Top 5 software de management al documentelor de construcție
Publicat: 2022-08-11Software-ul de gestionare a documentelor de construcție ajută echipele de construcții să gestioneze și să stocheze documente importante de proiect.
Găsirea software-ului potrivit de gestionare a documentelor poate fi dificilă pentru managerii de construcții. Au nevoie de un instrument care nu numai că simplifică accesul și partajarea documentelor, dar oferă și un spațiu sigur pentru a stoca toate documentele de proiect, contractele și acordurile.
Există mai multe instrumente de gestionare a documentelor de construcție disponibile pe piață, fiecare cu capacități diferite. Acest articol analizează cele mai bune cinci instrumente de gestionare a documentelor de construcții care nu sunt doar prietenoase cu bugetul, ci și gestionează eficient documentele pentru mai multe proiecte de construcție. (Citiți cum am selectat aceste produse.)
Ce caracteristici oferă instrumentele de gestionare a documentelor?
Caracteristicile de bază ale software-ului de gestionare a documentelor sunt:
- Captură document : conversia unui fișier fizic în format digital.
- Stocarea documentelor : Stocarea documentelor într-un depozit centralizat pentru acces ușor și partajare.
- Căutare în text complet : căutarea prin documente întregi pentru text specific, nu doar secțiuni
Toate produsele enumerate în acest raport includ caracteristicile menționate mai sus.
Pe lângă aceste caracteristici de bază, instrumentele de gestionare a documentelor tind să ofere de obicei:
- Controale de acces/permisiuni
- Arhivare și păstrare
- Instrumente de colaborare
- Urmărirea conformității
- Clasificarea documentelor
- Conversie de fișiere
- Distribuire a unui fisier
- Recunoaștere optică a caracterelor
- Controlul versiunii
Ce acoperim pentru fiecare produs
Pentru fiecare produs, acoperim următoarele:
Cum au evaluat utilizatorii produsele prezentate în diferite aspecte?
Am analizat 395 de recenzii pentru toate produsele pentru a descoperi modul în care utilizatorii percep aceste produse cu privire la parametri precum ușurința în utilizare, asistența pentru clienți, raportul calitate-preț și funcționalitatea.
Ce spun utilizatorii despre produse?
Pentru fiecare dintre produsele prezentate, am inclus câteva fragmente de recenzii din ultimul an.
Cum sunt prețurile produselor?
Modelele de prețuri sunt, în general, unul dintre următoarele: tarif fix, bazat pe utilizare, pe utilizator sau pe funcție. De asemenea, de cele mai multe ori, frecvența plăților este fie o singură dată, anuală sau lunară.
Notă: prețul unui produs poate varia foarte mult în funcție de caracteristicile necesare, de asistență sau de instruire necesare și de solicitările de personalizare. Când găsiți un produs care se potrivește nevoilor dvs., discutați cu vânzătorul pentru a afla ce vă poate oferi.
Sunt produsele potrivite pentru organizația dvs.?
Unele instrumente sunt create special pentru întreprinderi, în timp ce altele funcționează perfect pentru companiile mici sau mijlocii. Cunoașterea bazei tipice de utilizatori a acestor produse este un alt factor de diferențiere care vă ajută să decideți cea mai potrivită pentru organizația dvs. În plus, recenzenții provin din diverse industrii. Dacă o mare parte a recenzenților provine dintr-o industrie, atunci este probabil ca produsul să fie de nișă și să nu funcționeze la fel de bine pentru alte industrii. Pe de altă parte, dacă recenzenții sunt răspândiți în diverse industrii, atunci este probabil ca produsul să se potrivească bine pentru mai multe industrii.
Top 5 software de gestionare a documentelor de construcție
Dropbox Business
104
4,5/5
4,4/5
4,5/5
4,5/5
Mici afaceri
9,99 USD per utilizator, pe lună
Captură de ecran:
Exemple dintre cele mai pozitive extrase din recenzii pentru Dropbox Business:
„Funcțiile sunt un instrument grozav și foarte util pentru documentele mele și un suport de preț echitabil. De asemenea, este foarte perfect pentru colaborare sau integrare cu alte software-uri.”
„Cea mai importantă caracteristică despre Dropbox Business este că permite colaborarea în cadrul companiei dumneavoastră. Persoanele fizice își pot încărca munca în program, iar munca respectivă poate fi organizată în dosare pentru a menține totul curat. Conținutul poate fi organizat pe site-ul pe care urmează să fie încărcat. Site-ul este foarte ușor de utilizat și accesibil, ceea ce îl face un instrument foarte ușor de ajutat în afacerea dvs..”
„Simplitatea utilizării și uimitoarea funcție de partajare a fișierelor și de derulare înapoi în dropbox sunt foarte utile. . . Filigranul Dropbox este de asemenea util, pentru a ajuta la păstrarea dreptului de proprietate asupra fișierelor partajate. . . Sunt disponibile prețuri accesibile și abonamente.”
Citiți aici toate recenziile Dropbox Business.
Google Drive
128
4,8/5
4,6/5
4,8/5
4,7/5
Mici afaceri
1,99 USD per funcție, pe lună
Captură de ecran:
Exemple dintre cele mai pozitive extrase din recenzii pentru Google Drive:
„Ca și în cazul majorității produselor Google, destul de ușor de utilizat are o interfață de utilizator bună. Este excelent pentru stocarea imaginilor care documentează videoclipuri și abilitatea de a le partaja pur și simplu este foarte importantă.”
„Ceea ce îmi place cel mai mult la acest software este modul în care pot salva orice pe el. De la imagini la PDF-uri la documente. Orice poate fi salvat pe Google Drive. Într-un fel, este ca o unitate flash portabilă și digitală. Cantitatea mare de memorie este, de asemenea, grozavă.”
„Partajarea și editarea fișierelor de prezentare în format mare și a foilor de calcul a făcut posibilă creșterea unității noastre; mai ales având în vedere natura îndepărtată a directorilor. Managerii la nivel de unitate pot face copii de rezervă și actualiza jurnalele zilnice, astfel încât managerii de zonă să se poată conecta și să verifice progresul. Experiența pozitivă din software-ul de încredere cu un suport excelent este un câștig pentru întreprinderile mijlocii.”
Citiți aici toate recenziile Google Drive.
Google Workspace
40
4,8/5
4,2/5
4,6/5
4,6/5
Mici afaceri
6 USD pe utilizator, pe lună
Captură de ecran:
Exemple dintre cele mai pozitive extrase din recenzii pentru Google Workspace:
„Avantajele familiei Google Suite sunt conectivitatea excelentă pentru toți utilizatorii. Este, de asemenea, un software gratuit frumos de folosit în locul altor programe de acolo. Vă permite să aveți toate caracteristicile de care aveți nevoie și să creați o muncă excelentă.”
„Experiență fantastică. Echipa de asistență este incredibilă, m-a ajutat în nenumărate ocazii cu o cantitate mare de întrebări/depanare. Se simte că le pasă cu adevărat și fac tot ce le stă în putință pentru a vă rezolva problemele. Fiind proprietarul unei mici afaceri, trebuie să port multe pălării și este grozav să fiu sprijinit de Google cu probleme tehnologice.”
„Google Workspace este un produs grozav de utilizat dacă conduceți o afacere sau mergeți la școală. Este ușor de utilizat și are mai multe instrumente pe care este bine să le aveți atunci când creați și partajați documente. Cea mai bună parte este să știi că atunci când folosești acest software, datele tale sunt păstrate și stocate în siguranță.”
Citiți toate recenziile Google Workspace aici.
Microsoft 365
84
4,5/5
4,4/5
4,4/5
4,6/5
Întreprinderi mici, întreprinderi
Captură de ecran:
Exemple dintre cele mai pozitive extrase din recenzii pentru Microsoft 365:
„Suita Microsoft este uimitoare, deoarece este compatibilă cu aproape orice acum. Realizarea documentelor este grozavă, deoarece are lucruri de revizuire în care puteți trimite lucruri altor persoane. Folosesc powerpoint-urile pentru orice, cum ar fi realizarea de imagini și prezentări. Foile sunt utile pentru a face calcule și a ține evidența proiectelor și a numerelor.”
„Un software bun pentru era cloud, excelent pentru lucru pe majoritatea locațiilor variabile. Un set de software Office bun care ajută tot timpul într-un singur loc. Mai multă flexibilitate și funcționalitate decât alte Suits. Bună colaborare cu Microsoft Softwares.”
„Când vine vorba de inovarea aplicațiilor de birou, Microsoft 365 este cel mai bun și accesibil pentru acasă, birou și multe altele. Singurul lucru care îmi place la Microsoft 365 este că este de calitate, dar accesibil. Securitatea dvs. este asigurată atunci când Microsoft 365 este o problemă.”
Citiți toate recenziile Microsoft 365 aici.
Microsoft SharePoint
39
4,6/5
4,4/5
4,5/5
4,6/5
Întreprinderi mici, întreprinderi
5 USD pe utilizator, pe lună
Captură de ecran:
Exemple dintre cele mai pozitive extrase din recenzii pentru Microsoft SharePoint:
„Colaborarea și partajarea datelor și informațiilor este factorul cheie aici. A avea toate fișierele necesare în același loc, cu posibilitatea de a atribui privilegii, roluri și niveluri de acces este cireașa de pe tort.. Posibilitatea de a le afișa pe toate în o pagină web privată este doar WOW! Adică, nu este nevoie de chei și filtre de căutare incoerente, totul este la îndemâna ta.”
„Cea mai de impact care mi-a plăcut este procesul de creare a site-urilor web foarte ușor. Vă permite să creați un site în două categorii de comunicare și site de echipă, ceea ce îl face foarte ușor pentru gestionarea conținutului.”
„Fără descărcare și fișiere de instalare neprietenoase. Design și aspect minunat. Funcțiile și caracteristicile sunt ușor accesibile pentru utilizatorii intermediari și începători. Îmi place modul în care am putea colabora unul cu celălalt. Integrarea cu alte aplicații este perfectă și fără efort.”
Citiți toate recenziile Microsoft SharePoint aici.
Cum să alegi software-ul potrivit de gestionare a documentelor pentru afacerea ta de construcții
Atunci când selectați un instrument de gestionare a documentelor pentru echipa dvs. de construcții, prețul și caracteristicile nu sunt singurii factori de care trebuie să aveți în vedere. Pentru mai multe sfaturi despre cum să selectați cel mai bun produs pentru firma dvs. de construcții, vizitați această pagină.
Întrebări frecvente de adresat furnizorilor de software înainte de cumpărare
Care sunt opțiunile de implementare pentru instrument? Este disponibilă o aplicație mobilă?
Instrumentele software de management al construcțiilor sunt implementate fie în cloud, fie on-premise. Unele instrumente au și o aplicație mobilă, care vă permite să lucrați din mers. Înainte de a finaliza orice produs, evaluați ce opțiune de implementare se potrivește cel mai bine nevoilor proiectului dvs. de construcție și verificați dacă o aplicație mobilă este disponibilă.
Există o modalitate de a măsura rentabilitatea investiției pe instrument?
În mod ideal, un instrument software ar trebui să vă permită să generați rapoarte și să obțineți performanța istorică pentru a evalua dacă vă extinde afacerea de construcții și generează venituri conform așteptărilor.
Ce fel de securitate oferă instrumentul împotriva scurgerilor de date și a atacurilor cibernetice?
Are instrumentul măsuri de siguranță, cum ar fi autentificarea cu doi factori și criptarea standard pentru a păstra informațiile sensibile în siguranță? Punerea unor astfel de întrebări vă va ajuta să găsiți un produs ideal pentru compania dvs. de construcții.
Instrumentul oferă module de formare și cursuri pentru noii utilizatori?
Un instrument ideal ar trebui să ofere resurse, cum ar fi videoclipuri de instruire și ghiduri pentru echipa de proiect de construcții. O bază de cunoștințe și o secțiune de întrebări frecvente sunt alte resurse utile pentru echipa dvs. de construcții. Înainte de a investi, verificați dacă instrumentul dvs. pe lista scurtă oferă aceste caracteristici.
Cum am ales aceste produse? Noi nu - tu ai făcut-o
Pentru a găsi software-ul potrivit, aveți nevoie de informații în care puteți avea încredere, astfel încât să puteți economisi timp, să vă păstrați bugetul și să vă concentrați mai multă energie pe dezvoltarea afacerii dvs. De aceea verificăm și verificăm toate recenziile utilizatorilor noștri și recomandăm doar instrumentele aprobate de oameni ca tine.
Cu alte cuvinte, recomandările noastre de produse nu sunt niciodată cumpărate sau vândute sau se bazează pe opinia unei singure persoane – sunt alese de colegii dvs., reflectând opiniile și experiențele bazei noastre independente de examinatori de software.
Instrumentele de gestionare a documentelor de construcție prezentate în acest articol sunt cele mai recomandate pe baza recenziilor verificate de utilizatori. Cu toate acestea, dacă acestea nu îndeplinesc cerințele de gestionare a documentelor ale companiei dvs. de construcții, puteți consulta directorul nostru de software de gestionare a documentelor pentru a găsi soluția cea mai potrivită.
Metodologie
Pentru a fi luate în considerare pentru această listă, produsele trebuiau:
- Să aibă cel puțin 20 de recenzii unice de produse de la utilizatori din industria construcțiilor, publicate pe Capterra în perioada iulie 2020-22. Am selectat cele cinci produse cu cele mai mari evaluări pentru a fi prezentate în acest articol.
- Faceți cunoștință cu definiția pieței noastre de software de gestionare a documentelor, oferind următoarele caracteristici de bază: stocare documente, captare documente, căutare full-text.
Pentru a determina de ce dimensiuni întreprinderile este „utilizat în mod obișnuit” fiecare produs, verificăm dacă cel puțin 20% dintre recenzenți provin de la o anumită dimensiune a companiei și abia apoi clasificăm produsul ca având clienți din acea dimensiune a afacerii.
Extrase de recenzii sunt pasaje extrase din recenzii mai lungi scrise de recenzenți verificați. Obținem aceste fragmente prin aplicarea unui algoritm care ia în considerare factori care includ, dar fără a se limita la, numărul de cuvinte și acoperirea subiectului. Extrasele sunt evaluate pentru sentimentul pozitiv sau negativ și primesc un scor de sentiment.
Fragmentele reprezintă opinia utilizatorului și nu reprezintă punctele de vedere ale și nici nu constituie o aprobare din partea Capterra sau a afiliaților săi. Fragmentele nu sunt editate pentru claritate sau gramatică. Este posibil să fi fost adăugate noi recenzii de la publicarea acestui articol, astfel încât datele recenziilor din acest articol pot să nu reflecte condițiile actuale. Capterra nu garantează că recenziile vor rămâne postate pe toată perioada în care acest raport este activ.