Top 5 des logiciels de gestion des documents de construction
Publié: 2022-08-11Un logiciel de gestion des documents de construction aide les équipes de construction à gérer et à stocker les documents de projet importants.
Trouver le bon logiciel de gestion de documents peut être difficile pour les chefs de chantier. Ils ont besoin d'un outil qui non seulement simplifie l'accès et le partage des documents, mais fournit également un espace sécurisé pour stocker tous les documents, contrats et accords du projet.
Il existe plusieurs outils de gestion des documents de construction disponibles sur le marché, chacun avec des capacités différentes. Cet article examine les cinq meilleurs outils de gestion de documents de construction qui sont non seulement économiques, mais qui gèrent également efficacement les documents de plusieurs projets de construction. (Lisez comment nous avons sélectionné ces produits.)
Quelles fonctionnalités offrent les outils de gestion de documents ?
Les principales fonctionnalités d'un logiciel de gestion de documents sont les suivantes :
- Capture de document : Conversion d'un fichier physique en format numérique.
- Stockage de documents : Stockage de documents dans un référentiel centralisé pour un accès et un partage faciles.
- Recherche en texte intégral : recherche dans des documents entiers pour un texte spécifique, pas seulement des sections
Tous les produits répertoriés dans ce rapport incluent les fonctionnalités mentionnées ci-dessus.
Outre ces fonctionnalités essentielles, les outils de gestion de documents ont également tendance à offrir :
- Contrôles d'accès/autorisations
- Archivage et conservation
- Outils de collaboration
- Suivi de la conformité
- Classement des documents
- Conversion de fichiers
- Partage de fichiers
- Reconnaissance optique de caractères
- Contrôle de version
Ce que nous couvrons pour chaque produit
Pour chaque produit, nous couvrons les éléments suivants :
Comment les utilisateurs ont-ils évalué les produits présentés sur différents aspects ?
Nous avons analysé 395 avis sur tous les produits pour découvrir comment les utilisateurs perçoivent ces produits sur des paramètres tels que la facilité d'utilisation, le support client, le rapport qualité-prix et la fonctionnalité.
Que disent les utilisateurs des produits ?
Pour chacun des produits présentés, nous avons inclus des extraits de critiques de l'année précédente.
Comment sont tarifés les produits ?
Les modèles de tarification sont généralement l'un des suivants : tarif forfaitaire, basé sur l'utilisation, par utilisateur ou par fonctionnalité. De plus, la plupart du temps, la fréquence de paiement est soit unique, annuelle ou mensuelle.
Remarque : Le prix d'un produit peut varier considérablement en fonction des fonctionnalités requises, de l'assistance ou de la formation requise et des demandes de personnalisation. Lorsque vous trouvez un produit qui correspond à vos besoins, parlez au fournisseur pour savoir ce qu'il peut offrir.
Les produits conviennent-ils à votre organisation ?
Certains outils sont spécialement conçus pour les entreprises, tandis que d'autres fonctionnent parfaitement pour les petites ou moyennes entreprises. Connaître la base d'utilisateurs typique de ces produits est un autre facteur de différenciation pour vous aider à décider de la bonne solution pour votre organisation. De plus, les examinateurs proviennent de diverses industries. Si une grande partie des critiques provient d'un secteur, il est probable que le produit soit un créneau et ne fonctionne pas aussi bien pour d'autres secteurs. D'un autre côté, si les examinateurs sont répartis dans plusieurs secteurs, il est probable que le produit convienne à plusieurs secteurs.
Top 5 des logiciels de gestion de documents de construction
Entreprise Dropbox
104
4.5/5
4.4/5
4.5/5
4.5/5
Petites entreprises
9,99 $ par utilisateur, par mois
Capture d'écran:
Exemples d'extraits d'avis les plus positifs sur Dropbox Business :
"Les fonctionnalités sont un outil formidable et très utile pour mes documents et un support de tarification équitable. Il est également parfait pour la collaboration ou l'intégration avec d'autres logiciels.
"La fonctionnalité la plus importante de Dropbox Business est qu'elle permet la collaboration au sein de votre entreprise. Les individus peuvent télécharger leur travail dans le programme et ce travail peut être organisé dans des dossiers pour que tout reste propre. Le contenu peut être organisé en fonction du site sur lequel il est censé être téléchargé. Le site est très convivial et accessible, ce qui en fait un excellent outil simple pour vous aider dans votre entreprise. »
"La simplicité d'utilisation et l'incroyable fonctionnalité de partage de fichiers et de rembobinage de la boîte de dépôt sont très utiles. . . Le filigrane Dropbox est également utile pour aider à conserver la propriété des fichiers partagés. . . Des prix et des abonnements abordables sont disponibles.
Lisez tous les avis sur Dropbox Business ici.
Google Drive
128
4.8/5
4.6/5
4.8/5
4.7/5
Petites entreprises
1,99 $ par fonctionnalité, par mois
Capture d'écran:
Exemples d'extraits les plus positifs d'avis sur Google Drive :
"Comme avec la plupart des produits Google, il est assez facile à utiliser et possède une bonne interface utilisateur. Est excellent pour stocker des images documentant des vidéos et la possibilité de les partager est tout simplement très importante.
"Ce que j'aime le plus dans ce logiciel, c'est la façon dont je peux y sauvegarder n'importe quoi. Des images aux PDF en passant par les documents. Tout peut être enregistré sur Google Drive. D'une certaine manière, c'est comme une clé USB portable et numérique. La grande quantité de mémoire est également excellente.
« Le partage et l'édition de fichiers de présentation et de feuilles de calcul grand format ont rendu possible la croissance de notre unité ; surtout compte tenu de la nature éloignée des cadres. Les responsables au niveau de l'unité peuvent sauvegarder et mettre à jour les journaux quotidiens afin que les responsables de zone puissent se connecter et vérifier les progrès. L'expérience positive d'un logiciel fiable avec un excellent support est une victoire pour les entreprises de taille moyenne.
Lisez tous les avis sur Google Drive ici.
Espace de travail Google
40
4.8/5
4.2/5
4.6/5
4.6/5
Petites entreprises
6 $ par utilisateur, par mois
Capture d'écran:
Exemples d'extraits d'avis les plus positifs sur Google Workspace :
"Les avantages de la famille Google Suite sont l'excellente connectivité à tous les utilisateurs. C'est aussi un bon logiciel gratuit à utiliser à la place d'autres programmes. Il vous permet d'avoir toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin et de créer un excellent travail.
“Expérience fantastique. L'équipe d'assistance est incroyable et m'a aidé à d'innombrables reprises avec un grand nombre de requêtes / de dépannage. On a l'impression qu'ils se soucient vraiment de vous et font tout ce qu'ils peuvent pour résoudre vos problèmes. En tant que propriétaire d'une petite entreprise, je dois porter plusieurs casquettes et c'est formidable d'être soutenu par Google avec des problèmes techniques."
"Google Workspace est un excellent produit à utiliser si vous dirigez une entreprise ou si vous allez à l'école. Il est facile à utiliser et dispose de plusieurs outils utiles lors de la création et du partage de documents. La meilleure partie est de savoir que lorsque vous utilisez ce logiciel, vos données sont conservées et stockées en toute sécurité.
Lisez tous les avis sur Google Workspace ici.
Microsoft 365
84
4.5/5
4.4/5
4.4/5
4.6/5
Petites entreprises, grandes entreprises
Capture d'écran:
Exemples des extraits les plus positifs des avis sur Microsoft 365 :
"La suite Microsoft est incroyable car elle est compatible avec à peu près tout maintenant. Faire des documents est génial parce qu'il a des choses à revoir où vous pouvez envoyer des choses à d'autres personnes. J'utilise des powerpoints pour tout comme faire des images et des présentations. Les feuilles sont utiles pour faire des calculs et suivre les projets et les chiffres. »
"Un bon logiciel pour l'ère du cloud, excellent pour travailler sur la plupart des emplacements variables. Un ensemble de bons logiciels Office qui aident tout le temps au même endroit. Plus de flexibilité et de fonctionnalités que les autres Suits. Bonne collaboration avec Microsoft Softwares.”
"En ce qui concerne l'innovation des applications de bureau, Microsoft 365 est le meilleur et le plus abordable pour votre maison, votre bureau et bien d'autres. La seule chose que j'aime à propos de Microsoft 365, c'est qu'il est de qualité mais abordable. Votre sécurité est assurée lorsque Microsoft 365 est concerné.
Lisez tous les avis sur Microsoft 365 ici.
MicrosoftSharePoint
39
4.6/5
4.4/5
4.5/5
4.6/5
Petites entreprises, grandes entreprises
5 $ par utilisateur, par mois
Capture d'écran:
Exemples des extraits les plus positifs des critiques pour Microsoft SharePoint :
"La collaboration et le partage des données et des informations sont ici le facteur clé. Avoir tous les fichiers nécessaires au même endroit, avec la possibilité d'attribuer des privilèges, des rôles et des niveaux d'accès est la cerise sur le gâteau. La possibilité de les afficher tous dans une page Web privée est juste WOW ! Je veux dire, pas besoin de clés de recherche et de filtres incohérents, tout est à portée de main.
"La fonctionnalité la plus percutante que j'ai aimée est le processus de création de site Web super facile. Il vous permet de faire un site en deux catégories communication et site d'équipe ce qui le rend super facile pour la gestion de contenu.
"Aucun téléchargement et fichiers d'installation peu conviviaux. Conception et mise en page impressionnantes. Les fonctions et fonctionnalités sont facilement accessibles pour les utilisateurs intermédiaires et débutants. J'adore la façon dont nous pourrions collaborer les uns avec les autres. L'intégration avec d'autres applications est parfaite et sans effort.
Lisez tous les avis sur Microsoft SharePoint ici.
Comment choisir le bon logiciel de gestion de documents pour votre entreprise de construction
Lors de la sélection d'un outil de gestion de documents pour votre équipe de construction, le prix et les fonctionnalités ne sont pas les seuls facteurs que vous devez garder à l'esprit. Pour plus de conseils sur la façon de sélectionner le meilleur produit pour votre entreprise de construction, visitez cette page.
Questions courantes à poser aux éditeurs de logiciels avant l'achat
Quelles sont les options de déploiement de l'outil ? Une application mobile est-elle disponible ?
Les outils logiciels de gestion de la construction sont déployés soit dans le cloud, soit sur site. Certains outils ont également une application mobile, qui vous permet de travailler en déplacement. Avant de finaliser un produit, évaluez quelle option de déploiement correspond le mieux aux besoins de votre projet de construction et vérifiez si une application mobile est disponible.
Existe-t-il un moyen de mesurer le retour sur investissement de l'outil ?
Idéalement, un outil logiciel devrait vous permettre de générer des rapports et d'extraire les performances historiques pour évaluer s'il fait évoluer votre entreprise de construction et génère des revenus comme prévu.
Quel type de sécurité l'outil offre-t-il contre les fuites de données et les cyberattaques ?
L'outil dispose-t-il de mesures de sécurité telles que l'authentification à deux facteurs et le cryptage standard pour assurer la sécurité des informations sensibles ? Poser de telles questions vous aidera à trouver un produit idéal pour votre entreprise de construction.
L'outil propose-t-il des modules de formation et des cours pour les nouveaux utilisateurs ?
Un outil idéal devrait offrir des ressources telles que des vidéos de formation et des guides pour votre équipe de projet de construction. Une base de connaissances et une section FAQ sont d'autres ressources utiles pour votre équipe de construction. Avant d'investir, vérifiez si votre outil présélectionné offre ces fonctionnalités.
Comment avons-nous choisi ces produits ? Nous n'avons pas - vous avez fait
Pour trouver le logiciel qui vous convient le mieux, vous avez besoin d'informations fiables, afin de gagner du temps, de respecter votre budget et de consacrer plus d'énergie à la croissance de votre entreprise. C'est pourquoi nous examinons et vérifions tous nos avis d'utilisateurs et ne recommandons que les outils approuvés par des personnes comme vous.
En d'autres termes, nos recommandations de produits ne sont jamais achetées ou vendues, ou basées sur l'opinion d'un seul individu - elles sont choisies par vos pairs, reflétant les opinions et les expériences de notre base indépendante d'évaluateurs de logiciels.
Les outils de gestion des documents de construction présentés dans cet article sont les plus recommandés sur la base des avis d'utilisateurs vérifiés. Cependant, s'ils ne répondent pas aux exigences de gestion de documents de votre entreprise de construction, vous pouvez consulter notre répertoire de logiciels de gestion de documents pour trouver la solution la mieux adaptée.
Méthodologie
Pour être pris en compte pour cette liste, les produits devaient :
- Avoir au moins 20 avis produits uniques d'utilisateurs du secteur de la construction, publiés sur Capterra entre juillet 2020 et 22. Nous avons sélectionné les cinq produits les mieux notés pour figurer dans cet article.
- Répondez à la définition du marché de notre logiciel de gestion de documents en offrant les fonctionnalités de base suivantes : stockage de documents, capture de documents, recherche en texte intégral.
Pour déterminer la taille des entreprises par lesquelles chaque produit est « couramment utilisé », nous vérifions si au moins 20 % des examinateurs proviennent d'une taille d'entreprise particulière, et nous classons ensuite le produit comme ayant des clients de cette taille d'entreprise.
Les extraits de critiques sont des passages extraits de critiques plus longues écrites par des critiques vérifiés. Nous obtenons ces extraits en appliquant un algorithme qui prend en compte des facteurs tels que, mais sans s'y limiter, le nombre de mots et la couverture du sujet. Les extraits sont évalués pour un sentiment positif ou négatif et reçoivent un score de sentiment.
Les extraits représentent l'opinion des utilisateurs et ne représentent pas les opinions de, ni ne constituent une approbation de Capterra ou de ses sociétés affiliées. Les extraits ne sont pas modifiés pour des raisons de clarté ou de grammaire. De nouveaux avis peuvent avoir été ajoutés depuis la publication de cet article, de sorte que les données des avis dans cet article peuvent ne pas refléter les conditions actuelles. Capterra ne garantit pas que les avis resteront affichés pendant toute la période pendant laquelle ce rapport est actif.