Советы по проведению вебинаров: полное руководство по организации отличного мероприятия

Отличный способ для агентств и малых предприятий позиционировать себя как идейных лидеров и транслировать события для национальной и потенциально глобальной аудитории с меньшими затратами — это провести вебинар.

На самом деле, распространение вебинарных платформ резко возросло во время пандемии, поскольку компании изо всех сил пытаются проводить виртуальное выездное шоу и личные мероприятия. Согласно последнему отчету ON24 Webinar Benchmarks Report, количество вебинаров в 2020 году увеличилось на 162 процента, а посещаемость увеличилась почти в четыре раза и составила более 60 миллионов человек. Аудитория просмотрела 61 миллион часов контента, что представляет собой рост почти на 300 процентов.

В этом руководстве представлены исчерпывающие сведения о плюсах и минусах вебинаров, некоторые из лучших платформ для вебинаров, а также советы о том, как провести интересное мероприятие.

Оглавление

• Преимущества и недостатки вебинаров
• Совет №1 — Найдите интересную тему
• Совет № 2. Исследуйте и пробуйте лучшие платформы
• Совет № 3. Найдите страстных докладчиков
• Совет № 4 — Запланируйте его на удобное для участников время
• Совет № 5 — Планируйте и репетируйте перед важным днем
• Совет № 6 — продвигайте его заблаговременно
• Совет № 7. Проводите обсуждение, но будьте гибкими
• Совет № 8. Отправляйте повтор и последующие лиды
• Вывод

Преимущества и недостатки вебинаров

Несмотря на то, что проведение вебинаров в Интернете не дает возможности чокнуться бокалами с клиентами и потенциальными клиентами лицом к лицу, это может помочь вашему агентству привлечь потенциальных клиентов и построить хорошие отношения. Ниже приведены шесть доказанных причин, по которым вам следует включить вебинары в свою маркетинговую стратегию.

Плюсы:

1. Посетители вебинара, как правило, лиды. От 20 до 40 процентов внешних посетителей вебинаров становятся квалифицированными лидами.
2. Вебинары стимулируют продажи. В дополнение к метрикам лидогенерации до 5 процентов посетителей вебинара становятся платными клиентами.
3. Вебинары привлекают внимание. По данным MakeSocialMediaSell, вебинары удерживают внимание 40% зрителей.
4. Вебинары укрепляют авторитет. Если у вашей компании достаточно информации для проведения часового вебинара по любой теме, то вы, вероятно, являетесь авторитетом в своей отрасли, и вебинар поможет вам подтвердить это.
5. Вебинары могут ускорить циклы продаж. Потенциальные клиенты, находящиеся в процессе принятия решения о покупке, могут быстрее продвигаться по воронке продаж с помощью информационного и образовательного вебинара.
6. Вебинары относительно недороги. Это презентация, не требующая аудитории или зала заседаний.

Хотя возможности лидогенерации и конверсии кажутся привлекательными, важно отметить, что вебинары следует в первую очередь рассматривать как образовательное или интеллектуальное упражнение. По словам Эшли Шталь, основателя брендингового агентства CAKE Publishing, вебинары, которые представляют собой чистую рекламу продуктов, нарушают условия сделки для участников.

«Одна из самых больших ошибок, которые я вижу у клиентов, заключается в том, что они слишком сильно сосредотачиваются на конечной продаже и недостаточно на содержании», — написала она в статье для Forbes.

Большинство зарегистрировавшихся посещают вебинары, потому что тема вызвала у них интерес. Они используют эти события, чтобы оценить ваш опыт и укрепить доверие к вашему бренду, прежде чем принимать решение о покупке у вас. Чистая рекламная презентация во время вебинара может отбить у потенциальных клиентов желание взаимодействовать с вами.

Например, ваше агентство может специализироваться на поисковой оптимизации или SEO. Определение темы вебинара и всеобъемлющее обсуждение «SEO-стратегий для малого бизнеса», скорее всего, вызовет больший интерес у потенциального клиента, чем «Почему вы должны платить нам за то, чтобы мы были вашим SEO-агентством». Потенциальные клиенты становятся «горячими лидами» и с гораздо большей вероятностью свяжутся с вами или будут открыты для общения, если они получат полезную информацию из содержания вашего вебинара.

Помимо выбора темы и структуры вашего вебинара, есть несколько факторов, которые могут негативно повлиять на мероприятие.

Минусы:

1. Падение посещаемости. Если вы не взимаете плату с участников вебинара, у вас мало стимулов для гарантированного посещения. На самом деле, по оценкам, только половина тех, кто регистрируется на вебинары, посещают их. Большинство компаний проводят вебинары бесплатно, поскольку с точки зрения клиентов у них мало стимулов платить за них, поскольку им не хватает блеска, гламура и изысканного питания, которые обычно ассоциируются с личными мероприятиями. Стоимость услуги вебинара компенсируется за счет возможностей лидогенерации и возможности донести мероприятие до широкой аудитории.
2. Технические неполадки. Виртуальные сеансы всегда сопряжены с риском технологического сбоя.
3. Взаимодействие и отвлекающие факторы. Вовлечение личного мероприятия не может быть легко воспроизведено в Интернете. Виртуальные презентации более пассивны и менее динамичны, чем шумные аудитории, полные людей. Живые презентации также часто создают возможности для большего взаимодействия с аудиторией. Без такого же уровня стимуляции виртуальные сеансы обязательно будут отвлекать.

Справедливости ради следует отметить, что такие же риски могут существовать и в живых мероприятиях, и их можно снизить с помощью советов по вебинару, изложенных в следующем разделе.

Как создать потрясающее событие

Совет для вебинара №1. Найдите интересную тему

Первый шаг — это тема вашего вебинара. Выбирая тему, вы хотите определить то, о чем участники хотят узнать больше, и сопоставить это с вашим продуктом или услугой. Шталь рекомендует сохранить вилку продаж до конца, после того как вы предоставили участникам ценность и образование.

«Не говорите о своем продукте до самого конца презентации. Продайте его слишком рано, и ваша аудитория, скорее всего, получит те отвратительные вибрации продаж, которые нам всем не нравятся. Тем не менее, нет ничего плохого в том, чтобы упомянуть название вашего продукта пару раз мимоходом во время презентации. Предоставьте отличный контент заранее. Продайте в самом конце», — говорит она. Актуальная тема может усилить интерес, особенно если она касается чего-то срочного, требующего немедленного внимания, или носит тактический характер и имеет предписывающий характер.

Другие соображения включают:

• Предложение какой-либо акции или халявы для посетителей
• Рассмотрите возможность проведения нескольких вебинаров, если это важная тема, требующая обсуждения более часа.

Совет для веб-семинаров № 2. Исследуйте и пробуйте лучшие платформы

Как человек, который провел сотни вебинаров за последние 10 лет, Хейли Фридман, соучредитель Growth Marketing Pro, знает, как выявлять тревожные флажки при выборе поставщика платформы для вебинаров.

«Бегите другим путем, если вы видите инструмент веб-семинара, который включает в себя запутанные загрузки и расширения, плохое обслуживание клиентов, технические проблемы со звуком и видео и чрезмерно сложные информационные панели. Просто не стоит заморачиваться этими проблемами. Вы и ваши гости заслуживаете лучшего», — говорит она.

При выборе платформы Фридман предлагает обратить внимание на несколько важных факторов:

• Нужно ли зрителям загружать плагин?
• Сколько участников допускается в зале?
• Поддерживает ли платформа несколько докладчиков?
• Отправляет ли он напоминания по электронной почте зарегистрированным?
• Программное обеспечение для веб-семинаров предназначено для живых веб-семинаров, веб-семинаров по запросу или и того, и другого?
• Есть ли какие-либо другие полезные функции, такие как чат и опросы, в которых может участвовать аудитория?

Фридман протестировал 23 самые известные платформы для вебинаров . Основные выводы из ее исследования представлены ниже.

Demio — Demio позиционирует себя как простой, не требующий загрузки веб-семинар для вашей аудитории, который позволяет организаторам применять свой брендинг и логотип к материалам мероприятия.

«Этот инструмент отлично подходит для начинающих и для тех, кто чувствует себя некомфортно из-за неуклюжих интерфейсов и многочисленных настроек, связанных с некоторыми вебинарными платформами. С другой стороны, профессиональные маркетологи и занятые корпоративные пользователи оценят обширные инструменты автоматизации», — говорит Фридман.

Плюсы:

• Полностью на основе браузера (без загрузки программного обеспечения)
• Живые и автоматические вебинары по запросу
• Настройка занимает несколько минут
• Современный и настраиваемый: вы можете добавить свой логотип, чтобы он соответствовал вашему бренду.
• Автоматические электронные письма с напоминаниями о запланированных событиях
• Возможность отправить запись вебинара всем зарегистрировавшимся после мероприятия

Минусы:

• Для размещения более 50 живых участников требуется обновление

Стоимость Демио:

• Двухнедельная бесплатная пробная версия
• Стартовый план: 34 доллара США в месяц за комнату для участников на 50 человек.
• План роста: 69 долларов США в месяц за конференц-зал на 150 человек и индивидуальный брендинг.
• Бизнес-план: 163 доллара США в месяц за комнату для посетителей на 500 человек и четырех организаторов.

Google Hangouts — Hangouts — это бесплатное программное обеспечение Google, которое работает с YouTube. Он рассчитан на небольшие группы до 30 человек. Для проведения вебинара в Google Hangouts необходим собственный канал на YouTube и установленный браузер Chrome.

«Google+ Hangouts очень популярен в корпоративном мире, потому что он предоставляет удобные функции для приглашения участников. Более того, во время одного мероприятия могут выступать несколько человек, а вебинаром можно легко поделиться после его завершения», — говорит Фридман.

Плюсы:

• Может принять 30 человек бесплатно
• Вебинар автоматически записывается и загружается на ваш канал YouTube.
• Возможна трансляция вебинара через YouTube для охвата большей аудитории.

Минусы:

• Участникам нужна учетная запись Google, чтобы принимать активное участие в мероприятии (например, иметь возможность задавать вопросы).
• Трудно привлечь потенциальных клиентов, поскольку нет функции, позволяющей участникам регистрировать свои данные для доступа к мероприятию.

Стоимость видеовстречи:

• Полностью бесплатно

А Зум?

Хотя Zoom стал нарицательным во время пандемии, он не стал лучшим выбором для Фредиман, заняв 10-е место в ее списке.

«Ограничение Zoom заключается в том, что хотя он предлагает базовые функции бесплатно, ваши встречи могут продолжаться менее 40 минут, если количество участников меньше 100. Это связано с тем, что Zoom создан для крупных компаний, которые готовы раскошелиться на большие деньги. технологии видеоконференцсвязи», — говорит она.

Плюсы:

• Одновременная демонстрация экрана для нескольких участников
• Бесплатное совместное использование рабочего стола и приложений
• Работает на всех платформах и устройствах
• Записывает все мероприятие, включая вопросы, заданные участниками в чате, и видео от нескольких выступающих.

Минусы:

• Навигация по интерфейсу может сбивать с толку
• Аппаратное обеспечение Zoom просто не работает должным образом

Стоимость масштабирования:

• Бесплатные вебинары для 100 участников продолжительностью не более 40 минут.
• Платные планы начинаются с 14,99 долларов США в месяц и включают неограниченную продолжительность встреч с участием до 100 человек.

Совет для вебинаров № 3. Найдите страстных докладчиков

Преимущество проведения вебинаров по сравнению с личными выступлениями заключается в том, что виртуальные мероприятия обычно намного более случайны. Это не означает, что вам не нужно поддерживать интерес посетителей, но вам также не нужно быть официальным докладчиком мирового уровня, чтобы провести отличную сессию. Вы даже можете обойтись без использования сценариев и других информационных ресурсов, которые помогут вам.

Ведущий должен быть:

• Эксперт по предмету и/или продукту
• Компетентный оратор
• Искренне заинтересован в этом

Также рекомендуется иметь энергичного и представительного хозяина или модератора. Этот тип людей может открыть мероприятие, приветствовать выступающих, управлять и задавать вопросы от имени участников, а также следить за тем, чтобы аудитория оставалась вовлеченной, чтобы эксперт(ы) в предметной области могли сосредоточиться в первую очередь на своей презентации, не отвлекаясь.

Совет № 4 для вебинара: запланируйте его на удобное для участников время

Когда вы бронируете дату своего вебинара, необходимо учитывать важные факторы, чтобы обеспечить оптимальную посещаемость:

• День недели. Понедельников и пятниц следует избегать, так как большинство людей в эти дни либо набирают вес, либо сбавляют обороты.
• Время суток. Утро, как правило, гораздо более беспокойное для деловых людей, поэтому с 13:00 до 15:00 по восточному времени обычно считается лучшим временем для записи на вебинар в Северной Америке.

Совет для вебинара № 5. Планируйте и репетируйте перед важным днем

Есть несколько моментов, о которых следует помнить при планировании проведения вебинара:

• Подумайте, где провести вебинар. Факторы, которые следует учитывать, включают поиск тихого места с хорошим освещением и аккуратным фоном, не отвлекающим зрителей. Если трудно найти визуально привлекательную область, вы можете использовать виртуальный фон, если ваша платформа для вебинаров предлагает это.
• Большинство вебинаров длятся час — 45 минут на презентацию и 15 минут на вопросы. Однако 30-минутные мероприятия (20 на презентацию и 10 на вопросы) становятся все более популярными. Будьте открыты для смешивания подходов и форматов, чтобы определить, что лучше всего подходит для вашей аудитории.
• Говорить с каждым слайдом в течение одной-двух минут — хорошее практическое правило при построении презентации.
• Повторите самые важные моменты. Скажи им один раз, скажи еще раз и скажи им в третий раз.
• Ваш формат должен быть таким: представить ценность, обеспечить глубокое исследование темы, представить свой продукт с помощью мягкой продажи, а затем подвести итоги.
• Говорите со своими клиентами, а не над ними. Ваш язык должен быть простым и понятным.
• Предугадывайте вопросы и подготовьте часто задаваемые вопросы (FAQ) по вашей теме. Если вебинар посвящен продукту, сохраните список вопросов о вашем продукте, которые задавали клиенты.

Кори Норткатт, генеральный директор Northcutt Enterprise SEO, говорит, что лучшие вебинары динамичны и привлекают аудиторию. Он предлагает: «Не читайте сценарий или слайды; использовать набросок. И говорить спонтанно. Предлагайте вопросы и отвечайте на них. Найдите время для вопросов во время вебинара, а не только в конце. Сделайте ваши слайды визуально привлекательными и информативными; длинные списки пунктов не интересны. Самое главное: используйте приличный микрофон».

После того, как вы просмотрели этот список, создали свои слайды, запланировали вебинар, попрактиковались и собрали участников, вы должны быть готовы к выступлению.

Совет для вебинара № 6. Продвигайте его заблаговременно

Ниже приведены вещи, которые следует учитывать при маркетинге вашего вебинара.

Обязательные вещи:

• Целевая страница регистрации
• Органические посты в социальных сетях для продвижения сессии
• Электронный маркетинг, чтобы пригласить известных потенциальных клиентов зарегистрироваться
• Разрешить зарегистрировавшимся предварительно задавать вопросы

Ключевой совет от Stahl — рекламировать вебинар за несколько недель до его начала. «Не начинайте рекламу накануне. Я рекомендую начинать размещать рекламу как минимум за месяц, если не больше. Вы захотите отправлять напоминания по мере приближения события, в том числе напоминание по электронной почте накануне и в день. Я также рекомендую вести обратный отсчет в социальных сетях», — говорит она.

Дополнительные рекламные мероприятия, которые следует учитывать, включают:

• Платная реклама для потенциальных клиентов и других внешних рынков
• Электронные письма для клиентов для рекламы вебинара
• Привлечение спонсоров как маркетинговая тактика для больших сессий
• Создание рекламного ролика
• Рекламные всплывающие окна на вашем сайте
• Последующие электронные письма для сбора отзывов и привлечения участников

Совет вебинара № 7. Проводите обсуждение, но будьте гибкими

Теперь пришло время представить ваш контент. Подумайте о том, чтобы сделать следующее:

• Отправьте электронное письмо с напоминанием в последнюю минуту за один или два часа до начала вебинара.
• Будьте гибкими, так как некоторые вопросы аудитории могут изменить направление разговора. Управляйте им, выбирая, на какие вопросы отвечать в прямом эфире. Если тема конкретна, эти вопросы, как правило, лучше всего задавать в автономном режиме.
• Говорите медленно и уверенно, чтобы аудитория легко вас понимала.
• Используйте мышь, чтобы выделить элементы на слайдах, которые вы хотите, чтобы аудитория увидела.
• Убедитесь, что вы выступаете в среде, не отвлекающей внимание.

Совет по вебинару № 8. Отправляйте повтор и последующие лиды

Если вы не воспроизводите содержание своего вебинара и не проводите последующие мероприятия, вы можете упустить маркетинговые возможности, которые можно извлечь из уже созданного контента.

Вот идеи пост-продвижения для вашего вебинара:

• Отправьте запись сеанса и слайд-дек. Не все, кто зарегистрируется, действительно посетят вебинар, поэтому отправка дополнительного электронного письма с содержанием — отличный способ привлечь лидов, которые, возможно, не попали на сеанс в прямом эфире.
• Разместите видео вебинара в Интернете. Размещение вашего вебинара на фирменном канале YouTube — отличный способ получить дополнительную поддержку и рейтинг для актуальных результатов поиска на YouTube.
• Используйте слайды для создания презентаций. Если ваш вебинар ориентирован на продукт, подумайте о том, чтобы преобразовать часть своего контента в рекламные материалы.
• Запросите обратную связь. Краткий опрос участников — отличный способ получить представление о том, какие части вебинара понравились аудитории больше всего и что можно улучшить.

Вывод

В связи с тем, что внедрение технологий замедлилось из-за COVID, онлайн-вебинары, вероятно, останутся популярными. Многие компании теперь понимают, что они могут проводить увлекательные мероприятия за небольшую часть стоимости личных встреч.

Фактически, Дахеб из ON24 говорит, что почти все маркетологи называют проведение вебинаров ключевой частью своих стратегий даже в постпандемическую эпоху. «Цифровое взаимодействие позволяет командам по маркетингу и продажам охватить больше людей и проводить больше времени со своими потенциальными клиентами и клиентами», — говорит он.

Хотя настройка стратегии вебинара требует времени и усилий, окупаемость заключается в том, что после проведения одного вебинара последующие мероприятия становится легко воспроизвести. И преимущества с точки зрения доверия к бренду, потенциальных клиентов и понимания аудитории продолжают расти.