10 ซอฟต์แวร์เวลาและการเรียกเก็บเงินที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจและงานฟรีแลนซ์

การเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้อาจเป็นขั้นตอนที่กดดันอย่างยิ่งในการทำโครงการให้เสร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นเรื่องของความสัมพันธ์ระหว่างธุรกิจและลูกค้า เราทุกคนต้องการเสนอราคาที่ยุติธรรมและบริการตรงไปตรงมาเพื่อสร้างความไว้วางใจ

โชคดีสำหรับเรา นั่นคือเวลาที่ซอฟต์แวร์เวลาและการเรียกเก็บเงินเข้ามาเล่น เราสามารถติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และมอบรายงานที่ตัดตอนมาให้กับลูกค้า

บทความนี้อธิบายสั้น ๆ ว่าการเรียกเก็บเงินทำงานอย่างไรและนำเสนอคุณสมบัติหลักที่ควรพิจารณา รวมถึงรายชื่อซอฟต์แวร์เวลาและการเรียกเก็บเงิน 10 อันดับแรกสำหรับนักแปลอิสระและธุรกิจประเภทอื่นๆ

เวลาและการเรียกเก็บเงินคืออะไร?

ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ เจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก หรือ CEO ของสตาร์ทอัพที่กำลังเติบโต เราทุกคนต่างก็ต้องการข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเวลาทำงานของเรา เพื่อให้ธุรกิจของเราอยู่รอดและเติบโต เราควรทราบระยะเวลาที่ใช้ในที่ทำงาน จำนวนเงินที่สามารถเรียกเก็บเงินได้ และท้ายที่สุด ควรนำเสนอต่อลูกค้าของเรา

การเรียกเก็บเงินมีสองประเภท:

1. อัตราคงที่ – จ้างโดยบริษัท/ธุรกิจที่เรียกเก็บอัตราคงที่ต่อโครงการ โดยไม่คำนึงถึงเวลาที่ใช้ในการทำให้เสร็จ
2. อัตรารายชั่วโมง – จ้างโดยบริษัทและบุคคลที่เรียกเก็บเงินสำหรับเวลาที่ใช้ในโครงการใหม่แต่ละโครงการ

ผู้ที่มักจะเรียกเก็บเงินต่อชั่วโมงมักจะเป็นนักออกแบบ นักเขียนอิสระ โปรแกรมเมอร์ นักบัญชี ทนายความ ฯลฯ

และถ้าคุณชอบพวกเขา ใช้การเรียกเก็บเงินรายชั่วโมง คุณจะต้องใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาและการเรียกเก็บเงิน แต่คุณจะรู้ได้อย่างไรว่าจะเลือกอะไร?

ส่วนต่อไปนี้จะช่วยให้คุณระบุได้ว่าแอปติดตามเวลาและการเรียกเก็บเงินประเภทใดจะทำงานได้ดีที่สุดสำหรับความต้องการเฉพาะของคุณ

ฟีเจอร์ที่ต้องมีทุกครั้งและซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน

เมื่อคุณเริ่มมองหาแอพหรือโปรแกรมเวลาและการเรียกเก็บเงิน คุณจะต้องพบกับกำแพง: อันไหนที่เหมาะกับคุณที่สุด?

แม้ว่าการติดตามเวลาจะแตกต่างกันไปตามแต่ละอุตสาหกรรม แต่ก็มีบางช่องที่สำคัญที่ต้องตรวจสอบเพื่อให้ได้ค่าที่ดีที่สุดสำหรับเงินของคุณ ในส่วนต่อไปนี้ เราต้องการให้ข้อมูลเพิ่มเติมแก่คุณ หากเราแสดงรายการแอปเป็นโหลๆ และให้คุณตัดสินใจโดยอิงจากการลองผิดลองถูก คุณจะเสียเวลามาก และเราจะไม่ทำงานของเราจริงๆ ดังนั้นเราจึงตัดสินใจแยกย่อยแต่ละแอพตามสิ่งที่ต้องมี เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าโซลูชันใดดีที่สุดสำหรับคุณ

ซอฟต์แวร์เวลาและการเรียกเก็บเงินที่เหมาะสมควรมีคุณสมบัติที่สำคัญเหล่านี้:

1. การมอบหมายงาน (รวมถึงการมอบหมายโครงการ/ลูกค้า)
2. การติดตามเวลา – ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้
3. รายงานการเรียกเก็บเงิน
4. การสร้างใบแจ้งหนี้
5. รุ่นมือถือ
6. ราคาจับต้องได้

ตอนนี้เรามาดูกันว่าอะไรทำให้คุณสมบัติเหล่านี้มีความสำคัญ

1. การมอบหมายงาน

ซอฟต์แวร์ที่คุณเลือกควรช่วยให้คุณสามารถแบ่งโครงการออกเป็นงาน กำหนดเวลา และติดตามเวลาสำหรับแต่ละโครงการได้

เนื่องจากไม่ใช่ทุกสิ่งที่คุณทำจะเป็นเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ คุณจึงต้องการแยกความแตกต่างระหว่างงานที่คุณสามารถเรียกเก็บเงินกับงานที่คุณไม่สามารถทำได้ (ไม่เกี่ยวข้องกับโครงการหรือลูกค้า – การตอบอีเมล การสร้างใบแจ้งหนี้ ฯลฯ)

ประการที่สอง หากคุณกำลังจัดการทีม คุณจะต้องการความสามารถในการกำหนดอัตราที่แตกต่างกันสำหรับสมาชิกในทีมแต่ละคน มอบหมายงานและโครงการให้กับพวกเขา

2. การติดตามเวลา

เมื่อคุณมอบหมายงานแล้ว ซอฟต์แวร์ควรช่วยให้คุณสามารถติดตามชั่วโมงที่ใช้ในโครงการได้ หากมีตัวเลือกในการทำเครื่องหมายงานว่าเรียกเก็บเงินได้หรือไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ ทั้งหมดจะดีกว่า ซึ่งจะช่วยในการสร้างรายงานขั้นสุดท้ายเท่านั้น

ยิ่งไปกว่านั้น คุณจะต้องมีตัวเลือกในการติดตามชั่วโมงเหล่านี้ในหลายโครงการหรือลูกค้า ท้ายที่สุด มีพวกเราเพียงไม่กี่คนที่มีโครงการเดียวในแต่ละครั้ง และไม่ง่ายที่จะติดตามโครงการทั้งหมดพร้อมๆ กัน การติดตามเวลามีความสำคัญมากกว่าที่เคย คาดว่าในสหรัฐอเมริกาเท่านั้น บริษัทต่างๆ สูญเสียเงิน 37 พันล้านดอลลาร์จากการประชุมที่ไม่ก่อผล

3. รายงานการเรียกเก็บเงิน

จุดประสงค์เดียวของการติดตามเวลาและการเรียกเก็บเงินคือเพื่อให้สามารถเรียกเก็บเงินตามเวลาของคุณได้อย่างเป็นธรรม รายงานการเรียกเก็บเงินช่วยให้คุณสร้างใบแจ้งหนี้ที่ถูกต้องและโปร่งใสกับลูกค้าของคุณ

ซอฟต์แวร์การออกใบแจ้งหนี้ในช่วงเวลาที่เหมาะสมจะมีตัวเลือกในการสร้างรายงานการเรียกเก็บเงินเมื่อสิ้นสุดโครงการ ด้วยเวลาที่เรียกเก็บเงินได้และไม่สามารถเรียกเก็บเงินได้ที่แสดงผ่านกราฟหรือสเปรดชีต การสร้างใบแจ้งหนี้และรับข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับขั้นตอนการทำงานของคุณจะง่ายขึ้นมาก

หากลูกค้าพยายามหลีกเลี่ยงการจ่ายเงิน หรือมีปัญหากับการเรียกเก็บเงิน คุณสามารถใช้รายงานเพื่อโต้แย้งข้อโต้แย้งของพวกเขาได้ คิดว่ารายงานการเรียกเก็บเงินเป็นเครือข่ายความปลอดภัยในกรณีที่ร้ายแรง

4. การสร้างใบแจ้งหนี้

หลังจากสร้างรายงานการเรียกเก็บเงิน คุณจะมีเวลาทำใบแจ้งหนี้ได้ง่ายขึ้นมาก

ไม่ใช่ทุกเครื่องมือออนไลน์ที่จะมีการออกใบแจ้งหนี้รวมอยู่ด้วย และบริษัทซอฟต์แวร์เหล่านี้หลายแห่งตัดสินใจร่วมมือกับบริการต่างๆ เช่น PayPal, Payoneer หรือ Venmo

5. เวอร์ชั่นมือถือที่เสถียร

คุณและทีมของคุณ (หากคุณทำงานด้วย) จะได้รับประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์หากมีเวอร์ชันสำหรับมือถือด้วย แอพมือถือมักจะมีอินเทอร์เฟซที่ง่ายกว่ามากและเข้าถึงได้ง่ายกว่า เนื่องมาจากข้อจำกัดของสมาร์ทโฟน

ตัวอย่างเช่น ในแอพมือถือของ Clockify บุคคลสามารถเลือกงานและเริ่มต้นตัวติดตามเวลาได้โดยการแตะปุ่มบนหน้าจอ เมื่อเสร็จแล้ว พวกเขาเพียงแค่แตะอีกครั้งเพื่อหยุดการติดตาม ง่ายใช่มั้ย? และนั่นเป็นสาเหตุที่เจ้าของธุรกิจจำนวนมาก รวมทั้งนักแปลอิสระต้องการมีแอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ร่วมกับซอฟต์แวร์เดสก์ท็อป

เมื่อพิจารณาว่าเราใช้เวลาประมาณ 88% ของเวลาโทรศัพท์ในแอป (โดยที่อีก 12% กำลังท่องอินเทอร์เน็ต) จึงไม่น่าแปลกใจที่เราพบว่าสะดวกกว่าที่จะมีเวิร์กโฟลว์ส่วนใหญ่ภายใต้นิ้วโป้งของเรา

6. ต้องมีการกำหนดราคาอย่างเหมาะสม

เป็นเรื่องธรรมดาที่คุณจะต้องการ "เงินก้อนโต" มากที่สุด

ในการเลือกซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจของคุณ คุณจะต้องการซอฟต์แวร์ที่เสนอให้ทดลองใช้งานฟรีเป็นอย่างน้อย

คุณลักษณะทั้งหกนี้สามารถสร้างหรือทำลายเวลาและซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินได้ เมื่อคุณได้รู้มากขึ้นแล้ว มาดู 10 เวลาและซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงิน และดูว่าซอฟต์แวร์เหล่านี้มีประสิทธิภาพเพียงใดเมื่อเทียบกับคุณลักษณะที่ระบุไว้ข้างต้น

ซอฟต์แวร์เวลาและการเรียกเก็บเงินที่ดีที่สุด

โดยคำนึงถึงคุณสมบัติหลักทั้งหมด ต่อไปนี้คือตัวเลือกอันดับต้นๆ ของเราสำหรับซอฟต์แวร์ที่ดีที่สุดซึ่งครอบคลุมทั้งเวลาและการเรียกเก็บเงิน ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาและใบแจ้งหนี้รวมอยู่ด้วย:

• Clockify
• Toggl Track
• Paymo
• Bill4Time
• Nutcache
• HoneyBook
• Housecall Pro
• TimeLinx
• ใบแจ้งหนี้ Zoho
• FreshBooks

1. Clockify

Clockify เป็นซอฟต์แวร์เวลาและการเรียกเก็บเงินที่อัดแน่น ช่วยให้คุณติดตามความคืบหน้าของโครงการและงานเรียกเก็บเงินได้ตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ว่าคุณจะเป็นฟรีแลนซ์ ธุรกิจขนาดเล็กหรือองค์กร Clockify คำนึง ถึงความต้องการของคุณในทุกด้าน

2. Toggl Track

TogglTrack เป็นซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่รู้จักกันดีซึ่งมีการจัดการเงินเดือนและการตรวจสอบกิจกรรมของพนักงาน โดยเน้นที่ด้านผลิตภาพของสิ่งต่างๆ มากขึ้น ช่วยระบุเวลาที่เสียไป รวมถึงศักยภาพในการปรับปรุง

3. Paymo

โดยพื้นฐานแล้วเป็นเครื่องมือในการจัดการโครงการ Paymo เป็นโซลูชันสำหรับปัญหาต่างๆ ของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมด้วยการติดตามโครงการและการเรียกเก็บเงินในที่เดียว เป็นเวลาที่ดีและซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินสำหรับฟรีแลนซ์เนื่องจากเวอร์ชันฟรี ในขณะที่ทีมจะต้องเลือกแผนชำระเงินแบบใดแบบหนึ่ง

4. Bill4Time

Bill4Time เป็นซอฟต์แวร์ที่เหมาะสำหรับทนายความและมืออาชีพที่ต้องการใบแจ้งหนี้และค่าใช้จ่ายในเชิงลึกมากขึ้น นอกเหนือจากการมีคุณลักษณะทั้งหมดของเครื่องมือติดตามเวลาปกติแล้ว Bill4Time ยังมีการบัญชีที่เชื่อถือได้ พอร์ทัลลูกค้า การจัดการกรณีและปัญหา รายงานโดยละเอียด และอื่นๆ อีกมากมาย

5. Nutcache

เครื่องมือการจัดการโครงการอื่นในรายการ Nutcache ถูกสร้างขึ้นโดยคำนึงถึงมือปืนรับจ้างและทีมงานขนาดเล็ก มีอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและมีคุณสมบัติการออกใบแจ้งหนี้แบบบูรณาการที่มุ่งเป้าไปที่การเรียกเก็บเงินตามโครงการ คุณยังสามารถสร้างการคาดการณ์งบประมาณโครงการล่วงหน้าได้

6. HoneyBook

HoneyBook เป็นซอฟต์แวร์เรียกเก็บเงินโครงการที่ยอดเยี่ยมสำหรับอุตสาหกรรมที่ใช้บริการ

คุณมักจะพบนักแปลอิสระและผู้ประกอบการในอุตสาหกรรมสร้างสรรค์ (ช่างภาพ นักดนตรี สไตลิสต์ ช่างแต่งหน้า ฯลฯ) รับรองแอปนี้ เนื่องจากแอปนี้รวดเร็ว ง่ายดาย และตรงประเด็น HoneyBook เหมาะสำหรับบุคคลทั่วไปและเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการหลีกเลี่ยงการคิดมากเกินไปเกี่ยวกับระบบราชการ เนื่องจากมีทรัพยากรที่สร้างไว้ล่วงหน้าที่จำเป็นมากมาย

แอปนำเสนอเทมเพลตใบแจ้งหนี้ การติดตามเวลา เทมเพลตสัญญา และคุณสมบัติการจัดการทีมบางส่วน หากคุณต้องการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณให้ดียิ่งขึ้น

7. Housecall Pro

Housecall Pro เป็นซอฟต์แวร์ยอดนิยมสำหรับชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้

เป็นที่นิยมในการสร้างซอฟต์แวร์จัดส่งบริการและอุตสาหกรรมบริการอื่นๆ เนื่องจากมีคุณลักษณะต่างๆ เช่น ใบสั่งงาน การเรียกเก็บเงินตามระยะเวลาที่กำหนด การจัดกำหนดการ และการจัดการบริการภาคสนาม Housecall Pro เป็นเครื่องมือหลากหลายด้านที่มุ่งเป้าไปที่ธุรกิจขนาดกลางถึงขนาดใหญ่

8. TimeLinx

Timelinx เป็นเครื่องมือที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยในการจัดการโครงการและบริการ นอกจากการติดตามเวลาและการเรียกเก็บเงินแล้ว ยังมีการจัดการทีม, CRM, การจัดการโครงการ, การรวมบัญชี, ระบบธุรกิจอัจฉริยะ และอื่นๆ อีกมากมาย ด้วยรายการคุณสมบัติที่แข็งแกร่ง จึงเป็นซอฟต์แวร์ติดตามเวลาและออกใบแจ้งหนี้ในอุดมคติสำหรับธุรกิจและองค์กรขนาดใหญ่

9. ใบแจ้งหนี้ Zoho

ภายในชุดซอฟต์แวร์ระบบคลาวด์ Zoho มีเครื่องมืออื่นที่เรียกว่า Zoho Invoice เป็นโซลูชันการติดตามเวลาและการออกใบแจ้งหนี้ออนไลน์ ชุดเครื่องมือที่ใช้งานง่ายเน้นย้ำถึงความจำเป็นในการทำให้กระบวนการออกใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้น มีเทมเพลตที่ปรับแต่งได้ การประมาณการ และการติดตามค่าใช้จ่าย ซึ่งพิสูจน์แล้วว่าเหมาะสมกว่าสำหรับฟรีแลนซ์และธุรกิจขนาดเล็กมากกว่าบริษัทขนาดใหญ่

10. FreshBooks

Freshbooks เป็นซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับผู้ประกอบอาชีพอิสระ มีตัวเลือกมากมายสำหรับการชำระเงินของลูกค้า การจัดการโครงการ และคุณลักษณะการทำงานร่วมกัน เป็นเครื่องมือแบบ all-in-one สำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการรายละเอียดเพียงเล็กน้อยพร้อมกับใบแจ้งหนี้ (การแจ้งเตือนการชำระเงิน สรุปภาษี รายงานค่าใช้จ่าย ฯลฯ)

นี่เป็นเพียงซอฟต์แวร์ติดตามและออกใบแจ้งหนี้ยอดนิยมสิบอันดับแรกที่มีอยู่ในปัจจุบัน และแม้จะทำงานแบบเดียวกัน แต่พวกเขาก็นำเสนอประสบการณ์ที่แตกต่างออกไปโดยสิ้นเชิง

สรุปแล้ว

การเลือกเวลาที่ดีที่สุดและซอฟต์แวร์การเรียกเก็บเงินจะขึ้นอยู่กับความต้องการของธุรกิจของคุณเป็นส่วนใหญ่ จะขึ้นอยู่กับขนาดบริษัทของคุณ จำนวนลูกค้า และลำดับความสำคัญระหว่างการออกใบแจ้งหนี้และการเรียกเก็บเงิน อย่างที่กล่าวไปแล้ว บรรดาผู้ที่ยังไม่แน่ใจว่าซอฟต์แวร์ใดจะเหมาะกับพวกเขาที่สุด หลักการง่ายๆ ที่ดีก็คือการซื้อซอฟต์แวร์ที่มีราคาจับต้องได้ และมีคุณสมบัติจำนวนมากที่สุด และหลังจากนั้นไม่นาน คุณจะพบว่ามีอะไรเพิ่มเติมที่คุณต้องการจากซอฟต์แวร์ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้