7 практических советов о том, как планировать бюджет на новые ИТ-технологии и ресурсы

Технологии быстро меняются, и предприятия любого размера должны идти в ногу с тенденциями, если они собираются конкурировать. Многочисленные факторы, такие как анализ данных, облачные вычисления, мобильные устройства, машинное обучение/ИИ и Интернет вещей (IoT), изменяют все более взаимосвязанный ландшафт бизнес-технологий.

Когда удаленная работа стала нормой, некоторые компании, возможно, слишком много инвестировали в ИТ-технологии и ресурсы, и теперь у них слишком много инструментов. Проблемы включали в себя отслеживание ИТ-активов, которые не располагались в традиционных офисных условиях, и обеспечение кибербезопасности. Предприятия, которые недостаточно инвестировали, могут все еще играть в догонялки и не иметь достаточного количества инструментов или программного обеспечения для бизнеса, чтобы помочь расшириться.

ИТ-менеджеры малых и средних предприятий часто сталкиваются с трудным ежегодным выбором, задаваясь одним вопросом: без чего мы можем жить? Найдите ответ, ознакомившись с нашими семью практическими советами о том, как составить бюджет на новые ИТ-технологии и ресурсы.

У вас есть бюджет мечты и минимальный бюджет в процессе составления бюджета. Основываясь на достоверных данных и прогнозах, фактический бюджет, который вы утверждаете, вероятно, находится где-то посередине. Начните с бюджета этого года в качестве отправной точки, а затем определите, где (и если) вы можете сократить расходы, чтобы увеличить бюджет на следующий год.

Следующим шагом является определение приоритетов неотложных потребностей вашей компании, которые вы должны иметь в следующем году. Вам нужно больше персонала? Вам нужно больше инструментов, чтобы сделать вашу нынешнюю команду более эффективной? Можете ли вы автоматизировать и сэкономить на трудозатратах позже?

Выполните оценку потребностей в программном обеспечении, чтобы определить, какой уровень инвестиций соответствует вашей бизнес-модели. Какие тенденции вы заметили в прошлом? Куда движется ваша отрасль? Было ли программное обеспечение, которое несколько лет назад было слишком дорогим, сейчас стало более доступным? Завершение этой оценки приводит к исследованию продукта для вашего нового бюджета на ИТ-технологии и ресурсы.

Понимание того, во что вы можете инвестировать (программное обеспечение, больше персонала), является лишь частью вашей формулы бюджета на ИТ-технологии и ресурсы. ИТ-менеджеры должны принимать во внимание все аспекты инвестиций.

Как скоро ваши инвестиции окупятся в вашем бюджете на ИТ-технологии? Как ваш бюджет экономит деньги компании? Как вы, как ИТ-менеджер, покажете рентабельность инвестиций?

Независимо от бюджета, каждая компания инвестирует в капитальные ремонты или персонал в зависимости от того, насколько эти ресурсы возвращаются на их инвестиции. Активы ИТ-отдела ничем не отличаются, когда вы сужаете свой выбор того, на что потратить деньги в следующем году.

Теперь, когда вы расставили приоритеты, что должно быть на первом месте, пришло время углубиться в исследование, чтобы еще больше сузить ваши варианты. Вы можете создавать простые диаграммы или электронные таблицы для оценки сильных и слабых сторон каждого варианта. Вы даже можете создать взвешенную шкалу или систему баллов, чтобы подсчитать, какие варианты оказались лучшими.

Например, вашим приоритетом является безопасность ваших ИТ-активов, поскольку 90% ваших сотрудников работают удаленно. Поэтому вы решаете инвестировать в платформу искусственного интеллекта для шифрования и усиления мер безопасности, чтобы обеспечить безопасность данных вашей компании в облачных рабочих средах. Вы смотрите на пять лучших программ в этой области и ведете учетную таблицу, чтобы сузить круг, чтобы определить, какая из них лучше всего подходит для вашего бюджета.

Не забывайте учитывать скрытые затраты и первоначальные затраты по сравнению с долгосрочной прибылью. Плата за новое программное обеспечение сейчас может быть относительно большой статьей расходов, но ваша рентабельность инвестиций может значительно окупиться со временем, если вы правильно спланируете свои ИТ-технологии или ресурсы.

Когда вы изучаете окупаемость ваших потенциальных инвестиций, вам нужно оценивать больше, чем просто затраты по сравнению с выгодами. Вы должны смотреть на текущие передовые практики отрасли, когда и если продукт устареет, и какую поддержку вы можете ожидать для продукта в ближайшие годы.

Можно ли улучшить выбранный вами актив? Будь то аппаратное или программное обеспечение, обновление обычно дешевле, чем покупка совершенно нового. Не бойтесь покупать бывшее в употреблении или оптом компьютерное оборудование, если модернизировать его дешевле или новое оборудование сейчас нецелесообразно. Ищите сертифицированных специалистов по ремонту, которые максимально приближают бывшее в употреблении оборудование к современным характеристикам.

Спросите продавцов, как долго прослужит их продукция. Смогут ли выбранные вами ИТ-инструменты расти вместе с вашей компанией? Можно ли обновлять ИТ-инструменты через пять лет? А десять лет? Если вашей телекоммуникационной инфраструктуре требуется больше оборудования, смогут ли ваши устройства и программное обеспечение справиться с этой задачей?

Перспективные ИТ-инструменты и ресурсы — это больше, чем вопрос о том, как долго, по их мнению, прослужит тот или иной продукт. Вы также должны оценить, где будет находиться ваша компания в ближайшие годы.

После того, как вы приобретете свои активы или инвестируете в персонал, определите, когда эти инвестиции появятся в сети. Как скоро ваш бизнес начнет получать выгоду от ваших покупок?

Ваш бюджет на ИТ-технологии и ресурсы должен включать план реализации. Вам придется отказаться от старой технологии, если вы расширяете масштабы новой технологии. Можете ли вы выполнить это поэтапно, чтобы свести к минимуму сбои? Или лучше обновить все сразу по всей компании?

Хотя вы, вероятно, хотите сохранить контроль над своими ИТ-активами и ресурсами в максимально возможной степени, не избегайте аутсорсинга некоторых аспектов своих ИТ-технологий. Иногда так просто дешевле, и вы можете получить скидки, подписав годовые контракты, а не ежемесячные.

Общие варианты аутсорсинга программного обеспечения для вашего бизнеса включают управление базами данных, веб-хостинг, машинное обучение и инструменты анализа данных. Вы можете обнаружить, что некоторые выбранные поставщики очень и очень хороши в том, что они делают. Инвестиции в активы, переданные на аутсорсинг, могут высвободить больше места в бюджете для ИТ-активов, которые вы по-прежнему хотите оставить у себя.

Будьте внимательны в своем бюджете на ИТ-технологии и ресурсы

ИТ-технологии являются необходимыми инвестициями. Тем не менее, вы должны защитить прибыль своей компании, имея в своем арсенале правильные инструменты, чтобы ваша компания оставалась в авангарде технологических обновлений, которые могут поддерживать конкурентоспособность вашей компании по сравнению с вашей целевой аудиторией.