Conseils pour les webinaires : votre guide ultime pour organiser un grand événement

Organiser un webinaire est un excellent moyen pour les agences et les petites entreprises de se positionner en tant que leaders d'opinion et de diffuser des événements à un public national et potentiellement mondial à moindre coût.

En fait, l'adoption de plateformes de webinaires a explosé pendant la pandémie alors que les entreprises se démènent pour organiser virtuellement des tournées de présentation et des événements en personne. Selon le dernier rapport ON24 Webinar Benchmarks, les webinaires en 2020 ont augmenté de 162% et la fréquentation a presque quadruplé pour atteindre plus de 60 millions de personnes. Audiences engagées avec 61 millions d'heures de contenu, ce qui représente une croissance de près de 300 %

Ce guide fournit un aperçu complet des avantages et des inconvénients des webinaires, certaines des meilleures plateformes de webinaires à utiliser et des conseils sur la façon d'organiser un événement engageant.

Table des matières

• Les avantages et les inconvénients des webinaires
• Astuce #1 - Trouvez un sujet intéressant
• Astuce #2 - Recherchez et testez les meilleures plateformes
• Astuce #3 - Trouvez des présentateurs passionnés
• Astuce #4 - Planifiez-le à un moment qui convient aux participants
• Astuce #5 - Planifiez et répétez avant le grand jour
• Astuce #6 - Faites-en la promotion bien à l'avance
• Astuce #7 - Exécutez la discussion mais soyez flexible
• Astuce #8 - Envoyez une rediffusion et des pistes de suivi
• Conclusion

Les avantages et les inconvénients des webinaires

Même si l'hébergement de webinaires en ligne ne permet pas de trinquer face à face avec des clients et des prospects, cela peut aider votre agence à attirer des prospects et à établir de bonnes relations. Vous trouverez ci-dessous six raisons éprouvées pour lesquelles vous devriez intégrer des webinaires dans votre stratégie marketing.

Avantages:

1. Les participants au webinaire sont généralement des prospects. Entre 20 et 40 % des participants externes aux webinaires deviennent des prospects qualifiés.
2. Les webinaires stimulent les ventes. En plus des mesures de génération de leads, jusqu'à 5 % des participants aux webinaires deviennent des clients payants.
3. Les webinaires sont engageants. Selon MakeSocialMediaSell, les webinaires retiennent l'attention de 40 % des téléspectateurs.
4. Les webinaires renforcent l'autorité. Si votre entreprise dispose de suffisamment d'informations pour organiser un webinaire d'une heure sur n'importe quel sujet, vous êtes probablement une autorité dans votre secteur, et le webinaire vous aidera à le réaffirmer.
5. Les webinaires peuvent accélérer les cycles de vente. Les prospects au milieu d'une décision d'achat peuvent être poussés plus rapidement à travers un entonnoir de vente avec un webinaire informatif et éducatif.
6. Les webinaires sont relativement peu coûteux. C'est une présentation sans avoir besoin d'un auditorium ou d'une salle de conférence.

Bien que les opportunités de génération de prospects et de conversion semblent attrayantes, il est important de noter que les webinaires doivent avant tout être considérés comme un exercice de leadership éducatif ou éclairé. Selon Ashley Stahl, fondatrice de l'agence de branding CAKE Publishing, les webinaires qui sont de purs flogs de produits sont un dealbreaker pour les participants.

"L'une des plus grosses erreurs que je vois faire par les clients est de se concentrer trop sur la vente finale et pas assez sur le contenu", a-t-elle écrit dans un article de Forbes.

La plupart des inscrits qui assistent aux webinaires le font parce que le sujet a piqué leur intérêt. Ils utilisent ces événements pour évaluer votre expertise et renforcer la confiance dans votre marque avant de décider d'acheter chez vous. Un argumentaire de vente pur lors d'un webinaire peut décourager les prospects de vouloir s'engager avec vous.

Par exemple, votre agence peut se spécialiser dans l'optimisation des moteurs de recherche ou le référencement. Encadrer un sujet de webinaire et la discussion globale autour des "stratégies de référencement pour les petites entreprises" est probablement plus intéressant pour un prospect que "Pourquoi vous devriez nous payer pour être votre agence de référencement". Les prospects deviennent des "prospects chaleureux" et sont beaucoup plus susceptibles de vous contacter ou d'être ouverts à la sensibilisation s'ils obtiennent des informations exploitables à partir du contenu de votre webinaire.

Mis à part le choix du sujet et la structure de votre webinaire, certains facteurs peuvent avoir un impact négatif sur un événement.

Les inconvénients:

1. Chute de fréquentation. À moins que vous ne facturiez des frais aux participants au webinaire, il y a peu d'incitation à une participation garantie. En fait, on estime que seulement la moitié de ceux qui s'inscrivent aux webinaires y assistent. La plupart des entreprises organisent des webinaires gratuitement car il y a peu d'incitation du point de vue du client à payer pour eux étant donné qu'ils n'ont pas le faste, le glamour et la restauration sophistiquée généralement associés aux événements en personne. Le coût d'un service de webinaire est compensé par les opportunités de génération de prospects et la capacité de proposer l'événement à un large public.
2. Problèmes techniques. Les sessions virtuelles courent toujours le risque d'une défaillance technologique.
3. Interactions et distractions. L'engagement d'un événement en personne ne peut pas être facilement reproduit en ligne. Les présentations virtuelles sont plus passives et moins dynamiques que les auditoriums bourdonnants de monde. Les présentations en direct créent également souvent des opportunités pour une plus grande interaction avec le public. Sans le même niveau de stimulation, les sessions virtuelles sont forcément sujettes aux distractions.

Pour être juste, ces mêmes risques peuvent exister dans les événements en direct et peuvent être atténués grâce aux conseils de webinaire décrits dans la section suivante.

Comment créer un événement incroyable

Conseil Webinaire #1 - Trouvez un sujet intéressant

La première étape est le sujet de votre webinaire. En sélectionnant un sujet, vous souhaitez identifier quelque chose sur lequel les participants cherchent à en savoir plus et l'associer à votre produit ou service. Stahl recommande de conserver la fiche de vente jusqu'à la fin, après avoir fourni de la valeur et de l'éducation aux participants.

« Ne parlez pas de votre produit avant la toute fin de votre présentation. Vendez-le trop tôt et votre public ressentira probablement ces vibrations de vente dégueulasses que nous n'aimons pas tous. Cela dit, il n'y a rien de mal à mentionner le nom de votre produit plusieurs fois en passant lors de votre présentation. Fournissez un excellent contenu dès le départ. Vendre à la toute fin », dit-elle. Un sujet d'actualité peut amplifier l'intérêt, en particulier s'il traite de quelque chose d'urgent qui nécessite une attention immédiate ou s'il est tactique et normatif.

D'autres considérations incluent :

• Offrir un type de promotion ou de cadeau aux participants
• Envisagez plusieurs webinaires s'il s'agit d'un sujet important qui nécessite une discussion de plus d'une heure

Webinar Tip #2 - Recherchez et testez les meilleures plateformes

En tant que personne qui a organisé des centaines de webinaires au cours des 10 dernières années, Hailey Friedman, cofondatrice de Growth Marketing Pro, sait comment repérer les signaux d'alarme lors de la sélection d'un fournisseur de plateforme de webinaires.

« Courez dans l'autre sens si vous voyez un outil de webinaire qui implique des téléchargements et des extensions confus, un service client médiocre, des difficultés techniques avec le son et la vidéo et des tableaux de bord trop compliqués. Cela ne vaut tout simplement pas la peine de s'occuper de ces problèmes. Vous et vos participants méritez mieux », dit-elle.

Lors de l'examen d'une plate-forme, Friedman suggère d'examiner quelques facteurs importants :

• Les téléspectateurs doivent-ils télécharger un plugin ?
• Combien de participants sont autorisés dans la salle ?
• La plateforme prend-elle en charge plusieurs présentateurs ?
• Envoie-t-il des rappels par e-mail aux inscrits ?
• Le logiciel de webinaire est-il destiné aux webinaires en direct, aux webinaires à la demande ou aux deux ?
• Existe-t-il d'autres fonctionnalités utiles telles que le chat en direct et les sondages auxquels le public peut participer ?

Friedman a testé 23 des plateformes de webinaires les plus connues . Les principales conclusions de ses recherches sont présentées ci-dessous.

Demio - La Demio se présente comme une expérience de webinaire simple et sans téléchargement pour votre public qui permet aux hôtes d'appliquer leur image de marque et leur logo sur le matériel de l'événement.

"Cet outil est idéal pour les débutants et pour ceux qui ne se sentent pas à l'aise avec les interfaces maladroites et les nombreux paramètres associés à certaines plateformes de webinaires. D'autre part, les spécialistes du marketing professionnels et les utilisateurs professionnels très occupés apprécieront ses nombreux outils d'automatisation », déclare Friedman.

Avantages:

• Entièrement basé sur un navigateur (aucun logiciel à télécharger)
• Webinaires en direct et automatisés à la demande
• Prend quelques minutes à configurer
• Moderne et personnalisable : vous pouvez ajouter votre logo afin qu'il corresponde à votre marque
• E-mails de rappel automatisés pour les événements programmés
• Possibilité d'envoyer l'enregistrement du webinaire à tous les inscrits après l'événement

Les inconvénients:

• L'hébergement de plus de 50 participants en direct nécessite une mise à niveau

Tarifs demi-mois :

• Essai gratuit de deux semaines
• Plan de démarrage : 34 USD/mois pour une salle de 50 personnes
• Plan de croissance : 69 USD/mois pour une salle de 150 personnes et une image de marque personnalisée
• Plan d'affaires : 163 USD/mois pour une salle de 500 personnes et quatre hôtes

Google Hangouts - La Hangouts est un logiciel Google gratuit qui fonctionne avec YouTube. Il est conçu pour des petits groupes jusqu'à 30 personnes. Pour organiser un webinaire sur Google Hangouts, vous avez besoin de votre propre chaîne sur YouTube et du navigateur Chrome installé.

"Google+ Hangouts est très populaire dans le monde de l'entreprise car il offre des fonctionnalités pratiques pour inviter les membres. De plus, plusieurs personnes peuvent prendre la parole lors d'un événement, et le webinaire peut être facilement partagé une fois terminé », explique Friedman.

Avantages:

• Peut accueillir 30 personnes gratuitement
• Le webinaire est automatiquement enregistré et téléchargé sur votre chaîne YouTube
• Il est possible de diffuser le webinaire via YouTube pour accueillir un public plus large

Les inconvénients:

• Les participants ont besoin d'un compte Google pour participer activement à l'événement (par exemple, avoir la possibilité de poser des questions)
• Difficile de capturer des pistes car il n'y a pas de fonctionnalité permettant aux participants d'enregistrer leurs coordonnées pour accéder à l'événement

Tarifs des Hangouts :

• Complètement libre

Et Zoom ?

Bien que Zoom soit devenu un nom familier pendant la pandémie, il ne s'est pas imposé comme le premier choix de Frediman, se classant au 10e rang sur sa liste.

"La limitation de Zoom est que, bien qu'il offre des fonctionnalités de base gratuitement, vos réunions peuvent durer moins de 40 minutes si le nombre de participants est inférieur à 100. C'est parce que Zoom est conçu pour les grandes entreprises qui vont débourser de gros dollars pour technologie de visioconférence », dit-elle.

Avantages:

• Partage d'écran simultané pour plusieurs participants
• Partage gratuit de bureau et d'applications
• Fonctionne sur toutes les plateformes et tous les appareils
• Enregistre l'événement complet, y compris les questions posées par les participants via le chat et les vidéos de plusieurs intervenants

Les inconvénients:

• La navigation dans l'interface peut être déroutante
• Le matériel Zoom ne fonctionne tout simplement pas bien

Tarif Zoom :

• Webinaires gratuits jusqu'à 100 participants d'une durée maximale de 40 minutes
• Les plans payants commencent à partir de 14,99 USD par mois et incluent une durée de réunion illimitée avec jusqu'à 100 participants.

Conseil Webinaire #3 - Trouvez des présentateurs passionnés

La belle chose à propos de l'hébergement de webinaires, par rapport à la présentation lors d'un événement en personne, est que les événements virtuels sont généralement beaucoup plus décontractés. Cela ne veut pas dire que vous n'avez pas besoin de maintenir l'intérêt des participants, mais vous n'avez pas non plus besoin d'être un présentateur formel de classe mondiale pour offrir une excellente session. Vous pouvez même utiliser des scripts et d'autres ressources d'information pour vous aider.

Un présentateur doit être :

• Un expert du sujet et/ou du produit
• Un conférencier compétent
• Vraiment intéressé à le faire

Il est également préférable d'avoir un hôte ou un modérateur énergique et aimable. Ce type de personne peut ouvrir l'événement, accueillir les conférenciers, gérer et poser des questions au nom des participants et s'assurer que le public reste engagé afin que les experts en la matière puissent se concentrer principalement sur leur présentation sans distraction.

Astuce #4 pour le webinaire - Planifiez-le à un moment qui convient aux participants

Lorsque vous réservez une date pour votre webinaire, il y a des considérations importantes à prendre en compte afin d'optimiser la participation :

• Jour de la semaine. Les lundis et vendredis doivent être évités car la plupart des gens accélèrent ou ralentissent pendant ces jours.
• Moment de la journée. Les matinées sont généralement beaucoup plus mouvementées pour les gens d'affaires, donc 13 h à 15 h, heure de l'Est, est généralement considérée comme la meilleure fenêtre pour réserver un webinaire en Amérique du Nord.

Conseil Webinaire #5 - Planifiez et répétez avant le grand jour

Il y a quelques éléments que vous voudrez garder à l'esprit lors de la planification de la façon de faire un webinaire :

• Réfléchissez à l'endroit où organiser un webinaire. Les facteurs à considérer incluent la recherche d'un espace calme avec un bon éclairage et une toile de fond bien rangée et sans distraction pour les téléspectateurs. S'il est difficile de trouver une zone visuellement attrayante, vous pouvez utiliser un arrière-plan virtuel si votre plateforme de webinaire le propose.
• La plupart des webinaires durent une heure - 45 minutes pour la présentation et 15 minutes pour les questions. Cependant, les événements de 30 minutes (20 pour la présentation et 10 pour les questions) deviennent de plus en plus populaires. Soyez ouvert à mélanger les approches et les formats pour déterminer ce qui fonctionne le mieux pour votre public.
• Parler à chaque diapositive pendant une à deux minutes est une bonne règle de base lors de la construction de votre présentation.
• Réitérez les points les plus importants. Dites-leur une fois, dites-leur encore et dites-leur une troisième fois.
• Votre format doit être : introduisez la valeur, fournissez une exploration approfondie du sujet, présentez votre produit avec une vente en douceur, puis récapitulez.
• Parlez à vos clients, pas au-dessus d'eux. Votre langage doit être simple et facile à comprendre.
• Anticipez les questions et préparez les questions fréquemment posées (FAQ) en fonction de votre sujet. Si le webinaire est basé sur le produit, conservez une liste de questions sur votre produit que les clients ont posées.

Cory Northcutt, PDG de Northcutt Enterprise SEO, affirme que les meilleurs webinaires sont dynamiques et impliquent le public. Il suggère : « Ne lisez pas un script ou vos diapositives ; utiliser un contour. Et parler spontanément. Invitez les questions et répondez-y. Prévoyez du temps pour les questions pendant le webinaire, pas seulement à la fin. Rendez vos diapositives visuellement attrayantes et informatives ; les longues listes de puces ne sont pas intéressantes. Plus important encore : utilisez un microphone décent. »

Une fois que vous avez parcouru cette liste, créé vos diapositives, programmé votre webinaire, l'avez pratiqué et réuni les participants, vous devriez être prêt à livrer.

Conseil Webinaire #6 - Faites-en la promotion bien à l'avance

Vous trouverez ci-dessous des éléments à prendre en compte lors de la commercialisation de votre webinaire.

Les trucs obligatoires :

• Une page de destination d'inscription
• Publications organiques sur les réseaux sociaux pour promouvoir la session
• Marketing par e-mail pour inviter des prospects connus à s'inscrire
• Autoriser les inscrits à pré-soumettre des questions

Un conseil clé de Stahl est de commercialiser votre webinaire des semaines à l'avance. « Ne commencez pas à faire de la publicité la veille. Je recommande de commencer à faire de la publicité au moins un mois à l'avance, sinon plus. Vous voudrez envoyer des rappels à mesure que l'événement se rapproche, y compris un rappel par e-mail la veille et le jour de. Je recommande également de faire un compte à rebours sur vos réseaux sociaux », dit-elle.

Les activités promotionnelles facultatives à envisager comprennent :

• Annonces payantes pour cibler les prospects et autres marchés externes
• Courriels à l'échelle du client pour annoncer le webinaire
• Engager des sponsors comme tactique de marketing pour les grandes sessions
• Création d'une vidéo promotionnelle
• Pop ups promotionnels sur votre site web
• Courriels de suivi pour recueillir les commentaires et engager les participants

Webinar Tip #7 - Exécutez la discussion mais soyez flexible

Il est maintenant temps de présenter votre contenu. Envisagez de faire ce qui suit :

• Envoyez un e-mail de rappel de dernière minute une ou deux heures avant le début de votre webinaire.
• Soyez flexible, car certaines questions du public pourraient changer la direction de la conversation. Contrôlez-le en choisissant les questions auxquelles répondre en direct. Si le sujet est spécifique, ces questions sont généralement les meilleures à prendre hors ligne.
• Parlez lentement et avec confiance afin que le public vous comprenne facilement.
• Utilisez votre souris pour mettre en surbrillance les éléments des diapositives que vous souhaitez que le public voie.
• Assurez-vous de présenter dans un environnement sans distraction.

Conseil n° 8 pour le webinaire : envoyez une rediffusion et suivez les pistes

Si vous ne reproduisez pas le contenu de votre webinaire et n'effectuez pas de suivis de webinaire, vous risquez de manquer des opportunités de marketing qui peuvent être recueillies à partir de contenu déjà créé.

Voici des idées de post-promotion pour votre webinaire :

• Envoyez un enregistrement de la session et un diaporama. Tous ceux qui s'inscriront n'assisteront pas réellement au webinaire, donc l'envoi d'un e-mail de suivi incluant le contenu est un excellent moyen d'engager des prospects qui n'auraient peut-être pas participé à la session en direct.
• Publiez la vidéo du webinaire en ligne. La publication de votre webinaire sur une chaîne YouTube de marque est un excellent moyen d'obtenir une traction et un classement supplémentaires pour les résultats d'actualité sur les recherches YouTube.
• Utilisez des diapositives pour créer des présentations de vente. Si votre webinaire est axé sur le produit, envisagez de convertir une partie de votre contenu en matériel de vente.
• Demandez des commentaires. Une courte enquête auprès des participants est un excellent moyen d'obtenir des informations sur les parties du webinaire que le public a le plus appréciées et sur les points à améliorer.

Conclusion

Avec l'adoption technologique avancée en raison de COVID, les webinaires en ligne resteront probablement populaires. De nombreuses entreprises réalisent désormais qu'elles peuvent organiser des événements attrayants à une fraction du coût des sessions en personne.

En fait, Daheb d'ON24 affirme que presque tous les spécialistes du marketing citent l'hébergement de webinaires comme un élément clé de leurs stratégies, même dans une ère post-pandémique. "L'engagement numérique permet aux équipes marketing et commerciales d'atteindre plus de personnes et de passer plus de temps avec leurs prospects et clients", déclare-t-il.

Bien qu'il faille du temps et des efforts pour mettre en place votre stratégie de webinaire, le bénéfice est qu'une fois que vous avez organisé un webinaire, les événements suivants deviennent faciles à reproduire. Et les avantages en termes de confiance envers la marque, de prospects et d'informations sur l'audience ne cessent de croître.