Топ 5 программ для управления строительной документацией
Опубликовано: 2022-08-11Программное обеспечение для управления строительной документацией помогает строительным бригадам управлять и хранить важные проектные документы.
Поиск правильного программного обеспечения для управления документами может быть трудным для менеджеров по строительству. Им нужен инструмент, который не только упрощает доступ к документам и обмен ими, но и обеспечивает безопасное место для хранения всех проектных документов, контрактов и соглашений.
На рынке доступно несколько инструментов управления строительной документацией, каждый из которых имеет различные возможности. В этой статье рассматриваются пять лучших инструментов управления строительной документацией, которые не только экономичны, но и эффективно управляют документами для нескольких строительных проектов. (Прочитайте, как мы выбирали эти продукты.)
Какие функции предлагают инструменты управления документами?
Основные функции программного обеспечения для управления документами:
- Захват документа : Преобразование физического файла в цифровой формат.
- Хранение документов : Хранение документов в централизованном репозитории для легкого доступа и совместного использования.
- Полнотекстовый поиск : поиск определенного текста во всех документах, а не только в разделах.
Все продукты, перечисленные в этом отчете, включают функции, упомянутые выше.
Помимо этих основных функций, инструменты управления документами также обычно предлагают:
- Контроль доступа/разрешения
- Архивирование и хранение
- Инструменты для совместной работы
- Отслеживание соответствия
- Классификация документов
- Преобразование файлов
- Обмен файлами
- Оптическое распознавание символов
- Управление версиями
Что мы покрываем для каждого продукта
Для каждого продукта мы покрываем следующее:
Как пользователи оценили рекомендуемые продукты по различным аспектам?
Мы проанализировали 395 отзывов по всем продуктам, чтобы выяснить, как пользователи воспринимают эти продукты по таким параметрам, как простота использования, поддержка клиентов, соотношение цены и качества и функциональность.
Что пользователи говорят о продуктах?
Для каждого из рекомендуемых продуктов мы включили несколько выдержек из обзоров за последний год.
Как оцениваются продукты?
Модели ценообразования, как правило, являются одной из следующих: фиксированная ставка, на основе использования, на пользователя или на функцию. Кроме того, в большинстве случаев частота платежей либо разовая, либо ежегодная, либо ежемесячная.
Примечание. Цена продукта может сильно различаться в зависимости от необходимых функций, необходимой поддержки или обучения, а также запросов на настройку. Когда вы найдете продукт, который соответствует вашим потребностям, поговорите с продавцом, чтобы выяснить, что они могут предложить.
Подходят ли продукты для вашей организации?
Некоторые инструменты созданы специально для предприятий, а другие идеально подходят для малых и средних компаний. Знание типичной пользовательской базы этих продуктов является еще одним отличительным фактором, помогающим выбрать то, что подходит для вашей организации. Кроме того, рецензенты приходят из разных отраслей. Если большая часть рецензентов относится к одной отрасли, то вполне вероятно, что продукт является нишевым и может не подойти для других отраслей. С другой стороны, если рецензенты распределены по отраслям, вполне вероятно, что продукт подходит для многих отраслей.
Топ 5 программ для управления строительной документацией
Дропбокс Бизнес
104
4,5/5
4,4/5
4,5/5
4,5/5
Малый бизнес
$9,99 за пользователя в месяц
Скриншот:
Примеры самых положительных выдержек из отзывов о Dropbox Business:
«Функции — отличный и очень полезный инструмент для моих документов и справедливая ценовая поддержка. Он также идеально подходит для совместной работы или интеграции с другим программным обеспечением».
«Самая важная особенность Dropbox Business заключается в том, что он позволяет сотрудничать внутри вашей компании. Отдельные лица могут загружать свои работы в программу, и эта работа может быть организована в папки, чтобы все было чисто. Контент может быть организован по тому сайту, на который он предназначен для загрузки. Сайт очень удобен и доступен, что делает его отличным инструментом для помощи в вашем бизнесе».
«Простота использования, потрясающий обмен файлами и функция перемотки Dropbox очень полезны. . . Водяные знаки Dropbox также полезны, чтобы сохранить право собственности на файлы. . . Доступные цены и подписки».
Прочтите все отзывы о Dropbox Business здесь.
Гугл Диск
128
4,8/5
4,6/5
4,8/5
4,7/5
Малый бизнес
$1,99 за функцию в месяц
Скриншот:
Примеры самых положительных выдержек из отзывов о Google Диске:
«Как и большинство продуктов Google, он довольно прост в использовании и имеет хороший пользовательский интерфейс. Отлично подходит для хранения фотографий и видео, и возможность просто делиться ими очень важна».
«Что мне больше всего нравится в этом программном обеспечении, так это то, что я могу сохранять в нем что угодно. От изображений до PDF-файлов и документов. Все можно сохранить на гугл диск. В некотором смысле это похоже на портативный и цифровой флэш-накопитель. Большой объем памяти также великолепен».
«Совместное использование и редактирование файлов презентаций большого формата и электронных таблиц сделало возможным рост нашего подразделения; особенно учитывая удаленный характер руководителей. Менеджеры на уровне подразделений могут создавать резервные копии и обновлять ежедневные журналы, чтобы региональные менеджеры могли входить в систему и проверять прогресс. Положительный опыт использования надежного программного обеспечения с отличной поддержкой — это выигрыш для среднего бизнеса».
Прочитайте все обзоры Google Диска здесь.
Рабочая область Google
40
4,8/5
4.2/5
4,6/5
4,6/5
Малый бизнес
6 долларов США за пользователя в месяц
Скриншот:
Примеры самых положительных выдержек из отзывов о Google Workspace:
«Плюсы семейства Google Suite — это отличная связь со всеми пользователями. Это также хорошее бесплатное программное обеспечение, которое можно использовать вместо других программ. Это позволяет вам иметь все необходимые функции и создавать отличные работы».
“Фантастический опыт. Невероятная команда поддержки помогала мне бесчисленное количество раз с большим количеством запросов/устранением неполадок. Такое ощущение, что они действительно заботятся и делают все возможное, чтобы решить ваши проблемы. Будучи владельцем малого бизнеса, я должен носить много шляп, и здорово, что Google поддерживает меня в технических вопросах».
«Google Workspace — отличный продукт, который можно использовать, если вы ведете бизнес или ходите в школу. Он прост в использовании и имеет несколько инструментов, которые хорошо иметь при создании и совместном использовании документов. Лучше всего знать, что при использовании этого программного обеспечения ваши данные хранятся и хранятся в безопасности».
Прочтите все обзоры Google Workspace здесь.
Майкрософт 365
84
4,5/5
4,4/5
4,4/5
4,6/5
Малый бизнес, корпоративный бизнес
Скриншот:
Примеры самых положительных выдержек из отзывов о Microsoft 365:
«Комплект Microsoft удивителен, потому что теперь он совместим практически со всем. Создание документов — это здорово, потому что в нем есть обзор вещей, где вы можете отправлять вещи другим людям. Я использую PowerPoint для всего, например, для создания изображений и презентаций. Листы полезны для выполнения расчетов и отслеживания проектов и чисел».
«Хорошее программное обеспечение для облачной эпохи, отлично подходит для работы с большинством переменных местоположений. Набор хороших офисных программ, которые всегда помогают в одном месте. Больше гибкости и функциональности, чем в других костюмах. Хорошее сотрудничество с Microsoft Softwares».
«Когда дело доходит до инноваций в офисных приложениях, Microsoft 365 является лучшим и доступным для вашего дома, офиса и многих других целей. Что мне нравится в Microsoft 365, так это его качество, но доступность. Ваша безопасность гарантирована, когда речь идет о Microsoft 365».
Прочтите все обзоры Microsoft 365 здесь.
Microsoft SharePoint
39
4,6/5
4,4/5
4,5/5
4,6/5
Малый бизнес, корпоративный бизнес
$5 за пользователя в месяц
Скриншот:
Примеры наиболее положительных выдержек из отзывов о Microsoft SharePoint:
«Вишенкой на торте является совместная работа и обмен данными и информацией. Наличие всех необходимых файлов в одном месте с возможностью назначать привилегии, роли и уровни доступа — это вишенка на торте. частная веб-страница просто ВАУ! Я имею в виду, что нет необходимости в бессвязных поисковых ключах и фильтрах, все у вас под рукой».
«Самая впечатляющая функция, которая мне понравилась, — это очень простой процесс создания веб-сайта. Он позволяет создать сайт в двух категориях: общение и групповой сайт, что упрощает управление контентом».
«Нет загрузки и недружественных установочных файлов. Потрясающий дизайн и компоновка. Функции и функции легко доступны для пользователей среднего и начинающего уровня. Нравится, как мы могли сотрудничать друг с другом. Интеграция с другими приложениями идеальна и проста».
Прочитайте все обзоры Microsoft SharePoint здесь.
Как правильно выбрать программное обеспечение для управления документами для вашего строительного бизнеса
При выборе инструмента управления документами для вашей строительной бригады цена и функции — не единственные факторы, которые необходимо учитывать. Для получения дополнительных советов о том, как выбрать лучший продукт для вашей строительной фирмы, посетите эту страницу.
Общие вопросы, которые следует задать поставщикам программного обеспечения перед покупкой
Каковы варианты развертывания инструмента? Доступно ли мобильное приложение?
Программные инструменты управления строительством развертываются либо в облаке, либо локально. Некоторые инструменты также имеют мобильное приложение, позволяющее работать в пути. Перед доработкой любого продукта оцените, какой вариант развертывания лучше всего соответствует потребностям вашего строительного проекта, и проверьте, доступно ли мобильное приложение.
Есть ли способ измерить рентабельность инвестиций в инструмент?
В идеале программный инструмент должен позволять вам создавать отчеты и получать исторические данные о производительности, чтобы оценить, масштабирует ли он ваш строительный бизнес и приносит ли он ожидаемый доход.
Какую защиту от утечек данных и кибератак предлагает инструмент?
Предусмотрены ли в инструменте меры безопасности, такие как двухфакторная аутентификация и стандартное шифрование, для обеспечения безопасности конфиденциальной информации? Задаваясь такими вопросами, вы сможете найти идеальный продукт для своей строительной компании.
Предлагает ли инструмент учебные модули и курсы для новых пользователей?
Идеальный инструмент должен предлагать такие ресурсы, как обучающие видеоролики и руководства для вашей проектной группы. База знаний и раздел часто задаваемых вопросов — это еще несколько полезных ресурсов для вашей строительной бригады. Прежде чем инвестировать, проверьте, поддерживает ли выбранный вами инструмент эти функции.
Как мы выбирали эти продукты? Мы не сделали — вы сделали
Чтобы найти идеальное программное обеспечение, вам нужна информация, которой вы можете доверять, чтобы вы могли сэкономить время, уложиться в бюджет и сосредоточить больше усилий на развитии своего бизнеса. Вот почему мы проверяем и проверяем все наши отзывы пользователей и рекомендуем только инструменты, одобренные такими людьми, как вы.
Другими словами, наши рекомендации по продуктам никогда не покупаются и не продаются и не основываются на мнении одного человека — они выбираются вашими коллегами, отражая взгляды и опыт нашей независимой базы рецензентов программного обеспечения.
Инструменты управления строительной документацией, представленные в этой статье, являются наиболее рекомендуемыми на основе проверенных отзывов пользователей. Однако, если они не соответствуют требованиям вашей строительной компании к управлению документооборотом, вы можете обратиться к нашему каталогу программного обеспечения для управления документами, чтобы найти наиболее подходящее решение.
Методология
Чтобы попасть в этот список, продукты должны были:
- Иметь не менее 20 уникальных обзоров продуктов от пользователей из строительной отрасли, опубликованных на Capterra в период с июля 2020 по 22 июля. Мы выбрали пять продуктов с самыми высокими оценками для этой статьи.
- Познакомьтесь с нашим определением рынка программного обеспечения для управления документами, предлагая следующие основные функции: хранение документов, ввод документов, полнотекстовый поиск.
Чтобы определить, предприятиями какого размера «обычно используется» каждый продукт, мы проверяем, относятся ли по крайней мере 20% рецензентов к определенному размеру бизнеса, и только затем классифицируем продукт как имеющий клиентов из этого размера бизнеса.
Выдержки из обзоров — это отрывки из более длинных обзоров, написанных проверенными рецензентами. Мы получаем эти выдержки, применяя алгоритм, учитывающий факторы, включая, помимо прочего, количество слов и охват темы. Выдержки оцениваются на предмет положительного или отрицательного настроения и получают оценку настроения.
Выдержки отражают мнение пользователей, а не взгляды и не являются одобрением со стороны Capterra или ее аффилированных лиц. Выдержки не редактируются для ясности или грамматики. Новые отзывы могли быть добавлены после публикации этой статьи, поэтому данные отзывов в этой статье могут не отражать текущие условия. Capterra не гарантирует, что обзоры будут оставаться опубликованными в течение всего периода действия этого отчета.