Los 5 mejores software de gestión de documentos de construcción
Publicado: 2022-08-11El software de administración de documentos de construcción ayuda a los equipos de construcción a administrar y almacenar documentos importantes del proyecto.
Encontrar el software de gestión de documentos adecuado puede ser difícil para los directores de obra. Necesitan una herramienta que no solo simplifique el acceso y el intercambio de documentos, sino que también proporcione un espacio seguro para almacenar todos los documentos, contratos y acuerdos del proyecto.
Hay varias herramientas de gestión de documentos de construcción disponibles en el mercado, cada una con diferentes capacidades. Este artículo analiza las cinco mejores herramientas de administración de documentos de construcción que no solo son económicas, sino que también administran documentos de manera eficiente para múltiples proyectos de construcción. (Lea cómo seleccionamos estos productos).
¿Qué características ofrecen las herramientas de gestión de documentos?
Las características principales del software de gestión de documentos son:
- Captura de documentos : Conversión de un archivo físico a formato digital.
- Almacenamiento de documentos : almacenamiento de documentos en un repositorio centralizado para facilitar el acceso y el uso compartido.
- Búsqueda de texto completo: búsqueda de texto específico en documentos completos, no solo secciones
Todos los productos enumerados en este informe incluyen las características mencionadas anteriormente.
Además de estas características principales, las herramientas de gestión de documentos también suelen ofrecer:
- Controles de acceso/permisos
- Archivado y retención
- Herramientas de colaboración
- Seguimiento del cumplimiento
- Clasificación de documentos
- Conversión de archivos
- Compartición de archivos
- Reconocimiento óptico de caracteres
- Control de versiones
Lo que cubrimos para cada producto
Para cada producto, cubrimos lo siguiente:
¿Cómo calificaron los usuarios los productos destacados en diferentes aspectos?
Analizamos 395 reseñas de todos los productos para descubrir cómo los usuarios perciben estos productos en parámetros como la facilidad de uso, la atención al cliente, la relación calidad-precio y la funcionalidad.
¿Qué dicen los usuarios sobre los productos?
Para cada uno de los productos destacados, hemos incluido algunos extractos de reseñas del último año.
¿Cómo se cotizan los productos?
Los modelos de precios son generalmente uno de los siguientes: tarifa plana, basada en el uso, por usuario o por función. Además, la mayoría de las veces, la frecuencia de pago es única, anual o mensual.
Nota: El precio de un producto puede variar mucho según las funciones necesarias, el soporte o la formación necesarios y las solicitudes de personalización. Cuando encuentre un producto que se ajuste a sus necesidades, hable con el proveedor para averiguar qué puede ofrecer.
¿Son los productos adecuados para su organización?
Algunas herramientas están diseñadas específicamente para empresas, mientras que otras funcionan perfectamente para pequeñas o medianas empresas. Conocer la base de usuarios típica de estos productos es otro factor diferenciador para ayudar a decidir cuál es el adecuado para su organización. Además, los revisores provienen de diversas industrias. Si una gran parte de los revisores proviene de una industria, entonces es probable que el producto sea un nicho y que no funcione tan bien para otras industrias. Por otro lado, si los revisores se distribuyen entre industrias, entonces es probable que el producto sea adecuado para múltiples industrias.
Los 5 mejores programas de gestión de documentos de construcción
Negocio de Dropbox
104
4.5/5
4.4/5
4.5/5
4.5/5
Pequeñas empresas
$9.99 por usuario, por mes
Captura de pantalla:
Ejemplos de los extractos más positivos de las reseñas de Dropbox Business:
“Las características son una herramienta excelente y muy útil para mis documentos y un soporte de precios justo. También es muy perfecto para la colaboración o la integración con otros softwares”.
“La característica más importante de Dropbox Business es que permite la colaboración dentro de su empresa. Las personas pueden cargar su trabajo en el programa y ese trabajo se puede organizar en carpetas para mantener todo limpio. El contenido se puede organizar en qué sitio se debe cargar. El sitio es muy fácil de usar y accesible, lo que lo convierte en una gran herramienta fácil de ayudar en su negocio”.
“La simplicidad de uso y la increíble función de rebobinado de Dropbox y uso compartido de archivos es muy útil. . . La marca de agua de Dropbox también es útil para ayudar a mantener la propiedad de los archivos compartidos. . . Hay suscripciones y precios asequibles disponibles”.
Lea todas las reseñas de Dropbox Business aquí.
Google Drive
128
4.8/5
4.6/5
4.8/5
4.7/5
Pequeñas empresas
$1.99 por función, por mes
Captura de pantalla:
Ejemplos de los extractos más positivos de las reseñas de Google Drive:
“Al igual que con la mayoría de los productos de Google, es bastante fácil de usar y tiene una buena interfaz de usuario. Es excelente para almacenar imágenes que documentan videos y la capacidad de compartirlos simplemente es muy importante”.
“Lo que más me gusta de este software es cómo puedo guardar cualquier cosa en él. Desde imágenes a archivos PDF a documentos. Cualquier cosa se puede guardar en Google Drive. En cierto modo es como una unidad flash portátil y digital. La gran cantidad de memoria también es genial”.
“Compartir y editar archivos de presentación de gran formato y hojas de cálculo ha hecho posible el crecimiento de nuestra unidad; especialmente dada la naturaleza remota de los ejecutivos. Los gerentes de nivel de unidad pueden realizar copias de seguridad y actualizar los registros diarios para que los gerentes de área puedan iniciar sesión y verificar el progreso. La experiencia positiva de un software confiable con un gran soporte es una victoria para las medianas empresas”.
Lea todas las reseñas de Google Drive aquí.
Espacio de trabajo de Google
40
4.8/5
4.2/5
4.6/5
4.6/5
Pequeñas empresas
$6 por usuario, por mes
Captura de pantalla:
Ejemplos de los extractos más positivos de las reseñas de Google Workspace:
“La ventaja de la familia Google Suite es la excelente conectividad para todos los usuarios. También es un buen software gratuito para usar en lugar de otros programas que existen. Le permite tener todas las funciones que necesita y crear un trabajo excelente”.
“Fantástica experiencia. El equipo de soporte es increíble, me ha ayudado en innumerables ocasiones con una gran cantidad de consultas/resolución de problemas. Se siente como si realmente se preocuparan y hicieran todo lo posible para resolver sus problemas. Como propietario de una pequeña empresa, tengo que desempeñar muchas funciones y es genial contar con el apoyo de Google con los problemas tecnológicos".
“Google Workspace es un gran producto para usar si tiene un negocio o va a la escuela. Es fácil de usar y tiene varias herramientas que es bueno tener cuando crea y comparte documentos. La mejor parte es saber que al usar este software, sus datos se guardan y almacenan de forma segura”.
Lea todas las reseñas de Google Workspace aquí.
microsoft 365
84
4.5/5
4.4/5
4.4/5
4.6/5
Pequeñas empresas, negocios empresariales
Captura de pantalla:
Ejemplos de los extractos más positivos de las reseñas de Microsoft 365:
“La suite de Microsoft es increíble porque ahora es compatible con casi todo. Hacer documentos es genial porque tiene cosas de revisión donde puedes enviar cosas a otras personas. Uso powerpoints para todo, como hacer imágenes y presentaciones. Las hojas son útiles para hacer cálculos y realizar un seguimiento de proyectos y números”.
“Un buen software para la era de la nube, excelente para trabajar en la mayoría de las ubicaciones variables. Un conjunto de buenos softwares de Office que ayudan todo el tiempo en un solo lugar. Más flexibilidad y funcionalidad que otros Suits. Buena colaboración con Microsoft Softwares.”
“Cuando se trata de la innovación de las aplicaciones de oficina, Microsoft 365 es lo mejor y más asequible para su hogar, oficina y muchos más. Lo único que me gusta de Microsoft 365 es que es de calidad pero asequible. Su seguridad está garantizada cuando se trata de Microsoft 365”.
Lea todas las reseñas de Microsoft 365 aquí.
MicrosoftSharePoint
39
4.6/5
4.4/5
4.5/5
4.6/5
Pequeñas empresas, negocios empresariales
$5 por usuario, por mes
Captura de pantalla:
Ejemplos de los extractos más positivos de las reseñas de Microsoft SharePoint:
“La colaboración y el intercambio de datos e información es el factor clave aquí. Tener todos los archivos necesarios en el mismo lugar, con la capacidad de asignar privilegios, roles y niveles de acceso es la guinda del pastel. La capacidad de mostrarlos todos en una página web privada es ¡GUAU! Quiero decir, no hay necesidad de claves de búsqueda y filtros incoherentes, todo está al alcance de tu mano”.
“La característica más impactante que me gustó es el proceso de creación de sitios web súper fácil. Le permite crear un sitio en dos categorías: comunicación y sitio de equipo, lo que lo hace muy fácil para la administración de contenido”.
“Sin descarga y archivos de instalación hostiles. Impresionante diseño y diseño. Las funciones y características son fácilmente accesibles para usuarios intermedios y principiantes. Me encanta la forma en que podríamos colaborar entre nosotros. La integración con otras aplicaciones es perfecta y sin esfuerzo.”
Lea todas las reseñas de Microsoft SharePoint aquí.
Cómo elegir el software de gestión de documentos adecuado para su empresa de construcción
Al seleccionar una herramienta de gestión de documentos para su equipo de construcción, el precio y las características no son los únicos factores que debe tener en cuenta. Para obtener más consejos sobre cómo seleccionar el mejor producto para su empresa de construcción, visite esta página.
Preguntas comunes para hacer a los proveedores de software antes de la compra
¿Cuáles son las opciones de implementación de la herramienta? ¿Hay una aplicación móvil disponible?
Las herramientas de software de gestión de la construcción se implementan en la nube o en las instalaciones. Algunas herramientas también tienen una aplicación móvil, que le permite trabajar sobre la marcha. Antes de finalizar cualquier producto, evalúe qué opción de implementación se adapta mejor a las necesidades de su proyecto de construcción y verifique si hay una aplicación móvil disponible.
¿Hay alguna manera de medir el ROI en la herramienta?
Idealmente, una herramienta de software debería permitirle generar informes y obtener un rendimiento histórico para evaluar si está escalando su negocio de construcción y generando ingresos según lo esperado.
¿Qué tipo de seguridad ofrece la herramienta frente a fugas de datos y ciberataques?
¿La herramienta tiene medidas de seguridad como la autenticación de dos factores y el cifrado estándar para mantener segura la información confidencial? Hacer estas preguntas lo ayudará a encontrar un producto ideal para su empresa de construcción.
¿La herramienta ofrece módulos de formación y cursos para nuevos usuarios?
Una herramienta ideal debería ofrecer recursos como videos de capacitación y guías para su equipo de proyecto de construcción. Una base de conocimientos y una sección de preguntas frecuentes son otros recursos útiles para su equipo de construcción. Antes de invertir, verifique si su herramienta preseleccionada ofrece estas características.
¿Cómo elegimos estos productos? nosotros no, tú lo hiciste
Para encontrar su software ideal, necesita información en la que pueda confiar, para que pueda ahorrar tiempo, mantenerse dentro del presupuesto y concentrar más energía en hacer crecer su negocio. Es por eso que examinamos y verificamos todas las reseñas de nuestros usuarios y solo recomendamos las herramientas respaldadas por personas como usted.
En otras palabras, nuestras recomendaciones de productos nunca se compran ni venden, ni se basan en la opinión de una sola persona: son elegidas por sus pares, lo que refleja las opiniones y experiencias de nuestra base independiente de revisores de software.
Las herramientas de administración de documentos de construcción que se presentan en este artículo son las más recomendadas según las reseñas de usuarios verificados. Sin embargo, si no cumplen con los requisitos de gestión de documentos de su empresa de construcción, puede consultar nuestro directorio de software de gestión de documentos para encontrar la solución más adecuada.
Metodología
Para ser considerados para esta lista, los productos tenían que:
- Tener al menos 20 reseñas de productos únicas de usuarios del sector de la construcción, publicadas en Capterra entre el 2020 y el 22 de julio. Seleccionamos los cinco productos con las calificaciones más altas para presentarlos en este artículo.
- Conoce nuestra definición de mercado de software de gestión de documentos al ofrecer las siguientes características principales: almacenamiento de documentos, captura de documentos, búsqueda de texto completo.
Para determinar el tamaño de las empresas que "utilizan comúnmente" cada producto, verificamos si al menos el 20% de los revisores provienen de un tamaño de empresa en particular, y solo luego clasificamos el producto como teniendo clientes de ese tamaño de empresa.
Los extractos de reseñas son pasajes extraídos de reseñas más extensas escritas por revisores verificados. Obtenemos estos extractos aplicando un algoritmo que considera factores que incluyen, entre otros, el número de palabras y la cobertura del tema. Los extractos se evalúan según el sentimiento positivo o negativo y reciben una puntuación de sentimiento.
Los extractos representan la opinión del usuario y no representan los puntos de vista ni constituyen un respaldo por parte de Capterra o sus afiliados. Los extractos no se editan por motivos de claridad o gramática. Es posible que se hayan agregado nuevas revisiones desde la publicación de este artículo, por lo que es posible que los datos de las revisiones en este artículo no reflejen las condiciones actuales. Capterra no garantiza que las reseñas permanezcan publicadas durante todo el período en que este informe esté activo.