3 meilleurs logiciels de gestion de documents immobiliers

Publié: 2022-12-08

Ne perdez jamais de documents cruciaux avec un logiciel de gestion de documents immobiliers.

Êtes-vous un propriétaire d'entreprise immobilière ou un gestionnaire immobilier qui traite des tonnes de paperasse ? Passez-vous des heures à gérer et organiser des documents sensibles ? Si ces situations vous semblent familières, vous devez utiliser un logiciel de gestion de documents .

Avec une solution de gestion de documents, vous pouvez facilement stocker, gérer et organiser la documentation relative aux transactions immobilières, aux transactions de gestion immobilière ou aux campagnes. Vous pouvez partager des documents numériquement avec vos agents immobiliers et utiliser des fonctionnalités de sécurité telles que l'authentification à deux facteurs pour vous assurer de ne jamais perdre de documents cruciaux.

Cet article met en évidence, par ordre alphabétique, les trois meilleurs logiciels de gestion de documents immobiliers basés sur les avis des utilisateurs. Pour chaque produit, nous incluons les notes globales des utilisateurs ainsi que le paramètre le mieux noté, des extraits de critiques de professionnels de l'industrie et les prix des produits. En savoir plus .

1. Entreprise Dropbox

Voici quelques extraits d'avis de professionnels de l'immobilier qui ont utilisé Dropbox Business pour la gestion de documents :

" J'aime la simplicité de l'interface avec les outils natifs qui me permettent de traiter Dropbox comme un endroit de plus (ou de préférence le seul) pour stocker des fichiers. J'aime pouvoir simplement partager des choses avec d'autres personnes ."

" Vos fichiers sont en sécurité et correctement stockés. Excellente intégration dans le centre d'applications, ce qui améliore la collaboration. Il fonctionne bien sur tous les systèmes d'exploitation d'ordinateurs et d'appareils. Facile à utiliser et les fichiers cruciaux peuvent être partagés avec des collègues. Exportation de fichiers vers l'emplacement souhaité.

Étant donné que je suis indépendant et que je travaille généralement à domicile, c'est un must. Au lieu de me rendre dans un bureau pour rencontrer un client, ils peuvent simplement m'envoyer les fichiers nécessaires sur ma Dropbox, puis m'appeler et m'expliquer ce qu'ils feraient. comme moi de faire avec eux. C'est super pratique et ça fait gagner du temps.

Lisez tous les avis sur Dropbox Business ici .

2. Google Disque

Voici quelques extraits d'avis de professionnels de l'immobilier qui ont utilisé Google Drive pour la gestion de documents :

" ”

" Google Drive a à peu près tout couvert. De la facilité d'utilisation, en gardant les choses simples (pas trop compliquées), en particulier avec la conception et la gestion des dossiers. Au niveau très basique, ils offrent ce service GRATUITEMENT ! Tout ce dont vous avez besoin est juste un e-mail pour obtenir commencé et vous disposez déjà d'environ 15 Go de stockage cloud gratuit... ce qui est très généreux !"

"Facile à utiliser, tout utilisateur peut comprendre l'environnement en quelques minutes après être entré et familiarisé avec le site, je considère que la quantité de stockage gratuit est plus que suffisante. L'option de partager des documents avec d'autres personnes est excellente ."

Toutes les critiques de Google Drive ici .

3.Microsoft 365

Voici quelques extraits d'avis de professionnels de l'immobilier qui ont utilisé Microsoft 365 pour la gestion de documents :

"J'utilise Microsoft 365 quotidiennement pour gérer mes e-mails (sur plusieurs comptes d'utilisateurs et plates-formes) et mes tâches. J'ai trouvé les tâches de calendrier et de rappel dans Outlook particulièrement importantes. Cela me donne également d'importants outils de traitement de documents Word et Excel et d'autres à portée de main. des conseils quand j'en ai besoin.

"Microsoft 365 fait un excellent travail en permettant aux utilisateurs de basculer entre l'application de bureau et en ligne, afin d'accéder et de partager n'importe quel document en déplacement. Cela a été particulièrement utile car je travaille à la maison et au bureau en même temps !"

"Microsoft 365 est un hub transparent pour accéder à de nombreux éléments essentiels de l'entreprise, tels que Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams, etc. Toutes ces différentes applications interagissent de manière transparente les unes avec les autres via le cloud, et peuvent être un excellent moyen pour organiser des projets. Il est rapide à mettre en place et fonctionne très bien.

Lisez tous les avis sur Microsoft 365 ici .

Quelles fonctionnalités offrent les outils de gestion de documents ?

Les principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion de documents sont les suivantes :

  • Capture de documents : Numérisez des documents physiques pour les convertir en fichiers numériques et transférez-les vers le logiciel.

  • Stockage de documents : Stockez les documents immobiliers dans un emplacement centralisé pour un accès facile.

  • Recherche de texte intégral : parcourez un document entier pour un texte spécifique, pas seulement des sections.

Tous les produits répertoriés dans ce rapport incluent les fonctionnalités mentionnées ci-dessus.

Outre ces fonctionnalités essentielles, les outils de gestion de documents ont également tendance à offrir :

  • Contrôle d'accès/autorisation

  • Archivage et conservation

  • Outils de collaboration

  • Suivi de la conformité

  • Classement des documents

  • Conversion de fichiers

  • Partage de fichiers

  • Reconnaissance optique de caractères

  • Contrôle de version

Comment choisir le bon logiciel de gestion de documents immobiliers

La sélection du bon logiciel de gestion de documents immobiliers peut devenir plus facile avec ces considérations à l'esprit :

  • Renseignez-vous sur la disponibilité d'une application mobile. Les projets dans le secteur immobilier impliquent plusieurs parties prenantes, et avec une application mobile, vous pouvez aider à simplifier l'accès aux documents pour toutes les parties impliquées. Vous pouvez également partager des documents avec vos clients ou agents immobiliers de n'importe où. Une application mobile est essentielle pour simplifier les flux de travail et accroître l'efficacité de votre équipe.

  • Évaluer les capacités d'intégration de logiciels. Un système de gestion de documents idéal doit bien s'intégrer aux outils logiciels tiers de gestion de la relation client et de comptabilité afin que vous puissiez analyser les données et mapper les documents de propriété et les documents au bon projet ou client.

  • Recherchez la fonction de rapport et d'analyse. Vous aurez besoin de rapports et d'analyses pour créer des vues détaillées des données à partir des formulaires, des enregistrements de propriété et des documents que votre équipe gère. De plus, l'analyse fournit des informations sur les performances des processus et rend la classification et le tri des documents plus efficaces.

Questions courantes à poser aux éditeurs de logiciels avant l'achat

Voici quelques questions courantes que vous pouvez poser aux fournisseurs lors de l'évaluation des options logicielles de gestion de documents immobiliers :

Votre logiciel me permet-il de capturer, de stocker et d'organiser des documents dans différents formats ?

Un système de gestion de documents idéal accueille à la fois les documents papier et numériques. Le logiciel doit être capable de convertir des documents papier en un format texte modifiable et de les stocker avec des contrats numériques et des documents en ligne. Demandez aux fournisseurs si leur logiciel possède cette fonctionnalité.

Puis-je récupérer des fichiers anciens et archivés ?

Parfois, vous pourriez avoir besoin d'anciens documents pour vérifier les transactions. Une solution de gestion de documents qui fournit un tableau de bord de recherche pour récupérer rapidement les anciens fichiers est idéale dans de tels cas. Demandez aux fournisseurs si leur logiciel vous permet d'archiver des documents et de les rechercher et de les récupérer chaque fois que nécessaire.

Quel type de mesures de sécurité votre logiciel a-t-il mis en place ?

La plate-forme de gestion de documents que vous choisissez doit non seulement être conforme aux politiques et procédures de sécurité de votre entreprise, mais également protéger tous les documents sensibles via des fonctionnalités de sécurité telles que l'authentification à deux facteurs et l'accès utilisateur basé sur les rôles. Lorsque vous explorez les options, demandez aux fournisseurs quelles fonctionnalités de sécurité leurs logiciels proposent.