5 Perangkat Lunak Manajemen Dokumen Konstruksi Teratas
Diterbitkan: 2022-08-11Perangkat lunak manajemen dokumen konstruksi membantu tim konstruksi mengelola dan menyimpan dokumen proyek penting.
Menemukan perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat bisa jadi sulit bagi manajer konstruksi. Mereka membutuhkan alat yang tidak hanya menyederhanakan akses dan berbagi dokumen, tetapi juga menyediakan ruang yang aman untuk menyimpan semua dokumen, kontrak, dan perjanjian proyek.
Ada beberapa alat manajemen dokumen konstruksi yang tersedia di pasar, masing-masing dengan kemampuan yang berbeda-beda. Artikel ini membahas lima alat manajemen dokumen konstruksi terbaik yang tidak hanya ramah anggaran tetapi juga mengelola dokumen secara efisien untuk beberapa proyek konstruksi. (Baca bagaimana kami memilih produk ini.)
Fitur apa yang ditawarkan alat manajemen dokumen?
Fitur inti dari perangkat lunak manajemen dokumen adalah:
- Pengambilan dokumen : Mengubah file fisik menjadi format digital.
- Penyimpanan dokumen : Menyimpan dokumen dalam repositori terpusat untuk akses dan berbagi yang mudah.
- Pencarian teks lengkap : Melihat seluruh dokumen untuk teks tertentu, bukan hanya bagian
Semua produk yang tercantum dalam laporan ini menyertakan fitur yang disebutkan di atas.
Selain fitur inti ini, alat manajemen dokumen juga biasanya cenderung menawarkan:
- Kontrol/izin akses
- Pengarsipan dan retensi
- Alat kolaborasi
- Pelacakan kepatuhan
- Klasifikasi dokumen
- Konversi file
- File sharing
- Pengenalan karakter optik
- Kontrol versi
Apa yang kami cakup untuk setiap produk
Untuk setiap produk, kami mencakup hal-hal berikut:
Bagaimana pengguna menilai produk unggulan pada aspek yang berbeda?
Kami menganalisis 395 ulasan di semua produk untuk mengungkap bagaimana pengguna memandang produk ini pada parameter seperti kemudahan penggunaan, dukungan pelanggan, nilai uang, dan fungsionalitas.
Apa yang pengguna katakan tentang produk?
Untuk setiap produk unggulan, kami telah menyertakan beberapa kutipan ulasan dari tahun berikutnya.
Bagaimana harga produknya?
Model penetapan harga umumnya salah satu dari yang berikut: tarif tetap, berbasis penggunaan, per pengguna, atau per fitur. Juga, sebagian besar waktu, frekuensi pembayaran adalah satu kali, tahunan, atau bulanan.
Catatan: Harga produk dapat sangat bervariasi berdasarkan fitur yang dibutuhkan, dukungan atau pelatihan yang diperlukan, dan permintaan penyesuaian. Ketika Anda menemukan produk yang sesuai dengan kebutuhan Anda, bicarakan dengan vendor untuk mencari tahu apa yang dapat mereka tawarkan.
Apakah produk cocok untuk organisasi Anda?
Beberapa alat dibuat khusus untuk perusahaan, sementara yang lain berfungsi sempurna untuk perusahaan kecil atau menengah. Mengetahui basis pengguna khas produk ini adalah faktor pembeda lain untuk membantu memutuskan kecocokan yang tepat untuk organisasi Anda. Selain itu, pengulas berasal dari berbagai industri. Jika sebagian besar pengulas berasal dari satu industri, kemungkinan produk tersebut khusus dan mungkin tidak berfungsi dengan baik untuk industri lain. Di sisi lain, jika pengulas tersebar di berbagai industri, kemungkinan produk tersebut cocok untuk beberapa industri.
5 perangkat lunak manajemen dokumen konstruksi teratas
Dropbox Bisnis
104
4,5/5
4.4/5
4,5/5
4,5/5
Usaha kecil
$9,99 per pengguna, per bulan
Tangkapan layar:
Contoh kutipan paling positif dari ulasan untuk Dropbox Business:
“Fitur adalah alat yang hebat dan sangat berguna untuk dokumen saya dan dukungan harga yang wajar. Ini juga sangat sempurna untuk kolaborasi atau integrasi dengan perangkat lunak lain.”
“Fitur terpenting tentang Dropbox Business adalah memungkinkan kolaborasi di dalam perusahaan Anda. Individu dapat mengunggah pekerjaan mereka ke dalam program dan pekerjaan itu dapat diatur ke dalam folder untuk menjaga semuanya tetap bersih. Konten dapat diatur ke situs apa yang dimaksudkan untuk diunggah. Situs ini sangat ramah pengguna dan dapat diakses menjadikannya alat yang sangat mudah untuk membantu bisnis Anda.”
“Kesederhanaan penggunaan dan fitur berbagi file dan dropbox rewind yang luar biasa sangat berguna. . . Watermarking Dropbox juga berguna, untuk membantu menjaga kepemilikan file yang dibagikan. . . Tersedia harga dan langganan yang terjangkau.”
Baca semua ulasan Dropbox Business di sini.
google Drive
128
4.8/5
4.6/5
4.8/5
4.7/5
Usaha kecil
$1,99 per fitur, per bulan
Tangkapan layar:
Contoh kutipan paling positif dari ulasan untuk Google Drive:
“Seperti kebanyakan produk Google, cukup mudah digunakan memiliki antarmuka pengguna yang baik. Sangat bagus untuk menyimpan gambar, mendokumentasikan video dan kemampuan untuk membagikannya secara sederhana sangat penting.”
“Yang paling saya sukai dari perangkat lunak ini adalah bagaimana saya dapat menyimpan apa pun ke dalamnya. Dari gambar ke PDF ke dokumen. Apa pun dapat disimpan ke google drive. Di satu sisi itu seperti flash drive portabel dan digital. Memori dalam jumlah besar juga bagus. ”
“Berbagi dan mengedit file presentasi dan spreadsheet format besar telah memungkinkan pertumbuhan unit kami; terutama mengingat sifat eksekutif yang jauh. Manajer tingkat unit dapat mencadangkan dan memperbarui log harian sehingga manajer area dapat masuk dan memeriksa kemajuan. Pengalaman positif dari perangkat lunak yang andal dengan dukungan hebat adalah kemenangan bagi bisnis menengah.”
Baca semua ulasan Google Drive di sini.
Google Workspace
40
4.8/5
4.2/5
4.6/5
4.6/5
Usaha kecil
$6 per pengguna, per bulan
Tangkapan layar:
Contoh kutipan paling positif dari ulasan untuk Google Workspace:
“Pro dari keluarga Google Suite adalah konektivitas yang sangat baik untuk semua pengguna. Ini juga merupakan perangkat lunak gratis yang bagus untuk digunakan daripada program lain di luar sana. Ini memungkinkan Anda untuk memiliki semua fitur yang Anda butuhkan dan menciptakan karya yang luar biasa.”
“Pengalaman yang fantastis. Tim dukungan luar biasa telah membantu saya dalam banyak kesempatan dengan sejumlah besar pertanyaan/pemecahan masalah. Rasanya mereka benar-benar peduli dan melakukan segala yang mereka bisa untuk menyelesaikan masalah Anda. Menjadi pemilik usaha kecil saya harus memakai banyak topi dan sangat bagus untuk didukung oleh Google dengan masalah teknologi.”
“Google Workspace adalah produk hebat untuk digunakan jika Anda menjalankan bisnis atau bersekolah. Mudah digunakan dan memiliki beberapa alat yang bagus untuk dimiliki saat Anda membuat dan berbagi dokumen. Bagian terbaiknya adalah mengetahui bahwa saat menggunakan perangkat lunak ini, data Anda disimpan dan disimpan dengan aman.”
Baca semua ulasan Google Workspace di sini.
Microsoft 365
84
4,5/5
4.4/5
4.4/5
4.6/5
Bisnis kecil, bisnis perusahaan
Tangkapan layar:
Contoh kutipan paling positif dari ulasan untuk Microsoft 365:
“Microsoft suite luar biasa karena kompatibel dengan hampir semua hal sekarang. Membuat dokumen sangat bagus karena memiliki tinjauan hal-hal di mana Anda dapat mengirim sesuatu ke orang lain. Saya menggunakan powerpoint untuk segala hal seperti membuat gambar dan presentasi. Lembar berguna untuk membuat perhitungan dan melacak proyek dan angka.”
“Perangkat lunak yang bagus untuk usia cloud, sangat baik untuk bekerja di sebagian besar lokasi variabel. Satu set perangkat lunak Office bagus yang membantu sepanjang waktu di satu tempat.. Lebih banyak fleksibilitas dan fungsionalitas daripada Suit lainnya. Kolaborasi yang baik dengan Microsoft Softwares.”
“Dalam hal inovasi aplikasi kantor, Microsoft 365 adalah yang terbaik dan terjangkau untuk rumah, kantor, dan banyak lagi. Satu hal yang saya sukai dari Microsoft 365 adalah, kualitasnya namun terjangkau. Keamanan Anda terjamin saat Microsoft 365 menjadi perhatian.”
Baca semua ulasan Microsoft 365 di sini.
Microsoft SharePoint
39
4.6/5
4.4/5
4,5/5
4.6/5
Bisnis kecil, bisnis perusahaan
$5 per pengguna, per bulan
Tangkapan layar:
Contoh kutipan paling positif dari ulasan untuk Microsoft SharePoint:
“Kolaborasi dan berbagi data dan info adalah faktor kunci di sini.. Memiliki semua file yang dibutuhkan di tempat yang sama, dengan kemampuan untuk menetapkan hak istimewa, peran, dan tingkat akses adalah hal yang terpenting.. Kemampuan untuk menampilkan semuanya di halaman web pribadi hanya WOW! Maksud saya, tidak perlu kunci dan filter pencarian yang tidak koheren, semuanya ada di ujung jari Anda.
“Fitur paling berpengaruh yang saya sukai adalah proses pembuatan situs web yang sangat mudah. Ini memungkinkan Anda membuat situs dalam dua kategori komunikasi dan situs tim yang membuatnya sangat mudah untuk manajemen konten.”
“Tidak ada unduhan dan file instalasi yang tidak ramah. Desain dan tata letak yang mengagumkan.. Fungsi dan fitur mudah diakses oleh pengguna tingkat menengah dan pemula. Suka cara kita bisa berkolaborasi satu sama lain. Integrasi dengan aplikasi lain sempurna dan mudah.”
Baca semua ulasan Microsoft SharePoint di sini.
Bagaimana memilih perangkat lunak manajemen dokumen yang tepat untuk bisnis konstruksi Anda
Saat memilih alat manajemen dokumen untuk tim konstruksi Anda, harga dan fitur bukan satu-satunya faktor yang perlu Anda ingat. Untuk tips lebih lanjut tentang cara memilih produk terbaik untuk perusahaan konstruksi Anda, kunjungi halaman ini.
Pertanyaan umum untuk ditanyakan kepada vendor perangkat lunak sebelum membeli
Apa saja opsi penerapan untuk alat ini? Apakah aplikasi seluler tersedia?
Alat perangkat lunak manajemen konstruksi diterapkan baik di cloud atau di lokasi. Beberapa alat juga memiliki aplikasi seluler, yang memungkinkan Anda bekerja di mana saja. Sebelum menyelesaikan produk apa pun, nilai opsi penerapan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan proyek konstruksi Anda dan periksa apakah aplikasi seluler tersedia.
Apakah ada cara untuk mengukur ROI pada alat tersebut?
Idealnya, alat perangkat lunak harus memungkinkan Anda menghasilkan laporan dan menarik kinerja historis untuk menilai apakah itu menskalakan bisnis konstruksi Anda dan menghasilkan pendapatan seperti yang diharapkan.
Jenis keamanan apa yang ditawarkan alat ini terhadap kebocoran data dan serangan siber?
Apakah alat memiliki langkah-langkah keamanan seperti otentikasi dua faktor dan enkripsi standar untuk menjaga keamanan informasi sensitif? Mengajukan pertanyaan seperti itu akan membantu Anda menemukan produk yang ideal untuk perusahaan konstruksi Anda.
Apakah alat ini menawarkan modul dan kursus pelatihan untuk pengguna baru?
Alat yang ideal harus menawarkan sumber daya seperti video pelatihan dan panduan untuk tim proyek konstruksi Anda. Basis pengetahuan dan bagian FAQ adalah beberapa sumber lain yang berguna untuk tim konstruksi Anda. Sebelum berinvestasi, periksa apakah alat terpilih Anda menyediakan fitur-fitur ini.
Bagaimana kami memilih produk ini? Kami tidak—Anda melakukannya
Untuk menemukan kecocokan perangkat lunak yang ideal, Anda memerlukan informasi yang dapat dipercaya—sehingga Anda dapat menghemat waktu, menghemat anggaran, dan memfokuskan lebih banyak energi untuk mengembangkan bisnis Anda. Itu sebabnya kami memeriksa dan memverifikasi semua ulasan pengguna kami dan hanya merekomendasikan alat yang didukung oleh orang-orang seperti Anda.
Dengan kata lain, rekomendasi produk kami tidak pernah dibeli atau dijual, atau berdasarkan pendapat satu individu—rekomendasi itu dipilih oleh rekan Anda, yang mencerminkan pandangan dan pengalaman dari basis peninjau perangkat lunak independen kami.
Alat manajemen dokumen konstruksi yang ditampilkan dalam artikel ini adalah yang paling direkomendasikan berdasarkan ulasan pengguna yang diverifikasi. Namun, jika mereka tidak memenuhi persyaratan manajemen dokumen dari perusahaan konstruksi Anda, Anda dapat melihat direktori perangkat lunak manajemen dokumen kami untuk menemukan solusi yang paling sesuai.
Metodologi
Untuk dipertimbangkan dalam daftar ini, produk harus:
- Memiliki setidaknya 20 ulasan produk unik dari pengguna di industri konstruksi, dipublikasikan di Capterra antara Juli 2020-22. Kami memilih lima produk dengan peringkat tertinggi untuk ditampilkan dalam artikel ini.
- Memenuhi definisi pasar perangkat lunak manajemen dokumen kami dengan menawarkan fitur inti berikut: penyimpanan dokumen, pengambilan dokumen, pencarian teks lengkap.
Untuk menentukan ukuran bisnis mana yang "biasa digunakan oleh setiap produk", kami memeriksa apakah setidaknya 20% peninjau berasal dari ukuran bisnis tertentu, dan baru kemudian mengklasifikasikan produk sebagai memiliki pelanggan dari ukuran bisnis tersebut.
Kutipan ulasan adalah bagian yang diambil dari ulasan yang lebih panjang yang ditulis oleh pengulas terverifikasi. Kami memperoleh kutipan ini dengan menerapkan algoritme yang mempertimbangkan faktor-faktor termasuk, namun tidak terbatas pada, jumlah kata dan cakupan topik. Kutipan dievaluasi untuk sentimen positif atau negatif dan menerima skor sentimen.
Kutipan mewakili pendapat pengguna dan tidak mewakili pandangan, atau merupakan dukungan dari Capterra atau afiliasinya. Kutipan tidak diedit untuk kejelasan atau tata bahasa. Ulasan baru mungkin telah ditambahkan sejak artikel ini diterbitkan, jadi data ulasan dalam artikel ini mungkin tidak mencerminkan kondisi saat ini. Capterra tidak menjamin bahwa ulasan akan tetap diposting selama periode laporan ini aktif.