I 5 migliori software di gestione dei documenti di costruzione
Pubblicato: 2022-08-11Il software di gestione dei documenti di costruzione aiuta i team di costruzione a gestire e archiviare documenti di progetto importanti.
Trovare il giusto software di gestione dei documenti può essere difficile per i direttori edili. Hanno bisogno di uno strumento che non solo semplifichi l'accesso e la condivisione dei documenti, ma fornisca anche uno spazio sicuro per archiviare tutti i documenti di progetto, i contratti e gli accordi.
Sul mercato sono disponibili diversi strumenti di gestione dei documenti di costruzione, ciascuno con capacità diverse. Questo articolo esamina i cinque migliori strumenti di gestione dei documenti di costruzione che non solo sono economici ma gestiscono anche in modo efficiente i documenti per più progetti di costruzione. (Leggi come abbiamo selezionato questi prodotti.)
Quali funzionalità offrono gli strumenti di gestione dei documenti?
Le caratteristiche principali del software di gestione dei documenti sono:
- Acquisizione di documenti : conversione di un file fisico in formato digitale.
- Archiviazione dei documenti: archiviazione dei documenti in un repository centralizzato per un facile accesso e condivisione.
- Ricerca full-text : ricerca in interi documenti di testo specifico, non solo sezioni
Tutti i prodotti elencati in questo rapporto includono le caratteristiche sopra menzionate.
Oltre a queste funzionalità principali, gli strumenti di gestione dei documenti tendono comunemente a offrire:
- Controlli/autorizzazioni di accesso
- Archiviazione e conservazione
- Strumenti di collaborazione
- Monitoraggio della conformità
- Classificazione dei documenti
- Conversione di file
- Condivisione di file
- Riconoscimento ottico dei caratteri
- Controllo della versione
Cosa copriamo per ogni prodotto
Per ogni prodotto, trattiamo quanto segue:
In che modo gli utenti hanno valutato i prodotti in primo piano su diversi aspetti?
Abbiamo analizzato 395 recensioni su tutti i prodotti per scoprire come gli utenti percepiscono questi prodotti in base a parametri quali facilità d'uso, assistenza clienti, rapporto qualità-prezzo e funzionalità.
Cosa dicono gli utenti sui prodotti?
Per ciascuno dei prodotti in primo piano, abbiamo incluso alcuni estratti di recensioni dell'anno finale.
Come sono i prezzi dei prodotti?
I modelli di prezzo sono generalmente uno dei seguenti: forfettario, basato sull'utilizzo, per utente o per funzionalità. Inoltre, la maggior parte delle volte, la frequenza di pagamento è una tantum, annuale o mensile.
Nota: il prezzo di un prodotto può variare notevolmente in base alle funzionalità necessarie, al supporto o alla formazione richiesti e alle richieste di personalizzazione. Quando trovi un prodotto adatto alle tue esigenze, parla con il venditore per capire cosa possono offrire.
I prodotti sono adatti alla tua organizzazione?
Alcuni strumenti sono creati appositamente per le imprese, mentre altri funzionano perfettamente per le piccole e medie imprese. Conoscere la base di utenti tipica di questi prodotti è un altro fattore di differenziazione per aiutare a decidere la soluzione giusta per la propria organizzazione. Inoltre, i revisori provengono da vari settori. Se una grande quota di revisori proviene da un settore, è probabile che il prodotto sia di nicchia e potrebbe non funzionare altrettanto bene per altri settori. D'altra parte, se i revisori sono sparsi in tutti i settori, è probabile che il prodotto sia adatto a più settori.
I 5 migliori software di gestione dei documenti di costruzione
Affari Dropbox
104
4,5/5
4.4/5
4,5/5
4,5/5
Piccole imprese
$ 9,99 per utente, al mese
Immagine dello schermo:
Esempi degli estratti più positivi dalle recensioni per Dropbox Business:
“Le funzionalità sono uno strumento eccezionale e molto utile per i miei documenti e un supporto per un prezzo equo. È anche perfetto per la collaborazione o l'integrazione con altri software".
"La caratteristica più importante di Dropbox Business è che consente la collaborazione all'interno della tua azienda. Gli individui possono caricare il proprio lavoro nel programma e quel lavoro può essere organizzato in cartelle per mantenere tutto pulito. Il contenuto può essere organizzato in quale sito deve essere caricato. Il sito è molto facile da usare e accessibile, il che lo rende un ottimo strumento facile per aiutare nella tua attività.
“La semplicità di utilizzo e la straordinaria funzionalità di condivisione dei file e riavvolgimento della casella personale sono molto utili. . . Anche la filigrana di Dropbox è utile, per aiutare a mantenere la proprietà dei file condivisi. . . Sono disponibili prezzi e abbonamenti convenienti.”
Leggi tutte le recensioni su Dropbox Business qui.
Google Drive
128
4.8/5
4.6/5
4.8/5
4.7/5
Piccole imprese
$ 1,99 per funzione, al mese
Immagine dello schermo:
Esempi degli estratti più positivi dalle recensioni per Google Drive:
"Come con la maggior parte dei prodotti Google, è abbastanza facile da usare ha una buona interfaccia utente. È eccellente per archiviare immagini che documentano video e la possibilità di condividerli semplicemente è molto importante.
“Quello che mi piace di più di questo software è il modo in cui riesco a salvare qualsiasi cosa su di esso. Dalle immagini ai PDF ai documenti. Tutto può essere salvato su Google Drive. In un certo senso è come un'unità flash portatile e digitale. Anche la grande quantità di memoria è eccezionale".
“La condivisione e la modifica di file di presentazione e fogli di calcolo di grande formato ha reso possibile la crescita della nostra unità; soprattutto data la natura remota dei dirigenti. I responsabili a livello di unità sono in grado di eseguire il backup e aggiornare i registri giornalieri in modo che i responsabili di area possano accedere e verificare lo stato di avanzamento. L'esperienza positiva di un software affidabile con un ottimo supporto è una vittoria per le aziende di medie dimensioni".
Leggi tutte le recensioni su Google Drive qui.
Spazio di lavoro di Google
40
4.8/5
4.2/5
4.6/5
4.6/5
Piccole imprese
$ 6 per utente, al mese
Immagine dello schermo:
Esempi degli estratti più positivi dalle recensioni per Google Workspace:
“Il vantaggio della famiglia Google Suite è l'eccellente connettività a tutti gli utenti. È anche un bel software gratuito da usare al posto di altri programmi là fuori. Ti permette di avere tutte le funzionalità di cui hai bisogno e di creare un lavoro eccellente.”
“Esperienza fantastica. Il team di supporto è incredibile, mi ha aiutato in innumerevoli occasioni con una grande quantità di domande/risoluzione dei problemi. Sembra che ci tengano davvero e facciano tutto il possibile per risolvere i tuoi problemi. Essendo un piccolo imprenditore, devo indossare molti cappelli ed è fantastico essere supportato da Google con problemi tecnici".
"Google Workspace è un ottimo prodotto da utilizzare se gestisci un'azienda o vai a scuola. È facile da usare e ha diversi strumenti utili quando crei e condividi documenti. La parte migliore è sapere che quando si utilizza questo software i dati vengono conservati e archiviati in modo sicuro".
Leggi tutte le recensioni di Google Workspace qui.
Microsoft 365
84
4,5/5
4.4/5
4.4/5
4.6/5
Piccole imprese, imprese
Immagine dello schermo:
Esempi degli estratti più positivi dalle recensioni per Microsoft 365:
“La suite Microsoft è fantastica perché ora è compatibile praticamente con tutto. Fare documenti è fantastico perché ha cose da rivedere in cui puoi inviare cose ad altre persone. Uso powerpoint per tutto, come creare immagini e presentazioni. I fogli sono utili per fare calcoli e tenere traccia di progetti e numeri”.
"Un buon software per l'era del cloud, eccellente per lavorare su posizioni più variabili. Un insieme di buoni software per Office che aiutano tutto il tempo in un unico posto... Più flessibilità e funzionalità rispetto ad altre tute. Buona collaborazione con Microsoft Softwares."
“Quando si tratta di innovazione delle app per ufficio, Microsoft 365 è il migliore e conveniente per la casa, l'ufficio e molti altri. L'unica cosa che mi piace di Microsoft 365 è che è di qualità ma conveniente. La tua sicurezza è assicurata quando Microsoft 365 è un problema."
Leggi tutte le recensioni di Microsoft 365 qui.
Microsoft SharePoint
39
4.6/5
4.4/5
4,5/5
4.6/5
Piccole imprese, imprese
$ 5 per utente, al mese
Immagine dello schermo:
Esempi degli estratti più positivi dalle recensioni per Microsoft SharePoint:
"La collaborazione e la condivisione di dati e informazioni è il fattore chiave qui.. Avere tutti i file necessari nello stesso posto, con la possibilità di assegnare privilegi, ruoli e livelli di accesso è la ciliegina sulla torta.. La possibilità di averli tutti visualizzati in una pagina web privata è semplicemente WOW! Voglio dire, non c'è bisogno di chiavi di ricerca e filtri incoerenti, tutto è a portata di mano".
“La caratteristica di maggior impatto che mi è piaciuta è il processo di creazione di siti Web semplicissimo. Ti consente di creare un sito in due categorie di comunicazione e sito del team, il che rende super facile la gestione dei contenuti".
“Nessun download e file di installazione ostili. Design e layout fantastici. Funzioni e caratteristiche sono facilmente accessibili per utenti intermedi e principianti. Adoro il modo in cui potremmo collaborare tra di noi. L'integrazione con altre app è perfetta e senza sforzo."
Leggi tutte le recensioni di Microsoft SharePoint qui.
Come scegliere il giusto software di gestione dei documenti per la tua impresa edile
Quando selezioni uno strumento di gestione dei documenti per il tuo team di costruzione, il prezzo e le caratteristiche non sono gli unici fattori che devi tenere a mente. Per ulteriori suggerimenti su come selezionare il miglior prodotto per la tua impresa edile, visita questa pagina.
Domande comuni da porre ai fornitori di software prima dell'acquisto
Quali sono le opzioni di distribuzione per lo strumento? È disponibile un'app mobile?
Gli strumenti software di gestione della costruzione vengono distribuiti nel cloud o in locale. Alcuni strumenti hanno anche un'app mobile, che ti consente di lavorare in movimento. Prima di finalizzare qualsiasi prodotto, valuta quale opzione di implementazione si adatta meglio alle esigenze del tuo progetto di costruzione e verifica se è disponibile un'app mobile.
C'è un modo per misurare il ROI sullo strumento?
Idealmente, uno strumento software dovrebbe consentirti di generare report e recuperare le prestazioni storiche per valutare se sta ridimensionando la tua attività di costruzione e generando entrate come previsto.
Che tipo di sicurezza offre lo strumento contro le fughe di dati e gli attacchi informatici?
Lo strumento dispone di misure di sicurezza come l'autenticazione a due fattori e la crittografia standard per proteggere le informazioni sensibili? Fare queste domande ti aiuterà a trovare un prodotto ideale per la tua impresa edile.
Lo strumento offre moduli di formazione e corsi per i nuovi utenti?
Uno strumento ideale dovrebbe offrire risorse come video di formazione e guide per il tuo team di progetto di costruzione. Una base di conoscenza e una sezione delle domande frequenti sono alcune altre risorse utili per il tuo team di costruzione. Prima di investire, controlla se il tuo strumento selezionato offre queste funzionalità.
Come abbiamo scelto questi prodotti? Noi non... tu l'hai fatto
Per trovare la corrispondenza software ideale, hai bisogno di informazioni di cui ti puoi fidare, così puoi risparmiare tempo, rispettare il budget e concentrare più energie sulla crescita della tua attività. È per questo che controlliamo e verifichiamo tutte le recensioni dei nostri utenti e consigliamo solo gli strumenti approvati da persone come te.
In altre parole, i nostri consigli sui prodotti non vengono mai acquistati o venduti, o basati sull'opinione di un singolo individuo: sono scelti dai tuoi colleghi, riflettendo le opinioni e le esperienze della nostra base indipendente di revisori del software.
Gli strumenti di gestione dei documenti di costruzione presenti in questo articolo sono i più consigliati in base alle recensioni verificate degli utenti. Tuttavia, se non soddisfano i requisiti di gestione dei documenti della tua impresa edile, puoi consultare la nostra directory del software di gestione dei documenti per trovare la soluzione più adatta.
Metodologia
Per essere presi in considerazione per questo elenco, i prodotti dovevano:
- Avere almeno 20 recensioni di prodotti uniche da parte di utenti del settore edile, pubblicate su Capterra tra luglio 2020-22. Abbiamo selezionato i cinque prodotti con le valutazioni più alte da presentare in questo articolo.
- Soddisfa la definizione del mercato dei nostri software per la gestione dei documenti offrendo le seguenti funzionalità principali: archiviazione dei documenti, acquisizione dei documenti, ricerca full-text.
Per determinare da quali aziende di dimensioni ciascun prodotto è "comunemente utilizzato", controlliamo se almeno il 20% dei revisori proviene da una determinata dimensione aziendale e solo allora classifichiamo il prodotto come avente clienti di quella dimensione aziendale.
Gli estratti di recensione sono passaggi estratti da recensioni più lunghe scritte da revisori verificati. Otteniamo questi estratti applicando un algoritmo che considera fattori inclusi, ma non limitati a, il conteggio delle parole e la copertura degli argomenti. Gli estratti vengono valutati per il sentimento positivo o negativo e ricevono un punteggio del sentimento.
Gli estratti rappresentano l'opinione dell'utente e non rappresentano le opinioni di, né costituiscono un'approvazione da parte di Capterra o dei suoi affiliati. Gli estratti non vengono modificati per chiarezza o grammatica. Nuove recensioni potrebbero essere state aggiunte dopo la pubblicazione di questo articolo, quindi i dati delle recensioni in questo pezzo potrebbero non riflettere le condizioni attuali. Capterra non garantisce che le recensioni rimarranno pubblicate per l'intero periodo in cui questo rapporto è attivo.