วิธีการเป็นผู้จัดการโครงการใน 6 ขั้นตอนง่ายๆ

ผู้จัดการโครงการคืออะไร?

ผู้จัดการโครงการวางแผน นำทีม ทำให้โครงการตรงเวลาและอยู่ในงบประมาณ และสุดท้ายคือรับผิดชอบต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของโครงการ

ฟังดูเจ๋งใช่มั้ย

มันก็เหมือนกับเกือบทุกอย่างที่คุ้มค่า การเป็นผู้จัดการโครงการก็ต้องใช้ความพยายามเช่นกัน แต่หลังจากอ่านบทความนี้ คุณจะรู้วิธีสร้างภูมิหลัง พัฒนาทักษะ และได้รับการว่าจ้างให้เป็นผู้จัดการโครงการในชีวิตจริง

กำลังมองหาเคล็ดลับในการเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีขึ้นหรือไม่? ดูวิดีโอนี้เพื่อเรียนรู้วิธีพัฒนาทักษะของคุณให้ดียิ่งขึ้นไปอีก

1. วิธีการเป็นผู้จัดการโครงการ: เริ่มต้นใช้งาน

หากคุณคิดว่าคุณต้องการเป็นผู้จัดการโครงการ ฉันเดาว่าเป็นเพราะคุณมีทักษะในการจัดองค์กรที่แข็งแกร่งและความสามารถในการเป็นผู้นำโดยธรรมชาติอยู่แล้ว

ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณก็เริ่มต้นได้ดีแล้ว เพราะคุณสามารถปฏิบัติต่ออาชีพของคุณเหมือนโปรเจกต์ขนาดใหญ่และใช้ทักษะเหล่านั้นเพื่อทำให้งานสำเร็จลุล่วง ตอนนี้ถ้าคุณเพิ่งเริ่มต้น ก็ดีสำหรับคุณ

สองสามขั้นตอนแรกเหล่านี้ใช้ได้กับทุกอาชีพ แต่ฉันจะอธิบายสั้น ๆ ต่อไป: ทำงานหนักเพื่อให้ได้เกรดที่ดีในโรงเรียน รับประทานอาหารที่มีประโยชน์ รับอากาศบริสุทธิ์และออกกำลังกายให้มาก อยู่ให้ห่างจากปัญหา และไม่โพสต์อะไรเลย ไร้สาระบนโซเชียลที่จะกลับมากัดก้นคุณตอนหางาน

2. รับประสบการณ์ "การจัดการโครงการ" ที่ไม่เป็นทางการ

คุณไม่ได้เป็นผู้จัดการโครงการโดยการเปิดพื้นที่จัดการโครงการ หรือเสนอให้จัดการโครงการใน Craigslist คุณเป็นผู้จัดการโครงการโดยการจัดการโครงการ และคุณสามารถค้นหาโครงการได้ทั่วทุกแห่ง

โครงการต่างๆ เกิดขึ้นได้ทุกวัน ดังนั้นจงทำในสิ่งที่คุณชอบและพร้อมที่จะใช้ทักษะการจัดการองค์กรและความเป็นผู้นำของคุณเมื่อสถานการณ์ปรากฏขึ้น

หากคุณสนใจในการรับราชการทหาร (ทหารผ่านศึกเป็นผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยม) ให้เข้าร่วม ROTC ของคุณ หรือหากคุณเป็นทหารผ่านศึกในอาชีพอื่น ให้พิจารณาว่าประสบการณ์ทางทหารของคุณอาจเป็นสิ่งที่จำเป็นเกือบทั้งหมดในการเปลี่ยนผ่านไปสู่อาชีพในฐานะ ผู้จัดการโครงการ. หากคุณต้องการออกแบบวิดีโอเกม ให้เข้าร่วมชมรมนักพัฒนาวิดีโอเกม คุณรู้หรือไม่ว่าวิดีโอเกมจำนวนมากสอนทักษะการจัดการโครงการขั้นพื้นฐาน

ด้วยวิธีนี้ ในที่สุดคุณก็สามารถเป็นผู้จัดการโครงการและทำงานในสายงานที่คุณรักได้

3. ใช้ทักษะคนของคุณ

ไม่มีโปรเจกต์ใดที่ประสบความสำเร็จโดยที่ผู้จัดการโปรเจ็กต์นั่งอยู่กับคอมพิวเตอร์ตลอดเวลาเพื่อวางแผนแผนภูมิแกนต์และศึกษาเฟรมเวิร์กของ Cynefin

โอเค บางที บาง โปรเจกต์อาจลงเอยด้วยการ "ดีพอ" แม้จะมี PM อยู่ห่างๆ แต่เพียงเพราะมีคนอื่นเข้ามาช่วยและจัดการการทำงานระหว่างบุคคลทั้งหมดที่ทำให้โปรเจกต์ดำเนินไป และบุคคลนั้นอาจได้รับการเลื่อนตำแหน่งเป็น PM ที่ต่อต้านสังคมในอนาคต

ประเด็นคือ: โครงการประกอบด้วยคน ดังนั้นผู้จัดการโครงการจึงต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการรู้จัก ฝึกสอน และสื่อสารกับคนของพวกเขา ในขณะที่พวกเขาใช้จ่ายในด้านเทคนิคของสิ่งต่างๆ

4. เรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือของการค้าการจัดการโครงการ

ทักษะด้านอารมณ์สามารถช่วยให้คุณไปได้ไกล และอาจมากพอที่จะได้ตำแหน่งผู้จัดการโครงการที่มีความซื่อสัตย์เป็นคนแรก แต่ในที่สุด คุณจะต้องแสดงทักษะทางเทคนิคบางอย่างออกมา

ถ้าฟังดูยากก็อย่ากลัวเลย ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยผู้จัดการโครงการและทีมของพวกเขาในเรื่องต่างๆ เช่น การทำงานร่วมกัน การจัดทำงบประมาณ การจัดตารางเวลา และอื่นๆ เครื่องมือที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ได้แก่ Microsoft Project, Atlassian และ Basecamp เป็นต้น

การเรียนรู้วิธีใช้ซอฟต์แวร์ใหม่อาจฟังดูน่าหวาดหวั่น แต่นี่คือปี 2017 และซอฟต์แวร์การจัดการโครงการที่ดีส่วนใหญ่จะเป็นมิตรกับผู้ใช้และมีการสนับสนุนมากมาย นอกจากนี้ยังมีแหล่งข้อมูลออนไลน์มากมาย ตัวอย่างเช่น ลองดูหลักสูตร Microsoft Project ทั้งหมดที่นำเสนอโดย Microsoft

การศึกษาของ Capterra สรุปได้ว่า "องค์กรต่าง ๆ กำลังดำเนินโครงการให้เสร็จสิ้นตรงเวลาและตามงบประมาณ และมีคุณภาพที่สูงขึ้นเมื่อใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ" ดังนั้นการรู้วิธีใช้งานจึงเป็นประโยชน์อย่างมากต่อเรซูเม่ของคุณ

คุณจะไม่พยายามหางานเป็นนักบัญชีโดยที่ไม่รู้วิธีใช้ QuickBooks, Freshbooks หรือแม้แต่ Microsoft Excel ใช่ไหม

นอกเหนือจากซอฟต์แวร์แล้ว ผู้จัดการโครงการยังต้องมีทักษะในด้านต่างๆ เช่น:

• การจัดทำงบประมาณ

• การสื่อสาร

• การจัดการสัญญา

• การวางแผน

• การบริหารความเสี่ยง

  

• กำหนดการ

5. ได้รับการรับรอง

คุณค่าของการรับรองการจัดการโครงการเป็นหัวข้อถกเถียงที่ร้อนแรงในชุมชนการจัดการโครงการ แต่ก็มีความเห็นพ้องต้องกันว่าไม่สามารถ ทำร้าย อาชีพของคุณได้

การรับรอง Project Management Professional เป็นใบรับรองการจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมและได้รับการยอมรับอย่างกว้างขวาง การรับรอง PMP มีไว้สำหรับผู้จัดการโครงการที่ทำงานซึ่งมีประสบการณ์มากมายอยู่แล้ว แต่มีตัวเลือกอื่นสำหรับผู้ที่มีประสบการณ์น้อย ตัวอย่างเช่น CAPM (Certified Associate in Project Management)

ข่าวดี: เราพบหลักสูตรที่ยอดเยี่ยมเพื่อเตรียมคุณให้ผ่านการรับรองการจัดการโครงการ

6. พาตัวเองออกไปที่นั่น

ตอนนี้คุณได้รับประสบการณ์ที่ไม่ใช่การจัดการโครงการ ฝึกฝนทักษะความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล เรียนรู้วิธีใช้เครื่องมือการจัดการโครงการ และอาจได้รับใบรับรอง คุณก็พร้อมที่จะเริ่มสมัครงานแล้ว การสมัครงานนั้นไม่ใช่เรื่องง่าย ไม่ว่าคุณจะพยายามเป็นผู้ดูแลสวนสัตว์หรือผู้จัดการโครงการ แต่ถ้าคุณได้ตรวจสอบขั้นตอนที่ 1-5 อย่างละเอียด คุณก็ควรพร้อมและมั่นใจ

ตอนนี้ได้เวลาขัดเกลาเรซูเม่ของคุณ เตรียมชุดให้พร้อม และเริ่มการสัมภาษณ์

ภาคผนวก: คุณมองหางานผู้จัดการโครงการที่ไหน

ในขณะที่ Indeed.com ระบุตำแหน่งงานผู้จัดการโครงการมากกว่า 60,000 ตำแหน่งที่เปิดรับในขณะที่เขียนบทความนี้ การวิจัยยังชี้ให้เห็นว่าผู้จัดการโครงการจำนวนมากขึ้นสู่บทบาทของตนโดยไม่ได้วางแผนที่จะเป็นผู้จัดการโครงการตั้งแต่แรกด้วยซ้ำ

ตามการวิเคราะห์ของ Gartner เกี่ยวกับเส้นทางอาชีพของผู้จัดการโครงการ:

ดังนั้น ไม่ว่าคุณจะเพิ่งเริ่มต้นหรืออยู่ในช่วงกลางของอาชีพการงาน ไม่ว่าคุณจะทำงานในบริษัทก่อสร้างหรือบริษัทเทคโนโลยี สิ่งสำคัญคือต้องมีทักษะการจัดการโครงการมากกว่าการมีป้ายชื่อผู้จัดการโครงการ คุณอาจพบว่าตัวเองมีคำว่า "...และผู้จัดการโครงการ" ติดอยู่ด้านหลังชื่อเรื่องของคุณโดยที่คุณไม่รู้ตัวเสียด้วยซ้ำ

ขั้นตอนสุดท้าย

ยิ่งคุณใช้เวลาในการจัดการโครงการมากเท่าไหร่ คุณก็จะยิ่งได้ยินคำว่า "คล่องตัว" ซึ่งเป็นกรอบความคิดที่ระบบการจัดการโครงการสมัยใหม่แทบทั้งหมดสร้างขึ้น ความคล่องตัวหมายถึงความยืดหยุ่น การปรับตัวให้เข้ากับสภาวะที่เปลี่ยนแปลง และการทำงานซ้ำๆ

ดังนั้นคุณจึงสามารถมีความคล่องตัวในแนวทางของคุณในอาชีพการจัดการโครงการของคุณโดยการย้อนกลับไปดูขั้นตอนเหล่านี้เป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าคุณอยู่ในเส้นทางที่ถูกต้อง ใช้เวลามากเกินไปโดยก้มหน้าอยู่ในออฟฟิศหรือเปล่า? ออกไปที่นั่นกับทีมของคุณเพื่อดูว่าพวกเขากำลังทำอะไรอยู่ หรือเลือกงานอดิเรกเก่าๆ สังเกตว่าพนักงานใหม่ของคุณใช้คำศัพท์ที่ฟังดูเหมือนภาษาอื่นหรือไม่? เรียนหลักสูตรในเครื่องมือที่คุณไม่คุ้นเคย หรือพิจารณาเพิ่มใบรับรองใหม่หรือรีเฟรชใบรับรองเก่า

ส่วนที่ดีที่สุด? ทุกทักษะที่คุณฝึกฝนในหกขั้นตอนนี้ (ยกเว้นใบรับรอง) สามารถนำไปใช้กับอาชีพใดก็ได้ และยังช่วยให้คุณเป็นคนที่ดีขึ้นในภาพรวมอีกด้วย

ลองคิดดู: การบริหารเวลา ทักษะองค์กร คุณสมบัติของผู้นำ ใครจะไม่ได้รับประโยชน์จากลักษณะเหล่านี้?

คำแนะนำของคุณ?

หากคุณเป็นผู้จัดการโครงการที่เริ่มต้นโดยไม่มีแผน ฉันต้องการทราบคำแนะนำของคุณสำหรับคนที่กำลังพยายามหางานแรก ส่งมาให้ฉันทาง Twitter @CapterraAC หรือพูดคุยต่อในความคิดเห็น และถ้าคุณหิวสำหรับการพูดคุยเรื่องอาชีพการจัดการโครงการเพิ่มเติม ลองอ่านบทความเหล่านี้:

• คำถามสัมภาษณ์การจัดการโครงการที่พบบ่อยที่สุด 10 ข้อ

• ผู้จัดการโครงการทำเงินได้เท่าไหร่?

• PMP vs. PRINCE2: แบบไหนที่เหมาะกับคุณ?

• งาน PMP ที่จ่ายสูงสุด 5 อันดับแรก