3 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Real Estat Terbaik

Jangan pernah kehilangan dokumen penting apa pun dengan perangkat lunak manajemen dokumen real estat.

Apakah Anda seorang pemilik bisnis real estat atau manajer properti yang berurusan dengan banyak dokumen? Apakah Anda menghabiskan waktu berjam-jam mengelola dan mengatur dokumen sensitif? Jika situasi ini terdengar familiar, maka Anda harus menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen .

Dengan solusi manajemen dokumen, Anda dapat dengan mudah menyimpan, mengelola, dan mengatur dokumentasi terkait transaksi real estat, transaksi manajemen properti, atau kampanye. Anda dapat berbagi dokumen secara digital dengan agen real estat Anda dan menggunakan fitur keamanan seperti autentikasi dua faktor untuk memastikan Anda tidak pernah kehilangan dokumen penting apa pun.

Artikel ini menyoroti, dalam urutan abjad, tiga perangkat lunak manajemen dokumen real estat terbaik berdasarkan ulasan pengguna. Untuk setiap produk, kami menyertakan peringkat pengguna secara keseluruhan beserta parameter dengan peringkat tertinggi, kutipan ulasan dari profesional industri, dan harga produk. Baca lebih lanjut .

1. Dropbox Bisnis

Berikut beberapa kutipan ulasan dari para profesional real estate yang telah menggunakan Dropbox Business untuk pengelolaan dokumen:

“ Saya suka antarmuka sederhana untuk alat asli yang memungkinkan saya memperlakukan Dropbox sebagai satu lagi (atau sebaiknya satu-satunya) tempat untuk menyimpan file. Saya senang bisa berbagi sesuatu dengan orang lain .”

“ File Anda aman dan disimpan dengan baik. Integrasi yang sangat baik di pusat aplikasi sehingga meningkatkan kolaborasi. Berfungsi dengan baik di semua sistem operasi komputer dan perangkat. Mudah digunakan dan file penting dapat dibagikan dengan rekan kerja. Mengekspor file ke lokasi yang diinginkan. ”

“ Karena saya pekerja lepas dan biasanya bekerja dari rumah, ini adalah suatu keharusan. Alih-alih mengemudi ke kantor untuk bertemu dengan klien, mereka dapat mengirimi saya file yang diperlukan ke Dropbox saya lalu menelepon saya dan menjelaskan apa yang mereka lakukan. seperti yang saya lakukan dengan mereka. Sangat nyaman dan hemat waktu. ”

Baca semua ulasan Dropbox Business di sini .

2.Google Drive

Berikut beberapa kutipan ulasan dari para profesional real estate yang telah menggunakan Google Drive untuk pengelolaan dokumen:

“ ”

“ Google drive cukup banyak mencakup semuanya. Dari kemudahan penggunaan, menjaga hal-hal sederhana (tidak terlalu rumit) terutama dengan desain dan manajemen folder. Pada tingkat paling dasar, mereka menawarkan layanan ini GRATIS! Yang Anda butuhkan hanyalah email untuk mendapatkan dimulai dan Anda sudah memiliki penyimpanan cloud gratis senilai sekitar 15GB..yang sangat murah hati!”

“Mudah digunakan, setiap pengguna dapat memahami lingkungan dalam beberapa menit setelah masuk dan membiasakan diri dengan situs, saya menganggap jumlah penyimpanan gratis lebih dari cukup. Opsi untuk berbagi dokumen dengan orang lain sangat bagus .”

Nyata semua ulasan Google Drive di sini .

3.Microsoft 365

Berikut beberapa kutipan ulasan dari profesional real estate yang telah menggunakan Microsoft 365 untuk manajemen dokumen:

“Saya menggunakan Microsoft 365 setiap hari untuk mengelola email saya (di beberapa akun dan platform pengguna) dan tugas, menurut saya tugas kalender dan pengingat di Outlook sangat penting. tip ketika saya membutuhkannya.

“Microsoft 365 melakukan pekerjaan luar biasa yang memungkinkan pengguna beralih antara aplikasi desktop dan online, untuk mengakses dan berbagi dokumen apa pun saat dalam perjalanan. Ini sangat membantu karena saya bekerja dari rumah dan di kantor pada waktu yang bersamaan!”

“Microsoft 365 adalah hub tanpa batas untuk mengakses banyak kebutuhan bisnis, seperti Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams, dll. Semua aplikasi yang berbeda ini berinteraksi dengan mulus satu sama lain melalui cloud, dan dapat menjadi cara yang hebat untuk mengatur proyek. Pengaturannya cepat dan berfungsi dengan baik. ”

Baca semua ulasan Microsoft 365 di sini .

Fitur apa yang ditawarkan alat manajemen dokumen?

Fitur inti dari perangkat lunak manajemen dokumen adalah:

• Pengambilan dokumen : Pindai dokumen fisik untuk mengubahnya menjadi file digital dan pindahkan ke perangkat lunak.

• Penyimpanan dokumen : Simpan dokumen real estat di lokasi terpusat untuk akses mudah.

• Pencarian teks lengkap: Lihat seluruh dokumen untuk teks tertentu, bukan hanya bagian.

Semua produk yang tercantum dalam laporan ini menyertakan fitur yang disebutkan di atas.

Selain fitur inti ini, alat manajemen dokumen juga cenderung menawarkan:

• Kontrol/izin akses

• Pengarsipan dan penyimpanan

• Alat kolaborasi

• Pelacakan kepatuhan

• Klasifikasi dokumen

• Konversi file

• File sharing

• Pengenalan karakter optik

• Kontrol versi

Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen real estat yang tepat

Memilih perangkat lunak manajemen dokumen real estat yang tepat dapat menjadi lebih mudah dengan mempertimbangkan pertimbangan berikut:

• Menanyakan tentang ketersediaan aplikasi seluler. Proyek di industri real estat melibatkan banyak pemangku kepentingan, dan dengan aplikasi seluler, Anda dapat membantu menyederhanakan akses dokumen untuk semua pihak yang terlibat. Anda juga dapat berbagi dokumen dengan klien atau agen real estat Anda dari mana saja. Aplikasi seluler sangat penting untuk menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan efisiensi tim Anda.

• Menilai kemampuan integrasi perangkat lunak. Sistem manajemen dokumen yang ideal harus terintegrasi dengan baik dengan CRM pihak ketiga dan alat perangkat lunak akuntansi sehingga Anda dapat menganalisis data dan memetakan dokumen dan dokumen properti ke proyek atau klien yang tepat.

• Cari fitur pelaporan dan analitik. Anda memerlukan pelaporan dan analitik untuk membuat tampilan data mendetail dari formulir, catatan properti, dan dokumen yang ditangani tim Anda. Selain itu, analitik memberikan wawasan tentang kinerja proses dan membuat pengelompokan dan penyortiran dokumen menjadi lebih efisien.

Pertanyaan umum untuk ditanyakan kepada vendor perangkat lunak sebelum membeli

Ini adalah beberapa pertanyaan umum yang dapat Anda tanyakan kepada vendor saat menilai opsi perangkat lunak manajemen dokumen real estat:

Apakah perangkat lunak Anda memungkinkan saya merekam, menyimpan, dan mengatur dokumen dalam berbagai format?

Sistem manajemen dokumen yang ideal mengakomodasi dokumen kertas dan digital. Perangkat lunak harus dapat mengubah dokumen kertas menjadi format teks yang dapat diedit dan menyimpannya bersama kontrak digital dan dokumen online. Tanyakan vendor apakah perangkat lunak mereka memiliki fitur ini.

Bisakah saya mengambil file lama dan yang diarsipkan?

Terkadang, Anda mungkin memerlukan dokumen lama untuk memverifikasi transaksi. Solusi manajemen dokumen yang menyediakan dasbor pencarian untuk mengambil file lama dengan cepat sangat ideal dalam kasus seperti itu. Tanyakan vendor apakah perangkat lunak mereka memungkinkan Anda mengarsipkan dokumen dan mencari serta mengambilnya kapan pun diperlukan.

Tindakan keamanan seperti apa yang dimiliki perangkat lunak Anda?

Platform manajemen dokumen yang Anda pilih tidak hanya harus mematuhi kebijakan dan prosedur keamanan bisnis Anda, tetapi juga melindungi semua dokumen sensitif melalui fitur keamanan seperti autentikasi dua faktor dan akses pengguna berbasis peran. Saat menjelajahi opsi, tanyakan vendor fitur keamanan apa yang ditawarkan perangkat lunak mereka.