Os 5 principais softwares de gerenciamento de documentos de construção
Publicados: 2022-08-11O software de gerenciamento de documentos de construção ajuda as equipes de construção a gerenciar e armazenar documentos importantes do projeto.
Encontrar o software de gerenciamento de documentos certo pode ser difícil para os gerentes de construção. Eles precisam de uma ferramenta que não apenas simplifique o acesso e compartilhamento de documentos, mas também forneça um espaço seguro para armazenar todos os documentos, contratos e acordos do projeto.
Existem várias ferramentas de gerenciamento de documentos de construção disponíveis no mercado, cada uma com capacidades variadas. Este artigo analisa as cinco melhores ferramentas de gerenciamento de documentos de construção que não são apenas econômicas, mas também gerenciam documentos com eficiência para vários projetos de construção. (Leia como selecionamos esses produtos.)
Quais recursos as ferramentas de gerenciamento de documentos oferecem?
Os principais recursos do software de gerenciamento de documentos são:
- Captura de documentos : Conversão de um arquivo físico em formato digital.
- Armazenamento de documentos : Armazenar documentos em um repositório centralizado para fácil acesso e compartilhamento.
- Pesquisa de texto completo : procurando em documentos inteiros um texto específico, não apenas seções
Todos os produtos listados neste relatório incluem os recursos mencionados acima.
Além desses recursos principais, as ferramentas de gerenciamento de documentos também costumam oferecer:
- Controles de acesso/permissões
- Arquivamento e retenção
- Ferramentas de colaboração
- Acompanhamento de conformidade
- Classificação de documentos
- Conversão de arquivo
- Compartilhamento de arquivos
- Reconhecimento óptico de caracteres
- Controle de versão
O que cobrimos para cada produto
Para cada produto, cobrimos o seguinte:
Como os usuários classificaram os produtos em destaque em diferentes aspectos?
Analisamos 395 avaliações em todos os produtos para descobrir como os usuários percebem esses produtos em parâmetros como facilidade de uso, suporte ao cliente, custo-benefício e funcionalidade.
O que os usuários dizem sobre os produtos?
Para cada um dos produtos em destaque, incluímos alguns trechos de revisão do ano anterior.
Como são os preços dos produtos?
Os modelos de preços geralmente são um dos seguintes: taxa fixa, com base no uso, por usuário ou por recurso. Além disso, na maioria das vezes, a frequência de pagamento é única, anual ou mensal.
Observação: o preço de um produto pode variar muito com base nos recursos necessários, suporte ou treinamento necessário e solicitações de personalização. Quando você encontrar um produto que atenda às suas necessidades, converse com o fornecedor para descobrir o que ele pode oferecer.
Os produtos são adequados para sua organização?
Algumas ferramentas são criadas especificamente para empresas, enquanto outras funcionam perfeitamente para pequenas e médias empresas. Conhecer a base de usuários típica desses produtos é outro fator de diferenciação para ajudar a decidir o ajuste certo para sua organização. Além disso, os revisores vêm de vários setores. Se uma grande parte dos revisores for de um setor, é provável que o produto seja um nicho e não funcione tão bem para outros setores. Por outro lado, se os revisores estiverem espalhados por vários setores, é provável que o produto seja adequado para vários setores.
Os 5 principais softwares de gerenciamento de documentos de construção
Dropbox Business
104
4,5/5
4.4/5
4,5/5
4,5/5
Pequenos negócios
US$ 9,99 por usuário, por mês
Captura de tela:
Exemplos dos trechos mais positivos de avaliações do Dropbox Business:
“Os recursos são uma ferramenta ótima e muito útil para meus documentos e um suporte de preços justo. Também é muito perfeito para colaboração ou integração com outros softwares.”
“O recurso mais importante do Dropbox Business é que ele permite a colaboração dentro da sua empresa. Os indivíduos podem enviar seu trabalho para o programa e esse trabalho pode ser organizado em pastas para manter tudo limpo. O conteúdo pode ser organizado em qual site deve ser carregado. O site é muito amigável e acessível, tornando-se uma ótima ferramenta fácil para ajudar no seu negócio.”
“A simplicidade de uso e o incrível compartilhamento de arquivos e o recurso de retrocesso da caixa de depósito são muito úteis. . . A marca d'água do Dropbox também é útil, para ajudar a manter a propriedade dos arquivos compartilhados. . . Preços acessíveis e assinaturas estão disponíveis.”
Leia todas as avaliações do Dropbox Business aqui.
Google Drive
128
4,8/5
4.6/5
4,8/5
4,7/5
Pequenos negócios
US$ 1,99 por recurso, por mês
Captura de tela:
Exemplos dos trechos mais positivos de avaliações do Google Drive:
“Como a maioria dos produtos do Google, é muito fácil de usar e tem uma boa interface de usuário. É excelente para armazenar fotos documentando vídeos e a capacidade de compartilhá-los de forma simples é muito importante.”
“O que eu mais gosto neste software é como posso salvar qualquer coisa nele. De fotos a PDFs e documentos. Qualquer coisa pode ser salva no google drive. De certa forma, é como uma unidade flash portátil e digital. A grande quantidade de memória também é ótima.”
“O compartilhamento e edição de planilhas e arquivos de apresentação de grande formato tornou possível o crescimento de nossa unidade; especialmente dada a natureza remota dos executivos. Os gerentes de nível de unidade podem fazer backup e atualizar os logs diários para que os gerentes de área possam fazer login e verificar o progresso. A experiência positiva de software confiável com ótimo suporte é uma vitória para empresas de médio porte.”
Leia todas as avaliações do Google Drive aqui.
Espaço de trabalho do Google
40
4,8/5
4.2/5
4.6/5
4.6/5
Pequenos negócios
US$ 6 por usuário, por mês
Captura de tela:
Exemplos dos trechos mais positivos de avaliações do Google Workspace:
“A vantagem da família Google Suite é a excelente conectividade para todos os usuários. Também é um bom software gratuito para usar em vez de outros programas por aí. Ele permite que você tenha todos os recursos necessários e crie um excelente trabalho.”
“Experiência fantástica. A equipe de suporte é incrível, me ajudou em inúmeras ocasiões com uma grande quantidade de consultas/solução de problemas. Parece que eles realmente se importam e fazem tudo o que podem para resolver seus problemas. Sendo proprietário de uma pequena empresa, tenho que usar muitos chapéus e é ótimo ser apoiado pelo Google com problemas de tecnologia.”
“O Google Workspace é um ótimo produto para usar se você administra uma empresa ou estuda. É fácil de usar e possui várias ferramentas que são boas quando você está criando e compartilhando documentos. A melhor parte é saber que ao usar este software seus dados são mantidos e armazenados de forma segura.”
Leia todas as avaliações do Google Workspace aqui.
Microsoft 365
84
4,5/5
4.4/5
4.4/5
4.6/5
Pequenas empresas, empresas empresariais
Captura de tela:
Exemplos dos trechos mais positivos de avaliações do Microsoft 365:
“A suíte da Microsoft é incrível porque é compatível com praticamente tudo agora. Fazer documentos é ótimo porque tem coisas de revisão onde você pode enviar coisas para outras pessoas. Eu uso powerpoints para tudo, como fazer imagens e apresentações. As planilhas são úteis para fazer cálculos e acompanhar projetos e números.”
“Um bom software para a era da nuvem, excelente para trabalhar na maioria das localizações variáveis. Um conjunto de bons softwares Office que ajudam o tempo todo em um só lugar. Mais flexibilidade e funcionalidade que outros Suits. Boa colaboração com a Microsoft Softwares.”
“Quando se trata de inovação de aplicativos de escritório, o Microsoft 365 é o melhor e mais acessível para sua casa, escritório e muito mais. A única coisa de que gosto no Microsoft 365 é que é de qualidade, mas acessível. Sua segurança é garantida quando o Microsoft 365 é uma preocupação.”
Leia todas as avaliações do Microsoft 365 aqui.
Microsoft SharePoint
39
4.6/5
4.4/5
4,5/5
4.6/5
Pequenas empresas, empresas empresariais
US$ 5 por usuário, por mês
Captura de tela:
Exemplos dos trechos mais positivos de avaliações do Microsoft SharePoint:
“Colaboração e compartilhamento de dados e informações é o fator chave aqui. Ter todos os arquivos necessários no mesmo lugar, com a capacidade de atribuir privilégios, funções e níveis de acesso é a cereja do bolo. uma página privada é apenas WOW! Quer dizer, não há necessidade de chaves e filtros de pesquisa incoerentes, tudo está ao seu alcance.”
“O recurso mais impactante que eu gostei é o processo de criação de sites super fácil. Ele permite que você crie um site em duas categorias de comunicação e site de equipe, o que facilita muito o gerenciamento de conteúdo.”
“Sem download e arquivos de instalação hostis. Design e layout impressionantes. Funções e recursos são facilmente acessíveis para usuários intermediários e iniciantes. Amo a forma como podemos colaborar uns com os outros. A integração com outros aplicativos é perfeita e sem esforço.”
Leia todas as revisões do Microsoft SharePoint aqui.
Como escolher o software de gerenciamento de documentos certo para o seu negócio de construção
Ao selecionar uma ferramenta de gerenciamento de documentos para sua equipe de construção, preço e recursos não são os únicos fatores que você precisa ter em mente. Para obter mais dicas sobre como selecionar o melhor produto para sua empresa de construção, visite esta página.
Perguntas comuns para fazer aos fornecedores de software antes da compra
Quais são as opções de implantação da ferramenta? Há um aplicativo móvel disponível?
As ferramentas de software de gerenciamento de construção são implantadas na nuvem ou no local. Algumas ferramentas também têm um aplicativo móvel, que permite que você trabalhe em qualquer lugar. Antes de finalizar qualquer produto, avalie qual opção de implantação melhor atende às necessidades do seu projeto de construção e verifique se um aplicativo móvel está disponível.
Existe uma maneira de medir o ROI na ferramenta?
Idealmente, uma ferramenta de software deve permitir que você gere relatórios e obtenha desempenho histórico para avaliar se está escalando seu negócio de construção e gerando receita conforme o esperado.
Que tipo de segurança a ferramenta oferece contra vazamentos de dados e ataques cibernéticos?
A ferramenta possui medidas de segurança como autenticação de dois fatores e criptografia padrão para manter as informações confidenciais seguras? Fazer essas perguntas ajudará você a encontrar um produto ideal para sua empresa de construção.
A ferramenta oferece módulos de treinamento e cursos para novos usuários?
Uma ferramenta ideal deve oferecer recursos como vídeos de treinamento e guias para sua equipe de projeto de construção. Uma base de conhecimento e uma seção de perguntas frequentes são alguns outros recursos úteis para sua equipe de construção. Antes de investir, verifique se sua ferramenta pré-selecionada oferece esses recursos.
Como escolhemos esses produtos? Nós não - você fez
Para encontrar a combinação ideal de software, você precisa de informações confiáveis, para economizar tempo, manter o orçamento e concentrar mais energia no crescimento de seus negócios. É por isso que examinamos e verificamos todas as nossas avaliações de usuários e recomendamos apenas as ferramentas endossadas por pessoas como você.
Em outras palavras, nossas recomendações de produtos nunca são compradas ou vendidas, ou baseadas na opinião de um único indivíduo – elas são escolhidas por seus colegas, refletindo as opiniões e experiências de nossa base independente de revisores de software.
As ferramentas de gerenciamento de documentos de construção apresentadas neste artigo são as mais recomendadas com base em avaliações de usuários verificadas. No entanto, se eles não atenderem aos requisitos de gerenciamento de documentos da sua empresa de construção, você pode conferir nosso diretório de software de gerenciamento de documentos para encontrar a solução mais adequada.
Metodologia
Para serem considerados para esta lista, os produtos tinham que:
- Tenha pelo menos 20 avaliações exclusivas de produtos de usuários do setor de construção, publicadas no Capterra entre julho de 2020 e 22. Selecionamos os cinco produtos com as classificações mais altas para apresentar neste artigo.
- Conheça nossa definição de mercado de software de gerenciamento de documentos, oferecendo os seguintes recursos principais: armazenamento de documentos, captura de documentos, pesquisa de texto completo.
Para determinar em qual tamanho de empresa cada produto é “comumente usado”, verificamos se pelo menos 20% dos revisores são de um determinado tamanho de empresa e só então classificamos o produto como tendo clientes desse tamanho de empresa.
Trechos de resenhas são trechos extraídos de resenhas mais longas escritas por revisores verificados. Obtemos esses trechos aplicando um algoritmo que considera fatores que incluem, mas não se limitam a, contagem de palavras e cobertura de tópicos. Os trechos são avaliados quanto ao sentimento positivo ou negativo e recebem uma pontuação de sentimento.
Os trechos representam a opinião do usuário e não representam os pontos de vista, nem constituem um endosso do Capterra ou de suas afiliadas. Trechos não são editados para clareza ou gramática. Novas revisões podem ter sido adicionadas desde a publicação deste artigo, portanto, os dados das revisões neste artigo podem não refletir as condições atuais. O Capterra não garante que as avaliações permanecerão publicadas durante todo o período em que este relatório estiver ativo.