Consejos para seminarios web: su guía definitiva para organizar un gran evento

Una excelente manera para que las agencias y las pequeñas empresas se posicionen como líderes de opinión y transmitan eventos a audiencias nacionales y potencialmente globales a un costo menor es organizar un seminario web.

De hecho, la adopción de plataformas de seminarios web se ha disparado durante la pandemia a medida que las empresas se esfuerzan por ofrecer virtualmente roadshows y eventos presenciales. Según el último Informe de referencia de seminarios web ON24, los seminarios web en 2020 aumentaron un 162 % y la asistencia casi se cuadruplicó a más de 60 millones de personas. El público interactuó con 61 millones de horas de contenido, lo que representa un crecimiento de casi el 300 %

Esta guía proporciona un resumen completo de los pros y los contras de los seminarios web, algunas de las mejores plataformas de seminarios web para usar y consejos sobre cómo organizar un evento atractivo.

Tabla de contenido

• Los beneficios y desventajas de los seminarios web
• Consejo #1 - Encuentra un tema interesante
• Consejo #2 - Investigue y pruebe las mejores plataformas
• Consejo #3 - Encuentra presentadores apasionados
• Consejo n.º 4: prográmelo a una hora conveniente para los asistentes
• Consejo #5 - Planifica y ensaya antes del gran día
• Consejo n.º 6: promociónalo con mucha anticipación
• Consejo #7 - Ejecute la discusión pero sea flexible
• Consejo n.º 8: envíe una repetición y haga un seguimiento de los clientes potenciales
• Conclusión

Los beneficios y desventajas de los seminarios web

Aunque organizar seminarios web en línea no brinda la oportunidad de chocar cara a cara con clientes y prospectos, puede ayudar a su agencia a atraer prospectos y construir excelentes relaciones. A continuación se presentan seis razones comprobadas por las que debe incorporar seminarios web en su estrategia de marketing.

Ventajas:

1. Los asistentes a los seminarios web generalmente son clientes potenciales. Entre el 20 y el 40 por ciento de los asistentes a seminarios web externos se convierten en clientes potenciales calificados.
2. Los seminarios web impulsan las ventas. Además de las métricas de generación de oportunidades de venta, hasta el 5 % de los asistentes a los seminarios web se convierten en clientes de pago.
3. Los seminarios web son atractivos. Según MakeSocialMediaSell, los seminarios web retienen la atención del 40 por ciento de los espectadores.
4. Los seminarios web crean autoridad. Si su empresa tiene suficiente información para organizar un seminario web de una hora sobre cualquier tema, entonces probablemente sea una autoridad en su industria y el seminario web lo ayudará a reafirmarlo.
5. Los seminarios web pueden acelerar los ciclos de ventas. Los prospectos en medio de una decisión de compra pueden ser empujados más rápido a través de un embudo de ventas con un seminario web informativo y educativo.
6. Los seminarios web tienen un costo relativamente bajo. Es una presentación sin necesidad de auditorio o sala de juntas.

Si bien las oportunidades de conversión y generación de prospectos parecen atractivas, es importante tener en cuenta que los seminarios web deben verse, ante todo , como un ejercicio educativo o de liderazgo intelectual. Según Ashley Stahl, fundadora de la agencia de branding CAKE Publishing, los seminarios web que son puros anuncios de productos son un factor decisivo para los asistentes.

“Uno de los mayores errores que veo que cometen los clientes es centrarse demasiado en la venta final y no lo suficiente en el contenido”, escribió en un artículo de Forbes.

La mayoría de los inscritos que asisten a seminarios web lo hacen porque el tema despertó su interés. Utilizan estos eventos para evaluar su experiencia y generar confianza en su marca antes de decidir si comprarle. Un argumento de venta puro durante un seminario web puede desalentar a los prospectos de querer interactuar con usted.

Por ejemplo, su agencia puede especializarse en optimización de motores de búsqueda o SEO. Enmarcar un tema de seminario web y la discusión general sobre "estrategias de SEO para pequeñas empresas" es probablemente más interesante para un prospecto que "¿Por qué debería pagarnos para ser su agencia de SEO?". Los prospectos se convierten en 'clientes potenciales cálidos' y es mucho más probable que se comuniquen con usted o estén abiertos a comunicarse si obtienen información procesable del contenido de su seminario web.

Dejando de lado la elección del tema y la forma en que se estructura su seminario web, existen algunos factores que podrían tener un impacto negativo en un evento.

Contras:

1. Descenso de asistencia. A menos que esté cobrando una tarifa a los asistentes al seminario web, hay pocos incentivos para garantizar la asistencia. De hecho, se estima que solo la mitad de los que se registran para seminarios web realmente asisten. La mayoría de las empresas organizan seminarios web de forma gratuita, ya que hay pocos incentivos desde el punto de vista del cliente para pagar por ellos, dado que carecen del brillo, el glamour y el catering elegante que normalmente se asocia con los eventos en persona. El costo de un servicio de seminario web se compensa con las oportunidades de generación de oportunidades y la capacidad de ofrecer el evento a una amplia audiencia.
2. Problemas técnicos. Las sesiones virtuales siempre corren el riesgo de fallas tecnológicas.
3. Interacción y distracciones. La participación de un evento en persona no se puede replicar fácilmente en línea. Las presentaciones virtuales son más pasivas y menos dinámicas que los auditorios llenos de gente. Las presentaciones en vivo a menudo también crean oportunidades para una mayor interacción con la audiencia. Sin el mismo nivel de estimulación, las sesiones virtuales serán propensas a las distracciones.

Para ser justos, estos mismos riesgos pueden existir en eventos en vivo y pueden mitigarse a través de los consejos de los seminarios web que se describen en la siguiente sección.

Cómo crear un evento increíble

Consejo de seminario web n.º 1: encuentre un tema interesante

El primer paso es el tema de su seminario web. Al seleccionar un tema, desea identificar algo sobre lo que los asistentes buscan obtener más información y relacionarlo con su producto o servicio. Stahl recomienda guardar las ventas hasta el final, después de haber brindado valor y educación a los asistentes.

“No hables de tu producto hasta el final de tu presentación. Véndalo demasiado pronto y es probable que su audiencia tenga esas vibraciones de ventas repulsivas que a todos nos disgustan. Dicho esto, no hay nada de malo en mencionar el nombre de su producto un par de veces mientras lo presenta. Proporcione un gran contenido por adelantado. Vender al final”, dice ella. Un tema oportuno puede aumentar el interés, especialmente si aborda algo urgente que requiere atención inmediata o es táctico y prescriptivo.

Otras consideraciones incluyen:

• Ofrecer algún tipo de promoción o regalo de promoción a los asistentes
• Considere múltiples seminarios web si es un tema importante que requiere una discusión de más de una hora

Sugerencia del seminario web n.° 2: investigue y pruebe las mejores plataformas

Como alguien que ha organizado cientos de seminarios web en los últimos 10 años, Hailey Friedman, cofundadora de Growth Marketing Pro, sabe cómo detectar señales de alerta al seleccionar un proveedor de plataforma de seminarios web.

“Corra hacia el otro lado si ve una herramienta de seminario web que implica descargas y extensiones confusas, un servicio al cliente deficiente, dificultades técnicas con el sonido y el video, y paneles de control demasiado complicados. Simplemente no vale la pena el dolor de cabeza de lidiar con estos problemas. Usted y sus asistentes se merecen algo mejor”, dice ella.

Al considerar una plataforma, Friedman sugiere considerar algunos factores importantes:

• ¿Los espectadores necesitan descargar un complemento?
• ¿Cuántos asistentes se permiten en la sala?
• ¿La plataforma admite varios presentadores?
• ¿Envía recordatorios por correo electrónico a los solicitantes de registro?
• ¿El software de seminario web es para seminarios web en vivo, seminarios web bajo demanda o ambos?
• ¿Existen otras funciones útiles, como chat en vivo y encuestas, en las que la audiencia pueda participar?

Friedman ha probado 23 de las plataformas de seminarios web más conocidas . Los puntos clave de su investigación se proporcionan a continuación.

Demio: la Demio se comercializa a sí mismo como una experiencia de seminario web simple y sin descarga para su audiencia que permite a los anfitriones aplicar su marca y logotipo en los materiales del evento.

“Esta herramienta es excelente para principiantes y para aquellos que se sienten incómodos con las interfaces toscas y las numerosas configuraciones asociadas con algunas plataformas de seminarios web. Por otro lado, los vendedores profesionales y los usuarios corporativos ocupados apreciarán sus amplias herramientas de automatización”, dice Friedman.

Ventajas:

• Totalmente basado en navegador (sin software para descargar)
• Webinars en vivo y automatizados bajo demanda
• Tarda unos minutos en configurarse
• Moderno y personalizable: puede agregar su logotipo para que coincida con su marca
• Correos electrónicos de recordatorio automatizados para eventos programados
• Posibilidad de enviar la grabación del seminario web a todos los inscritos después del evento

Contras:

• Alojar a más de 50 participantes en vivo requiere una actualización

Precios de Demio:

• Prueba gratuita de dos semanas
• Plan de inicio: US $ 34 / mes para una sala de asistentes de 50 personas
• Plan de Crecimiento: US$69/mes para una sala de asistentes de 150 personas y marca personalizada
• Plan de negocios: US$163/mes para una sala de asistentes de 500 personas y cuatro anfitriones

Hangouts de Google: la Hangouts es un software gratuito de Google que funciona con YouTube. Está diseñado para grupos pequeños de hasta 30 personas. Para realizar un seminario web en Google Hangouts, necesita su propio canal en YouTube y el navegador Chrome instalado.

“Google+ Hangouts es muy popular en el mundo empresarial porque permite funciones útiles para invitar a los miembros. Además, varias personas pueden hablar durante un evento y el seminario web se puede compartir fácilmente una vez finalizado”, dice Friedman.

Ventajas:

• Puede alojar 30 personas gratis
• El seminario web se graba automáticamente y se carga en su canal de YouTube
• Es posible transmitir el seminario web a través de YouTube para acomodar a una audiencia más grande

Contras:

• Los asistentes necesitan una cuenta de Google para participar activamente en el evento (por ejemplo, poder hacer preguntas)
• Difícil de capturar clientes potenciales ya que no hay una funcionalidad que permita a los asistentes registrar sus detalles para acceder al evento.

Precios de Hangouts:

• Completamente libre

¿Qué pasa con Zoom?

Si bien Zoom se ha convertido en un nombre familiar durante la pandemia, no se destacó como la mejor opción para Frediman, ocupando el puesto número 10 en su lista.

“La limitación de Zoom es que, si bien ofrece funciones básicas de forma gratuita, sus reuniones pueden durar menos de 40 minutos si el número de asistentes es inferior a 100. Eso se debe a que Zoom está diseñado para grandes empresas que van a desembolsar mucho dinero para tecnología de videoconferencia”, dice.

Ventajas:

• Compartir pantalla simultáneamente para varios asistentes
• Uso compartido gratuito de escritorio y aplicaciones
• Funciona en todas las plataformas y dispositivos.
• Graba el evento completo, incluidas las preguntas realizadas por los asistentes a través del chat y los videos de varios oradores.

Contras:

• La navegación por la interfaz puede ser confusa
• El hardware de zoom simplemente no funciona bien

Precios de zoom:

• Seminarios web gratuitos para hasta 100 participantes con una duración máxima de 40 minutos
• Los planes pagos comienzan desde US$14,99 por mes e incluyen reuniones de duración ilimitada con hasta 100 participantes.

Consejo de seminario web n.° 3: encuentre presentadores apasionados

Lo hermoso de organizar seminarios web, en comparación con presentar en un evento en persona, es que los eventos virtuales suelen ser mucho más informales. Eso no quiere decir que no necesite mantener el interés de los asistentes, pero tampoco necesita ser un presentador formal de clase mundial para ofrecer una gran sesión. Incluso puede salirse con la suya usando scripts y otros recursos de información para ayudarlo.

Un presentador debe ser:

• Un experto en la materia y/o producto
• Un orador competente
• Genuinamente interesado en hacerlo

También es una buena práctica tener un anfitrión o moderador enérgico y agradable. Este tipo de persona puede abrir el evento, dar la bienvenida a los oradores, administrar y hacer preguntas en nombre de los participantes, y asegurarse de que la audiencia permanezca involucrada para que los expertos en la materia puedan concentrarse principalmente en su presentación sin distracciones.

Sugerencia de seminario web n.° 4: prográmelo a una hora conveniente para los asistentes

Cuando reserva una fecha para su seminario web, hay consideraciones importantes que debe tener en cuenta para lograr una asistencia óptima:

• Día de la semana. Deben evitarse los lunes y viernes, ya que la mayoría de las personas están aumentando o disminuyendo durante estos días.
• Hora del día. Las mañanas suelen ser mucho más ajetreadas para la gente de negocios, por lo que de 13:00 a 15:00, hora del este, generalmente se considera la mejor ventana para reservar un seminario web en América del Norte.

Consejo de seminario web n.° 5: planifique y ensaye antes del gran día

Hay algunos elementos que querrá tener en cuenta al planificar cómo hacer un seminario web:

• Piense en dónde organizar un seminario web. Los factores a considerar incluyen encontrar un espacio tranquilo con buena iluminación y un fondo ordenado y sin distracciones para los espectadores. Si es difícil encontrar un área visualmente atractiva, es posible que desee utilizar un fondo virtual si su plataforma de seminarios web lo ofrece.
• La mayoría de los seminarios web duran una hora: 45 minutos para la presentación y 15 minutos para las preguntas. Sin embargo, los eventos de 30 minutos (20 para presentación y 10 para preguntas) son cada vez más populares. Esté abierto a mezclar enfoques y formatos para determinar qué funciona mejor para su audiencia.
• Hablar con cada diapositiva durante uno o dos minutos es una buena regla general al construir su presentación.
• Reiterar los puntos más importantes. Díselo una vez, díselo de nuevo y díselo una tercera vez.
• Su formato debe ser: presente el valor, brinde una exploración profunda del tema, presente su producto con una venta suave y luego recapitule.
• Habla con tus clientes, no por encima de ellos. Su lenguaje debe ser simple y fácil de entender.
• Anticípese a las preguntas y prepare las preguntas más frecuentes (FAQ) en función de su tema. Si el seminario web se basa en un producto, mantenga una lista de preguntas sobre su producto que hayan hecho los clientes.

Cory Northcutt, CEO de Northcutt Enterprise SEO, dice que los mejores seminarios web son dinámicos e involucran a la audiencia. Él sugiere: “No lea de un guión o sus diapositivas; utiliza un esquema. Y hablar espontáneamente. Invita a hacer preguntas y respóndelas. Dedique tiempo a las preguntas durante el seminario web, no solo al final. Haga que sus diapositivas sean visualmente atractivas e informativas; largas listas de viñetas no son interesantes. Lo más importante: usa un micrófono decente”.

Una vez que haya revisado esta lista, creado sus diapositivas, programado su seminario web, practicado y discutido con los asistentes, debería estar listo para entregar.

Consejo de seminario web n.º 6: promociónelo con mucha anticipación

A continuación se presentan aspectos a considerar en la comercialización de su seminario web.

Las cosas obligatorias:

• Una página de inicio de registro
• Publicaciones orgánicas en redes sociales para promocionar la sesión.
• Marketing por correo electrónico para invitar a prospectos conocidos a registrarse
• Permitir a los registrantes enviar preguntas previamente

Un consejo clave de Stahl es comercializar su seminario web con semanas de anticipación. “No empiece a hacer publicidad el día anterior. Recomiendo comenzar a anunciarse con al menos un mes de anticipación, si no más. Querrá enviar recordatorios a medida que se acerque el evento, incluido un recordatorio por correo electrónico el día anterior y el día siguiente. También recomiendo hacer una cuenta regresiva en sus redes sociales”, dice.

Las actividades promocionales opcionales a considerar incluyen:

• Anuncios pagados para apuntar a prospectos y otros mercados externos
• Correos electrónicos para todo el cliente para anunciar el seminario web
• Atraer patrocinadores como táctica de marketing para grandes sesiones
• Creando un video promocional
• Ventanas emergentes promocionales en su sitio web
• Correos electrónicos de seguimiento para recopilar comentarios e involucrar a los asistentes

Consejo de seminario web n.° 7: Ejecute la discusión pero sea flexible

Ahora es el momento de presentar su contenido. Considere hacer lo siguiente:

• Envíe un correo electrónico de recordatorio de última hora una o dos horas antes del inicio de su seminario web.
• Sea flexible ya que ciertas preguntas de la audiencia pueden cambiar la dirección de la conversación. Contrólalo eligiendo qué preguntas responder en vivo. Si el tema es específico, esas preguntas son generalmente las mejores para desconectarse.
• Habla despacio y con confianza para que la audiencia te entienda fácilmente.
• Use su mouse para resaltar elementos en las diapositivas que desea que vea la audiencia.
• Asegúrese de presentar en un entorno libre de distracciones.

Consejo de seminario web n.º 8: envíe una repetición y haga un seguimiento de los clientes potenciales

Si no está reproduciendo el contenido de su seminario web y realizando seguimientos de seminarios web, es posible que se esté perdiendo oportunidades de marketing que se pueden recopilar a partir del contenido que ya se ha creado.

Aquí hay ideas de promoción posterior para su seminario web:

• Envíe una grabación de la sesión y una presentación de diapositivas. No todos los que se registren asistirán al seminario web, por lo que enviar un correo electrónico de seguimiento que incluya el contenido es una excelente manera de atraer clientes potenciales que podrían no haber llegado a la sesión en vivo.
• Publique el video del seminario web en línea. Publicar su seminario web en un canal de YouTube de su marca es una excelente manera de ganar tracción adicional y clasificar los resultados de actualidad en las búsquedas de YouTube.
• Use diapositivas para crear presentaciones de ventas. Si su seminario web se centra en el producto, considere convertir parte de su contenido en garantía de ventas.
• Solicite comentarios. Una breve encuesta a los asistentes es una excelente manera de obtener información sobre qué partes del seminario web disfrutó más la audiencia y dónde podría haber espacio para mejoras.

Conclusión

Con la adopción tecnológica impulsada debido a COVID, los seminarios web en línea probablemente seguirán siendo populares. Muchas empresas ahora se dan cuenta de que pueden ofrecer eventos atractivos a una fracción del costo de las sesiones en persona.

De hecho, Daheb de ON24 dice que casi todos los especialistas en marketing citan la organización de seminarios web como una parte clave de sus estrategias, incluso en una era posterior a la pandemia. “El compromiso digital está permitiendo que los equipos de marketing y ventas lleguen a más personas y pasen más tiempo con sus prospectos y clientes”, dice.

Si bien se necesita tiempo y esfuerzo para configurar su estrategia de seminario web, la recompensa es que una vez que haya organizado un seminario web, los eventos posteriores se vuelven fáciles de replicar. Y los beneficios en términos de confianza en la marca, oportunidades de ventas y conocimientos de la audiencia siguen creciendo.