Etkinlik Planlama İşinize Nasıl Başlayacağınızla İlgili Nihai Kılavuz

Etkinlik planlama işine başlamak için şimdiki zaman gibisi yok. Ancak ilk müşterinizi almadan önce bazı hazırlık çalışmaları yapmanız gerekir.

Belki de lisede, çalışma oturumları için atıştırmalıkları, gündemi ve herkesin rolünü planladığınızda başladı. Belki üniversitede, yerel bir barda açık mikrofon geceleri düzenlediğinizde başladı. Tek bildiğin, canın yanıyor: Bir etkinlik planlama işine başlamak istiyorsun.

Ama bunu sadece düşünmekten gerçekten bir iş yürütmeye nasıl geçersiniz?

İşinizi başlatmak için atmanız gereken altı önemli adım vardır. Bunu okumayı bitirdiğinizde mağaza açmaya daha iyi hazırlanabilmeniz için her birini tek tek ele alacağız.

İşinizi başlatmak için 6 adım

1. Uzmanlığınızı oluşturun

İnsanların etkinlikleri konusunda size güvenmelerini istiyorsanız, ne yaptığınızı bildiğinizi göstermeniz gerekir.

Otelcilik lisans derecesi dışında, uzmanlığınızı artırmanıza yardımcı olacak ve müşterilerinizin bilgili ellerde olduklarını bilmelerini sağlayacak çeşitli sertifika programlarına kayıt olabilirsiniz.

Bununla birlikte, o kadar çok sertifika türü vardır ki, alınabilecek en iyisini bilmek zor olabilir. Aşağıda, alabileceğiniz üç genel (yani uzmanlık dışı) sertifikaya göz atacağız.

Elbette, alabileceğiniz çok sayıda başka sertifika ve çok daha fazla etkinlik türüne özgü alabileceğiniz kurslar vardır. Yerel kolejinizin veya üniversitenizin başlamanıza yardımcı olabilecek herhangi bir kurs veya sertifika sunup sunmadığını da görebilirsiniz.

Sertifikalı Toplantı Uzmanı (CMP) Sertifikası

CMP, Convention Industry Council tarafından oluşturulur ve sınav planlama, site yönetimi, etkinlik tasarımı, pazarlama ve uluslararası standartları kapsar.

Konseyin web sitesi önerilen okuma ve hazırlık materyallerini sunar ve sınav birkaç ayda bir yapılır. 2020 yılı için açıklanan test tarihleri ​​Ocak, Mayıs ve Ağustos aylarıdır.

Events Council'e göre bir CMP sahibi, sertifikasız muadillerinden yılda yaklaşık 10.000 $ daha fazla kazanıyor.

Bir sağlık hizmeti etkinlik uzmanı olarak çalışmayı düşündüğünüz en ufak bir şans bile varsa, özellikle bu işlev için bir CMP de sunarlar.

Sertifikalı Özel Etkinlikler Uzmanı (CSEP) Sertifikası

Yılda dört kez uygulanan bu sınava uzaktan girilebilir. CMP'ye benzer şekilde, bir grup profesyonel (bu sefer Uluslararası Canlı Etkinlikler Derneği) tarafından kurulmuştur.

Sertifikasyonunuzla ayrıca, kaynaklarınızı geliştirmenize, tavsiye almanıza ve işletmenizin büyümesine yardımcı olacak danışmanlar bulmanıza yardımcı olabilecek sektör haber bültenleri ve yapılandırılmış bir ağ alırsınız. Ancak, alabilmeniz için bir uzmanlık gereksinimi (etkinlik planlama endüstrisinde üç yıl) vardır.

Toplantı Yönetimi Sertifikası (CMM)

Bilginizi test etmek için bir sınava girmek yerine, CMM eksiksiz bir eğitim programıdır. Yaklaşık 15 hafta sürer ve yaklaşımı pratikten çok akademiktir.

Dezavantajı, Indiana'ya seyahat etmek zorunda kalacak olmanızdır, bu nedenle, bölgeden değilseniz, bu sertifikayı almak için elinizde bulunandan biraz daha fazla bütçe gerekebilir.

Bununla birlikte, bir CMM'ye sahip kişiler, olmayanlardan yılda yaklaşık 30.000 $ daha fazla kazanıyor (ve CMP sertifikasına sahip olanlardan yılda 20.000 $ daha fazla).

2. Etkili bir iş planı oluşturun

Bir iş planı, temel olarak iş hedeflerinizin ve stratejilerinizin ileriye doğru ilerleyeceğini belirler.

Bir iş planına sahip olmak, yalnızca işinizin başarısını organize etmenize ve yol haritasını çıkarmanıza yardımcı olmaz. Stratejinizi merak eden potansiyel yatırımcılar gibi dış dünyaya da sunum yapmak için güçlü bir araç olabilir.

Planınız aşağıdakileri içermelidir:

• Bir yönetici özeti—şirketiniz neden diğer tüm şirketlerden farklı?

• Şirkete genel bakış—şirket böyle görünecek.

• Bir endüstri analizi — etkinlik endüstrisindeki nişimiz şuna benziyor.

• Müşteri analizi — müşterilerimiz böyle görünecek.

• Kilit rakiplerinizin bir dökümü - karşı karşıya olduğumuz şey bu.

• Pazarlama, operasyonlar, yönetim ve finansla ilgili planlarınız—biz paramızı böyle kazanacağız.

• Tüm destekleyici belgelerinizin (kiralamalar, sözleşmeler, ticari markalar, özgeçmişler, pazarlama malzemeleri vb.) bir eki.

Score, başlamanıza yardımcı olabilecek kullanışlı bir şablon sunar.

Şirket genel bakışınızda, ne tür etkinliklere odaklanmayı planladığınızı kesin olarak belirlemeniz gerekir. Sonsuza kadar bu olay türüne bağlı kalmanıza gerek yok, ancak tek bir çabayla başlamak önemlidir. Kaynaklarınızın ve uzmanlığınızın tüm kapsamını bu hedefe adayabilir ve ardından yavaş yavaş oradan inşa edebilirsiniz.

Tek bir olay türüne odaklanmak, müşterilerinizin kim olacağı konusunda size çok daha net bir fikir verecektir. Bu, iş planınızın çeşitli bölümlerinde yardımcı olabilir.

3. Güvenli başlangıç ​​sermayesi

İşletmenizi sıfırdan başlatmak için yalnızca 2.000 ila 5.000 ABD Doları gerekir. Bunun ötesinde, hemen karlı olmayacağınız için bütçenize dahil etmeniz gereken yinelenen maliyetler olacaktır.

Bu parayı güvence altına almanın birkaç yolu vardır:

• öz-finansman

• Bankalar (örn. kredi limitleri, küçük işletme kredileri veya 401(k) işletme finansmanı)

• Arkadaşlar ve aile

Peki ya hiç başlangıç ​​paranız yoksa?

Kendi kendinizi finanse edemiyorsanız endişelenmeyin; iş planınız size yardımcı olmak için burada.

İster bir banka sunumuna dahil edin, ister AngelList, CrowdFunder veya Fundable gibi bir kitle fonlaması platformu kullanın, iş planınız yatırımcılarınızın parasının tam olarak nereye gittiğini ve onu nasıl geri almayı planladığınızı gösterecektir. onlara.

4. İşinizi etkili bir şekilde yürütmek için ihtiyacınız olan yazılıma yatırım yapın

İşletmeniz için kullanabileceğiniz çok sayıda yazılım türü vardır. Bazılarını hemen faydalı bulacaksınız ve bazılarını ileride faydalı bulacaksınız.

İşte temel yazılım türlerinin bir listesi ve neden bunlara yatırım yapmak isteyebileceğiniz:

• Projeleri, görevleri ve iş akışını yönetmeye yardımcı olmak için: olay yönetimi veya proje yönetimi yazılımı.

• Mevcut ve gelecekteki müşterilerinizle etkileşime yardımcı olmak için: müşteri ilişkileri yönetimi, müşteri adayı yönetimi, e-posta pazarlaması, sosyal medya pazarlaması, pazarlama otomasyon yazılımı.

• Bilgilerinizi güvende tutmaya yardımcı olmak için: e-posta güvenliği, bulut güvenliği, ağ güvenliği ve/veya SIEM yazılımı.

• Ofisinizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için: bütçeleme, faturalama ve faturalama ve işbirliği yazılımı.

• Etkinliklerinizdeki katılımcı deneyimini iyileştirmek için: konferans (kayıt özellikli bir tane aldığınızdan emin olun), mekan yönetimi ve mobil etkinlik uygulamaları.

Bazı ücretsiz seçenekler bulabilirsiniz (ücretsiz ve açık kaynaklı olay yönetimi yazılımı hakkındaki bu makaledeki gibi). Değerinden daha fazla sorun olmayacağından emin olmak için potansiyel satın alma işleminizle ilgili kullanıcı incelemelerini kontrol ettiğinizden emin olun. Capterra'nın yazılım dizini, yukarıda listelenen tüm ürünler için kullanıcı incelemelerine sahiptir.

5. Etkinlik planlama işinizi yasal olarak yürütmek için neye ihtiyacınız olduğunu belirleyin

Etkinlik planlama işinizin yukarıda ve korunduğundan emin olmak için şimdi çaba sarf etmek, daha sonra çok daha az evrak işi (ve potansiyel yasal ücretler açısından çok daha az) anlamına gelir.

İlk büyük adım, işinizi eyalet ve federal hükümetlere kaydettirmektir. IRS, bunun tam olarak nasıl yapılacağı konusunda kullanışlı tavsiyeler sunar.

Ayrıca, hangi lisanslara ve izinlere ihtiyacınız olduğunu da bulmanız gerekir. Bunların çoğu, yapmayı düşündüğünüz etkinlik planlamasının türüne bağlı olacaktır, ancak Brand Name USA, başlamanız için iyi bir rehbere sahiptir.

Son olarak, sizin, işletmenizin veya çalışanlarınızın başına gelebilecek herhangi bir kaza durumunda sigortalı olduğunuzdan emin olmalısınız. Bir işçi tazminat politikasının yanı sıra çeşitli farklı sigorta türlerini güvence altına almanız gerekecek.

6. Bir pazarlama kampanyası oluşturun ve ağınızı oluşturun

İşletmenizin gerçekten başarılı olması için müşterilere ve ortaklara ihtiyacınız var.

İşletmenizi müşterilere pazarlamak

İş planınıza giren araştırma sayesinde hedef müşterilerinizin kim olduğunu tam olarak biliyorsunuz. Bu potansiyel müşterilere ulaşmanın zamanı geldi. Emrinizde olan herhangi bir kanalı kullanın; örneğin, e-posta pazarlama kampanyaları, işletmelere yapılan soğuk aramalar veya sosyal medya.

Hedef kitleniz için oldukça etkili olan kanallara odaklandığınızdan emin olun. Bunu, geniş bir kanal grubunu test ederek ve hangisinin ağınızdan en fazla etkileşimi aldığını görerek yapabilirsiniz. Bu süreci biraz kolaylaştırmaya yardımcı olabilecek sosyal medya segmentasyonunu da kullanabilirsiniz.

Örneğin, pop-up yemek deneyimleri planlamak istiyorsanız Instagram, Twitter ve Facebook harika kanallardır. Yazılım vitrinleri planlamak istiyorsanız, LinkedIn ve e-posta pazarlaması daha iyi bir oyun olabilir.

Mümkün olan en etkili pazarlama stratejisini yapın ve bu potansiyel müşterileri hemen yakalayın.

İşletmenizi potansiyel ortaklara pazarlamak

Hizmetlerine ihtiyaç duyabileceğiniz satıcılar, mekanlar ve diğer endüstri uzmanlarından oluşan ağınızı oluşturmanız gerekir.

İşinizi ne tür bir etkinliğe odaklamak istediğinizi zaten belirlediniz. Olası bir olayın her yönünü düşünün. Bir etkinliğin nasıl planlanacağına ilişkin kılavuzumuzu inceleyin. Oradaki satıcıların listesine bakın ve bu kategorilerin her birine hitap eden yerel satıcıları bulun. İkram, güvenlik veya A/V ekipmanı olsun, etkinlikler için kime başvurabileceğinizi bilmeniz gerekir.

Onlara ulaşın ve bir bağlantı kurun, böylece bir etkinliğiniz olduğunda ve onların hizmetlerine ihtiyaç duyduğunuzda, üzerinde çalışabileceğiniz mevcut bir ilişkiniz olur.

Etkinlik planlama işinize başlamadan önce önemli okumalar

Bu kılavuz, etkinlik planlama işinize başlamak için ne yapmanız gerektiğine dair güçlü bir anlayış sağlamalıdır.