ، مثل Microsoft Word و PowerPoint و Excel و Outlook و Teams وما إلى ذلك ، تتفاعل جميع هذه التطبيقات المختلفة بسلاسة مع بعضها البعض عبر السحابة ، ويمكن أن تكون طريقة رائعة لتنظيم المشاريع. إنه سريع الإعداد ويعمل بشكل رائع. "
اقرأ جميع تقييمات Microsoft 365 هنا .
ما الميزات التي توفرها أدوات إدارة المستندات؟
الميزات الأساسية لبرنامج إدارة المستندات هي:
التقاط المستندات : امسح المستندات المادية ضوئيًا لتحويلها إلى ملفات رقمية ونقلها إلى البرنامج.
تخزين المستندات : قم بتخزين مستندات العقارات في مكان مركزي لسهولة الوصول إليها.
البحث عن نص كامل: ابحث في مستند كامل عن نص محدد ، وليس أقسامًا فقط.
تشمل جميع المنتجات المدرجة في هذا التقرير الميزات المذكورة أعلاه.
إلى جانب هذه الميزات الأساسية ، تميل أدوات إدارة المستندات أيضًا بشكل شائع إلى تقديم:
التحكم في الوصول / إذن
الأرشفة والاحتفاظ
أدوات التعاون
تتبع الامتثال
تصنيف الوثيقة
تحويل الملف
مشاركة الملفات
التعرف الضوئي على الحروف
التحكم في الإصدار
كيفية اختيار برنامج إدارة المستندات العقارية المناسب
يمكن أن يصبح اختيار برنامج إدارة المستندات العقارية المناسب أسهل مع مراعاة هذه الاعتبارات:
استفسر عن توفر تطبيق جوال. تشمل المشاريع في صناعة العقارات العديد من أصحاب المصلحة ، وباستخدام تطبيق الهاتف المحمول ، يمكنك المساعدة في تبسيط الوصول إلى المستندات لجميع الأطراف المعنية. يمكنك أيضًا مشاركة الأعمال الورقية مع عملائك أو وكلاء العقارات من أي مكان. يعد تطبيق الأجهزة المحمولة أمرًا ضروريًا لتبسيط سير العمل وزيادة كفاءة فريقك.
تقييم قدرات تكامل البرامج. يجب أن يتكامل نظام إدارة المستندات المثالي بشكل جيد مع أدوات إدارة علاقات العملاء وبرامج المحاسبة التابعة لجهات خارجية حتى تتمكن من تحليل البيانات وتعيين مستندات الملكية والأعمال الورقية إلى المشروع أو العميل المناسب.
ابحث عن ميزة التقارير والتحليلات. ستحتاج إلى تقارير وتحليلات لإنشاء طرق عرض تفصيلية للبيانات من النماذج وسجلات الممتلكات والأعمال الورقية التي يتعامل معها فريقك. بالإضافة إلى ذلك ، توفر التحليلات رؤى حول أداء العملية وتجعل تصنيف المستندات وفرزها أكثر كفاءة.
أسئلة شائعة لطرحها على بائعي البرامج قبل الشراء
هذه بعض الأسئلة الشائعة التي يمكنك طرحها على البائعين عند تقييم خيارات برامج إدارة المستندات العقارية:
هل يسمح لي برنامجك بالتقاط وتخزين وتنظيم المستندات بتنسيقات مختلفة؟
يستوعب نظام إدارة المستندات المثالي كلاً من المستندات الورقية والرقمية. يجب أن يكون البرنامج قادرًا على تحويل المستندات الورقية إلى تنسيق نصي قابل للتحرير وتخزينها جنبًا إلى جنب مع العقود الرقمية والمستندات عبر الإنترنت. اسأل البائعين عما إذا كانت برامجهم تحتوي على هذه الميزة.
هل يمكنني استرجاع الملفات القديمة والمحفوظة؟
في بعض الأحيان ، قد تحتاج إلى مستندات قديمة للتحقق من المعاملات. يعد حل إدارة المستندات الذي يوفر لوحة معلومات للبحث لاسترداد الملفات القديمة بسرعة مثاليًا في مثل هذه الحالات. اسأل البائعين عما إذا كانت برامجهم تتيح لك أرشفة المستندات والبحث عنها واستردادها متى لزم الأمر.
ما نوع إجراءات الأمان الموجودة في برنامجك؟
يجب ألا يمتثل النظام الأساسي لإدارة المستندات الذي تختاره لسياسات وإجراءات الأمان الخاصة بشركتك فحسب ، بل يجب أيضًا حماية جميع المستندات الحساسة عبر ميزات الأمان مثل المصادقة الثنائية ووصول المستخدم المستند إلى الدور. عند استكشاف الخيارات ، اسأل البائعين عن ميزات الأمان التي تقدمها برامجهم.