前 5 名的施工文件管理軟件
已發表: 2022-08-11施工文件管理軟件幫助施工團隊管理和存儲重要的項目文件。
對於施工經理來說，找到合適的文檔管理軟件可能很困難。 他們需要一種工具，不僅可以簡化文檔訪問和共享，還可以提供安全的空間來存儲所有項目文檔、合同和協議。
市場上有多種施工文檔管理工具，每種工具都有不同的功能。 本文著眼於五個最佳施工文檔管理工具，它們不僅預算友好，而且可以有效地管理多個施工項目的文檔。 （閱讀我們如何選擇這些產品。）
文檔管理工具提供哪些功能？
文檔管理軟件的核心功能是：
- 文檔捕獲：將物理文件轉換為數字格式。
- 文檔存儲：將文檔存儲在一個集中的存儲庫中，以便於訪問和共享。
- 全文搜索：查看整個文檔以查找特定文本，而不僅僅是部分
本報告中列出的所有產品都包含上述功能。
除了這些核心功能之外，文檔管理工具通常還傾向於提供：
- 訪問控制/權限
- 歸檔和保留
- 協作工具
- 合規跟踪
- 文件分類
- 文件轉換
- 文件共享
- 光學字符識別
- 版本控制
我們為每種產品提供的服務
對於每種產品，我們涵蓋以下內容：
用戶如何從不同方面對特色產品進行評價？
我們分析了所有產品的 395 條評論，以揭示用戶對這些產品的易用性、客戶支持、物有所值和功能等參數的看法。
用戶對產品有何評價？
對於每個特色產品，我們都包含了過去一年的一些評論摘錄。
產品定價如何？
定價模型通常是以下之一：統一費率、基於使用量、按用戶或按功能。 此外，大多數情況下，付款頻率是一次性、每年或每月。
注意：根據所需的功能、所需的支持或培訓以及定制請求，產品的價格可能會有很大差異。 當您找到適合您需求的產品時，請與供應商交談以了解他們可以提供什麼。
這些產品是否適合您的組織？
一些工具是專門為企業構建的，而另一些工具則非常適合中小型公司。 了解這些產品的典型用戶群是另一個有助於確定適合您組織的產品的差異化因素。 此外，審稿人來自各個行業。 如果大部分評論者來自一個行業，那麼該產品很可能是利基產品，可能不適用於其他行業。 另一方面，如果評論者分佈在各個行業，那麼該產品很可能適合多個行業。
5大施工文件管理軟件
Dropbox 業務
104
4.5/5
4.4/5
4.5/5
4.5/5
小型企業
每位用戶每月 9.99 美元
截屏：
Dropbox Business 評價中最積極的摘錄示例：
“功能對於我的文檔和公平的定價支持來說是很棒且非常有用的工具。 它也非常適合與其他軟件協作或集成。”
“Dropbox Business 最重要的功能是它允許在公司內部進行協作。 個人可以將他們的工作上傳到程序中，並且可以將工作組織到文件夾中以保持一切清潔。 可以將內容組織到要上傳到的站點。 該網站非常用戶友好且易於訪問，使其成為幫助您開展業務的絕佳簡單工具。”
“使用的簡單性和驚人的文件共享和 Dropbox 倒帶功能非常有用。 . . Dropbox 水印也很有用，有助於保持共享文件的所有權。 . . 提供實惠的價格和訂閱服務。”
在此處閱讀所有 Dropbox Business 評論。
谷歌云端硬盤
128
4.8/5
4.6/5
4.8/5
4.7/5
小型企業
每個功能每月 1.99 美元
截屏：
Google Drive 評論中最積極的摘錄示例：
“與大多數 Google 產品一樣，它非常易於使用，具有良好的用戶界面。 非常適合存儲記錄視頻的圖片，並且共享它們的能力非常重要。”
“我最喜歡這個軟件的地方是我能夠在上面保存任何東西。 從圖片到 PDF 再到文檔。 任何東西都可以保存到谷歌驅動器上。 在某種程度上，它就像一個便攜式數字閃存驅動器。 大容量內存也很棒。”
“共享和編輯大型演示文件和電子表格使我們的單位增長成為可能； 尤其是考慮到高管的偏遠性質。 單位級別的經理能夠備份和更新日常日誌，以便區域經理可以登錄並檢查進度。 來自可靠軟件和強大支持的積極經驗是中型企業的勝利。”
在此處閱讀所有 Google Drive 評論。
谷歌工作區
40
4.8/5
4.2/5
4.6/5
4.6/5
小型企業
每位用戶每月 6 美元
截屏：
Google Workspace 評價中最積極的摘錄示例：
“Google Suite 系列的優點是與所有用戶的出色連接。 它也是一個不錯的免費軟件，可以代替其他程序使用。 它可以讓您擁有所需的所有功能並創造出色的作品。”
“很棒的體驗。 支持團隊令人難以置信，無數次幫助我解決大量查詢/故障排除。 感覺他們真的很關心並儘其所能解決您的問題。 作為一個小企業主，我必須身兼數職，能在技術問題上得到 Google 的支持真是太好了。”
“如果您經營企業或上學，Google Workspace 是一款非常適合使用的產品。 它易於使用，並且在您創建和共享文檔時擁有多種工具。 最好的部分是知道在使用該軟件時，您的數據會得到安全保存和存儲。”
在此處閱讀所有 Google Workspace 評論。
微軟 365
84
4.5/5
4.4/5
4.4/5
4.6/5
小型企業，企業企業
截屏：
Microsoft 365 評論中最積極的摘錄示例：
“微軟套件非常棒，因為它現在幾乎兼容所有東西。 製作文檔很棒，因為它有審查內容，您可以將內容髮送給其他人。 我使用PPT來製作圖像和演示文稿。 表格對於進行計算和跟踪項目和數字很有用。”
“一款適用於雲時代的優秀軟件，非常適合在大多數變量位置上工作。 一套優秀的辦公軟件，可以在一個地方一直提供幫助。比其他套件更具靈活性和功能性。 與微軟軟件公司的良好合作。”
“就辦公應用程序的創新而言，Microsoft 365 是您的家庭、辦公室和更多地方的最佳選擇，而且價格實惠。 我喜歡 Microsoft 365 的一件事是，它質量上乘但價格實惠。 當 Microsoft 365 受到關注時，您的安全就得到了保證。”
在此處閱讀所有 Microsoft 365 評論。
微軟 SharePoint
39
4.6/5
4.4/5
4.5/5
4.6/5
小型企業、企業企業
每位用戶每月 5 美元
截屏：
Microsoft SharePoint 評論中最積極的摘錄示例：
“協作和共享數據和信息是這裡的關鍵因素。將所有需要的文件放在同一個地方，並能夠分配權限、角色和訪問級別是錦上添花。能夠將它們全部顯示在一個私人網頁真是太棒了！ 我的意思是，不需要不連貫的搜索鍵和過濾器，一切都觸手可及。”
“我喜歡它最有影響力的功能是超級簡單的網站製作過程。 它使您可以將站點分為通信和團隊站點兩類，從而使內容管理變得超級容易。”
“沒有下載和不友好的安裝文件。 很棒的設計和佈局.. 中級和初學者用戶可以輕鬆訪問功能和特性。 喜歡我們可以相互合作的方式。 與其他應用程序的集成完美而輕鬆。”
在此處閱讀所有 Microsoft SharePoint 評論。
如何為您的建築業務選擇合適的文檔管理軟件
在為您的施工團隊選擇文檔管理工具時，價格和功能並不是您需要牢記的唯一因素。 有關如何為您的建築公司選擇最佳產品的更多提示，請訪問此頁面。
購買前詢問軟件供應商的常見問題
該工具有哪些部署選項？ 是否有可用的移動應用程序？
施工管理軟件工具部署在雲端或本地。 一些工具還具有移動應用程序，可讓您隨時隨地工作。 在最終確定任何產品之前，請評估哪種部署選項最適合您的建設項目需求，並檢查是否有可用的移動應用程序。
有沒有辦法衡量工具的投資回報率？
理想情況下，軟件工具應該讓您生成報告並提取歷史業績，以評估它是否正在擴展您的建築業務並按預期產生收入。
該工具針對數據洩露和網絡攻擊提供了什麼樣的安全性？
該工具是否具有雙重身份驗證和標準加密等安全措施來確保敏感信息的安全？ 提出這樣的問題將幫助您為您的建築公司找到理想的產品。
該工具是否為新用戶提供培訓模塊和課程？
理想的工具應該為您的建築項目團隊提供培訓視頻和指南等資源。 知識庫和常見問題解答部分是對您的施工團隊有幫助的其他一些資源。 在投資之前，請檢查您的入圍工具是否提供這些功能。
我們是如何選擇這些產品的？ 我們沒有——你做到了
要找到理想的軟件匹配項，您需要可以信任的信息，這樣您就可以節省時間、控制預算並將更多精力集中在發展業務上。 這就是為什麼我們審查和驗證我們所有的用戶評論並只推薦像您這樣的人認可的工具。
換句話說，我們的產品推薦絕不會買賣，也不會基於個人的意見——它們是由您的同行選擇的，反映了我們獨立的軟件審閱者群體的觀點和經驗。
根據經過驗證的用戶評論，最推薦本文中介紹的施工文檔管理工具。 但是，如果它們不符合您的建築公司的文檔管理要求，您可以查看我們的文檔管理軟件目錄以找到最合適的解決方案。
方法
要考慮列入此列表，產品必須：
- 至少有 20 條來自建築行業用戶的獨特產品評論，於 2020 年 7 月至 22 日期間在 Capterra 上發布。 我們選擇了五款評分最高的產品作為本文的特色。
- 通過提供以下核心功能來滿足我們的文檔管理軟件市場定義：文檔存儲、文檔捕獲、全文搜索。
為了確定每種產品“常用”的企業規模，我們檢查是否至少有 20% 的評論者來自特定的企業規模，然後才將產品歸類為擁有來自該企業規模的客戶。
評論摘錄是從經過驗證的評論者撰寫的較長評論中提取的段落。 我們通過應用一種算法來獲得這些摘錄，該算法考慮了包括但不限於字數和主題覆蓋率在內的因素。 摘錄被評估為正面或負面情緒並獲得情緒分數。
摘錄代表用戶意見，不代表 Capterra 或其關聯公司的觀點，也不構成對其的認可。 為清晰或語法起見，未對摘錄進行編輯。 自本文發表以來可能已添加新評論，因此本文中的評論數據可能無法反映當前情況。 Capterra 不保證評論將在本報告有效期間保持發布。