7 Tips Praktis Cara Menganggarkan Teknologi & Sumber Daya IT Baru

Teknologi berubah dengan cepat, dan bisnis dari semua ukuran harus mengikuti tren jika mereka ingin bersaing. Banyak faktor seperti analitik data, komputasi berbasis cloud, perangkat seluler, pembelajaran mesin/AI, dan Internet of Things (IoT) mengubah lanskap teknologi bisnis yang semakin saling terhubung.

Ketika pekerjaan jarak jauh menjadi norma, beberapa perusahaan mungkin telah berinvestasi berlebihan dalam teknologi dan sumber daya TI, dan sekarang mereka memiliki terlalu banyak alat. Kekhawatiran termasuk melacak aset TI yang tidak semuanya terletak di lingkungan kantor tradisional dan menjaga keamanan siber. Bisnis yang tidak cukup berinvestasi mungkin masih mengejar ketinggalan dan tidak memiliki cukup alat atau perangkat lunak bisnis untuk membantu berkembang.

Manajer TI di usaha kecil dan menengah sering dihadapkan dengan membuat pilihan tahunan yang sulit dengan mengajukan satu pertanyaan: Tanpa apa kita bisa hidup? Temukan jawabannya dengan melihat tujuh tips praktis kami tentang cara menganggarkan teknologi dan sumber daya TI baru.

Anda memiliki anggaran impian dan anggaran minimal dalam pikiran selama proses penganggaran. Berdasarkan data keras dan perkiraan, anggaran aktual yang Anda setujui mungkin ada di antara keduanya. Mulailah dengan anggaran tahun ini sebagai dasar, lalu tentukan di mana (dan jika) Anda dapat menghemat biaya untuk memberi Anda lebih banyak anggaran untuk tahun depan.

Langkah selanjutnya adalah memprioritaskan kebutuhan mendesak perusahaan Anda yang harus Anda miliki tahun depan. Apakah Anda membutuhkan lebih banyak staf? Apakah Anda memerlukan lebih banyak alat untuk membuat tim Anda saat ini lebih efektif? Bisakah Anda mengotomatisasi dan menghemat biaya tenaga kerja nanti?

Lakukan penilaian kebutuhan perangkat lunak untuk menentukan tingkat investasi yang sesuai dengan model bisnis Anda. Tren apa yang Anda perhatikan di masa lalu? Ke mana arah industri Anda? Apakah ada perangkat lunak yang terlalu mahal beberapa tahun lalu yang sekarang lebih terjangkau? Menyelesaikan penilaian ini mengarah pada penelitian produk untuk teknologi TI dan anggaran sumber daya baru Anda.

Memahami apa yang ada di luar sana untuk Anda investasikan (perangkat lunak, lebih banyak staf) hanyalah bagian dari formula anggaran teknologi dan sumber daya TI Anda. Manajer TI harus mempertimbangkan setiap aspek investasi.

Seberapa cepat investasi Anda akan terbayar dalam anggaran teknologi TI Anda? Bagaimana anggaran Anda menghemat uang perusahaan? Bagaimana Anda, sebagai manajer TI, menunjukkan ROI?

Berapa pun anggarannya, setiap perusahaan berinvestasi dalam peningkatan modal atau staf berdasarkan apa yang dikembalikan sumber daya tersebut atas investasi mereka. Aset departemen TI tidak berbeda ketika Anda mempersempit pilihan untuk membelanjakan uang untuk tahun depan.

Sekarang setelah Anda memprioritaskan apa yang harus didahulukan, saatnya untuk menyelidiki lebih dalam untuk mempersempit pilihan Anda lebih jauh. Anda dapat membuat bagan atau spreadsheet sederhana untuk menilai kekuatan dan kelemahan setiap pilihan. Anda bahkan dapat membuat skala atau sistem poin tertimbang untuk menghitung pilihan apa yang keluar di atas.

Misalnya, prioritas Anda adalah keamanan aset TI Anda karena 90% staf Anda bekerja dari jarak jauh. Oleh karena itu, Anda memutuskan untuk berinvestasi dalam platform kecerdasan buatan untuk mengenkripsi dan meningkatkan langkah-langkah keamanan Anda untuk menjaga keamanan data perusahaan Anda di lingkungan kerja berbasis cloud. Anda melihat lima program teratas di bidang ini, dan Anda menyimpan lembar penghitungan untuk mempersempit mana yang merupakan pilihan terbaik untuk anggaran Anda.

Jangan lupa untuk memperhitungkan biaya tersembunyi dan biaya dimuka versus pengembalian jangka panjang. Membayar untuk perangkat lunak baru sekarang mungkin merupakan pengeluaran yang relatif besar, tetapi ROI Anda dapat terbayar dengan sangat baik dari waktu ke waktu ketika Anda menganggarkan teknologi atau sumber daya TI Anda dengan benar.

Saat Anda memeriksa ROI dari investasi potensial Anda, Anda perlu menilai lebih dari sekadar biaya versus manfaatnya. Anda harus melihat praktik terbaik industri saat ini, kapan dan jika produk akan menjadi usang, dan seberapa banyak dukungan yang dapat Anda harapkan untuk produk di tahun-tahun mendatang.

Bisakah aset pilihan Anda ditingkatkan? Baik perangkat keras atau perangkat lunak, upgrade biasanya lebih murah daripada membeli yang baru. Jangan takut membeli peralatan komputer bekas atau grosir jika lebih murah untuk meningkatkannya atau peralatan yang lebih baru tidak dapat dipertahankan saat ini. Carilah rekondisi bersertifikat yang membawa peralatan bekas sedekat mungkin dengan spesifikasi modern.

Tanyakan vendor berapa lama produk mereka akan bertahan. Apakah alat teknologi TI pilihan Anda akan dapat tumbuh bersama perusahaan Anda? Apakah alat TI dapat ditingkatkan setelah lima tahun? Bagaimana dengan sepuluh tahun? Jika infrastruktur telekomunikasi Anda membutuhkan lebih banyak peralatan, dapatkah perangkat dan perangkat lunak Anda mengikutinya?

Alat dan sumber daya teknologi TI masa depan lebih dari sekadar bertanya kepada vendor berapa lama mereka mengharapkan setiap produk bertahan. Anda juga harus menilai di mana perusahaan Anda akan berada di tahun-tahun mendatang.

Setelah Anda membeli aset atau berinvestasi dalam staf, tentukan kapan investasi ini akan online. Seberapa cepat sebelum bisnis Anda mulai melihat manfaat dari pembelian Anda?

Anggaran teknologi dan sumber daya TI Anda harus mencakup rencana implementasi. Anda harus menghapus teknologi lama jika Anda meningkatkan teknologi baru. Bisakah Anda melakukannya secara bertahap untuk meminimalkan gangguan? Atau lebih baik memutakhirkan semuanya sekaligus di seluruh perusahaan?

Meskipun Anda mungkin ingin mempertahankan kendali atas aset dan sumber daya TI Anda sebanyak mungkin, jangan menghindari outsourcing beberapa aspek teknologi TI Anda. Terkadang lebih murah seperti itu, dan Anda mungkin bisa mendapatkan diskon dengan menandatangani kontrak tahunan, bukan kontrak bulanan.

Pilihan umum untuk mengalihdayakan kebutuhan perangkat lunak bisnis Anda termasuk manajemen basis data, hosting web, pembelajaran mesin, dan alat analisis data. Anda mungkin menemukan bahwa beberapa vendor yang dipilih sangat, sangat baik dalam apa yang mereka lakukan. Berinvestasi dalam aset yang dialihdayakan dapat membebaskan lebih banyak ruang anggaran untuk aset TI yang masih ingin Anda simpan di rumah.

Teliti dalam anggaran teknologi dan sumber daya TI Anda

Teknologi TI adalah investasi yang diperlukan. Namun Anda harus melindungi keuntungan perusahaan Anda dengan memiliki alat yang tepat di gudang senjata Anda untuk memastikan perusahaan Anda tetap terdepan dalam peningkatan teknologi yang dapat membuat perusahaan Anda tetap kompetitif dengan audiens target Anda.