Dicas para webinars: seu guia definitivo para organizar um grande evento

Uma ótima maneira de agências e pequenas empresas se posicionarem como líderes de pensamento e lançar eventos para públicos nacionais e potencialmente globais a um custo menor é hospedar um webinar.

Na verdade, a adoção de plataformas de webinar disparou durante a pandemia, à medida que as empresas se esforçam para oferecer virtualmente roadshows e eventos presenciais. De acordo com o último relatório de benchmarks do webinar ON24, os webinars em 2020 aumentaram 162% e a participação quase quadruplicou para mais de 60 milhões de pessoas. Público engajado com 61 milhões de horas de conteúdo, o que representa um crescimento de quase 300%

Este guia fornece uma descrição abrangente dos prós e contras dos webinars, algumas das melhores plataformas de webinars a serem usadas e dicas sobre como hospedar um evento envolvente.

Índice

• As vantagens e desvantagens dos webinars
• Dica #1 - Encontre um tópico interessante
• Dica #2 - Pesquise e teste as melhores plataformas
• Dica #3 - Encontre apresentadores apaixonados
• Dica nº 4 - Agende em um horário conveniente para os participantes
• Dica #5 - Planeje e ensaie antes do grande dia
• Dica #6 – Promova-o com bastante antecedência
• Dica #7 - Execute a discussão, mas seja flexível
• Dica # 8 - Envie um replay e leads de acompanhamento
• Conclusão

As vantagens e desvantagens dos webinars

Embora a hospedagem de webinars on-line não ofereça a oportunidade de brindar com clientes e clientes em potencial cara a cara, ela pode ajudar sua agência a atrair clientes em potencial e construir ótimos relacionamentos. Abaixo estão seis razões comprovadas pelas quais você deve incorporar webinars em sua estratégia de marketing.

Prós:

1. Os participantes do webinar geralmente são leads. Entre 20% a 40% dos participantes de webinars externos se tornam leads qualificados.
2. Os webinars impulsionam as vendas. Além das métricas de geração de leads, até 5% dos participantes do webinar se tornam clientes pagantes.
3. Os webinars são envolventes. De acordo com a MakeSocialMediaSell, os webinars retêm a atenção de 40% dos espectadores.
4. Webinars constroem autoridade. Se sua empresa possui informações suficientes para hospedar um webinar de uma hora sobre qualquer assunto, provavelmente você é uma autoridade em seu setor, e o webinar o ajudará a reafirmar isso.
5. Os webinars podem acelerar os ciclos de vendas. Os clientes em potencial no meio de uma decisão de compra podem ser conduzidos mais rapidamente por um funil de vendas com um webinar informativo e educacional.
6. Os webinars são de custo relativamente baixo. É uma apresentação sem a necessidade de auditório ou sala de reuniões.

Embora as oportunidades de geração de leads e conversão pareçam atraentes, é importante observar que os webinars devem, antes de tudo, ser vistos como um exercício educacional ou de liderança de pensamento. Os webinars que são puros flogs de produtos são um obstáculo para os participantes, de acordo com Ashley Stahl, fundadora da agência de branding CAKE Publishing.

“Um dos maiores erros que vejo os clientes cometendo é focar demais na venda final e não o suficiente no conteúdo”, escreveu ela em um artigo da Forbes.

A maioria dos inscritos que participa de webinars o faz porque o tópico despertou seu interesse. Eles usam esses eventos para avaliar sua experiência e criar confiança em sua marca antes de decidir se compram de você. Um discurso de vendas puro durante um webinar pode desencorajar os clientes em potencial de querer se envolver com você.

Por exemplo, sua agência pode se especializar em otimização de mecanismo de pesquisa ou SEO. Enquadrar um tópico de webinar e a discussão abrangente sobre “estratégias de SEO para pequenas empresas” provavelmente é mais interessante para um cliente em potencial do que “por que você deve nos pagar para ser sua agência de SEO”. Os clientes em potencial tornam-se 'leads quentes' e têm muito mais probabilidade de entrar em contato com você ou estar abertos para divulgação se obtiverem insights acionáveis ​​do conteúdo do seu webinar.

Deixando de lado a escolha do tema e a estrutura do seu webinar, existem alguns fatores que podem impactar negativamente um evento.

Contras:

1. Desistência de atendimento. A menos que você esteja cobrando uma taxa para os participantes do webinar, há pouco incentivo para participação garantida. Na verdade, estima-se que apenas metade daqueles que se inscrevem para os webinars realmente comparecem. A maioria das empresas está hospedando webinars gratuitamente, pois há pouco incentivo do ponto de vista do cliente para pagar por eles, uma vez que não possuem o brilho, o glamour e o bufê sofisticado normalmente associados a eventos presenciais. O custo de um serviço de webinar é compensado por meio de oportunidades de geração de leads e a capacidade de entregar o evento a um público amplo.
2. Problemas técnicos. As sessões virtuais sempre correm o risco de falha de tecnologia.
3. Interação e distrações. O engajamento de um evento presencial não pode ser facilmente replicado online. As apresentações virtuais são mais passivas e menos dinâmicas do que auditórios movimentados e cheios de gente. As apresentações ao vivo também costumam criar oportunidades para uma maior interação com o público. Sem o mesmo nível de estimulação, as sessões virtuais tendem a ser propensas a distrações.

Para ser justo, esses mesmos riscos podem existir em eventos ao vivo e podem ser mitigados por meio de dicas de webinar descritas na próxima seção.

Como criar um evento incrível

Dica de webinar nº 1 - Encontre um tópico interessante

O primeiro passo é o tópico do seu webinar. Ao selecionar um tópico, você deseja identificar algo sobre o qual os participantes procuram saber mais e mapeá-lo de volta ao seu produto ou serviço. Stahl recomenda guardar o plugue de vendas até o final, depois de fornecer valor e educação aos participantes.

“Não fale sobre seu produto até o final de sua apresentação. Venda muito cedo e seu público provavelmente terá aquelas vibrações de vendas nojentas de que todos não gostamos. Dito isso, não há nada de errado em mencionar o nome do seu produto algumas vezes durante a apresentação. Forneça um ótimo conteúdo antecipadamente. Vender no final”, diz ela. Um tópico oportuno pode aumentar o interesse, principalmente se abordar algo urgente que exija atenção imediata ou seja tático e prescritivo.

Outras considerações incluem:

• Oferecer algum tipo de promoção ou brinde aos participantes
• Considere vários webinars se for um tópico importante que exija discussão por mais de uma hora

Dica de webinar nº 2 - Pesquise e teste as melhores plataformas

Como alguém que organizou centenas de webinars nos últimos 10 anos, Hailey Friedman, co-fundadora da Growth Marketing Pro, sabe como identificar bandeiras vermelhas ao selecionar um provedor de plataforma de webinar.

“Faça o contrário se vir uma ferramenta de webinar que envolve downloads e extensões confusos, atendimento ao cliente insatisfatório, dificuldades técnicas com som e vídeo e painéis supercomplicados. Simplesmente não vale a pena a dor de cabeça de lidar com essas questões. Você e seus participantes merecem mais ”, diz ela.

Ao considerar uma plataforma, Friedman sugere observar alguns fatores importantes:

• Os visualizadores precisam baixar um plug-in?
• Quantos participantes são permitidos na sala?
• A plataforma oferece suporte a vários apresentadores?
• Ele envia lembretes por e-mail aos registrantes?
• O software de webinar é para webinars ao vivo, sob demanda ou ambos?
• Existem outros recursos úteis, como bate-papo ao vivo e enquetes, nos quais o público pode participar?

Friedman testou 23 das plataformas de webinar mais conhecidas . As principais conclusões de sua pesquisa são fornecidas abaixo.

Demio - A O Demio se comercializa como uma experiência de webinar simples e sem download para o seu público, que permite que os hosts apliquem sua marca e logotipo nos materiais do evento.

“Esta ferramenta é ótima para iniciantes e para aqueles que se sentem desconfortáveis ​​com as interfaces desajeitadas e inúmeras configurações associadas a algumas plataformas de webinar. Por outro lado, profissionais de marketing e usuários corporativos ocupados apreciarão suas extensas ferramentas de automação”, diz Friedman.

Prós:

• Totalmente baseado em navegador (sem software para download)
• Webinars sob demanda ao vivo e automatizados
• Leva minutos para configurar
• Moderno e personalizável: você pode adicionar seu logotipo para combinar com sua marca
• E-mails de lembrete automatizados para eventos agendados
• Capacidade de enviar a gravação do webinar para todos os inscritos após o evento

Contras:

• Hospedar mais de 50 participantes ao vivo requer um upgrade

Preços do Demio:

• Teste gratuito de duas semanas
• Plano Inicial: US$ 34/mês para uma sala de 50 participantes
• Plano de crescimento: US$ 69/mês para uma sala de 150 participantes e marca personalizada
• Plano de negócios: US$ 163/mês para uma sala de 500 participantes e quatro hosts

Google Hangouts - A O Hangouts é um software gratuito do Google que funciona com o YouTube. É projetado para pequenos grupos de até 30 pessoas. Para realizar um webinar no Google Hangouts, você precisa de um canal próprio no YouTube e do navegador Chrome instalado.

“O Hangouts do Google+ é muito popular no mundo corporativo porque permite recursos úteis para convidar os membros. Além disso, várias pessoas podem falar durante um evento e o webinar pode ser facilmente compartilhado após a conclusão”, diz Friedman.

Prós:

• Pode hospedar 30 pessoas gratuitamente
• O webinar é gravado automaticamente e enviado para o seu canal do YouTube
• É possível transmitir o webinar através do YouTube para acomodar um público maior

Contras:

• Os participantes precisam de uma conta do Google para participar ativamente do evento (por exemplo, poder fazer perguntas)
• Difícil de capturar leads, pois não há funcionalidade que permita que os participantes registrem seus dados para acessar o evento

Preços do Hangout:

• Totalmente gratuito

E o Zoom?

Embora o Zoom tenha se tornado um nome familiar durante a pandemia, ele não se destacou como a melhor escolha para Frediman, ficando em 10º lugar em sua lista.

“A limitação do Zoom é que, embora ofereça recursos básicos gratuitamente, suas reuniões podem durar menos de 40 minutos se o número de participantes for inferior a 100. Isso porque o Zoom foi criado para grandes empresas que vão gastar muito dinheiro para tecnologia de videoconferência”, diz ela.

Prós:

• Compartilhamento de tela simultâneo para vários participantes
• Compartilhamento gratuito de área de trabalho e aplicativos
• Funciona em todas as plataformas e dispositivos
• Registra o evento completo, incluindo as perguntas feitas pelos participantes via chat e os vídeos de vários palestrantes

Contras:

• A navegação na interface pode ser confusa
• Hardware de zoom simplesmente não funciona bem

Zoom Preços:

• Webinars gratuitos para até 100 participantes com duração máxima de 40 minutos
• Os planos pagos começam em US$ 14,99 por mês e incluem duração ilimitada de reuniões com até 100 participantes.

Dica de webinar nº 3 - Encontre apresentadores apaixonados

O bom de hospedar webinars, em comparação com a apresentação em um evento presencial, é que os eventos virtuais geralmente são muito mais casuais. Isso não quer dizer que você não precise manter o interesse do participante, mas também não precisa ser um apresentador formal de classe mundial para realizar uma ótima sessão. Você pode até usar scripts e outros recursos de informação para ajudá-lo.

Um apresentador deve ser:

• Um especialista no assunto e/ou produto
• Um orador competente
• Genuinamente interessado em fazê-lo

Também é uma boa prática ter um anfitrião ou moderador enérgico e pessoal. Esse tipo de pessoa pode abrir o evento, dar as boas-vindas aos palestrantes, gerenciar e fazer perguntas em nome dos participantes e garantir que o público permaneça engajado para que os especialistas no assunto possam se concentrar principalmente em sua apresentação sem distração.

Dica de webinar nº 4 - agende-o em um horário conveniente para os participantes

Quando você reserva uma data para o seu webinar, há considerações importantes a serem consideradas a fim de impulsionar a participação ideal:

• Dia da semana. Segundas e sextas-feiras devem ser evitadas, pois a maioria das pessoas está aumentando ou diminuindo o ritmo durante esses dias.
• Hora do dia. As manhãs são geralmente muito mais agitadas para pessoas de negócios, portanto, das 13h às 15h, o horário do leste é geralmente considerado a melhor janela para agendar um webinar na América do Norte.

Dica de webinar nº 5 - Planeje e ensaie antes do grande dia

Existem alguns itens que você deve ter em mente ao planejar como fazer um webinar:

• Pense em onde hospedar um webinar. Os fatores a serem considerados incluem encontrar um espaço tranquilo com boa iluminação e um pano de fundo organizado e sem distrações para os espectadores. Se for difícil encontrar uma área visualmente atraente, você pode usar um plano de fundo virtual se sua plataforma de webinar oferecer isso.
• A maioria dos webinars dura uma hora - 45 minutos para apresentação e 15 minutos para perguntas. No entanto, eventos de 30 minutos (20 para apresentação e 10 para perguntas) estão se tornando cada vez mais populares. Esteja aberto para misturar abordagens e formatos para determinar o que funciona melhor para o seu público.
• Falar para cada slide por um a dois minutos é uma boa regra ao construir sua apresentação.
• Reitere os pontos mais importantes. Diga-lhes uma vez, diga-lhes novamente e diga-lhes uma terceira vez.
• Seu formato deve ser: apresentar o valor, fornecer uma exploração profunda do tópico, apresentar seu produto com uma venda suave e, em seguida, recapitular.
• Fale com seus clientes, não acima deles. Sua linguagem deve ser simples e fácil de entender.
• Antecipe as perguntas e prepare perguntas frequentes (FAQs) com base no seu tópico. Se o webinar for baseado em produtos, mantenha uma lista de perguntas sobre seu produto feitas pelos clientes.

Cory Northcutt, CEO da Northcutt Enterprise SEO, diz que os melhores webinars são dinâmicos e envolvem o público. Ele sugere: “Não leia um roteiro ou seus slides; usar um esboço. E falar espontaneamente. Faça perguntas e responda-as. Reserve um tempo para perguntas durante o webinar, não apenas no final. Torne seus slides visualmente atraentes e informativos; longas listas de marcadores não são interessantes. Mais importante: use um microfone decente.”

Depois de passar por esta lista, criar seus slides, agendar seu webinar, praticá-lo e reunir os participantes, você deve estar pronto para entregar.

Dica de webinar nº 6 - Promova-o com bastante antecedência

Abaixo estão as coisas a considerar no marketing de seu webinar.

O material obrigatório:

• Uma página inicial de registro
• Postagens orgânicas de mídia social para promover a sessão
• Marketing por e-mail para convidar clientes em potencial conhecidos a se registrarem
• Permitir que os registrantes enviem perguntas previamente

Uma dica importante da Stahl é divulgar seu webinar com semanas de antecedência. “Não comece a anunciar no dia anterior. Recomendo começar a anunciar com pelo menos um mês de antecedência, se não mais. Você deseja enviar lembretes conforme o evento se aproxima, incluindo um lembrete por e-mail no dia anterior e no dia seguinte. Também recomendo fazer uma contagem regressiva nas suas redes sociais”, diz ela.

Atividades promocionais opcionais a serem consideradas incluem:

• Anúncios pagos para segmentar clientes em potencial e outros mercados externos
• E-mails para todo o cliente para anunciar o webinar
• Envolver patrocinadores como tática de marketing para grandes sessões
• Criando um vídeo promocional
• Pop-ups promocionais em seu site
• E-mails de acompanhamento para coletar feedback e envolver os participantes

Dica de webinar nº 7 - Execute a discussão, mas seja flexível

Agora é hora de apresentar seu conteúdo. Considere fazer o seguinte:

• Envie um e-mail de lembrete de última hora uma ou duas horas antes do início do seu webinar.
• Seja flexível, pois certas perguntas do público podem mudar a direção da conversa. Controle-o escolhendo quais perguntas responder ao vivo. Se o tópico for específico, essas perguntas geralmente são as melhores para serem respondidas offline.
• Fale devagar e com confiança para que o público o entenda facilmente.
• Use o mouse para destacar itens nos slides que você deseja que o público veja.
• Certifique-se de estar apresentando em um ambiente livre de distrações.

Dica de webinar nº 8 - Envie um replay e acompanhe os leads

Se você não está reproduzindo o conteúdo do seu webinar e realizando acompanhamentos do webinar, pode estar perdendo oportunidades de marketing que podem ser reunidas a partir do conteúdo que já foi criado.

Aqui estão as ideias de pós-promoção para o seu webinar:

• Envie uma gravação da sessão e apresentação de slides. Nem todos os inscritos irão de fato ao webinar, portanto, enviar um e-mail de acompanhamento que inclua o conteúdo é uma ótima maneira de envolver leads que podem não ter chegado à sessão ao vivo.
• Publique o vídeo do webinar online. Postar seu webinar em um canal de marca no YouTube é uma ótima maneira de obter tração adicional e classificação para resultados tópicos nas pesquisas do YouTube.
• Use slides para criar plataformas de vendas. Se o seu webinar for focado no produto, considere converter parte do seu conteúdo em material de vendas.
• Peça feedback. Uma breve pesquisa com participantes é uma ótima maneira de obter informações sobre quais partes do webinar o público mais gostou e onde pode haver espaço para melhorias.

Conclusão

Com a adoção tecnológica impulsionada devido ao COVID, os webinars online provavelmente permanecerão populares. Muitas empresas agora percebem que podem oferecer eventos envolventes por uma fração do custo de sessões presenciais.

Na verdade, Daheb, da ON24, diz que quase todos os profissionais de marketing citam a hospedagem de webinars como uma parte fundamental de suas estratégias, mesmo em uma era pós-pandêmica. “O engajamento digital está permitindo que as equipes de marketing e vendas alcancem mais pessoas e passem mais tempo com seus prospects e clientes”, diz ele.

Embora seja necessário tempo e esforço para configurar sua estratégia de webinar, a recompensa é que, depois de hospedar um webinar, os eventos subsequentes se tornam fáceis de replicar. E os benefícios em termos de confiança na marca, leads de vendas e percepções do público continuam crescendo.