Wskazówki dotyczące webinarów: Twój kompletny przewodnik po organizacji wspaniałego wydarzenia

Świetnym sposobem dla agencji i małych przedsiębiorstw na pozycjonowanie się jako liderzy opinii i prezentowanie wydarzeń dla odbiorców krajowych i potencjalnie globalnych po niższych kosztach jest zorganizowanie seminarium internetowego.

W rzeczywistości adopcja platform webinarowych gwałtownie wzrosła podczas pandemii, ponieważ firmy starają się wirtualnie organizować pokazy objazdowe i wydarzenia osobiste. Według najnowszego raportu ON24 Webinar Benchmarks Report liczba webinarów w 2020 roku wzrosła o 162 procent, a frekwencja wzrosła prawie czterokrotnie do ponad 60 milionów osób. Widzowie zaangażowali się w oglądanie 61 milionów godzin treści, co oznacza wzrost o prawie 300 procent

Ten przewodnik zawiera obszerny przegląd zalet i wad webinarów, niektóre z najlepszych platform do webinarów, z których można korzystać, oraz wskazówki, jak zorganizować angażujące wydarzenie.

Spis treści

• Zalety i wady webinarów
• Wskazówka nr 1 — znajdź interesujący temat
• Porada nr 2 — wyszukaj i wypróbuj najlepsze platformy
• Wskazówka nr 3 — znajdź pasjonatów prezenterów
• Porada 4 - Zaplanuj ją w dogodnym dla uczestników czasie
• Porada 5 – Zaplanuj i przećwicz przed wielkim dniem
• Porada 6 - Promuj ją z dużym wyprzedzeniem
• Porada 7 – Prowadź dyskusję, ale bądź elastyczny
• Porada 8 – Wyślij powtórkę i dalsze wskazówki
• Wniosek

Zalety i wady webinarów

Chociaż organizowanie seminariów internetowych online nie daje możliwości stukania się szklankami z klientami i potencjalnymi klientami twarzą w twarz, może pomóc Twojej agencji przyciągnąć potencjalnych klientów i zbudować wspaniałe relacje. Poniżej przedstawiamy sześć sprawdzonych powodów, dla których warto włączyć webinary do swojej strategii marketingowej.

Plusy:

1. Uczestnicy seminarium internetowego są na ogół potencjalnymi klientami. Od 20 do 40 procent zewnętrznych uczestników webinarów staje się kwalifikowanymi potencjalnymi klientami.
2. Webinary napędzają sprzedaż. Oprócz wskaźników generowania leadów, nawet 5 procent uczestników webinarów staje się klientami płacącymi.
3. Webinaria są wciągające. Według MakeSocialMediaSell, webinary przykuwają uwagę 40 procent widzów.
4. Webinary budują autorytet. Jeśli Twoja firma ma wystarczająco dużo informacji, aby zorganizować godzinne seminarium internetowe na dowolny temat, prawdopodobnie jesteś autorytetem w swojej branży, a webinar pomoże Ci to potwierdzić.
5. Webinaria mogą przyspieszyć cykle sprzedaży. Potencjalni klienci w trakcie podejmowania decyzji o zakupie mogą zostać szybciej przepchnięci przez lejek sprzedaży dzięki pouczająco-edukacyjnemu webinarowi.
6. Webinaria są stosunkowo niedrogie. To prezentacja bez potrzeby audytorium lub sali konferencyjnej.

Chociaż możliwości generowania leadów i konwersji wydają się atrakcyjne, należy pamiętać, że seminaria internetowe powinny być przede wszystkim postrzegane jako ćwiczenie edukacyjne lub przywódcze myślowe. Według Ashley Stahl, założycielki agencji brandingowej CAKE Publishing, seminaria internetowe, które są czystymi chłostami produktów, stanowią przełom dla uczestników.

„Jednym z największych błędów popełnianych przez klientów jest zbytnie skupianie się na sprzedaży końcowej, a niewystarczające na treści” – napisała w artykule Forbesa.

Większość rejestrujących się na seminariach internetowych robi to, ponieważ temat wzbudził ich zainteresowanie. Wykorzystują te wydarzenia, aby ocenić Twoją wiedzę i zbudować zaufanie do Twojej marki przed podjęciem decyzji o zakupie od Ciebie. Czysta prezentacja sprzedaży podczas webinaru może zniechęcić potencjalnych klientów do nawiązania z Tobą kontaktu.

Na przykład Twoja agencja może specjalizować się w optymalizacji pod kątem wyszukiwarek lub SEO. Opracowywanie tematu seminarium internetowego i nadrzędna dyskusja na temat „Strategii SEO dla małych firm” prawdopodobnie bardziej zainteresuje potencjalnego klienta niż „Dlaczego warto nam płacić za bycie agencją SEO”. Potencjalni klienci stają się „ciepłymi potencjalnymi klientami” i są znacznie bardziej skłonni do skontaktowania się z Tobą lub otwarcia się na kontakt, jeśli uzyskają przydatne informacje z treści Twojego webinaru.

Pomijając wybór tematu i strukturę webinaru, istnieje kilka czynników, które mogą negatywnie wpłynąć na wydarzenie.

Cons:

1. Zwolnienie obecności. O ile nie pobierasz opłaty od uczestników webinaru, nie ma zachęty do gwarantowanej obecności. W rzeczywistości szacuje się, że tylko połowa osób, które zarejestrują się na seminaria internetowe, rzeczywiście bierze w nich udział. Większość firm organizuje seminaria internetowe za darmo, ponieważ z punktu widzenia klienta jest niewielka zachęta do płacenia za nie, ponieważ brakuje im blichtru, przepychu i wyszukanego cateringu typowego dla wydarzeń osobistych. Koszt usługi webinaru jest rekompensowany przez możliwości generowania potencjalnych klientów i możliwość dostarczenia wydarzenia do szerokiej publiczności.
2. Problemy techniczne. Sesje wirtualne zawsze wiążą się z ryzykiem awarii technologii.
3. Interakcje i zakłócenia. Zaangażowania w wydarzenie osobiste nie można łatwo odtworzyć online. Wirtualne prezentacje są bardziej pasywne i mniej dynamiczne niż tętniące życiem audytoria pełne ludzi. Prezentacje na żywo często stwarzają również możliwości większej interakcji z publicznością. Bez tego samego poziomu stymulacji sesje wirtualne będą podatne na rozproszenie uwagi.

Aby być uczciwym, te same zagrożenia mogą występować w wydarzeniach na żywo i można je złagodzić za pomocą wskazówek dotyczących webinarów przedstawionych w następnej sekcji.

Jak stworzyć niesamowite wydarzenie

Wskazówka dotycząca webinaru nr 1 — znajdź interesujący temat

Krok pierwszy to temat Twojego webinaru. Wybierając temat, chcesz zidentyfikować coś, o czym uczestnicy chcą dowiedzieć się więcej i zmapować to z powrotem do Twojego produktu lub usługi. Stahl zaleca zachowanie wtyczki sprzedażowej do końca, po zapewnieniu uczestnikom wartości i edukacji.

„Nie mów o swoim produkcie do samego końca prezentacji. Sprzedaj to zbyt wcześnie, a twoi odbiorcy prawdopodobnie poczują te okropne wibracje sprzedażowe, których wszyscy nie lubimy. To powiedziawszy, nie ma nic złego w kilkukrotnym wspomnieniu nazwy produktu podczas prezentacji. Zapewnij świetne treści z góry. Sprzedawaj na samym końcu – mówi. Temat na czasie może zwiększyć zainteresowanie, zwłaszcza jeśli dotyczy czegoś pilnego, co wymaga natychmiastowej uwagi lub jest taktyczne i nakazowe.

Inne kwestie obejmują:

• Oferowanie uczestnikom pewnego rodzaju promocji lub gratisów
• Rozważ kilka webinariów, jeśli jest to ważny temat, który wymaga dyskusji dłuższej niż godzina

Wskazówka dotycząca seminarium internetowego nr 2 — zbadaj i wypróbuj najlepsze platformy

Jako osoba, która prowadziła setki webinarów w ciągu ostatnich 10 lat, Hailey Friedman, współzałożycielka Growth Marketing Pro, wie, jak rozpoznać czerwone flagi przy wyborze dostawcy platformy webinarowej.

„Uciekaj w drugą stronę, jeśli zobaczysz narzędzie do webinarów, które wiąże się z mylącym pobieraniem i rozszerzeniami, słabą obsługą klienta, problemami technicznymi z dźwiękiem i wideo oraz nadmiernie skomplikowanymi pulpitami nawigacyjnymi. Po prostu nie warto zawracać sobie głowy tymi problemami. Ty i twoi uczestnicy zasługujecie na coś lepszego” – mówi.

Rozważając platformę, Friedman sugeruje przyjrzenie się kilku ważnym czynnikom:

• Czy widzowie muszą pobrać wtyczkę?
• Ilu uczestników może przebywać na sali?
• Czy platforma obsługuje wielu prezenterów?
• Czy wysyła przypomnienia e-mailem do rejestrujących?
• Czy oprogramowanie do webinarów jest przeznaczone do webinarów na żywo, webinarów na żądanie, czy obu?
• Czy są jakieś inne przydatne funkcje, takie jak czat na żywo i ankiety, w które mogą zaangażować się widzowie?

Friedman przetestował 23 najbardziej znane platformy do webinarów . Kluczowe wnioski z jej badań przedstawiono poniżej.

Demio — Demio reklamuje się jako proste, niewymagające pobierania narzędzie do webinarów dla odbiorców, które umożliwia gospodarzom umieszczanie ich marki i logo w materiałach wydarzenia.

„To narzędzie jest świetne dla początkujących i tych, którzy czują się nieswojo z powodu niewygodnych interfejsów i licznych ustawień związanych z niektórymi platformami do webinarów. Z drugiej strony profesjonalni marketerzy i zapracowani użytkownicy korporacyjni docenią rozbudowane narzędzia automatyzacji” – mówi Friedman.

Plusy:

• W pełni oparty na przeglądarce (bez oprogramowania do pobrania)
• Webinary na żywo i automatyczne na żądanie
• Konfiguracja zajmuje kilka minut
• Nowoczesne i konfigurowalne: możesz dodać swoje logo, aby pasowało do Twojej marki
• Automatyczne e-maile przypominające o zaplanowanych wydarzeniach
• Możliwość wysłania nagrania webinaru do wszystkich zarejestrowanych po wydarzeniu

Cons:

• Hostowanie ponad 50 uczestników na żywo wymaga aktualizacji

Ceny demonstracyjne:

• Dwutygodniowy bezpłatny okres próbny
• Plan początkowy: 34 USD miesięcznie za pokój dla 50 osób
• Plan rozwoju: 69 USD miesięcznie za salę dla 150 osób i spersonalizowaną markę
• Biznesplan: 163 USD miesięcznie za pokój dla 500 osób i czterech gospodarzy

Google Hangouts — Hangouts to bezpłatne oprogramowanie Google współpracujące z YouTube. Przeznaczony jest dla małych grup do 30 osób. Aby przeprowadzić webinar w Google Hangouts, potrzebujesz własnego kanału na YouTube i zainstalowanej przeglądarki Chrome.

„Google+ Hangouts jest bardzo popularne w świecie korporacyjnym, ponieważ udostępnia przydatne funkcje zapraszania członków. Co więcej, podczas jednego wydarzenia może przemawiać kilka osób, a po zakończeniu webinaru można go łatwo udostępnić” – mówi Friedman.

Plusy:

• Może gościć 30 osób za darmo
• Webinar jest automatycznie nagrywany i przesyłany na Twój kanał YouTube
• Możliwe jest transmitowanie webinaru przez YouTube, aby pomieścić większą publiczność

Cons:

• Uczestnicy potrzebują konta Google, aby wziąć aktywny udział w wydarzeniu (m.in. mieć możliwość zadawania pytań)
• Trudno pozyskać potencjalnych klientów, ponieważ nie ma funkcji, która pozwala uczestnikom zarejestrować swoje dane, aby uzyskać dostęp do wydarzenia

Ceny Hangoutów:

• Całkowicie za darmo

A co z Zoomem?

Podczas gdy Zoom stał się popularną marką podczas pandemii, Frediman nie wyróżniał się jako najlepszy wybór, zajmując 10. miejsce na swojej liście.

„Ograniczeniem Zooma jest to, że choć oferuje podstawowe funkcje za darmo, spotkania mogą trwać krócej niż 40 minut, jeśli liczba uczestników jest mniejsza niż 100. To dlatego, że Zoom jest stworzony dla dużych firm, które zamierzają wydać duże pieniądze na technologii wideokonferencji” — mówi.

Plusy:

• Jednoczesne udostępnianie ekranu dla kilku uczestników
• Bezpłatne udostępnianie pulpitu i aplikacji
• Działa na wszystkich platformach i urządzeniach
• Rejestruje całe wydarzenie, w tym pytania zadawane przez uczestników za pośrednictwem czatu oraz filmy z wielu mówców

Cons:

• Nawigacja po interfejsie może być myląca
• Sprzęt Zoom po prostu nie działa dobrze

Cennik zoomu:

• Bezpłatne webinaria dla maksymalnie 100 uczestników trwające maksymalnie 40 minut
• Płatne plany zaczynają się od 14,99 USD miesięcznie i obejmują nieograniczony czas trwania spotkania z maksymalnie 100 uczestnikami.

Wskazówka dotycząca seminarium internetowego nr 3 — znajdź pasjonatów prezenterów

Piękną rzeczą w organizowaniu seminariów internetowych, w porównaniu z prezentacją na wydarzeniu osobistym, jest to, że wydarzenia wirtualne są zwykle o wiele bardziej swobodne. Nie oznacza to, że nie musisz utrzymywać zainteresowania uczestników, ale nie musisz też być światowej klasy formalnym prezenterem, aby poprowadzić świetną sesję. Możesz nawet uniknąć używania skryptów i innych zasobów informacyjnych, które mogą ci pomóc.

Prezenter powinien być:

• Ekspert merytoryczny i/lub produktowy
• Kompetentny mówca
• Naprawdę zainteresowany, aby to zrobić

Dobrą praktyką jest również posiadanie energicznego i przystojnego gospodarza lub moderatora. Osoba tego typu może otworzyć wydarzenie, powitać prelegentów, zarządzać uczestnikami i zadawać pytania w imieniu uczestników oraz zapewnić zaangażowanie publiczności, tak aby eksperci merytoryczni mogli skupić się przede wszystkim na prezentacji bez rozpraszania uwagi.

Webinar Wskazówka nr 4 — Zaplanuj go w dogodnym dla uczestników czasie

Rezerwując termin webinaru, należy wziąć pod uwagę ważne kwestie, aby uzyskać optymalną frekwencję:

• Dzień tygodnia. Należy unikać poniedziałków i piątków, ponieważ większość ludzi albo przyspiesza, albo zwalnia w tych dniach.
• Pora dnia. Poranki są na ogół bardziej gorączkowe dla ludzi biznesu, więc godziny od 13:00 do 15:00 czasu wschodniego są ogólnie uważane za najlepsze okno na rezerwację webinaru w Ameryce Północnej.

Wskazówka dotycząca webinaru nr 5 — Zaplanuj i przećwicz przed wielkim dniem

Jest kilka rzeczy, o których warto pamiętać podczas planowania webinaru:

• Zastanów się, gdzie zorganizować webinar. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę, obejmują znalezienie cichej przestrzeni z dobrym oświetleniem i schludnym, wolnym od zakłóceń tłem dla widzów. Jeśli trudno jest znaleźć atrakcyjny wizualnie obszar, możesz użyć wirtualnego tła, jeśli oferuje to Twoja platforma do webinarów.
• Większość webinarów trwa godzinę - 45 minut na prezentację i 15 minut na pytania. Jednak 30-minutowe wydarzenia (20 na prezentację i 10 na pytania) stają się coraz bardziej popularne. Bądź otwarty na różne podejścia i formaty, aby określić, co najlepiej sprawdza się w przypadku odbiorców.
• Mówienie do każdego slajdu przez jedną do dwóch minut to dobra praktyczna zasada podczas konstruowania prezentacji.
• Powtórz najważniejsze punkty. Powiedz im raz, powiedz im jeszcze raz i powiedz im trzeci raz.
• Twój format powinien być następujący: przedstaw wartość, zapewnij dogłębną eksplorację tematu, przedstaw swój produkt za pomocą miękkiej sprzedaży, a następnie podsumuj.
• Rozmawiaj z klientami, a nie ponad nimi. Twój język powinien być prosty i łatwy do zrozumienia.
• Przewiduj pytania i przygotuj często zadawane pytania (FAQ) na podstawie swojego tematu. Jeśli webinar jest oparty na produktach, zachowaj listę pytań dotyczących Twojego produktu, które zadali klienci.

Cory Northcutt, dyrektor generalny Northcutt Enterprise SEO, mówi, że najlepsze seminaria internetowe są dynamiczne i angażują odbiorców. Sugeruje: „Nie czytaj scenariusza ani slajdów; użyj konturu. I mów spontanicznie. Zaproś pytania i odpowiedz na nie. Poświęć czas na pytania podczas webinaru, a nie tylko na jego koniec. Spraw, aby slajdy były atrakcyjne wizualnie i zawierały informacje; długie listy wypunktowań nie są interesujące. Co najważniejsze: używaj porządnego mikrofonu”.

Po przejrzeniu tej listy, utworzeniu slajdów, zaplanowaniu webinaru, przećwiczeniu go i pozyskaniu uczestników, powinieneś być gotowy do wygłoszenia.

Webinar Tip #6 – Promuj go z dużym wyprzedzeniem

Poniżej znajdują się rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas marketingu webinaru.

Obowiązkowe rzeczy:

• Strona docelowa rejestracji
• Organiczne posty w mediach społecznościowych promujące sesję
• Marketing e-mailowy w celu zaproszenia znanych potencjalnych klientów do rejestracji
• Zezwalaj rejestrującym na wstępne przesyłanie pytań

Kluczową wskazówką Stahl jest promowanie webinaru z tygodniowym wyprzedzeniem. „Nie rozpoczynaj reklamy dzień wcześniej. Polecam zacząć reklamować się z co najmniej miesięcznym wyprzedzeniem, jeśli nie więcej. W miarę zbliżania się wydarzenia będziesz chciał wysyłać przypomnienia, w tym e-mail z przypomnieniem dzień przed i dzień. Polecam też odliczanie w mediach społecznościowych” – mówi.

Opcjonalne działania promocyjne do rozważenia obejmują:

• Płatne reklamy skierowane do potencjalnych klientów i innych rynków zewnętrznych
• E-maile skierowane do klientów w celu reklamowania webinaru
• Angażowanie sponsorów jako taktyka marketingowa dla dużych sesji
• Tworzenie filmu promocyjnego
• Promocyjne wyskakujące okienka na Twojej stronie
• Wysyłaj e-maile uzupełniające, aby zebrać opinie i zaangażować uczestników

Wskazówka dotycząca webinaru nr 7 — Prowadź dyskusję, ale bądź elastyczny

Teraz czas na zaprezentowanie treści. Rozważ wykonanie następujących czynności:

• Wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem w ostatniej chwili na godzinę lub dwie przed rozpoczęciem webinaru.
• Bądź elastyczny, ponieważ niektóre pytania odbiorców mogą zmienić kierunek rozmowy. Kontroluj to, wybierając pytania, na które chcesz odpowiedzieć na żywo. Jeśli temat jest konkretny, te pytania są zazwyczaj najlepsze do zabrania w tryb offline.
• Mów powoli i pewnie, aby słuchacze łatwo cię zrozumieli.
• Za pomocą myszy zaznaczaj elementy na slajdach, które mają być widoczne dla odbiorców.
• Upewnij się, że prowadzisz prezentację w środowisku wolnym od rozpraszania uwagi.

Webinar Tip #8 – Wyślij powtórkę i dalsze wskazówki

Jeśli nie odtwarzasz treści swojego webinaru i nie prowadzisz działań następczych po webinarze, możesz stracić możliwości marketingowe, które można wykorzystać na podstawie już utworzonej treści.

Oto pomysły na promocję Twojego webinaru:

• Wyślij nagranie sesji i pokaz slajdów. Nie wszyscy, którzy się zarejestrują, faktycznie wezmą udział w webinarze, więc wysłanie kolejnego e-maila zawierającego treść to świetny sposób na zaangażowanie potencjalnych klientów, którzy mogli nie dotrzeć na sesję na żywo.
• Opublikuj wideo z webinaru online. Opublikowanie webinaru na markowym kanale YouTube to świetny sposób na uzyskanie dodatkowej trakcji i pozycji w wynikach wyszukiwania w YouTube.
• Użyj slajdów, aby utworzyć talie sprzedaży. Jeśli Twoje seminarium internetowe koncentruje się na produkcie, rozważ przekształcenie niektórych treści w materiały sprzedażowe.
• Poproś o informację zwrotną. Krótka ankieta dla uczestników to świetny sposób, aby dowiedzieć się, które części webinaru podobały się publiczności najbardziej i gdzie można wprowadzić ulepszenia.

Wniosek

Wraz z postępem wdrażania technologii z powodu COVID, seminaria internetowe prawdopodobnie pozostaną popularne. Wiele firm zdaje sobie teraz sprawę, że może organizować angażujące wydarzenia za ułamek kosztów sesji osobistych.

W rzeczywistości Daheb z ON24 twierdzi, że prawie wszyscy marketerzy wymieniają organizowanie seminariów internetowych jako kluczową część ich strategii, nawet w erze postpandemicznej. „Cyfrowe zaangażowanie umożliwia zespołom marketingu i sprzedaży docieranie do większej liczby osób i spędzanie większej ilości czasu z potencjalnymi i obecnymi klientami” — mówi.

Chociaż skonfigurowanie strategii webinaru wymaga czasu i wysiłku, korzyścią jest to, że po przeprowadzeniu jednego webinaru kolejne wydarzenia stają się łatwe do odtworzenia. A korzyści w zakresie zaufania do marki, potencjalnych klientów i informacji o odbiorcach stale rosną.