3 Melhor Software de Gestão de Documentos Imobiliários

Nunca perca nenhuma papelada crucial com o software de gerenciamento de documentos imobiliários.

Você é proprietário de uma empresa imobiliária ou gerente de propriedade que lida com toneladas de papelada? Você passa horas gerenciando e organizando documentos confidenciais? Se essas situações parecerem familiares, você deve usar um software de gerenciamento de documentos .

Com uma solução de gerenciamento de documentos, você pode armazenar, gerenciar e organizar facilmente a documentação relacionada a negócios imobiliários, transações de gerenciamento de propriedades ou campanhas. Você pode compartilhar documentos digitalmente com seus agentes imobiliários e usar recursos de segurança, como autenticação de dois fatores, para garantir que você nunca perca nenhuma papelada crucial.

Este artigo destaca, em ordem alfabética, os três melhores softwares de gerenciamento de documentos imobiliários com base nas avaliações dos usuários. Para cada produto, incluímos classificações gerais de usuários junto com o parâmetro de classificação mais alta, trechos de análises de profissionais do setor e preços de produtos. Leia mais .

1. Dropbox Business

Aqui estão alguns trechos de avaliações de profissionais do setor imobiliário que usaram o Dropbox Business para gerenciamento de documentos:

“ Adoro a interface simples das ferramentas nativas que me permitem tratar o Dropbox como mais um (ou de preferência o único) lugar para armazenar arquivos. Gosto de poder simplesmente compartilhar coisas com outras pessoas .”

“ Seus arquivos estão seguros e armazenados adequadamente.Excelente integração no centro de aplicativos, portanto, melhora a colaboração.Funciona bem em todos os sistemas operacionais de computadores e dispositivos.Fácil de usar e arquivos cruciais podem ser compartilhados com colegas. ”

“ Como sou freelance e geralmente trabalho em casa, isso é obrigatório. Em vez de dirigir até um escritório para atender um cliente, eles podem simplesmente enviar os arquivos necessários para o meu Dropbox e depois me ligar e explicar o que gostariam como eu fazer com eles. É super conveniente e economiza tempo. ”

Leia todas as análises do Dropbox Business aqui .

2. Google Drive

Aqui estão alguns trechos de comentários de profissionais imobiliários que usaram o Google Drive para gerenciamento de documentos:

" ”

“ O Google Drive cobre praticamente tudo.Desde a facilidade de uso, mantendo as coisas simples (sem complicar demais), especialmente com o design e o gerenciamento de pastas.No nível mais básico, eles oferecem este serviço GRATUITO!Tudo o que você precisa é apenas um e-mail para obter iniciado e você já tem cerca de 15 GB de armazenamento em nuvem gratuito... o que é muito generoso!”

“Fácil de usar, qualquer usuário consegue entender o ambiente em poucos minutos após entrar e se familiarizar com o site, considero que a quantidade de armazenamento gratuito é mais que suficiente. A opção de compartilhar documentos com outras pessoas é ótima .”

Todas as avaliações reais do Google Drive aqui .

3.Microsoft 365

Aqui estão alguns trechos de revisão de profissionais imobiliários que usaram o Microsoft 365 para gerenciamento de documentos:

“Uso o Microsoft 365 diariamente para gerenciar meu e-mail (em várias contas de usuário e plataformas) e tarefas. Achei as tarefas de calendário e lembrete no Outlook especialmente importantes. dicas quando preciso delas.”

“O Microsoft 365 faz um ótimo trabalho, permitindo que os usuários alternem entre o aplicativo de desktop e online, para acessar e compartilhar qualquer documento em movimento. Tem sido especialmente útil porque trabalho em casa e no escritório ao mesmo tempo!”

“Microsoft 365 é um hub perfeito para acessar muitos itens essenciais de negócios, como Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams etc. para organizar projetos. É rápido de configurar e funciona muito bem. ”

Leia todas as análises do Microsoft 365 aqui .

Quais recursos as ferramentas de gerenciamento de documentos oferecem?

Os principais recursos do software de gerenciamento de documentos são:

• Captura de documentos : digitalize documentos físicos para convertê-los em arquivos digitais e movê-los para o software.

• Armazenamento de documentos : armazene documentos imobiliários em um local centralizado para facilitar o acesso.

• Pesquisa de texto completo: Procure um texto específico em todo o documento, não apenas seções.

Todos os produtos listados neste relatório incluem os recursos mencionados acima.

Além desses recursos principais, as ferramentas de gerenciamento de documentos também tendem a oferecer:

• Controle de acesso/permissão

• Arquivamento e retenção

• Ferramentas de colaboração

• Rastreamento de conformidade

• Classificação de documentos

• Conversão de arquivo

• Compartilhamento de arquivos

• Reconhecimento óptico de caracteres

• Controle de versão

Como escolher o software de gerenciamento de documentos imobiliários certo

Selecionar o software de gerenciamento de documentos imobiliários certo pode se tornar mais fácil com estas considerações em mente:

• Informe-se sobre a disponibilidade de um aplicativo móvel. Os projetos no setor imobiliário envolvem várias partes interessadas e, com um aplicativo móvel, você pode ajudar a simplificar o acesso a documentos para todas as partes envolvidas. Você também pode compartilhar a papelada com seus clientes ou agentes imobiliários de qualquer lugar. Um aplicativo móvel é crucial para simplificar fluxos de trabalho e aumentar a eficiência de sua equipe.

• Avalie os recursos de integração de software. Um sistema de gerenciamento de documentos ideal deve se integrar bem com CRM de terceiros e ferramentas de software de contabilidade para que você possa analisar dados e mapear documentos de propriedade e papelada para o projeto ou cliente certo.

• Procure o recurso de relatórios e análises. Você precisará de relatórios e análises para criar exibições detalhadas dos dados dos formulários, registros de propriedade e papelada com que sua equipe lida. Além disso, a análise fornece informações sobre o desempenho do processo e torna a classificação e classificação de documentos mais eficiente.

Perguntas comuns a serem feitas aos fornecedores de software antes da compra

Estas são algumas perguntas comuns que você pode fazer aos fornecedores ao avaliar as opções de software de gerenciamento de documentos imobiliários:

Seu software me permite capturar, armazenar e organizar documentos em diferentes formatos?

Um sistema de gerenciamento de documentos ideal acomoda documentos em papel e digitais. O software deve ser capaz de converter documentos em papel em um formato de texto editável e armazená-los juntamente com contratos digitais e documentos online. Pergunte aos fornecedores se o software deles possui esse recurso.

Posso recuperar arquivos antigos e arquivados?

Às vezes, você pode exigir documentos antigos para verificar as transações. Uma solução de gerenciamento de documentos que forneça um painel de pesquisa para recuperar arquivos antigos rapidamente é ideal nesses casos. Pergunte aos fornecedores se o software deles permite arquivar documentos e pesquisá-los e recuperá-los sempre que necessário.

Que tipo de medidas de segurança seu software possui?

A plataforma de gerenciamento de documentos que você escolher não deve apenas cumprir as políticas e procedimentos de segurança de sua empresa, mas também proteger todos os documentos confidenciais por meio de recursos de segurança, como autenticação de dois fatores e acesso de usuário baseado em função. Ao explorar as opções, pergunte aos fornecedores quais recursos de segurança seu software oferece.