วลีอีเมลและถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจของธุรกิจที่ฝังการเข้าถึงของคุณตลอดไป

1. วลีทักทายอีเมลธุรกิจที่ใช้มากเกินไป
2. วลีอีเมลในเนื้อหาอีเมลของคุณ
3. วลีลงท้ายอีเมลธุรกิจ
4. ขอโทษอีเมลที่ซ้ำซากจำเจ
5. ความคิดโบราณของธุรกิจในอีเมลติดตามผล

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. Mailchimp - ตัวสร้างและผู้ส่งอีเมล
3. Reply.io - การเข้าถึงอีเมล การโทร และงานส่วนตัว
4. Mailtrack - ลิงก์อีเมลเปิดการติดตาม
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

ฉันเบื่อและเบื่อกับถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจและประโยคที่ไม่มีความหมายในกล่องจดหมายของฉัน บางทีวันนี้ฉันอาจได้รับสิ่งที่ดีกว่า โอ้ ดูเหมือนว่าฉันมีอีเมลใหม่ที่นี่

- “เรียน ท่านหรือท่านผู้หญิง ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี!”

- “ใช่… ฉันดีพอที่จะย้ายอีเมลของคุณไปที่ถังขยะโดยไม่ต้องอ่านเพิ่มเติม เพราะคุณไม่ต้องก๊อปปี้ชื่อของฉันจากที่อยู่อีเมลของฉันด้วยซ้ำ”

ต่อไป!

- "พูดตรงๆ.."

- “เดี๋ยวก่อน ... คุณไม่ซื่อสัตย์กับฉันจนถึงตอนนี้เหรอ?”

และนัดสุดท้าย

- "ของคุณอย่างแท้จริง"

- “คุณคิดว่าฉันเพิ่งค้นพบจดหมายจากยุควิกตอเรีย ข่าวร้าย. ไม่ มันถูกเขียนขึ้นในปี 2022”

หากคุณยังคงใช้วลีเหล่านี้อยู่ อย่าโกรธเคือง แต่จงตระหนักไว้ บางทีคุณอาจเพิ่งพบสาเหตุที่ทำให้ผู้คนไม่ค่อยตอบอีเมลของคุณ

และถ้าเป้าหมายของคุณคือการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพและรับสิ่งที่คุณต้องการ จำไว้ว่าอีเมลที่ดีต้องใช้เวลาและความพยายามในการเขียน นอกจากนี้ ผู้คนได้รับอีเมลจำนวนมากในปัจจุบันจนไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากต้องหงุดหงิดเพราะวลีที่ว่างเปล่าและลบข้อความส่วนใหญ่ที่ได้รับภายในไม่กี่วินาทีหลังจากเปิด

ในบทความนี้ เราจะพูดถึงวลีที่คิดซ้ำซากจำเจทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุดและทางเลือกที่ดีที่สุดที่จะแทนที่พวกเขา

วลีทักทายอีเมลธุรกิจที่ใช้มากเกินไป

วิธีที่คุณเริ่มใช้อีเมลเป็นตัวกำหนดเสียงและอาจกำหนดการรับรู้ของผู้รับที่มีต่อคุณ นอกจากหัวเรื่องแล้ว ยังระบุได้ด้วยว่าพวกเขาจะอ่านต่อหรือไม่ ต่อไปนี้คือ 7 วลีที่คุณควรลบหรือหาสิ่งทดแทนหากคุณไม่ต้องการเป็นคนน่ารำคาญที่มีอีเมล "หาผู้อ่านได้ดี"

• คุณเป็นอย่างไรบ้าง

ที่มา: Businessinsider

ฉันรู้ว่าคุณกำลังพยายามทำตัวสุภาพ แต่ตามกฎแล้ว ผู้ส่งไม่ต้องการรู้จริงๆ และผู้รับก็ไม่พูดความจริง แล้วประเด็นคืออะไร? หากคุณสนใจจริงๆ และรู้จักผู้รับเป็นอย่างดี คุณควรใช้เวลาในการเขียนสิ่งที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น ตัวอย่างเช่น “ฉันชอบทวีตของคุณเกี่ยวกับ [หัวข้อ]”, “ ยินดีที่ได้พบคุณที่การประชุม คุณชอบคำพูดของใครมากที่สุด” สิ่งเหล่านี้ทำหน้าที่เหมือนกับ "How are you?" แต่ต้องใช้ความพยายามอย่างมาก

• ฉันชื่อ John และฉันทำงานให้กับ John Inc.

หากคุณเริ่มอีเมลด้วยวลีนี้เพื่อเพิ่มอำนาจ จำไว้ว่า เหรียญมักมีด้านตรงข้ามเสมอ: ผู้รับจะมองว่าคุณเป็นคนหยิ่งผยอง เป็นความคิดที่ดีที่จะกล่าวถึงชื่อและตำแหน่งงานของคุณใน ลายเซ็นอีเมล ของคุณ ในตอนท้าย

• ฉันหวังว่าคุณจะทำมันได้ดี

วลีเติมอัตโนมัติทั่วไปที่เรามักใช้ในอีเมลมากเกินไปคือ “ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี” เช่นเดียวกับ "คุณเป็นอย่างไรบ้าง" คำเหล่านี้ไม่มีความหมายอีกต่อไป

• ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณเป็นอย่างดี

หากคุณต้องการให้คนอื่นตอบกลับอีเมลของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลนั้นมีคุณค่าต่อพวกเขา เนื่องจากถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจนี้ดูเหมือนจะไม่ได้ให้คุณค่าใดๆ เลย คุณจึงสามารถลบออกได้โดยไม่ต้องสงสัย แสดงว่าคุณเคารพเวลาของผู้อ่านและเข้าประเด็นทันที

• ตามบทสนทนาของเรา

อันนี้เป็นของที่ซ้ำซากจำเจที่อันตรายที่สุดในการสื่อสารทางธุรกิจ ไม่เพียงฟังดูเป็นทางการและเป็นทางการเกินไป แต่ผู้รับอาจมองว่าเป็นการเรียกร้องหรือก้าวร้าว เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน เป็นการดีกว่าที่จะพูดใหม่อย่างสุภาพ ตัวอย่างเช่น “เมื่อเราพบกันครั้งล่าสุด เราตกลงว่าคุณจะร่างรายงานรายไตรมาสภายในวันที่ 25 ตุลาคม”

• ฉันรู้ว่าคุณไม่ว่าง

เมื่อคุณเขียนข้อความดังกล่าวในอีเมลของคุณ คุณไม่สามารถวางใจให้คนอื่นถือว่าคุณจริงจัง คุณสามารถเขียน ว่า “ฉันรู้ว่าคุณไม่ว่าง” ผู้รับจะอ่านว่า: “เวลาของฉันมีค่าน้อยกว่าของคุณ”

• ฉันแค่อยากจะติดต่อคุณ

มันใช้เวลานาน จะดีกว่าหรือไม่ที่จะข้ามคำอธิบายทั้งหมดและแสดงการดำเนินการที่คุณขอให้ผู้อ่านดำเนินการ

แนวคิดในการปรับปรุง

นี่คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้แทน

• ให้ตรงประเด็น

คนที่ยุ่งมักจะชอบอีเมลที่ตรงไปตรงมาและกระชับมากกว่าอีเมลหวานๆ พวกเขาไม่ต้องการคำอธิบายของคุณว่าทำไมคุณถึงยื่นมือออกไป และยิ่งคุณไปถึงประเด็นได้เร็วเท่าไร ผู้รับของคุณก็จะยิ่งมีความสุขมากขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ คุณยังสามารถรักษาน้ำเสียงของอีเมลของคุณให้อ่อนหวานและสุภาพได้โดยไม่ต้องใช้วลีเติม

• เริ่มพูดคุยเล็กน้อย

ถ้าคุณรู้จักคนที่คุณกำลังเขียนถึง จะไม่เจ็บที่จะเตือนพวกเขาว่าคุณมีความสัมพันธ์อยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น “ฉันหวังว่าคุณจะมีความสุขกับการเข้าพักในชิคาโกหลังการประชุม”

วลีอีเมลในเนื้อหาอีเมลของคุณ

หลังจากที่คุณแสดงความหวังว่าอีเมลของคุณหาผู้รับเจอได้ดีแล้ว คุณควรเลือกวลีที่ไม่มีความหมายอื่นหรือสองวลีอย่างระมัดระวังเพื่อไม่ให้ลงมือทำธุรกิจให้นานที่สุด ล้อเล่น. เว้นแต่คุณจะเกลียดผู้รับ และเป้าหมายของคุณคือการทำให้พวกเขาโกรธ

ต่อไปนี้คือความซ้ำซากจำเจทั่วไปที่ควรหลีกเลี่ยงในเนื้อหาของอีเมลของคุณ

• ปัญหาคือ…

เกือบทุกครั้งที่ฉันส่งอีเมลถึงฝ่ายสนับสนุนลูกค้าเพื่อขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับแอพหรืออุปกรณ์ พวกเขาเริ่มคำอธิบายด้วยวลี “the problem is” และคุณรู้ไหมว่าทำไมฉันถึงเกลียดมัน? เพราะมันกำหนดโทนเชิงลบให้กับอีเมล ฉันแน่ใจว่าลูกค้าทุกคนยินดีที่จะรับฟังเกี่ยวกับการแก้ไข ไม่ใช่เกี่ยวกับปัญหา ไม่มีใครชอบปัญหา

• พูดตรงๆ

ปกติคุณไม่ซื่อสัตย์? ถ้าไม่ก็ตัดอันนี้ออกแล้วเน้นบอกแบบที่มันเป็น

• บริษัทของฉันเชี่ยวชาญใน

ตามกฎแล้ว วลีอีเมลนี้มาพร้อมกับบางอย่างเช่น “สวัสดี ฉันชื่อจอร์น." มีสองเหตุผลที่คู่นี้ไม่ดี หากคุณใช้มันและคาดหวังว่าจะถูกมองว่าเป็นมืออาชีพ จำไว้ว่าการแสดงตัวตนออกจากบริษัทของคุณไม่ได้ช่วยอะไรคุณเลย นอกจากนี้ “specialize” ยังเป็นคำที่ฟังดูเป็นทางการซึ่งไม่ได้พูดกับผู้ฟังของคุณ เมื่อใช้วลีนี้ คุณทำให้ผู้รับไม่เห็นอะไรเลยนอกจากบริษัททั่วไปที่ไม่ได้อัปเกรดเทมเพลตอีเมลมาหลายปีแล้ว หากคุณต้องการแยกตัวเองออกจากการแข่งขัน ทำทุกอย่างที่ทำได้เพื่อให้ฟังดูเป็นธรรมชาติมากขึ้น ราวกับว่าคุณกำลังพูดกับคนนอกอินเทอร์เน็ต

• โปรดทราบว่า

หากคุณไม่ต้องการดูถูกเหยียดหยาม ให้ใช้ทางเลือกอื่นเช่น “ควรได้รับคำแนะนำ” หรือ “เพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิง” บางครั้ง คุณสามารถข้ามวลี "โปรดทราบ" ได้โดยไม่เสียประเด็น

• ฉันคิด

ถ้าคุณพูดว่า "ฉันคิดถึงคุณ" ก็ไม่เป็นไร แต่ถ้าคุณพูดว่า “ฉันคิดว่าฉันช่วยคุณได้” แสดง ว่าคุณไม่แน่ใจ คุณหรือไม่?

• ตามที่ฉันได้กล่าวไปแล้ว

คุณโต้ตอบด้วยอีเมลกี่คน ถ้าตัวเลขมากกว่าห้า ฉันแทบไม่อยากเชื่อเลยว่าคุณจำสิ่งที่แต่ละคนพูดในชุดข้อความยาวๆ ได้อย่างแม่นยำ ครั้งหน้าเมื่อคุณเขียน ว่า “ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ก่อนหน้านี้” เพียงแค่ทำซ้ำข้อมูลโดยไม่บอกว่าคุณได้แบ่งปันแล้ว

• เช็คอิน

ถ้อยคำที่เบื่อหูนี้สามารถพบได้ในหัวเรื่องเป็นส่วนใหญ่ มันนำคุณค่าใด ๆ หรือเสนอข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับเนื้อหาของอีเมลหรือไม่? แน่นอน ไม่ แต่สามารถทำให้ผู้รับตกใจได้ง่าย หากคุณมีเรื่องเฉพาะเจาะจงในใจที่ต้องการจะพูดคุย ให้ระบุในหัวเรื่อง

• โปรดดูเอกสารแนบ

การเขียน "โปรดค้นหาไฟล์แนบ" ในอีเมล ไม่มีอะไรผิดปกติ หากคุณตั้งเป้าให้ดูเหมือนนักกฎหมายในศตวรรษที่สิบเก้า ในกรณีอื่นๆ ให้พิจารณาใช้ทางเลือกอื่น เช่น “ฉันได้แนบเอกสารให้คุณแล้ว” “โปรดอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมใน pdf ที่แนบมาด้วย” “ข้อมูลที่เกี่ยวข้องอยู่ในไฟล์แนบ”

• ฉันเข้าใจความรู้สึกของคุณอย่างถ่องแท้

แม้ว่าคุณจะเคยอยู่ในสถานการณ์เดียวกันกับคนที่อยู่อีกด้านของหน้าจอ แต่อย่าคาดหวังว่าพวกเขาจะรู้สึกดีขึ้นหลังจากที่คุณให้พวกเขารู้ว่าคุณสามารถเกี่ยวข้องได้ ไม่ว่าคุณจะตั้งใจสนับสนุนและเห็นอกเห็นใจ วลีข้างต้นอาจทำให้หงุดหงิดและโกรธมากขึ้น นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมจึงดีกว่าที่จะทวนปัญหาโดยใช้คำพูดของพวกเขาเพื่อให้พวกเขารู้สึกเข้าใจ ตัวอย่างเช่น “ฉันเห็นได้ชัดเจนว่าสิ่งนี้ทำให้คุณหงุดหงิดใจ และฉันต้องการให้แน่ใจว่าเรากำลังแก้ไขปัญหาโดยเร็วที่สุด”

แนวคิดในการปรับปรุง

ถ้อยคำและวลีทางธุรกิจที่กล่าวถึงข้างต้นไม่ได้มีส่วนทำให้เกิดข้อความ นอกจากนี้ยังกำหนดโทนเชิงลบหรือวางตัวให้กับอีเมลของคุณ คุณสามารถทำอะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้?

• พูดคุยกันมากขึ้น

เพื่อให้ฟังดูเป็นธรรมชาติและเป็นมิตรมากขึ้น พยายามเขียนเพื่อไม่ให้ดูเหมือนคุณกำลังเขียนแต่พูดกับผู้รับแบบเห็นหน้ากัน

วลีลงท้ายอีเมลธุรกิจ

ที่มา: Saleshandy

หากคุณมีคำทักทายคุณควรมีการปิดเพื่อให้สมดุล ต่อไปนี้เป็นวลีบางส่วนที่ควรหลีกเลี่ยงในการลงชื่อออกจากอีเมลแบบมืออาชีพ:

• ดีที่สุด

ไม่ใช่การบอกเลิกที่แย่ที่สุดในโลก แต่จำไว้ว่าการใช้คำว่า “ดีที่สุด” มากเกินไป อาจทำให้คุณดูหมองคล้ำและไร้จินตนาการ

รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ

ดูเหมือนว่านี่เป็นเพียงวิธีสุภาพในการพูดว่า "คุณควรตอบกลับข้อความของฉันอย่างรวดเร็ว" หรือไม่? ลองบางอย่างเช่น "กระตือรือร้นที่จะรู้ว่าคุณคิดอย่างไร" แทน

• อย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน

หากคุณต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติมจากผู้ส่งที่ไม่ได้ใช้วลีนี้ในอีเมลฉบับแรก คุณจะไม่ขอข้อมูลนี้หรือ วลีนี้ไม่เพียงซ้ำซาก แต่ยังล้าสมัยและเป็นทางการเกินไป จะดีกว่าถ้าละเว้นหรือพูดว่า "คุณสามารถติดต่อเราเพื่อขอคำชี้แจงเพิ่มเติม" หากคุณยังรู้สึกว่าจำเป็นต้องเน้นย้ำว่าคุณพร้อมที่จะตอบคำถาม

• ขอแสดงความนับถือ

มันค่อนข้างล้าสมัยและเป็นทางการมาก หากคุณไม่รู้จักผู้รับ วลีนี้อาจทำให้คุณฟังดูกระตือรือร้นเกินไป

• ขอบคุณล่วงหน้า

เห็นได้ชัดว่าความกตัญญูเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสิ้นสุดอีเมลหากคุณต้องการได้รับการตอบกลับจากผู้อ่าน อย่างไรก็ตาม คุณควรระวังด้วย คำว่า “ขอบคุณล่วงหน้า” เพราะอาจทำให้คุณฟังดูเหมือน “ฉันหวังว่าคุณจะทำเช่นนี้ และคุณไม่มีทางเลือกอื่นเพราะฉันขอบคุณคุณแล้ว” ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับบริบท

• ไชโย

“ไชโย” ไม่ใช่ตัวเลือกที่ดีที่สุดหากคุณต้องการให้เสียงเป็นมิตรโดยไม่มองว่าไม่เป็นมืออาชีพ ฉันขอแนะนำให้ใช้การลงชื่อออกจากระบบนี้เฉพาะสำหรับเพื่อนและเพื่อนร่วมงานทางธุรกิจที่คุณอาจพบเพื่อดื่มใน ภายหลัง

• ขอแสดงความนับถือ

คุณเป็นผู้รับหรือไม่ ถ้าไม่อย่างนั้นก็ฟังดูปลอมและคุ้นเคยมากเกินไป

แนวคิดในการปรับปรุง

ต่อไปนี้คือแนวคิดบางประการเกี่ยวกับวิธีสิ้นสุดอีเมลของคุณ

• ถามคำถาม

การพูดคุยกับผู้คนมักจะได้ผลมากกว่าการพูดคุยกับพวกเขา และคำถามที่ดีสามารถเปลี่ยนอีเมลทางเดียวเป็นการสนทนาได้ ต่อไปนี้คือตัวอย่างสองสามตัวอย่าง: “คุณเคยลองใช้กลยุทธ์เหล่านี้บ้างไหม? ฉันมีแนวคิดที่น่าสนใจอีกสองสามข้อสำหรับโครงการของคุณ” หรือ “ฉันเห็นโพสต์ของคุณเกี่ยวกับการเปลี่ยนจากการตลาดเป็นการจัดการผลิตภัณฑ์ ซึ่งน่าประทับใจมาก คุณใช้เวลานานแค่ไหนในการเป็นนายกรัฐมนตรีที่มีความสามารถ” หรือ “ฉันจะส่งคำเชิญถึงคุณทันทีที่ฉันเสร็จสิ้นการนำเสนอ ฟังดูเข้าท่า?"

ที่มา: Thrivethemes.com

• เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง

หากคุณต้องการได้รับการตอบกลับจากคนที่คุณติดต่อ บอกพวกเขาว่าคุณคาดหวังให้พวกเขาทำอะไร ตัวอย่างเช่น “โปรดแจ้งให้เราทราบภายในวันที่ 11 มีนาคมว่าคุณจะสามารถเข้าร่วมได้หรือไม่”

หากคุณต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมเกี่ยวกับบรรทัดปิดอีเมล โปรดอ่านบทความของเรา

ขอโทษอีเมลที่ซ้ำซากจำเจ

แม้ว่าการรับผิดชอบและขอโทษเป็นครั้งคราวเป็นสิ่งสำคัญ แต่หลายคนก็ทำบ่อยเกินไป เมื่อคุณพูดว่า "ฉันขอโทษ" ตลอดเวลา คำขอโทษของคุณจะสูญเสียคุณค่าไป โปรดใช้ความ ระมัดระวัง เมื่อ ใช้วลีต่อไปนี้ในอีเมลของคุณ

• ขอโทษที่รบกวนคุณ

ข้อความว่างเปล่า เช่น “ขอโทษที่รบกวนคุณ” นั้นสุภาพ แต่จะดีกว่าถ้าคุณจดจ่อกับสิ่งที่สำคัญกว่า หากข้อความของคุณสั้นและตรงประเด็น โอกาสที่ผู้รับจะสามารถอ่านได้ทันที ไม่จำเป็นต้องสร้างอีเมลของคุณด้วยคำเติมอีกต่อไป

• ขออภัยสำหรับการตอบกลับปลาย

คนๆ หนึ่งอาจไม่รู้ด้วยซ้ำว่าคุณใช้เวลานานเกินไปในการตอบสนองจนกว่าคุณจะเน้นย้ำ ในกรณีที่คุณยังรู้สึกว่าจำเป็นต้องขอโทษ ให้ลองใช้วลีเช่น “ขอบคุณที่อดทนรอ” “ขอบคุณที่เข้าใจ” ข้อความเหล่านี้ทั้งรับทราบสลิปของคุณและชมผู้รับ

• ขออภัยในความไม่สะดวก

“ฉันขอโทษในความไม่สะดวก” เป็นหนึ่งในวลีที่ใช้บ่อยที่สุด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการบริการลูกค้า แต่คำพูดเหล่านี้ให้ความช่วยเหลือหรือสื่อข้อความที่แท้จริงหรือไม่? เป็นการดีกว่าที่จะบอกว่าคุณเสียใจในอะไรและจะทำอะไรเพื่อแก้ปัญหา

แนวคิดในการปรับปรุง

คุณควรทำอะไร? ขอโทษสำหรับช่วงเวลาที่คุณเป็นหนี้พวกเขาจริงๆ และหลีกเลี่ยงการใช้คำขอโทษมากเกินไป เพราะไม่ช้าก็เร็ว คุณจะสูญเสียความน่าเชื่อถือ

• อย่าเสียใจ จงขอบคุณ

โดย GIPHY

ใช่ ผู้รับส่วนใหญ่ไม่ว่าง และข้อความของคุณอาจทำให้เสียสมาธิจากสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตาม หากอีเมลของคุณเป็นแบบส่วนตัว กระชับ และให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ พวกเขาจะไม่สนใจการหยุดชะงัก แทนที่จะพูดว่า "ขอโทษ" ตลอดเวลา ให้มองสถานการณ์จากมุมที่ต่างออกไป บางที คุณสามารถพูดว่า "ขอบคุณ" และชมเชยผู้อ่านแทน เช่น “ขอบคุณที่อดทนรอ”

• ในกรณีที่คุณขอโทษพยายามที่จะขอโทษ

ในกรณีที่คุณต้องการขอโทษ พยายามหลีกเลี่ยงความคิดที่ซ้ำซากจำเจและดูว่าคุณสามารถเลือกสิ่งที่เหมาะกับสถานการณ์มากขึ้นได้หรือไม่ ตัวอย่างเช่น “ฉันขอโทษที่สุนัขของฉันกินดอกทิวลิปของคุณ”

ความคิดโบราณของธุรกิจในอีเมลติดตามผล

สำหรับฉัน การเขียนการติดตามผลที่ดีนั้นยากกว่าการเขียนอีเมลฉบับแรกที่ดี ทุกครั้งที่ฉันติดตามผล ฉันรู้สึกอยากใช้วลีที่เรารู้จัก นั่นคือ "ในกรณีที่คุณพลาดสิ่งนี้" "ไม่แน่ใจว่าคุณได้รับอีเมลล่าสุดของฉันหรือไม่" "แค่ติดตาม" และอีกมากมาย แต่นี่คือวิธีที่ผู้รับอาจรับรู้คำพูดของคุณเมื่อคุณใช้ถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจของอีเมลที่ดูเหมือนไร้เดียงสาเหล่านี้

• คราวที่แล้วฉันเอื้อมมือออกไป

อย่างจริงจังหลีกเลี่ยงการเล่นเกมจัดการ นี้ไม่เป็นมืออาชีพ

• ในกรณีที่คุณพลาดสิ่งนี้

บางทีอาจมีคนพลาดสิ่งนี้ และบางทีพวกเขาก็ไม่สนใจ เมื่อฉันเห็นการติดตามประเภทนี้ สำหรับฉัน ดูเหมือนว่า “คุณไม่ได้ทำในสิ่งที่ฉันบอกว่าคุณควรจะทำ ฉันต้องพูดซ้ำตัวเองจริงๆเหรอ?”

• ฉันคิดว่าฉันจะหวนกลับ

ผู้รับไม่ตอบกลับในครั้งแรกที่คุณส่งอีเมล ทำไมพวกเขาจะตอบกลับในครั้งนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อข้อความที่เหลือของคุณเพิ่งคัดลอกและวางจากข้อความต้นฉบับของคุณ

• ฉันแค่ติดตาม

หากคุณต้องการให้ผู้อ่านสังเกตเห็น ให้พยายามหาบรรทัดเปิดที่สร้างสรรค์กว่านี้

• ไม่แน่ใจว่าได้รับอีเมลล่าสุดของฉันหรือไม่ ไม่แน่ใจว่าคุณเห็นอีเมลฉบับล่าสุดของฉันหรือไม่

จริงหรือ เราอยู่ในช่วงเวลาที่ทุกคนสามารถติดตามการเปิดอีเมลได้ อย่าใช้วลีนี้เพราะฟังดูเหมือน “คุณคิดว่าจะเมินฉันได้นานแค่ไหน”

• ตามอีเมลล่าสุดของฉัน

อันนี้สามารถออกมาเป็นแบบพาสซีฟก้าวร้าว เป็นการดีที่จะทบทวนข้อความก่อนหน้าของคุณ

แนวคิดในการปรับปรุง

ต่อไปนี้คือสิ่งที่คุณสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงการติดตามของคุณ

• เข้าเรื่องอีกแล้ว

นอกเหนือจากการทบทวนคำขอหรือประเด็นของคุณแล้ว ให้พิจารณาเพิ่มข้อมูลใหม่ในอีเมลติดตามผลของคุณ

• เพิ่มภาพรวมสั้นๆ ของคำขอของคุณ

บางทีนี่อาจเพิ่มโอกาสในการได้รับการตอบกลับ เนื่องจากผู้คนชอบอีเมลที่สั้นกว่า

• อย่าโยนความผิดให้ผู้รับ

อย่าโทษผู้อ่านที่ไม่ติดต่อกลับมา มันจะไม่ช่วยถ้าคุณทำอย่างนั้น ในบางครั้ง การคิดว่าพวกเขาไม่ตอบกลับไม่ใช่เพราะว่าไม่ดี แต่เป็นเพราะอีเมลของคุณไม่น่าเชื่อถือพอที่จะกระตุ้นให้ดำเนินการในทันที

อ่านบทความ “วิธีเขียนอีเมลติดตามผลที่ดีที่สุดหลังจากไม่มีการตอบกลับ: เคล็ดลับและตัวอย่าง”

บทสรุป

คนทั่วไปใช้เวลา ประมาณสิบเอ็ดวินาที ในการอ่านอีเมล หากคุณต้องการให้คนอื่นได้ยิน พยายามพูดตรง ๆ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อความที่ซ้ำซากจำเจของอีเมลธุรกิจ เช่น "ตามการสนทนาของเรา" "แค่ติดตามผล" "ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณเป็นอย่างดี" "อย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน ” และอื่นๆ และจำไว้ว่า อีเมลทุกฉบับไม่จำเป็นต้องเป็นผลงานชิ้นเอก แต่จำเป็นต้องทำหน้าที่ของมัน