Suggerimenti per i webinar: la tua guida definitiva per ospitare un grande evento

Un ottimo modo per le agenzie e le piccole imprese di posizionarsi come leader di pensiero e di lanciare eventi a un pubblico nazionale e potenzialmente globale a un costo inferiore è ospitare un webinar.

In effetti, l'adozione di piattaforme webinar è aumentata vertiginosamente durante la pandemia mentre le aziende si affrettano a offrire virtualmente roadshow ed eventi di persona. Secondo l'ultimo rapporto sui benchmark dei webinar di ON24, i webinar nel 2020 sono aumentati del 162% e la partecipazione è quasi quadruplicata a oltre 60 milioni di persone. Il pubblico è stato coinvolto con 61 milioni di ore di contenuti, il che rappresenta una crescita di quasi il 300%.

Questa guida fornisce una descrizione completa dei pro e dei contro dei webinar, alcune delle migliori piattaforme di webinar da utilizzare e suggerimenti su come ospitare un evento coinvolgente.

Sommario

• I vantaggi e gli svantaggi dei webinar
• Suggerimento n. 1: trova un argomento interessante
• Suggerimento n. 2: ricerca e prova le migliori piattaforme
• Suggerimento n. 3 - Trova presentatori appassionati
• Suggerimento n. 4: pianificalo in un momento conveniente per i partecipanti
• Suggerimento n. 5 - Pianifica e prova prima del grande giorno
• Suggerimento # 6 - Promuovilo con largo anticipo
• Suggerimento # 7 - Esegui la discussione ma sii flessibile
• Suggerimento n. 8: invia un replay e segui i lead
• Conclusione

I vantaggi e gli svantaggi dei webinar

Anche se l'hosting di webinar online non offre l'opportunità di fare tintinnare i bicchieri con clienti e potenziali clienti faccia a faccia, può aiutare la tua agenzia ad attrarre potenziali clienti e costruire ottimi rapporti. Di seguito sono riportati sei comprovati motivi per cui dovresti incorporare i webinar nella tua strategia di marketing.

Professionisti:

1. I partecipanti al webinar sono generalmente lead. Tra il 20% e il 40% dei partecipanti ai webinar esterni diventa lead qualificato.
2. I webinar incrementano le vendite. Oltre alle metriche di lead generation, fino al 5% dei partecipanti al webinar diventa cliente pagante.
3. I webinar sono coinvolgenti. Secondo MakeSocialMediaSell, i webinar attirano l'attenzione del 40% degli spettatori.
4. I webinar creano autorità. Se la tua azienda dispone di informazioni sufficienti per ospitare un webinar di un'ora su qualsiasi argomento, allora probabilmente sei un'autorità nel tuo settore e il webinar ti aiuterà a ribadirlo.
5. I webinar possono accelerare i cicli di vendita. I potenziali clienti nel bel mezzo di una decisione di acquisto potrebbero essere spinti più velocemente attraverso una canalizzazione di vendita con un webinar informativo ed educativo.
6. I webinar hanno un costo relativamente basso. È una presentazione senza la necessità di un auditorium o di una sala riunioni.

Mentre le opportunità di lead generation e conversione sembrano allettanti, è importante notare che i webinar dovrebbero prima di tutto essere visti come un esercizio educativo o di leadership di pensiero. Secondo Ashley Stahl, fondatrice dell'agenzia di branding CAKE Publishing, i webinar che sono puri flog di prodotti sono un rompicapo per i partecipanti.

"Uno dei più grandi errori che vedo commettere dai clienti è concentrarsi troppo sulla vendita finale e non abbastanza sui contenuti", ha scritto in un articolo di Forbes.

La maggior parte degli iscritti che partecipano ai webinar lo fanno perché l'argomento ha suscitato il loro interesse. Usano questi eventi per valutare la tua esperienza e creare fiducia nel tuo marchio prima di decidere se acquistare da te. Un puro discorso di vendita durante un webinar può scoraggiare i potenziali clienti dal voler interagire con te.

Ad esempio, la tua agenzia potrebbe specializzarsi nell'ottimizzazione dei motori di ricerca o nella SEO. Inquadrare un argomento del webinar e la discussione generale sulle "strategie SEO per le piccole imprese" è probabilmente più interessante per un potenziale cliente rispetto a "Perché dovresti pagarci per essere la tua agenzia SEO". I potenziali clienti diventano "caldi lead" ed è molto più probabile che ti contattino o siano aperti a sensibilizzare se ottengono informazioni utili dai contenuti del tuo webinar.

A parte la scelta dell'argomento e la struttura del tuo webinar, ci sono alcuni fattori che potrebbero avere un impatto negativo su un evento.

Contro:

1. Diminuzione delle presenze. A meno che tu non stia addebitando una quota ai partecipanti al webinar, ci sono pochi incentivi per la partecipazione garantita. In effetti, si stima che solo la metà di coloro che si registrano ai webinar partecipi effettivamente. La maggior parte delle aziende ospita webinar gratuitamente in quanto vi è uno scarso incentivo dal punto di vista del cliente a pagarli dato che mancano dello sfarzo, del glamour e del catering di fantasia tipicamente associati agli eventi di persona. Il costo di un servizio di webinar è compensato dalle opportunità di lead generation e dalla capacità di offrire l'evento a un vasto pubblico.
2. Problemi tecnici. Le sessioni virtuali corrono sempre il rischio di un fallimento tecnologico.
3. Interazioni e distrazioni. L'impegno di un evento di persona non può essere facilmente replicato online. Le presentazioni virtuali sono più passive e meno dinamiche dei ronzanti auditorium pieni di gente. Le presentazioni dal vivo spesso creano anche opportunità per una maggiore interazione del pubblico. Senza lo stesso livello di stimolazione, le sessioni virtuali sono destinate a essere soggette a distrazioni.

Per essere onesti, questi stessi rischi possono esistere negli eventi dal vivo e potrebbero essere mitigati attraverso i suggerimenti dei webinar delineati nella sezione successiva.

Come creare un evento straordinario

Webinar Suggerimento n. 1 - Trova un argomento interessante

Il primo passo è l'argomento del tuo webinar. Quando si seleziona un argomento, si desidera identificare qualcosa su cui i partecipanti cercano di saperne di più e mapparlo sul proprio prodotto o servizio. Stahl consiglia di salvare la spina di vendita fino alla fine, dopo aver fornito valore e istruzione ai partecipanti.

“Non parlare del tuo prodotto fino alla fine della presentazione. Vendilo troppo presto e il tuo pubblico probabilmente riceverà quelle vibrazioni di vendita disgustose che a tutti noi non piacciono. Detto questo, non c'è niente di sbagliato nel menzionare il nome del tuo prodotto un paio di volte durante la presentazione. Fornisci ottimi contenuti in anticipo. Vendi alla fine", dice. Un argomento tempestivo può amplificare l'interesse, in particolare se affronta qualcosa di urgente che richiede attenzione immediata o è tattico e prescrittivo.

Altre considerazioni includono:

• Offrire qualche tipo di promozione o omaggio ai partecipanti
• Prendi in considerazione più webinar se si tratta di un argomento importante che richiede una discussione oltre un'ora

Webinar Tip #2 - Ricerca e prova le migliori piattaforme

Come persona che ha ospitato centinaia di webinar negli ultimi 10 anni, Hailey Friedman, co-fondatrice di Growth Marketing Pro, sa come individuare i segnali d'allarme quando si seleziona un fornitore di piattaforme per webinar.

"Corri dall'altra parte se vedi uno strumento webinar che comporta download ed estensioni confusi, un servizio clienti scadente, difficoltà tecniche con audio e video e dashboard troppo complicati. Semplicemente non vale il mal di testa di affrontare questi problemi. Tu e i tuoi partecipanti meritate di meglio ", afferma.

Quando si considera una piattaforma, Friedman suggerisce di considerare alcuni fattori importanti:

• Gli spettatori devono scaricare un plug-in?
• Quanti partecipanti sono ammessi nella stanza?
• La piattaforma supporta più relatori?
• Invia promemoria via e-mail agli iscritti?
• Il software per webinar è per webinar dal vivo, webinar su richiesta o entrambi?
• Ci sono altre funzioni utili come chat dal vivo e sondaggi in cui il pubblico può partecipare?

Friedman ha testato 23 delle più note piattaforme di webinar . I punti chiave della sua ricerca sono forniti di seguito.

Demio - La Demio si propone come un'esperienza di webinar semplice e senza download per il tuo pubblico che consente agli host di applicare il proprio marchio e logo ai materiali dell'evento.

“Questo strumento è ottimo per i principianti e per coloro che si sentono a disagio con le interfacce goffe e le numerose impostazioni associate ad alcune piattaforme di webinar. D'altra parte, i professionisti del marketing e gli utenti aziendali impegnati apprezzeranno i suoi ampi strumenti di automazione", afferma Friedman.

Professionisti:

• Completamente basato su browser (nessun software da scaricare)
• Webinar live e automatizzati su richiesta
• Richiede pochi minuti per l'installazione
• Moderno e personalizzabile: puoi aggiungere il tuo logo in modo che corrisponda al tuo marchio
• Email di promemoria automatiche per eventi programmati
• Possibilità di inviare la registrazione del webinar a tutti gli iscritti dopo l'evento

Contro:

• Ospitare più di 50 partecipanti dal vivo richiede un aggiornamento

Demio Prezzi:

• Prova gratuita di due settimane
• Piano di avviamento: US$ 34/mese per una sala da 50 persone
• Piano di crescita: US$ 69/mese per una sala da 150 persone e branding personalizzato
• Piano aziendale: US$ 163/mese per una sala da 500 persone e quattro host

Google Hangouts: la Hangouts è un software Google gratuito che funziona con YouTube. È progettato per piccoli gruppi fino a 30 persone. Per tenere un webinar su Google Hangouts, devi avere il tuo canale su YouTube e il browser Chrome installato.

“Google+ Hangouts è molto popolare nel mondo aziendale perché offre funzioni utili per invitare i membri. Inoltre, più persone possono parlare durante un evento e il webinar può essere facilmente condiviso al termine", afferma Friedman.

Professionisti:

• Può ospitare gratuitamente 30 persone
• Il webinar viene registrato e caricato automaticamente sul tuo canale YouTube
• È possibile trasmettere il webinar tramite YouTube per accogliere un pubblico più ampio

Contro:

• I partecipanti hanno bisogno di un account Google per prendere parte attiva all'evento (ad esempio, avere la possibilità di porre domande)
• Difficile acquisire lead in quanto non esiste alcuna funzionalità che consenta ai partecipanti di registrare i propri dettagli per accedere all'evento

Prezzi dell'Hangout:

• Completamente gratis

E Zoom?

Sebbene Zoom sia diventato un nome familiare durante la pandemia, non si è distinto come la scelta migliore per Frediman, classificandosi al decimo posto nella sua lista.

"Il limite di Zoom è che, sebbene offra funzionalità di base gratuite, le tue riunioni possono continuare per meno di 40 minuti se il numero di partecipanti è inferiore a 100. Questo perché Zoom è progettato per le grandi aziende che stanno per sborsare grandi dollari per tecnologia di videoconferenza", afferma.

Professionisti:

• Condivisione simultanea dello schermo per più partecipanti
• Condivisione gratuita di desktop e applicazioni
• Funziona su tutte le piattaforme e dispositivi
• Registra l'evento completo, comprese le domande poste dai partecipanti tramite chat e i video di più relatori

Contro:

• La navigazione nell'interfaccia può creare confusione
• L'hardware dello zoom semplicemente non funziona bene

Zoom Prezzi:

• Webinar gratuiti per un massimo di 100 partecipanti con una durata massima di 40 minuti
• I piani a pagamento partono da $ 14,99 al mese e includono una durata illimitata delle riunioni con un massimo di 100 partecipanti.

Suggerimento webinar n. 3 - Trova relatori appassionati

La cosa bella dell'hosting di webinar, rispetto alla presentazione a un evento di persona, è che gli eventi virtuali di solito sono molto più casuali. Questo non vuol dire che non è necessario mantenere l'interesse dei partecipanti, ma non è nemmeno necessario essere un presentatore formale di livello mondiale per offrire un'ottima sessione. Puoi persino farla franca usando script e altre risorse informative per aiutarti.

Un presentatore dovrebbe essere:

• Un esperto in materia e/o di prodotto
• Un oratore competente
• Genuinamente interessato a farlo

È anche buona norma avere un ospite o un moderatore energico e di bell'aspetto. Questo tipo di persona può aprire l'evento, dare il benvenuto ai relatori, gestire e porre domande per conto dei partecipanti e garantire che il pubblico rimanga coinvolto in modo che gli esperti in materia possano concentrarsi principalmente sulla loro presentazione senza distrazioni.

Webinar Suggerimento n. 4 - Pianificalo in un momento conveniente per i partecipanti

Quando prenoti una data per il tuo webinar, ci sono considerazioni importanti da considerare per ottenere una partecipazione ottimale:

• Giorno della settimana. Il lunedì e il venerdì dovrebbero essere evitati poiché la maggior parte delle persone sta aumentando o diminuendo durante questi giorni.
• Ora del giorno. Le mattine sono generalmente molto più frenetiche per gli uomini d'affari, quindi dalle 13:00 alle 15:00 Eastern Time è generalmente considerata la finestra migliore per prenotare un webinar in Nord America.

Webinar Tip #5 - Pianifica e prova prima del grande giorno

Ci sono alcuni elementi che dovresti tenere a mente quando pianifichi come fare un webinar:

• Pensa a dove ospitare un webinar. I fattori da considerare includono la ricerca di uno spazio tranquillo con una buona illuminazione e uno sfondo ordinato e privo di distrazioni per gli spettatori. Se è difficile trovare un'area visivamente accattivante, potresti voler utilizzare uno sfondo virtuale se la tua piattaforma webinar lo offre.
• La maggior parte dei webinar dura un'ora - 45 minuti per la presentazione e 15 minuti per le domande. Tuttavia, gli eventi di 30 minuti (20 per la presentazione e 10 per le domande) stanno diventando sempre più popolari. Sii aperto a mescolare approcci e formati per determinare cosa funziona meglio per il tuo pubblico.
• Parlare a ciascuna diapositiva per uno o due minuti è una buona regola empirica quando si costruisce la presentazione.
• Ribadire i punti più importanti. Diglielo una volta, diglielo di nuovo e diglielo una terza volta.
• Il tuo formato dovrebbe essere: introdurre il valore, fornire un'esplorazione approfondita dell'argomento, presentare il tuo prodotto con una vendita soft e quindi ricapitolare.
• Parla ai tuoi clienti, non sopra di loro. Il tuo linguaggio dovrebbe essere semplice e facile da capire.
• Anticipa le domande e prepara le domande frequenti (FAQ) in base al tuo argomento. Se il webinar è basato sul prodotto, tieni un elenco di domande sul tuo prodotto che i clienti hanno posto.

Cory Northcutt, CEO di Northcutt Enterprise SEO, afferma che i migliori webinar sono dinamici e coinvolgono il pubblico. Suggerisce: “Non leggere da una sceneggiatura o dalle tue diapositive; usa uno schema. E parla spontaneamente. Invita domande e rispondi. Trova il tempo per le domande durante il webinar, non solo alla fine. Rendi le tue diapositive visivamente accattivanti e informative; lunghi elenchi di elenchi puntati non sono interessanti. Soprattutto: usa un microfono decente.

Dopo aver esaminato questo elenco, creato le diapositive, programmato il webinar, fatto pratica e discusso i partecipanti, dovresti essere pronto per la consegna.

Webinar Suggerimento n. 6 - Promuovilo con largo anticipo

Di seguito sono riportate le cose da considerare nel marketing del tuo webinar.

Le cose obbligatorie:

• Una pagina di destinazione per la registrazione
• Post organici sui social media per promuovere la sessione
• Email marketing per invitare potenziali clienti noti a registrarsi
• Consenti agli iscritti di pre-inviare domande

Un suggerimento chiave di Stahl è quello di commercializzare il tuo webinar con settimane di anticipo. “Non iniziare a fare pubblicità il giorno prima. Consiglio di iniziare a fare pubblicità con almeno un mese di anticipo, se non di più. Ti consigliamo di inviare promemoria man mano che l'evento si avvicina, incluso un promemoria via e-mail il giorno prima e il giorno di. Consiglio anche di fare un conto alla rovescia sui tuoi social media ", afferma.

Le attività promozionali facoltative da considerare includono:

• Annunci a pagamento per indirizzare potenziali clienti e altri mercati esterni
• Email a livello di cliente per pubblicizzare il webinar
• Coinvolgere gli sponsor come tattica di marketing per grandi sessioni
• Creazione di un video promozionale
• Pop up promozionali sul tuo sito web
• Email di follow-up per raccogliere feedback e coinvolgere i partecipanti

Webinar Suggerimento n. 7 - Esegui la discussione ma sii flessibile

Ora è il momento di presentare i tuoi contenuti. Prendi in considerazione di fare quanto segue:

• Invia un'e-mail di promemoria dell'ultimo minuto una o due ore prima dell'inizio del tuo webinar.
• Sii flessibile poiché alcune domande del pubblico potrebbero cambiare la direzione della conversazione. Controllalo scegliendo a quali domande rispondere dal vivo. Se l'argomento è specifico, quelle domande sono generalmente le migliori da portare offline.
• Parla lentamente e con sicurezza in modo che il pubblico ti capisca facilmente.
• Usa il mouse per evidenziare gli elementi sulle diapositive che vuoi che il pubblico veda.
• Assicurati di presentare in un ambiente privo di distrazioni.

Webinar Suggerimento n. 8 - Invia un replay e segui i lead

Se non stai riproducendo il contenuto del tuo webinar e non stai conducendo follow-up del webinar, potresti perdere opportunità di marketing che possono essere raccolte da contenuti che sono già stati creati.

Ecco alcune idee di promozione post per il tuo webinar:

• Invia una registrazione della sessione e diapositive. Non tutti coloro che si registrano parteciperanno effettivamente al webinar, quindi l'invio di un'e-mail di follow-up che includa il contenuto è un ottimo modo per coinvolgere i lead che potrebbero non essere arrivati ​​alla sessione live.
• Pubblica il video del webinar online. Pubblicare il tuo webinar su un canale YouTube brandizzato è un ottimo modo per ottenere ulteriore trazione e classificarsi per i risultati di attualità nelle ricerche su YouTube.
• Usa le diapositive per creare mazzi di vendita. Se il tuo webinar è incentrato sul prodotto, valuta la possibilità di convertire alcuni dei tuoi contenuti in materiale di vendita.
• Chiedi un feedback. Un breve sondaggio tra i partecipanti è un ottimo modo per ottenere informazioni su quali parti del webinar sono piaciute di più al pubblico e dove potrebbero esserci margini di miglioramento.

Conclusione

Con l'adozione tecnologica anticipata a causa di COVID, i webinar online rimarranno probabilmente popolari. Molte aziende ora si rendono conto di poter offrire eventi coinvolgenti a una frazione del costo delle sessioni di persona.

In effetti, Daheb di ON24 afferma che quasi tutti i marketer citano l'hosting di webinar come una parte fondamentale delle loro strategie anche in un'era post-pandemia. "Il coinvolgimento digitale sta consentendo ai team di marketing e vendita di raggiungere più persone e trascorrere più tempo con i loro potenziali clienti e clienti", afferma.

Sebbene occorra tempo e impegno per impostare la tua strategia di webinar, il vantaggio è che una volta che hai ospitato un webinar, gli eventi successivi diventano facili da replicare. E i vantaggi in termini di fiducia nel marchio, lead di vendita e informazioni sul pubblico continuano a crescere.