3 Cel mai bun software de gestionare a documentelor imobiliare

Publicat: 2022-12-08

Nu pierdeți niciodată documentele esențiale cu software-ul de gestionare a documentelor imobiliare.

Sunteți proprietar de afaceri imobiliare sau administrator de proprietate care se ocupă cu tone de documente? Petreci ore întregi gestionând și organizând documente sensibile? Dacă aceste situații sună familiare, atunci ar trebui să utilizați un software de gestionare a documentelor .

Cu o soluție de gestionare a documentelor, puteți stoca, gestiona și organiza cu ușurință documentația legată de oferte imobiliare, tranzacții de administrare a proprietăților sau campanii. Puteți partaja documente digital cu agenții dvs. imobiliari și puteți utiliza funcții de securitate, cum ar fi autentificarea cu doi factori, pentru a vă asigura că nu pierdeți niciodată documentele esențiale.

Acest articol evidențiază, în ordine alfabetică, cele mai bune trei software de gestionare a documentelor imobiliare bazate pe recenziile utilizatorilor. Pentru fiecare produs, includem evaluările generale ale utilizatorilor împreună cu parametrul cel mai bine evaluat, extrase de recenzii de la profesioniști din industrie și prețurile produselor. Citiți mai multe .

1. Dropbox Business

Iată câteva fragmente de recenzii de la profesioniști în domeniul imobiliar care au folosit Dropbox Business pentru gestionarea documentelor:

„ Îmi place interfața simplă cu instrumentele native care îmi permit să tratez Dropbox ca pe un alt loc (sau, de preferință, singurul) loc pentru stocarea fișierelor. Îmi place să pot pur și simplu să partajez lucruri cu alte persoane .”

„ Fișierele dumneavoastră sunt sigure și stocate corect. Integrare excelentă în centrul de aplicații, prin urmare, îmbunătățește colaborarea. Funcționează bine în toate sistemele de operare pentru computere și dispozitive. Ușor de utilizat și fișierele esențiale pot fi partajate cu colegii. Exportarea fișierelor în locația dorită. ”

„ Din moment ce sunt independent și lucrez de obicei de acasă, acest lucru este o necesitate. În loc să conduc la un birou pentru a se întâlni cu un client, ei pot doar să-mi trimită fișierele necesare în Dropbox-ul meu și apoi să mă sune și să explice ce ar vrea. ca mine să fac cu ei. Este foarte convenabil și economisește timp. ”

Citiți aici toate recenziile Dropbox Business .

2. Google Drive

Iată câteva fragmente de recenzii de la profesioniști în domeniul imobiliar care au folosit Google Drive pentru gestionarea documentelor:

„ ”

„ Google Drive are aproape totul acoperit. De la ușurința în utilizare, menținând lucrurile simple (nu prea complicate), în special cu designul și gestionarea folderelor. La nivelul de bază, oferă acest serviciu GRATUIT! Tot ce aveți nevoie este doar un e-mail pentru a primi a început și aveți deja aproximativ 15 GB de stocare gratuită în cloud... ceea ce este foarte generos!”

„Ușor de utilizat, orice utilizator poate înțelege mediul în câteva minute de la intrarea și familiarizarea cu site-ul, consider că cantitatea de stocare gratuită este mai mult decât suficientă. Opțiunea de a partaja documente cu alte persoane este grozavă .”

Real toate recenziile Google Drive aici .

3. Microsoft 365

Iată câteva fragmente de recenzii de la profesioniștii imobiliari care au folosit Microsoft 365 pentru gestionarea documentelor:

„Folosesc Microsoft 365 zilnic pentru a-mi gestiona e-mailul (pe mai multe conturi de utilizator și platforme) și sarcinile, am găsit sarcinile de calendar și de memento în Outlook deosebit de importante. De asemenea, îmi oferă Word și Excel și alte instrumente importante de procesare a documentelor la îndemână- sfaturi când am nevoie de ele.”

„Microsoft 365 face o treabă excelentă, permițând utilizatorilor să comute între aplicația desktop și online, pentru a accesa și a partaja orice documente din mers. A fost deosebit de util deoarece lucrez de acasă și la birou în același timp!”

„Microsoft 365 este un hub perfect pentru accesarea multor elemente esențiale de afaceri, cum ar fi Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams etc. Toate aceste aplicații diferite interacționează perfect între ele prin intermediul cloud-ului și pot fi o modalitate excelentă. pentru a organiza proiecte. Este rapid de configurat și funcționează excelent. ”

Citiți toate recenziile Microsoft 365 aici .

Ce caracteristici oferă instrumentele de gestionare a documentelor?

Caracteristicile de bază ale software-ului de gestionare a documentelor sunt:

  • Captură document : Scanați documente fizice pentru a le converti în fișiere digitale și mutați-le în software.

  • Depozitarea documentelor : stocați documentele imobiliare într-o locație centralizată pentru acces ușor.

  • Căutare text integral: căutați într-un întreg document un anumit text, nu doar secțiuni.

Toate produsele enumerate în acest raport includ caracteristicile menționate mai sus.

Pe lângă aceste caracteristici de bază, instrumentele de gestionare a documentelor tind să ofere de obicei:

  • Control acces/permisiune

  • Arhivare și păstrare

  • Instrumente de colaborare

  • Urmărirea conformității

  • Clasificarea documentelor

  • Conversie de fișiere

  • Distribuire a unui fisier

  • Recunoaștere optică a caracterelor

  • Controlul versiunii

Cum să alegi software-ul potrivit de gestionare a documentelor imobiliare

Selectarea software-ului potrivit de gestionare a documentelor imobiliare poate deveni mai ușoară ținând cont de aceste considerente:

  • Întrebați despre disponibilitatea unei aplicații mobile. Proiectele din industria imobiliară implică mai multe părți interesate, iar cu o aplicație mobilă, puteți ajuta la simplificarea accesului la documente pentru toate părțile implicate. De asemenea, puteți partaja documentele cu clienții sau agenții imobiliari de oriunde. O aplicație mobilă este crucială pentru simplificarea fluxurilor de lucru și creșterea eficienței echipei dvs.

  • Evaluați capacitățile de integrare software. Un sistem ideal de gestionare a documentelor ar trebui să se integreze bine cu instrumentele software de contabilitate și CRM de la terți, astfel încât să puteți analiza datele și să mapați documentele de proprietate și documentele către proiectul sau clientul potrivit.

  • Căutați funcția de raportare și analiză. Veți avea nevoie de raportare și analiză pentru a crea vizualizări detaliate ale datelor din formularele, înregistrările proprietății și documentele pe care le gestionează echipa dvs. În plus, analiza oferă informații despre performanța procesului și face ca clasificarea și sortarea documentelor să fie mai eficientă.

Întrebări frecvente de adresat furnizorilor de software înainte de cumpărare

Acestea sunt câteva întrebări frecvente pe care le puteți adresa vânzătorilor atunci când evaluează opțiunile software de gestionare a documentelor imobiliare:

Software-ul dvs. îmi permite să capturez, să stochez și să organizez documente în diferite formate?

Un sistem ideal de gestionare a documentelor găzduiește atât documentele pe hârtie, cât și cele digitale. Software-ul ar trebui să poată converti documente pe hârtie într-un format text editabil și să le stocheze alături de contracte digitale și documente online. Întrebați furnizorii dacă software-ul lor are această caracteristică.

Pot recupera fișierele vechi și arhivate?

Uneori, este posibil să aveți nevoie de documente vechi pentru verificarea tranzacțiilor. O soluție de gestionare a documentelor care oferă un tablou de bord de căutare pentru a recupera rapid fișierele vechi este ideală în astfel de cazuri. Întrebați furnizorii dacă software-ul lor vă permite să arhivați documente și să le căutați și să le preluați oricând este necesar.

Ce fel de măsuri de securitate are software-ul dvs. în vigoare?

Platforma de gestionare a documentelor pe care o alegeți nu trebuie doar să respecte politicile și procedurile de securitate ale companiei dvs., ci și să protejeze toate documentele sensibile prin funcții de securitate, cum ar fi autentificarea în doi factori și accesul utilizatorului bazat pe roluri. Când explorați opțiuni, întrebați furnizorii ce funcții de securitate oferă software-ul lor.