3 Najlepsze oprogramowanie do zarządzania dokumentami nieruchomości

Opublikowany: 2022-12-08

Nigdy nie trać ważnych dokumentów dzięki oprogramowaniu do zarządzania dokumentami nieruchomości.

Czy jesteś właścicielem firmy zajmującej się nieruchomościami lub zarządcą nieruchomości, który zajmuje się tonami papierkowej roboty? Spędzasz godziny na zarządzaniu i organizowaniu poufnych dokumentów? Jeśli te sytuacje brzmią znajomo, powinieneś użyć oprogramowania do zarządzania dokumentami .

Dzięki rozwiązaniu do zarządzania dokumentami możesz łatwo przechowywać, zarządzać i organizować dokumentację związaną z transakcjami dotyczącymi nieruchomości, transakcjami zarządzania nieruchomościami lub kampaniami. Możesz udostępniać dokumenty cyfrowo agentom nieruchomości i korzystać z funkcji bezpieczeństwa, takich jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe, aby mieć pewność, że nigdy nie stracisz żadnych ważnych dokumentów.

W tym artykule wymieniono, w porządku alfabetycznym, trzy najlepsze programy do zarządzania dokumentacją nieruchomości na podstawie recenzji użytkowników. Dla każdego produktu uwzględniamy ogólne oceny użytkowników wraz z najwyżej ocenianym parametrem, fragmenty opinii profesjonalistów z branży oraz ceny produktów. Czytaj więcej .

1. Dropbox Business

Oto kilka fragmentów opinii specjalistów z branży nieruchomości, którzy korzystali z Dropbox Business do zarządzania dokumentami:

„ Uwielbiam prosty interfejs narzędzi natywnych, który pozwala mi traktować Dropbox jako jeszcze jedno (a najlepiej jedyne) miejsce do przechowywania plików. Lubię po prostu dzielić się rzeczami z innymi ludźmi ”.

„ Twoje pliki są bezpieczne i odpowiednio przechowywane. Doskonała integracja z centrum aplikacji, co usprawnia współpracę. Działa dobrze we wszystkich systemach operacyjnych komputerów i urządzeń. Łatwe w użyciu i ważne pliki można udostępniać współpracownikom. Eksportowanie plików do wybranej lokalizacji. ”

„ Ponieważ jestem freelancerem i zwykle pracuję z domu, jest to koniecznością. Zamiast jechać do biura na spotkanie z klientem, mogą po prostu wysłać mi potrzebne pliki do mojego Dropbox, a następnie zadzwonić do mnie i wyjaśnić, co jak ja z nimi zrobić. Jest to bardzo wygodne i oszczędza czas. ”

Przeczytaj wszystkie recenzje Dropbox Business tutaj .

2. Dysk Google

Oto fragmenty opinii specjalistów z branży nieruchomości, którzy używali Dysku Google do zarządzania dokumentami:

„ ”

„ Dysk Google ma prawie wszystko. Od łatwości obsługi po prostotę (bez nadmiernego komplikowania), zwłaszcza w zakresie projektowania i zarządzania folderami. Na bardzo podstawowym poziomie oferują tę usługę BEZPŁATNIE! Wszystko, czego potrzebujesz, to tylko e-mail, aby otrzymać zacząłeś i masz już około 15 GB darmowego miejsca w chmurze… co jest bardzo hojne!”

„Łatwy w użyciu, każdy użytkownik może zrozumieć środowisko w ciągu kilku minut od wejścia i zapoznania się z witryną, uważam, że ilość darmowego miejsca jest więcej niż wystarczająca. Możliwość udostępniania dokumentów innym osobom jest świetna ”.

Prawdziwe wszystkie recenzje Dysku Google tutaj .

3.Microsoft365

Oto kilka fragmentów opinii specjalistów z branży nieruchomości, którzy używali platformy Microsoft 365 do zarządzania dokumentami:

„Codziennie korzystam z usługi Microsoft 365 do zarządzania pocztą e-mail (na wielu kontach użytkowników i platformach) oraz zadaniami. Zadania związane z kalendarzem i przypomnieniami są dla mnie szczególnie ważne w programie Outlook. Daje mi to również dostęp do ważnych programów Word i Excel oraz innych narzędzi do przetwarzania dokumentów — wskazówki, kiedy ich potrzebuję”.

„Microsoft 365 świetnie sobie radzi, umożliwiając użytkownikom przełączanie się między aplikacją komputerową a online w celu uzyskiwania dostępu do dowolnych dokumentów i udostępniania ich w podróży. Było to szczególnie pomocne, ponieważ pracuję jednocześnie w domu iw biurze!”

„Microsoft 365 to bezproblemowe centrum umożliwiające dostęp do wielu niezbędnych funkcji biznesowych, takich jak Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Teams itp. Wszystkie te różne aplikacje bezproblemowo współdziałają ze sobą za pośrednictwem chmury i mogą być świetnym sposobem do organizowania projektów. Jest szybki w konfiguracji i działa świetnie. ”

Przeczytaj wszystkie recenzje platformy Microsoft 365 tutaj .

Jakie funkcje oferują narzędzia do zarządzania dokumentami?

Podstawowe funkcje oprogramowania do zarządzania dokumentami to:

  • Przechwytywanie dokumentów : Skanuj fizyczne dokumenty, aby przekształcić je w pliki cyfrowe i przenieść do oprogramowania.

  • Przechowywanie dokumentów : Przechowuj dokumenty dotyczące nieruchomości w scentralizowanej lokalizacji, aby mieć do nich łatwy dostęp.

  • Wyszukiwanie pełnotekstowe: przejrzyj cały dokument w poszukiwaniu określonego tekstu, a nie tylko sekcji.

Wszystkie produkty wymienione w tym raporcie obejmują wymienione powyżej funkcje.

Oprócz tych podstawowych funkcji, narzędzia do zarządzania dokumentami zwykle oferują również:

  • Kontrola dostępu/pozwolenia

  • Archiwizacja i przechowywanie

  • Narzędzia współpracy

  • Śledzenie zgodności

  • Klasyfikacja dokumentów

  • Konwersja plików

  • Udostępnianie plików

  • Optyczne rozpoznawanie znaków

  • Kontrola wersji

Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie do zarządzania dokumentacją nieruchomości

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania dokumentacją nieruchomości może być prostszy, biorąc pod uwagę następujące kwestie:

  • Zapytaj o dostępność aplikacji mobilnej. Projekty w branży nieruchomości angażują wielu interesariuszy, a dzięki aplikacji mobilnej możesz uprościć dostęp do dokumentów dla wszystkich zaangażowanych stron. Możesz także udostępniać dokumenty swoim klientom lub agentom nieruchomości z dowolnego miejsca. Aplikacja mobilna ma kluczowe znaczenie dla uproszczenia przepływów pracy i zwiększenia wydajności zespołu.

  • Oceń możliwości integracji oprogramowania. Idealny system zarządzania dokumentami powinien dobrze integrować się z zewnętrznymi narzędziami CRM i oprogramowaniem księgowym, aby można było analizować dane i mapować dokumenty nieruchomości i dokumenty do właściwego projektu lub klienta.

  • Poszukaj funkcji raportowania i analiz. Będziesz potrzebować raportów i analiz, aby tworzyć szczegółowe widoki danych z formularzy, rekordów nieruchomości i dokumentów, którymi zajmuje się Twój zespół. Ponadto analityka zapewnia wgląd w wydajność procesów i usprawnia klasyfikowanie i sortowanie dokumentów.

Typowe pytania, które należy zadać sprzedawcom oprogramowania przed zakupem

Oto kilka typowych pytań, które można zadać dostawcom podczas oceny opcji oprogramowania do zarządzania dokumentacją nieruchomości:

Czy oprogramowanie pozwala mi rejestrować, przechowywać i organizować dokumenty w różnych formatach?

Idealny system zarządzania dokumentami obsługuje zarówno dokumenty papierowe, jak i cyfrowe. Oprogramowanie powinno być w stanie konwertować dokumenty papierowe na edytowalny format tekstowy i przechowywać je razem z umowami cyfrowymi i dokumentami online. Zapytaj dostawców, czy ich oprogramowanie ma tę funkcję.

Czy mogę odzyskać stare i zarchiwizowane pliki?

Czasami możesz potrzebować starych dokumentów do weryfikacji transakcji. W takich przypadkach idealne jest rozwiązanie do zarządzania dokumentami, które zapewnia panel wyszukiwania umożliwiający szybkie pobieranie starych plików. Zapytaj dostawców, czy ich oprogramowanie umożliwia archiwizowanie dokumentów oraz wyszukiwanie i pobieranie ich w razie potrzeby.

Jakie środki bezpieczeństwa stosuje Twoje oprogramowanie?

Wybrana przez Ciebie platforma do zarządzania dokumentami powinna nie tylko być zgodna z zasadami i procedurami bezpieczeństwa Twojej firmy, ale także chronić wszystkie poufne dokumenty za pomocą funkcji bezpieczeństwa, takich jak uwierzytelnianie dwuskładnikowe i dostęp użytkowników oparty na rolach. Przeglądając opcje, zapytaj dostawców, jakie funkcje bezpieczeństwa oferuje ich oprogramowanie.