Die 3 besten Verwaltungssoftware für Immobiliendokumente

Veröffentlicht: 2022-12-08

Verlieren Sie niemals wichtige Unterlagen mit der Software zur Verwaltung von Immobiliendokumenten.

Sind Sie ein Immobilienunternehmer oder Immobilienverwalter, der sich mit Tonnen von Papierkram befasst? Verbringen Sie Stunden damit, vertrauliche Dokumente zu verwalten und zu organisieren? Wenn Ihnen diese Situationen bekannt vorkommen, sollten Sie eine Dokumentenverwaltungssoftware verwenden .

Mit einer Dokumentenverwaltungslösung können Sie Dokumente im Zusammenhang mit Immobiliengeschäften, Immobilienverwaltungstransaktionen oder Kampagnen einfach speichern, verwalten und organisieren. Sie können Dokumente digital mit Ihren Immobilienmaklern teilen und Sicherheitsfunktionen wie die Zwei-Faktor-Authentifizierung nutzen, um sicherzustellen, dass Sie nie wichtige Unterlagen verlieren.

Dieser Artikel hebt in alphabetischer Reihenfolge die drei besten Verwaltungssoftware für Immobiliendokumente basierend auf Benutzerbewertungen hervor. Für jedes Produkt nehmen wir allgemeine Benutzerbewertungen zusammen mit den am besten bewerteten Parametern, Bewertungsauszügen von Branchenexperten und Produktpreisen auf. Lesen Sie mehr .

1. Dropbox-Geschäft

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Immobilienprofis, die Dropbox Business für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

„ Ich liebe die einfache Schnittstelle zu nativen Tools, die es mir ermöglichen, Dropbox als einen weiteren (oder vorzugsweise den einzigen) Ort zum Speichern von Dateien zu verwenden. Ich mag es, Dinge einfach mit anderen teilen zu können .“

„ Ihre Dateien sind sicher und ordnungsgemäß gespeichert. Hervorragende Integration in das App-Center und verbessert somit die Zusammenarbeit. Es funktioniert gut in allen Betriebssystemen von Computern und Geräten. Einfach zu bedienen und wichtige Dateien können mit Kollegen geteilt werden. ”

„ Da ich freiberuflich arbeite und normalerweise von zu Hause aus arbeite, ist dies ein Muss. Anstatt zu einem Büro zu fahren, um mich mit einem Kunden zu treffen, können sie mir einfach die benötigten Dateien an meine Dropbox senden und mich dann anrufen und erklären, was sie tun würden wie ich mit ihnen zu tun. Es ist super bequem und zeitsparend. ”

Lesen Sie hier alle Dropbox Business-Bewertungen .

2. Google Drive

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Immobilienfachleuten, die Google Drive für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

„ ”

„ Google Drive hat so ziemlich alles abgedeckt. Von der Benutzerfreundlichkeit bis hin zur Einfachheit (nicht zu kompliziert), insbesondere beim Design und der Ordnerverwaltung. Auf der Grundstufe bieten sie diesen Service KOSTENLOS an! Alles, was Sie brauchen, ist eine E-Mail gestartet und Sie haben bereits ungefähr 15 GB kostenlosen Cloud-Speicher ... was sehr großzügig ist!“

„Einfach zu bedienen, jeder Benutzer kann die Umgebung innerhalb weniger Minuten verstehen, nachdem er die Website betreten und sich mit ihr vertraut gemacht hat. Ich bin der Meinung, dass die Menge an kostenlosem Speicherplatz mehr als genug ist. Die Option, Dokumente mit anderen Personen zu teilen, ist großartig .“

Real alle Google Drive Bewertungen hier .

3. Microsoft 365

Hier sind einige Bewertungsauszüge von Immobilienfachleuten, die Microsoft 365 für die Dokumentenverwaltung verwendet haben:

„Ich verwende Microsoft 365 täglich, um meine E-Mails (über mehrere Benutzerkonten und Plattformen hinweg) und Aufgaben zu verwalten. Ich fand Kalender- und Erinnerungsaufgaben in Outlook besonders wichtig. Es gibt mir auch wichtige Word- und Excel- und andere Dokumentverarbeitungstools zur Hand. Tipps, wenn ich sie brauche.“

„Microsoft 365 leistet hervorragende Arbeit, indem es Benutzern ermöglicht, zwischen der Desktop-App und online zu wechseln, um unterwegs auf alle Dokumente zuzugreifen und sie zu teilen. Es war besonders hilfreich, da ich gleichzeitig von zu Hause aus und im Büro arbeite!“

„Microsoft 365 ist ein nahtloser Knotenpunkt für den Zugriff auf viele wichtige Geschäftsfunktionen wie Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams usw. All diese verschiedenen Anwendungen interagieren nahtlos über die Cloud miteinander und können eine großartige Möglichkeit sein zum Organisieren von Projekten. Es ist schnell eingerichtet und funktioniert hervorragend. ”

Lesen Sie hier alle Microsoft 365-Rezensionen .

Welche Funktionen bieten Dokumentenmanagement-Tools?

Die Kernfunktionen einer Dokumentenverwaltungssoftware sind:

  • Dokumentenerfassung : Scannen Sie physische Dokumente, um sie in digitale Dateien umzuwandeln und in die Software zu verschieben.

  • Dokumentenspeicherung : Speichern Sie Immobiliendokumente an einem zentralen Ort für einfachen Zugriff.

  • Volltextsuche: Durchsuchen Sie ein ganzes Dokument nach bestimmtem Text, nicht nur nach Abschnitten.

Alle in diesem Bericht aufgeführten Produkte enthalten die oben genannten Funktionen.

Neben diesen Kernfunktionen bieten Dokumentenmanagement-Tools in der Regel auch:

  • Zugriffskontrolle/Berechtigung

  • Archivierung und Aufbewahrung

  • Werkzeuge zur Zusammenarbeit

  • Compliance-Verfolgung

  • Dokumentenklassifizierung

  • Dateikonvertierung

  • Datenaustausch

  • Optische Zeichenerkennung

  • Versionskontrolle

So wählen Sie die richtige Dokumentenverwaltungssoftware für Immobilien aus

Die Auswahl der richtigen Dokumentenverwaltungssoftware für Immobilien kann unter Berücksichtigung der folgenden Überlegungen einfacher werden:

  • Informieren Sie sich über die Verfügbarkeit einer mobilen App. An Projekten in der Immobilienbranche sind mehrere Interessengruppen beteiligt, und mit einer mobilen App können Sie dazu beitragen, den Dokumentenzugriff für alle Beteiligten zu vereinfachen. Sie können auch Dokumente mit Ihren Kunden oder Immobilienmaklern von überall aus teilen. Eine mobile App ist entscheidend, um Arbeitsabläufe zu vereinfachen und die Effizienz Ihres Teams zu steigern.

  • Bewerten Sie die Softwareintegrationsfähigkeiten. Ein ideales Dokumentenmanagementsystem sollte sich gut in CRM- und Buchhaltungssoftware-Tools von Drittanbietern integrieren lassen, damit Sie Daten analysieren und Eigentumsdokumente und Unterlagen dem richtigen Projekt oder Kunden zuordnen können.

  • Suchen Sie nach der Berichts- und Analysefunktion. Sie benötigen Berichte und Analysen, um detaillierte Ansichten von Daten aus den Formularen, Immobilienaufzeichnungen und Unterlagen zu erstellen, die Ihr Team bearbeitet. Darüber hinaus bieten Analysen Einblicke in die Prozessleistung und machen das Klassifizieren und Sortieren von Dokumenten effizienter.

Häufige Fragen, die Softwareanbieter vor dem Kauf stellen sollten

Dies sind einige häufig gestellte Fragen, die Sie Anbietern stellen können, wenn Sie die Softwareoptionen für die Verwaltung von Immobiliendokumenten bewerten:

Kann ich mit Ihrer Software Dokumente in verschiedenen Formaten erfassen, speichern und organisieren?

Ein ideales Dokumentenmanagementsystem berücksichtigt sowohl Papierdokumente als auch digitale Dokumente. Die Software sollte in der Lage sein, Papierdokumente in ein bearbeitbares Textformat umzuwandeln und neben digitalen Verträgen und Online-Dokumenten zu speichern. Fragen Sie Anbieter, ob ihre Software über diese Funktion verfügt.

Kann ich alte und archivierte Dateien abrufen?

Manchmal benötigen Sie möglicherweise alte Dokumente, um Transaktionen zu überprüfen. In solchen Fällen ist eine Dokumentenmanagementlösung ideal, die ein Such-Dashboard bereitstellt, um alte Dateien schnell wiederzufinden. Fragen Sie Anbieter, ob Sie mit ihrer Software Dokumente archivieren und bei Bedarf durchsuchen und abrufen können.

Welche Art von Sicherheitsmaßnahmen hat Ihre Software?

Die von Ihnen gewählte Dokumentenverwaltungsplattform sollte nicht nur den Sicherheitsrichtlinien und -verfahren Ihres Unternehmens entsprechen, sondern auch alle sensiblen Dokumente über Sicherheitsfunktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenbasierten Benutzerzugriff schützen. Fragen Sie bei der Erkundung der Optionen die Anbieter, welche Sicherheitsfunktionen ihre Software bietet.