Tips Webinar: Panduan Utama Anda Untuk Menyelenggarakan Acara Hebat

Cara terbaik bagi agensi dan perusahaan kecil untuk memposisikan diri mereka sebagai pemimpin pemikiran dan mengadakan acara ke audiens nasional dan berpotensi global dengan biaya lebih rendah adalah dengan menyelenggarakan webinar.

Faktanya, adopsi platform webinar telah melonjak selama pandemi karena perusahaan berebut untuk menyampaikan roadshow dan acara tatap muka secara virtual. Menurut Laporan Tolok Ukur Webinar ON24 terbaru, webinar pada tahun 2020 meningkat 162 persen dan kehadiran hampir empat kali lipat menjadi lebih dari 60 juta orang. Audiens terlibat dengan 61 juta jam konten, yang mewakili pertumbuhan hampir 300 persen

Panduan ini memberikan garis besar yang komprehensif tentang pro dan kontra webinar, beberapa platform webinar terbaik untuk digunakan, dan tips tentang cara menyelenggarakan acara yang menarik.

Daftar isi

• Manfaat dan kerugian dari webinar
• Tip #1 - Temukan topik yang menarik
• Tip #2 - Teliti dan uji coba platform terbaik
• Tip #3 - Temukan presenter yang bersemangat
• Tip #4 - Jadwalkan pada waktu yang nyaman bagi peserta
• Tip #5 - Rencanakan dan latih sebelum hari besar
• Tip #6 - Promosikan jauh-jauh hari sebelumnya
• Tip #7 - Laksanakan diskusi tetapi fleksibel
• Kiat #8 - Kirim tayangan ulang dan tindak lanjut prospek
• Kesimpulan

Manfaat dan kerugian dari webinar

Meskipun hosting webinar online tidak memberikan kesempatan untuk mendentingkan kacamata dengan pelanggan dan prospek secara langsung, ini dapat membantu agensi Anda menarik prospek dan membangun hubungan yang hebat. Di bawah ini adalah enam alasan yang terbukti mengapa Anda harus memasukkan webinar ke dalam strategi pemasaran Anda.

Kelebihan:

1. Peserta webinar umumnya adalah prospek. Antara 20 persen hingga 40 persen peserta webinar eksternal menjadi prospek yang berkualitas.
2. Webinar mendorong penjualan. Selain metrik perolehan prospek, hingga 5 persen peserta webinar menjadi klien yang membayar.
3. Webinar menarik. Menurut MakeSocialMediaSell, webinar menarik perhatian 40 persen pemirsa.
4. Webinar membangun otoritas. Jika perusahaan Anda memiliki cukup informasi untuk menyelenggarakan webinar satu jam tentang topik apa pun, Anda mungkin adalah otoritas di industri Anda, dan webinar akan membantu Anda menegaskannya kembali.
5. Webinar dapat mempercepat siklus penjualan. Prospek di tengah keputusan pembelian dapat didorong lebih cepat melalui corong penjualan dengan webinar yang informatif dan mendidik.
6. Webinar berbiaya relatif rendah. Ini adalah presentasi tanpa perlu auditorium atau ruang rapat.

Meskipun peluang perolehan prospek dan konversi tampak menarik, penting untuk dicatat bahwa webinar pertama-tama harus dilihat sebagai latihan kepemimpinan pendidikan atau pemikiran. Webinar yang merupakan flogs produk murni adalah pemecah kesepakatan bagi peserta, menurut Ashley Stahl, pendiri agensi branding CAKE Publishing.

“Salah satu kesalahan terbesar yang saya lihat dilakukan klien adalah terlalu fokus pada penjualan akhir dan tidak cukup pada konten,” tulisnya dalam artikel Forbes.

Sebagian besar pendaftar yang menghadiri webinar melakukannya karena topik tersebut menarik minat mereka. Mereka menggunakan acara ini untuk mengukur keahlian Anda dan membangun kepercayaan pada merek Anda sebelum memutuskan apakah akan membeli dari Anda. Pitch penjualan murni selama webinar dapat membuat prospek enggan untuk terlibat dengan Anda.

Misalnya, agensi Anda mungkin berspesialisasi dalam pengoptimalan mesin telusur atau SEO. Membingkai topik webinar dan diskusi menyeluruh seputar "strategi SEO untuk bisnis kecil" kemungkinan lebih menarik bagi prospek daripada "Mengapa Anda harus membayar kami untuk menjadi agensi SEO Anda". Prospek menjadi 'prospek hangat' dan kemungkinan besar akan menghubungi Anda atau terbuka untuk menjangkau jika mereka mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dari konten webinar Anda.

Selain pilihan topik dan bagaimana webinar Anda disusun, ada beberapa faktor yang dapat berdampak negatif pada suatu acara.

Kontra:

1. Absensi turun. Kecuali Anda membebankan biaya kepada peserta webinar, ada sedikit insentif untuk jaminan kehadiran. Faktanya, diperkirakan hanya setengah dari mereka yang mendaftar webinar yang benar-benar hadir. Sebagian besar perusahaan menyelenggarakan webinar secara gratis karena ada sedikit insentif dari sudut pandang pelanggan untuk membayarnya mengingat mereka tidak memiliki kemewahan, kemewahan, dan katering mewah yang biasanya terkait dengan acara tatap muka. Biaya layanan webinar diimbangi melalui peluang perolehan prospek dan kemampuan untuk menyampaikan acara ke khalayak luas.
2. Masalah teknis. Sesi virtual selalu berisiko kegagalan teknologi.
3. Interaksi dan gangguan. Keterlibatan acara tatap muka tidak dapat dengan mudah ditiru secara online. Presentasi virtual lebih pasif dan kurang dinamis dibandingkan auditorium ramai yang penuh dengan orang. Presentasi langsung juga sering menciptakan peluang untuk interaksi audiens yang lebih besar. Tanpa tingkat stimulasi yang sama, sesi virtual cenderung rentan terhadap gangguan.

Agar adil, risiko yang sama ini dapat muncul dalam acara langsung dan dapat dikurangi melalui kiat webinar yang diuraikan di bagian selanjutnya.

Cara membuat acara yang luar biasa

Tip Webinar #1 - Temukan topik yang menarik

Langkah pertama adalah topik webinar Anda. Dalam memilih topik, Anda ingin mengidentifikasi sesuatu yang ingin dipelajari lebih lanjut oleh peserta dan memetakannya kembali ke produk atau layanan Anda. Stahl merekomendasikan menyimpan steker penjualan sampai akhir, setelah Anda memberikan nilai dan pendidikan kepada peserta.

“Jangan membicarakan produk Anda sampai akhir presentasi Anda. Jual terlalu dini dan audiens Anda kemungkinan besar akan mendapatkan getaran penjualan yang menjijikkan yang tidak kita sukai. Meskipun demikian, tidak ada salahnya menyebutkan nama produk Anda beberapa kali secara sepintas saat Anda mempresentasikannya. Sediakan konten yang bagus di awal. Jual di bagian paling akhir, ”katanya. Topik yang tepat waktu dapat memperkuat minat, terutama jika membahas sesuatu yang mendesak yang membutuhkan perhatian segera atau bersifat taktis dan preskriptif.

Pertimbangan lain termasuk:

• Menawarkan beberapa jenis promosi atau freebie untuk peserta
• Pertimbangkan beberapa webinar jika itu adalah topik penting yang membutuhkan diskusi lebih dari satu jam

Tip Webinar #2 - Teliti dan uji coba platform terbaik

Sebagai seseorang yang telah menyelenggarakan ratusan webinar selama 10 tahun terakhir, Hailey Friedman, Salah Satu Pendiri Growth Marketing Pro, mengetahui cara mengenali tanda bahaya saat memilih penyedia platform webinar.

Jalankan sebaliknya jika Anda melihat alat webinar yang melibatkan unduhan dan ekstensi yang membingungkan, layanan pelanggan yang buruk, kesulitan teknis dengan suara dan video, dan dasbor yang terlalu rumit. Ini sama sekali tidak sepadan dengan sakit kepala dalam menangani masalah ini. Anda dan peserta Anda layak mendapatkan yang lebih baik, ”katanya.

Saat mempertimbangkan sebuah platform, Friedman menyarankan untuk melihat beberapa faktor penting:

• Apakah pemirsa perlu mengunduh plugin?
• Berapa banyak peserta yang diperbolehkan di dalam ruangan?
• Apakah platform mendukung banyak penyaji?
• Apakah itu mengirimkan pengingat email ke pendaftar?
• Apakah perangkat lunak webinar untuk webinar langsung, webinar sesuai permintaan, atau keduanya?
• Apakah ada fitur bermanfaat lainnya seperti obrolan langsung dan polling yang dapat melibatkan audiens?

Friedman telah menguji coba 23 platform webinar paling terkenal . Kunci takeaways dari penelitiannya disediakan di bawah ini.

Demio - Platform webinar keseluruhan Demio memasarkan dirinya sebagai pengalaman webinar sederhana tanpa unduhan untuk audiens Anda yang memungkinkan tuan rumah menerapkan branding dan logo mereka di seluruh materi acara.

“Alat ini sangat bagus untuk pemula dan bagi mereka yang merasa tidak nyaman dengan antarmuka yang kikuk dan banyak pengaturan yang terkait dengan beberapa platform webinar. Di sisi lain, pemasar profesional dan pengguna korporat yang sibuk akan menghargai alat otomasinya yang ekstensif,” kata Friedman.

Kelebihan:

• Sepenuhnya berbasis browser (tidak ada perangkat lunak untuk diunduh)
• Webinar on-demand langsung dan otomatis
• Butuh beberapa menit untuk menyiapkan
• Modern dan dapat disesuaikan: Anda dapat menambahkan logo agar sesuai dengan merek Anda
• Email pengingat otomatis untuk acara terjadwal
• Kemampuan untuk mengirim rekaman webinar ke semua pendaftar setelah acara

Kontra:

• Hosting lebih dari 50 peserta langsung memerlukan peningkatan

Harga Demio:

• Uji coba gratis dua minggu
• Paket Pemula: US$34/bulan untuk ruang peserta 50 orang
• Paket Pertumbuhan: US$69/bulan untuk ruang peserta 150 orang dan merek yang disesuaikan
• Rencana Bisnis: US$163/bulan untuk ruang peserta 500 orang dan empat tuan rumah

Google Hangouts - Platform webinar gratis Hangouts adalah perangkat lunak Google gratis yang berfungsi dengan YouTube. Ini dirancang untuk grup kecil hingga 30 orang. Untuk mengadakan webinar di Google Hangouts, Anda memerlukan saluran Anda sendiri di YouTube dan memasang browser Chrome.

“Google+ Hangouts sangat populer di dunia korporat karena memungkinkan fitur praktis untuk mengundang anggota. Selain itu, beberapa orang dapat berbicara dalam satu acara, dan webinar dapat dengan mudah dibagikan setelah acara selesai,” kata Friedman.

Kelebihan:

• Dapat menampung 30 orang secara gratis
• Webinar secara otomatis direkam dan diunggah ke saluran YouTube Anda
• Dimungkinkan untuk menyiarkan webinar melalui YouTube untuk mengakomodasi audiens yang lebih besar

Kontra:

• Peserta memerlukan akun Google untuk berpartisipasi aktif dalam acara tersebut (misalnya, memiliki kemampuan untuk mengajukan pertanyaan)
• Sulit menangkap prospek karena tidak ada fungsi yang memungkinkan peserta mendaftarkan detailnya untuk mengakses acara

Harga Hangout:

• Benar-benar gratis

Bagaimana dengan Zoom?

Sementara Zoom telah menjadi nama rumah tangga selama pandemi, itu tidak menonjol sebagai pilihan utama Frediman, peringkat #10 dalam daftarnya.

“Keterbatasan Zoom adalah, meskipun menawarkan fitur-fitur dasar secara gratis, rapat Anda dapat dilanjutkan kurang dari 40 menit jika jumlah peserta kurang dari 100. Itu karena Zoom dibuat untuk perusahaan besar yang akan mengeluarkan banyak uang untuk teknologi konferensi video, ”katanya.

Kelebihan:

• Berbagi layar secara bersamaan untuk beberapa peserta
• Berbagi desktop dan aplikasi gratis
• Bekerja di semua platform dan perangkat
• Rekam acara lengkap, termasuk pertanyaan yang diajukan peserta melalui obrolan dan video dari beberapa pembicara

Kontra:

• Navigasi antarmuka bisa membingungkan
• Perangkat keras zoom tidak berfungsi dengan baik

Harga Zoom:

• Webinar gratis untuk maksimal 100 peserta dengan durasi maksimal 40 menit
• Paket berbayar mulai dari US$14,99 per bulan dan termasuk durasi rapat tak terbatas hingga 100 peserta.

Tip Webinar #3 - Temukan presenter yang bersemangat

Hal yang indah tentang menyelenggarakan webinar, dibandingkan dengan presentasi di acara langsung, adalah acara virtual biasanya jauh lebih santai. Itu bukan untuk mengatakan bahwa Anda tidak perlu menjaga minat peserta, tetapi Anda juga tidak perlu menjadi presenter formal kelas dunia untuk menyampaikan sesi yang hebat. Anda bahkan dapat menggunakan skrip dan sumber informasi lainnya untuk membantu Anda.

Seorang penyaji harus:

• Materi pelajaran dan/atau pakar produk
• Seorang pembicara yang kompeten
• Benar-benar tertarik untuk melakukannya

Ini juga merupakan praktik terbaik untuk memiliki pembawa acara atau moderator yang energik dan menarik. Tipe orang seperti ini dapat membuka acara, menyambut pembicara, mengelola dan mengajukan pertanyaan atas nama peserta, dan memastikan bahwa audiens tetap terlibat sehingga pakar materi pelajaran dapat berfokus terutama pada presentasi mereka tanpa gangguan.

Tip Webinar #4 - Jadwalkan pada waktu yang nyaman bagi peserta

Saat Anda memesan tanggal untuk webinar Anda, ada beberapa pertimbangan penting yang perlu dipertimbangkan untuk mendorong kehadiran yang optimal:

• Hari di minggu ini. Senin dan Jumat harus dihindari karena kebanyakan orang sedang naik atau turun selama hari-hari ini.
• Waktu hari. Pagi hari umumnya jauh lebih sibuk bagi pebisnis, jadi pukul 13.00 hingga 15.00 Waktu Bagian Timur umumnya dianggap sebagai waktu terbaik untuk memesan webinar di Amerika Utara.

Tip Webinar #5 - Rencanakan dan latih sebelum hari besar

Ada beberapa hal yang ingin Anda ingat saat merencanakan cara melakukan webinar:

• Pikirkan tempat untuk menyelenggarakan webinar. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan termasuk menemukan ruang yang tenang dengan pencahayaan yang baik dan latar belakang yang rapi dan bebas gangguan bagi pemirsa. Jika sulit menemukan area yang menarik secara visual, Anda mungkin ingin menggunakan latar belakang virtual jika platform webinar Anda menawarkan ini.
• Sebagian besar webinar berdurasi satu jam - 45 menit untuk presentasi dan 15 menit untuk pertanyaan. Namun, acara 30 menit (20 untuk presentasi dan 10 untuk pertanyaan) menjadi semakin populer. Terbuka untuk menggabungkan pendekatan dan format untuk menentukan apa yang terbaik untuk audiens Anda.
• Berbicara pada setiap slide selama satu hingga dua menit adalah aturan praktis yang baik saat menyusun presentasi Anda.
• Mengulangi poin yang paling penting. Beri tahu mereka sekali, beri tahu mereka lagi, dan beri tahu mereka untuk ketiga kalinya.
• Format Anda harus: perkenalkan nilai, berikan eksplorasi topik yang mendalam, perkenalkan produk Anda dengan soft sell, lalu rekap.
• Bicaralah kepada pelanggan Anda, bukan di atas mereka. Bahasa Anda harus sederhana dan mudah dimengerti.
• Antisipasi pertanyaan dan siapkan pertanyaan umum (FAQ) berdasarkan topik Anda. Jika webinar berbasis produk, simpan daftar pertanyaan tentang produk Anda yang ditanyakan pelanggan.

Cory Northcutt, CEO Northcutt Enterprise SEO, mengatakan bahwa webinar terbaik bersifat dinamis dan melibatkan audiens. Dia menyarankan: “Jangan membaca dari naskah atau slide Anda; menggunakan garis besar. Dan berbicara secara spontan. Ajak pertanyaan dan jawablah. Luangkan waktu untuk pertanyaan selama webinar, bukan hanya di akhir. Buat slide Anda menarik secara visual dan informatif; daftar panjang poin-poin tidak menarik. Yang terpenting: gunakan mikrofon yang layak.”

Setelah Anda membaca daftar ini, membuat slide, menjadwalkan webinar, mempraktikkannya, dan memperdebatkan peserta, Anda harus siap menyampaikannya.

Tip Webinar #6 - Promosikan jauh-jauh hari sebelumnya

Di bawah ini adalah hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam memasarkan webinar Anda.

Hal-hal yang wajib:

• Halaman arahan pendaftaran
• Posting media sosial organik untuk mempromosikan sesi
• Pemasaran email untuk mengundang prospek yang dikenal untuk mendaftar
• Izinkan pendaftar untuk mengirimkan pertanyaan terlebih dahulu

Kiat utama dari Stahl adalah memasarkan webinar Anda beberapa minggu sebelumnya. “Jangan mulai beriklan sehari sebelumnya. Saya sarankan mulai beriklan setidaknya sebulan sebelumnya, jika tidak lebih. Anda ingin mengirim pengingat saat acara semakin dekat, termasuk pengingat email sehari sebelum dan hari itu. Saya juga merekomendasikan melakukan hitungan mundur di media sosial Anda, ”katanya.

Kegiatan promosi opsional yang perlu dipertimbangkan meliputi:

• Iklan berbayar untuk menargetkan prospek dan pasar eksternal lainnya
• Email seluruh pelanggan untuk mengiklankan webinar
• Melibatkan sponsor sebagai taktik pemasaran untuk sesi besar
• Membuat video promosi
• Munculan promosi di situs web Anda
• Email tindak lanjut untuk mengumpulkan umpan balik dan melibatkan peserta

Tip Webinar #7 - Jalankan diskusi tetapi fleksibel

Sekarang saatnya mempresentasikan konten Anda. Pertimbangkan untuk melakukan hal berikut:

• Kirim email pengingat menit terakhir satu atau dua jam sebelum dimulainya webinar Anda.
• Bersikaplah fleksibel karena pertanyaan audiens tertentu dapat mengubah arah percakapan. Kendalikan dengan memilih pertanyaan mana yang akan dijawab secara langsung. Jika topiknya spesifik, pertanyaan-pertanyaan itu biasanya yang terbaik untuk diambil secara offline.
• Bicaralah perlahan dan percaya diri agar audiens mudah memahami Anda.
• Gunakan mouse Anda untuk menyorot item pada slide yang ingin dilihat audiens.
• Pastikan Anda melakukan presentasi di lingkungan yang bebas gangguan.

Tip Webinar #8 - Kirim tayangan ulang dan prospek tindak lanjut

Jika Anda tidak mereproduksi konten webinar Anda dan melakukan tindak lanjut webinar, Anda mungkin kehilangan peluang pemasaran yang dapat dikumpulkan dari konten yang telah dibuat.

Berikut adalah ide promosi pos untuk webinar Anda:

• Kirimkan rekaman sesi dan dek slide. Tidak semua yang mendaftar akan benar-benar menghadiri webinar, jadi mengirim email tindak lanjut yang menyertakan konten adalah cara yang bagus untuk melibatkan prospek yang mungkin tidak hadir di sesi langsung.
• Posting video webinar secara online. Memposting webinar Anda di saluran YouTube bermerek adalah cara yang bagus untuk mendapatkan daya tarik dan peringkat tambahan untuk hasil topikal di penelusuran YouTube.
• Gunakan slide untuk membuat dek penjualan. Jika webinar Anda berfokus pada produk, pertimbangkan untuk mengubah beberapa konten Anda menjadi jaminan penjualan.
• Minta umpan balik. Survei peserta singkat adalah cara yang bagus untuk mendapatkan wawasan tentang bagian mana dari webinar yang paling disukai pemirsa, dan di mana mungkin ada ruang untuk perbaikan.

Kesimpulan

Dengan adopsi teknologi yang ditarik karena COVID, webinar online kemungkinan akan tetap populer. Banyak perusahaan sekarang menyadari bahwa mereka dapat mengadakan acara yang menarik dengan biaya yang lebih murah dari sesi tatap muka.

Faktanya, Daheb dari ON24 mengatakan hampir semua pemasar mengutip hosting webinar sebagai bagian penting dari strategi mereka bahkan di era pasca-pandemi. “Keterlibatan digital memungkinkan tim pemasaran dan penjualan menjangkau lebih banyak orang dan menghabiskan lebih banyak waktu dengan prospek dan pelanggan mereka,” katanya.

Meskipun memerlukan waktu dan upaya untuk menyiapkan strategi webinar Anda, hasilnya adalah setelah Anda menyelenggarakan satu webinar, acara selanjutnya menjadi mudah ditiru. Dan manfaat dalam hal kepercayaan merek, prospek penjualan, dan wawasan pemirsa terus bertambah.