Top 5 Software zur Verwaltung von Baudokumenten
Veröffentlicht: 2022-08-11Software zur Verwaltung von Baudokumenten hilft Bauteams bei der Verwaltung und Speicherung wichtiger Projektdokumente.
Die Suche nach der richtigen Dokumentenverwaltungssoftware kann für Bauleiter schwierig sein. Sie benötigen ein Tool, das nicht nur den Zugriff und die gemeinsame Nutzung von Dokumenten vereinfacht, sondern auch einen sicheren Ort zum Speichern aller Projektdokumente, Verträge und Vereinbarungen bietet.
Auf dem Markt sind mehrere Tools zur Verwaltung von Baudokumenten mit jeweils unterschiedlichen Funktionen erhältlich. Dieser Artikel befasst sich mit den fünf besten Tools zur Verwaltung von Baudokumenten, die nicht nur budgetfreundlich sind, sondern auch Dokumente für mehrere Bauprojekte effizient verwalten. (Lesen Sie, wie wir diese Produkte ausgewählt haben.)
Welche Funktionen bieten Dokumentenmanagement-Tools?
Die Kernfunktionen einer Dokumentenverwaltungssoftware sind:
- Dokumentenerfassung : Konvertieren einer physischen Datei in ein digitales Format.
- Dokumentenspeicher : Speichern von Dokumenten in einem zentralen Repository für einfachen Zugriff und gemeinsame Nutzung.
- Volltextsuche : Durchsuchen Sie ganze Dokumente nach bestimmtem Text, nicht nur nach Abschnitten
Alle in diesem Bericht aufgeführten Produkte enthalten die oben genannten Funktionen.
Neben diesen Kernfunktionen bieten Dokumentenmanagement-Tools in der Regel auch:
- Zugriffskontrollen/Berechtigungen
- Archivierung und Aufbewahrung
- Werkzeuge zur Zusammenarbeit
- Compliance-Verfolgung
- Dokumentenklassifizierung
- Dateikonvertierung
- Datenaustausch
- Optische Zeichenerkennung
- Versionskontrolle
Was wir für jedes Produkt abdecken
Für jedes Produkt decken wir Folgendes ab:
Wie haben Benutzer die vorgestellten Produkte in Bezug auf verschiedene Aspekte bewertet?
Wir haben 395 Bewertungen aller Produkte analysiert, um herauszufinden, wie Benutzer diese Produkte in Bezug auf Parameter wie Benutzerfreundlichkeit, Kundensupport, Preis-Leistungs-Verhältnis und Funktionalität wahrnehmen.
Was sagen Nutzer zu den Produkten?
Für jedes der vorgestellten Produkte haben wir einige Rezensionsauszüge aus dem vergangenen Jahr beigefügt.
Wie sind die Produkte preislich?
Preismodelle sind im Allgemeinen eines der folgenden: Flatrate, nutzungsbasiert, pro Benutzer oder pro Funktion. Außerdem ist die Zahlungshäufigkeit meistens entweder einmalig, jährlich oder monatlich.
Hinweis: Der Preis eines Produkts kann je nach den benötigten Funktionen, dem erforderlichen Support oder der erforderlichen Schulung und den Anpassungswünschen stark variieren. Wenn Sie ein Produkt finden, das Ihren Anforderungen entspricht, sprechen Sie mit dem Anbieter, um herauszufinden, was er anbieten kann.
Passen die Produkte gut zu Ihrem Unternehmen?
Einige Tools wurden speziell für Unternehmen entwickelt, während andere perfekt für kleine oder mittelständische Unternehmen geeignet sind. Die Kenntnis der typischen Benutzerbasis dieser Produkte ist ein weiterer Unterscheidungsfaktor, um die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Zudem kommen Gutachter aus verschiedenen Branchen. Wenn ein großer Teil der Rezensenten aus einer Branche stammt, ist es wahrscheinlich, dass das Produkt eine Nische ist und für andere Branchen möglicherweise nicht so gut funktioniert. Wenn die Rezensenten andererseits über Branchen verteilt sind, ist es wahrscheinlich, dass das Produkt für mehrere Branchen gut geeignet ist.
Top 5 Software zur Verwaltung von Baudokumenten
Dropbox-Geschäft
104
4,5/5
4.4/5
4,5/5
4,5/5
Kleine Geschäfte
9,99 $ pro Benutzer und Monat
Bildschirmfoto:
Beispiele für die positivsten Auszüge aus Bewertungen für Dropbox Business:
„Die Funktionen sind ein großartiges und sehr nützliches Tool für meine Dokumente und eine faire Preisgestaltung. Es ist auch sehr perfekt für die Zusammenarbeit oder Integration mit anderer Software.“
„Das wichtigste Merkmal von Dropbox Business ist, dass es die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Unternehmens ermöglicht. Einzelpersonen können ihre Arbeit in das Programm hochladen und diese Arbeit kann in Ordnern organisiert werden, um alles sauber zu halten. Inhalte können auf der Website organisiert werden, auf die sie hochgeladen werden sollen. Die Website ist sehr benutzerfreundlich und zugänglich, was sie zu einem großartigen, einfachen Werkzeug macht, um Ihr Unternehmen zu unterstützen.“
„Die Benutzerfreundlichkeit und die erstaunliche Dateifreigabe und Dropbox-Rückspulfunktion sind sehr nützlich. . . Dropbox-Wasserzeichen sind ebenfalls nützlich, um das Eigentum an den freigegebenen Dateien zu behalten. . . Erschwingliche Preise und Abonnements sind verfügbar.“
Lesen Sie hier alle Dropbox Business-Bewertungen.
Google Drive
128
4,8/5
4.6/5
4,8/5
4,7/5
Kleine Geschäfte
1,99 $ pro Funktion und Monat
Bildschirmfoto:
Beispiele für die positivsten Auszüge aus Bewertungen für Google Drive:
„Wie bei den meisten Google-Produkten ist es ziemlich einfach zu bedienen und hat eine gute Benutzeroberfläche. Eignet sich hervorragend zum Speichern von Bildern, die Videos dokumentieren, und die Möglichkeit, sie einfach zu teilen, ist sehr wichtig.“
„Am meisten gefällt mir an dieser Software, wie ich alles darauf speichern kann. Von Bildern über PDFs bis hin zu Dokumenten. Alles kann auf Google Drive gespeichert werden. In gewisser Weise ist es wie ein tragbares und digitales Flash-Laufwerk. Toll ist auch der große Speicher.“
„Das Teilen und Bearbeiten großformatiger Präsentationsdateien und Tabellenkalkulationen hat das Wachstum unserer Einheit ermöglicht; insbesondere angesichts der distanzierten Natur von Führungskräften. Manager auf Einheitsebene können tägliche Protokolle sichern und aktualisieren, sodass Bereichsmanager sich anmelden und den Fortschritt überprüfen können. Positive Erfahrungen mit zuverlässiger Software mit tollem Support sind ein Gewinn für den Mittelstand.“
Lesen Sie hier alle Google Drive-Rezensionen.
Google Workspace
40
4,8/5
4.2/5
4.6/5
4.6/5
Kleine Geschäfte
$6 pro Benutzer und Monat
Bildschirmfoto:
Beispiele für die positivsten Auszüge aus Bewertungen für Google Workspace:
„Der Vorteil der Google Suite-Familie ist die hervorragende Konnektivität für alle Benutzer. Es ist auch eine schöne kostenlose Software, die anstelle anderer Programme da draußen verwendet werden kann. Es ermöglicht Ihnen, alle Funktionen zu haben, die Sie benötigen, und hervorragende Arbeit zu leisten.“
„Fantastische Erfahrung. Das Support-Team ist unglaublich und hat mir bei unzähligen Gelegenheiten bei einer großen Anzahl von Fragen/Fehlerbehebungen geholfen. Es fühlt sich an, als ob sie sich wirklich darum kümmern und alles tun, um Ihre Probleme zu lösen. Als Inhaber eines kleinen Unternehmens muss ich viele Aufgaben übernehmen und es ist großartig, bei technischen Problemen von Google unterstützt zu werden.“
„Google Workspace ist ein großartiges Produkt, wenn Sie ein Unternehmen führen oder zur Schule gehen. Es ist einfach zu bedienen und verfügt über mehrere nützliche Tools, wenn Sie Dokumente erstellen und freigeben. Das Beste daran ist zu wissen, dass Ihre Daten bei der Verwendung dieser Software sicher aufbewahrt und gespeichert werden.“
Lesen Sie hier alle Google Workspace-Rezensionen.
Microsoft 365
84
4,5/5
4.4/5
4.4/5
4.6/5
Kleine Unternehmen, Großunternehmen
Bildschirmfoto:
Beispiele für die positivsten Auszüge aus Bewertungen für Microsoft 365:
„Die Microsoft-Suite ist erstaunlich, weil sie jetzt mit so ziemlich allem kompatibel ist. Das Erstellen von Dokumenten ist großartig, weil es Dinge überprüft, in denen Sie Dinge an andere Personen senden können. Ich benutze Powerpoints für alles wie Bilder und Präsentationen. Blätter sind nützlich, um Berechnungen durchzuführen und Projekte und Zahlen im Auge zu behalten.“
„Eine gute Software für das Cloud-Zeitalter, hervorragend für die Arbeit an den meisten variablen Standorten. Eine Reihe guter Office-Softwares, die jederzeit an einem Ort helfen. Mehr Flexibilität und Funktionalität als andere Suits. Gute Zusammenarbeit mit Microsoft Software.“
„Wenn es um die Innovation von Office-Apps geht, ist Microsoft 365 die beste und erschwinglichste Lösung für Ihr Zuhause, Ihr Büro und vieles mehr. Das einzige, was ich an Microsoft 365 mag, ist, dass es qualitativ hochwertig und dennoch erschwinglich ist. Ihre Sicherheit ist gewährleistet, wenn es um Microsoft 365 geht.“
Lesen Sie hier alle Microsoft 365-Rezensionen.
Microsoft-SharePoint
39
4.6/5
4.4/5
4,5/5
4.6/5
Kleine Unternehmen, Großunternehmen
$5 pro Benutzer und Monat
Bildschirmfoto:
Beispiele der positivsten Auszüge aus Bewertungen für Microsoft SharePoint:
„Zusammenarbeit und der Austausch von Daten und Informationen ist hier der Schlüsselfaktor. Alle benötigten Dateien am selben Ort zu haben, mit der Möglichkeit, Berechtigungen, Rollen und Zugriffsebenen zuzuweisen, ist das i-Tüpfelchen. Die Möglichkeit, sie alle anzeigen zu lassen Eine private Webseite ist einfach WOW! Ich meine, Sie brauchen keine unzusammenhängenden Suchschlüssel und Filter, alles ist an Ihren Fingerspitzen.“
„Die wirkungsvollste Funktion, die mir daran gefallen hat, ist der supereinfache Website-Erstellungsprozess. Sie können damit eine Website in zwei Kategorien, Kommunikation und Team-Website, erstellen, was das Content-Management super einfach macht.“
„Kein Download und unfreundliche Installationsdateien. Fantastisches Design und Layout.. Funktionen und Features sind für fortgeschrittene und Anfänger leicht zugänglich. Ich liebe die Art und Weise, wie wir miteinander zusammenarbeiten konnten. Die Integration mit anderen Apps ist perfekt und mühelos.“
Lesen Sie hier alle Microsoft SharePoint-Rezensionen.
So wählen Sie die richtige Dokumentenverwaltungssoftware für Ihr Bauunternehmen aus
Bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement-Tools für Ihr Bauteam sind Preis und Funktionen nicht die einzigen Faktoren, die Sie berücksichtigen müssen. Weitere Tipps zur Auswahl des besten Produkts für Ihr Bauunternehmen finden Sie auf dieser Seite.
Häufige Fragen, die Softwareanbieter vor dem Kauf stellen sollten
Welche Bereitstellungsoptionen gibt es für das Tool? Ist eine mobile App verfügbar?
Softwaretools für das Baumanagement werden entweder in der Cloud oder vor Ort bereitgestellt. Einige Tools haben auch eine mobile App, mit der Sie unterwegs arbeiten können. Bewerten Sie vor der Fertigstellung eines Produkts, welche Bereitstellungsoption am besten zu den Anforderungen Ihres Bauprojekts passt, und prüfen Sie, ob eine mobile App verfügbar ist.
Gibt es eine Möglichkeit, den ROI des Tools zu messen?
Im Idealfall sollte ein Softwaretool es Ihnen ermöglichen, Berichte zu erstellen und historische Leistungen abzurufen, um zu beurteilen, ob es Ihr Baugeschäft wie erwartet skaliert und Einnahmen generiert.
Welche Art von Sicherheit bietet das Tool gegen Datenlecks und Cyberangriffe?
Verfügt das Tool über Sicherheitsmaßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Standardverschlüsselung, um vertrauliche Informationen zu schützen? Solche Fragen zu stellen hilft Ihnen, das ideale Produkt für Ihr Bauunternehmen zu finden.
Bietet das Tool Schulungsmodule und Kurse für neue Benutzer an?
Ein ideales Tool sollte Ressourcen wie Schulungsvideos und Leitfäden für Ihr Bauprojektteam bieten. Eine Wissensdatenbank und ein Abschnitt mit häufig gestellten Fragen sind weitere hilfreiche Ressourcen für Ihr Bauteam. Prüfen Sie vor der Investition, ob Ihr in die engere Wahl gezogenes Tool diese Funktionen bietet.
Wie haben wir diese Produkte ausgewählt? Wir nicht – Sie haben es getan
Um Ihre ideale Softwarelösung zu finden, benötigen Sie Informationen, denen Sie vertrauen können – damit Sie Zeit sparen, Ihr Budget einhalten und sich mehr auf das Wachstum Ihres Unternehmens konzentrieren können. Aus diesem Grund prüfen und verifizieren wir alle unsere Benutzerbewertungen und empfehlen nur die Tools, die von Menschen wie Ihnen empfohlen werden.
Mit anderen Worten, unsere Produktempfehlungen werden niemals gekauft oder verkauft oder basieren auf der Meinung einer einzelnen Person – sie werden von Ihren Kollegen ausgewählt und spiegeln die Ansichten und Erfahrungen unserer unabhängigen Basis von Software-Rezensenten wider.
Die in diesem Artikel vorgestellten Tools zur Verwaltung von Baudokumenten sind die am meisten empfohlenen, basierend auf verifizierten Benutzerbewertungen. Wenn sie jedoch nicht die Dokumentenverwaltungsanforderungen Ihres Bauunternehmens erfüllen, können Sie in unserem Dokumentenverwaltungssoftware-Verzeichnis nachsehen, um eine am besten geeignete Lösung zu finden.
Methodik
Um für diese Liste berücksichtigt zu werden, mussten Produkte:
- Mindestens 20 einzigartige Produktbewertungen von Benutzern aus der Baubranche haben, die zwischen Juli 2020 und 22 auf Capterra veröffentlicht wurden. Wir haben die fünf Produkte mit den höchsten Bewertungen für diesen Artikel ausgewählt.
- Erfüllen Sie unsere Marktdefinition für Dokumentenverwaltungssoftware, indem Sie die folgenden Kernfunktionen anbieten: Dokumentenspeicherung, Dokumentenerfassung, Volltextsuche.
Um festzustellen, von welchen Unternehmen die einzelnen Produkte „häufig verwendet“ werden, prüfen wir, ob mindestens 20 % der Rezensenten aus einer bestimmten Unternehmensgröße stammen, und klassifizieren das Produkt erst dann als Kunden dieser Unternehmensgröße.
Rezensionsauszüge sind Passagen, die aus längeren Rezensionen extrahiert wurden, die von verifizierten Rezensenten verfasst wurden. Wir erhalten diese Auszüge, indem wir einen Algorithmus anwenden, der Faktoren wie Wortzahl und Themenabdeckung berücksichtigt, aber nicht darauf beschränkt ist. Auszüge werden nach positiver oder negativer Stimmung bewertet und erhalten einen Sentiment-Score.
Auszüge stellen die Meinung der Benutzer dar und stellen weder die Ansichten von noch eine Billigung durch Capterra oder seine verbundenen Unternehmen dar. Auszüge werden nicht aus Gründen der Klarheit oder Grammatik bearbeitet. Seit der Veröffentlichung dieses Artikels wurden möglicherweise neue Rezensionen hinzugefügt, sodass die Rezensionsdaten in diesem Artikel möglicherweise nicht die aktuellen Bedingungen widerspiegeln. Capterra übernimmt keine Garantie dafür, dass die Bewertungen für den gesamten Zeitraum, in dem dieser Bericht aktiv ist, veröffentlicht bleiben.