3 migliori software di gestione dei documenti immobiliari
Pubblicato: 2022-12-08Non perdere mai alcuna documentazione cruciale con il software di gestione dei documenti immobiliari.
Sei un imprenditore immobiliare o un gestore di proprietà che si occupa di tonnellate di scartoffie? Trascorri ore a gestire e organizzare documenti sensibili? Se queste situazioni suonano familiari, dovresti utilizzare un software di gestione dei documenti .
Con una soluzione di gestione dei documenti, puoi facilmente archiviare, gestire e organizzare la documentazione relativa a transazioni immobiliari, transazioni di gestione immobiliare o campagne. Puoi condividere documenti digitalmente con i tuoi agenti immobiliari e utilizzare funzionalità di sicurezza come l'autenticazione a due fattori per assicurarti di non perdere mai documenti importanti.
Questo articolo evidenzia, in ordine alfabetico, i tre migliori software di gestione dei documenti immobiliari in base alle recensioni degli utenti. Per ogni prodotto, includiamo le valutazioni complessive degli utenti insieme al parametro con il punteggio più alto, estratti di recensioni di professionisti del settore e prezzi dei prodotti. Leggi di più .
1. Casella aziendale
Ecco alcuni estratti di recensioni di professionisti del settore immobiliare che hanno utilizzato Dropbox Business per la gestione dei documenti:
" Adoro la semplice interfaccia degli strumenti nativi che mi consentono di trattare Dropbox come un posto in più (o preferibilmente l'unico) in cui archiviare i file. Mi piace poter semplicemente condividere le cose con altre persone ."
" I tuoi file sono al sicuro e archiviati correttamente. Eccellente integrazione nel centro app, quindi migliora la collaborazione. Funziona bene su tutti i sistemi operativi di computer e dispositivi. Facile da usare e i file cruciali possono essere condivisi con i colleghi. Esportazione dei file nella posizione desiderata. "
" Dato che sono un freelance e di solito lavoro da casa, questo è un must. Invece di andare in ufficio per incontrare un cliente, possono semplicemente inviarmi i file necessari al mio Dropbox e poi chiamarmi e spiegarmi cosa vorrebbero come me a che fare con loro. È super conveniente e fa risparmiare tempo. "
Leggi tutte le recensioni di Dropbox Business qui .
2. GoogleDrive
Ecco alcuni estratti di recensioni di professionisti del settore immobiliare che hanno utilizzato Google Drive per la gestione dei documenti:
" "
" Google Drive ha praticamente tutto coperto. Dalla facilità d'uso, mantenendo le cose semplici (non complicando eccessivamente) soprattutto con il design e la gestione delle cartelle. A livello di base offrono questo servizio GRATIS! Tutto ciò di cui hai bisogno è solo un'e-mail per ottenere iniziato e hai già circa 15 GB di spazio di archiviazione cloud gratuito... che è molto generoso!"
“Facile da usare, qualsiasi utente può comprendere l'ambiente in pochi minuti dopo essere entrato e aver familiarizzato con il sito, ritengo che la quantità di spazio di archiviazione gratuito sia più che sufficiente. La possibilità di condividere documenti con altre persone è ottima .”
Real tutte le recensioni di Google Drive qui .
3.Microsoft 365
Ecco alcuni estratti di recensioni di professionisti del settore immobiliare che hanno utilizzato Microsoft 365 per la gestione dei documenti:
"Utilizzo quotidianamente Microsoft 365 per gestire la mia posta elettronica (su più account utente e piattaforme) e le attività, ho trovato le attività di calendario e promemoria in Outlook particolarmente importanti. Mi offre anche importanti strumenti di Word ed Excel e altri strumenti di elaborazione dei documenti a portata di mano- suggerimenti quando ne ho bisogno.
"Microsoft 365 fa un ottimo lavoro consentendo agli utenti di passare dall'app desktop all'app online e viceversa, per accedere e condividere qualsiasi documento ovunque si trovino. È stato particolarmente utile perché lavoro da casa e in ufficio allo stesso tempo!"
"Microsoft 365 è un hub senza soluzione di continuità per l'accesso a molti elementi essenziali aziendali, come Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams, ecc. Tutte queste diverse applicazioni interagiscono perfettamente tra loro tramite il cloud e possono essere un ottimo modo per per organizzare i progetti. È veloce da configurare e funziona alla grande. "
Leggi tutte le recensioni di Microsoft 365 qui .
Quali funzionalità offrono gli strumenti di gestione dei documenti?
Le caratteristiche principali del software di gestione dei documenti sono:
Acquisizione di documenti : scansiona documenti fisici per convertirli in file digitali e spostarli nel software.
Archiviazione documenti : archivia i documenti immobiliari in una posizione centralizzata per un facile accesso.
Ricerca full-text: Cerca in un intero documento testo specifico, non solo sezioni.
Tutti i prodotti elencati in questo rapporto includono le funzionalità sopra menzionate.
Oltre a queste funzionalità di base, gli strumenti di gestione dei documenti generalmente tendono anche a offrire:
Controllo/permessi di accesso
Archiviazione e conservazione
Strumenti di collaborazione
Monitoraggio della conformità
Classificazione dei documenti
Conversione file
Condivisione di file
Riconoscimento ottico dei caratteri
Controllo della versione
Come scegliere il giusto software di gestione dei documenti immobiliari
La selezione del giusto software di gestione dei documenti immobiliari può diventare più semplice tenendo presenti queste considerazioni:
Informarsi sulla disponibilità di un'app mobile. I progetti nel settore immobiliare coinvolgono più parti interessate e, con un'app mobile, puoi semplificare l'accesso ai documenti per tutte le parti coinvolte. Puoi anche condividere documenti con i tuoi clienti o agenti immobiliari da qualsiasi luogo. Un'app mobile è fondamentale per semplificare i flussi di lavoro e aumentare l'efficienza del tuo team.
Valuta le capacità di integrazione del software. Un sistema di gestione dei documenti ideale dovrebbe integrarsi bene con CRM di terze parti e strumenti software di contabilità in modo da poter analizzare i dati e mappare documenti di proprietà e documenti per il progetto o il cliente giusto.
Cerca la funzionalità di reporting e analisi. Avrai bisogno di rapporti e analisi per creare visualizzazioni dettagliate dei dati dai moduli, dai registri delle proprietà e dai documenti gestiti dal tuo team. Inoltre, l'analisi fornisce informazioni dettagliate sulle prestazioni del processo e rende più efficiente la classificazione e l'ordinamento dei documenti.
Domande comuni da porre ai fornitori di software prima dell'acquisto
Queste sono alcune domande comuni che puoi porre ai fornitori quando valuti le opzioni del software di gestione dei documenti immobiliari:
Il vostro software mi consente di acquisire, archiviare e organizzare documenti in diversi formati?
Un sistema di gestione dei documenti ideale ospita sia documenti cartacei che digitali. Il software dovrebbe essere in grado di convertire i documenti cartacei in un formato di testo modificabile e archiviarli insieme a contratti digitali e documenti online. Chiedi ai venditori se il loro software ha questa funzione.
Posso recuperare file vecchi e archiviati?
A volte, potresti aver bisogno di vecchi documenti per verificare le transazioni. Una soluzione di gestione dei documenti che fornisce un dashboard di ricerca per recuperare rapidamente i vecchi file è l'ideale in questi casi. Chiedi ai fornitori se il loro software ti consente di archiviare i documenti e di cercarli e recuperarli quando necessario.
Che tipo di misure di sicurezza ha in atto il tuo software?
La piattaforma di gestione dei documenti che scegli non deve solo rispettare le politiche e le procedure di sicurezza della tua azienda, ma anche salvaguardare tutti i documenti sensibili tramite funzionalità di sicurezza come l'autenticazione a due fattori e l'accesso utente basato sui ruoli. Quando esplori le opzioni, chiedi ai fornitori quali funzionalità di sicurezza offrono il loro software.