7 sfaturi practice despre cum să bugetați pentru noi tehnologii și resurse IT

Tehnologia se schimbă rapid, iar companiile de toate dimensiunile trebuie să țină pasul cu tendințele dacă vor concura. Numeroși factori precum analiza datelor, computerul bazat pe cloud, dispozitivele mobile, învățarea automată/AI și Internetul lucrurilor (IoT) schimbă peisajul din ce în ce mai interconectat al tehnologiei de afaceri.

Când munca de la distanță a devenit norma, este posibil ca unele companii să fi suprainvestit în tehnologie și resurse IT, iar acum au prea multe instrumente. Preocupările au inclus urmărirea activelor IT care nu erau toate situate într-un cadru tradițional de birou și menținerea securității cibernetice. Afacerile care nu au investit suficient s-ar putea ca încă să se recupereze și să nu aibă suficiente instrumente sau software de afaceri pentru a ajuta la extindere.

Managerii IT de la întreprinderile mici și mijlocii se confruntă adesea cu alegeri grele anuale punând o singură întrebare: fără de ce putem trăi? Găsiți răspunsul uitându-vă la cele șapte sfaturi practice despre cum să faceți buget pentru noi tehnologii și resurse IT.

Aveți în vedere un buget de vis și un buget minim în timpul procesului de bugetare. Pe baza datelor concrete și a previziunilor, bugetul real pentru care ești aprobat este probabil undeva la mijloc. Începeți cu bugetul din acest an ca punct de referință, apoi stabiliți unde (și dacă) puteți economisi costuri pentru a vă oferi mai mult buget pentru anul viitor.

Următorul pas este să prioritizați nevoile imediate ale companiei dvs. pe care trebuie să le aveți anul viitor. Ai nevoie de mai mult personal? Aveți nevoie de mai multe instrumente pentru a vă face echipa actuală mai eficientă? Puteți automatiza și economisi costurile cu forța de muncă mai târziu?

Efectuați o evaluare a nevoilor software pentru a determina ce nivel de investiție se potrivește modelului dvs. de afaceri. Ce tendințe ați observat în trecut? Unde merge industria ta? A existat un software prea scump acum câțiva ani, care este mai accesibil acum? Finalizarea acestei evaluări duce la cercetarea produsului pentru noul dumneavoastră buget de resurse și tehnologie IT.

Înțelegerea în ce poți investi (software, mai mult personal) este doar o parte a formulei tale de buget pentru tehnologia și resursele IT. Managerii IT trebuie să ia în considerare fiecare aspect al investiției.

Cât de curând se va amortiza investiția dvs. în bugetul dvs. de tehnologie IT? Cum economisește bugetul companiei? Cum vei arăta, ca manager IT, rentabilitatea investiției?

Indiferent de buget, fiecare companie investește în îmbunătățiri de capital sau personal în funcție de ceea ce revin acele resurse din investiția lor. Activele unui departament IT nu sunt diferite atunci când vă restrângeți opțiunile pe ce să cheltuiți banii anul viitor.

Acum că ați prioritizat ceea ce trebuie să vină mai întâi, este timpul să vă aprofundați în cercetări mai profunde pentru a vă restrânge și mai mult opțiunile. Puteți crea diagrame sau foi de calcul simple pentru a evalua punctele forte și punctele slabe ale fiecărei alegeri. Ai putea chiar să faci o scară ponderată sau un sistem de puncte pentru a calcula selecțiile care ies în top.

De exemplu, prioritatea ta este securitatea activelor tale IT, deoarece 90% din personalul tău lucrează de la distanță. Prin urmare, decideți să investiți într-o platformă de inteligență artificială pentru a cripta și a îmbunătăți măsurile de securitate pentru a păstra datele companiei în siguranță în medii de lucru bazate pe cloud. Te uiți la primele cinci programe din acest domeniu și ții o foaie de calcul pentru a restrânge care dintre ele este cea mai bună opțiune pentru bugetul tău.

Nu uitați să luați în considerare costurile ascunse și costurile inițiale față de profiturile pe termen lung. Plata pentru software nou acum ar putea fi o cheltuială relativ mare, dar rentabilitatea investiției dvs. poate plăti enorm în timp, atunci când vă bugetați în mod corespunzător tehnologia sau resursele IT.

Când examinați rentabilitatea investiției dvs. potențiale, trebuie să evaluați mai mult decât costurile față de beneficii. Trebuie să vă uitați la cele mai bune practici actuale din industrie, când și dacă produsul va deveni depășit și la câtă asistență vă puteți aștepta pentru produs în următorii ani.

Se poate face upgrade bunul ales de dvs.? Fie că sunt hardware sau software, upgrade-urile sunt de obicei mai ieftine decât cumpărarea unora noi. Nu vă fie teamă să cumpărați echipamente informatice uzate sau angro dacă este mai ieftin să le actualizați sau echipamente mai noi nu sunt sustenabile în acest moment. Căutați reparatori autorizați care aduc echipamente uzate cât mai aproape de specificațiile moderne.

Întrebați vânzătorii cât vor dura produsele lor. Instrumentele tehnologice IT alese de dvs. vor putea crește odată cu compania dvs.? Instrumentele IT pot fi actualizate după cinci ani? Ce zici de zece ani? Dacă infrastructura dvs. de telecomunicații are nevoie de mai multe echipamente, dispozitivele și software-ul dvs. pot ține pasul?

Instrumentele și resursele tehnologice IT pentru viitor sunt mai mult decât a întreba un furnizor cât de mult se așteaptă să dureze fiecare produs. De asemenea, trebuie să evaluați unde va fi compania dumneavoastră în următorii ani.

Odată ce vă achiziționați activele sau investiți în personal, stabiliți când vor fi online aceste investiții. Cât de curând înainte ca afacerea dvs. să înceapă să vedeți beneficiile achizițiilor dvs.?

Bugetul dvs. de tehnologie și resurse IT ar trebui să includă un plan de implementare. Va trebui să eliminați treptat vechea tehnologie dacă extindeți o nouă tehnologie. Puteți realiza acest lucru în etape pentru a minimiza întreruperile? Sau este mai bine să actualizați totul dintr-o dată în întreaga companie?

Deși probabil că doriți să mențineți controlul asupra activelor și resurselor IT cât de mult puteți, nu evitați externalizarea unor aspecte ale tehnologiei IT. Uneori este mai ieftin așa și ați putea obține reduceri prin semnarea contractelor anuale, spre deosebire de cele de la lună la lună.

Opțiunile obișnuite pentru externalizarea software-ului dvs. de afaceri includ gestionarea bazelor de date, găzduirea web, învățarea automată și instrumentele de analiză a datelor. S-ar putea să descoperi că unii vânzători aleși sunt foarte, foarte buni în ceea ce fac. Investiția într-un activ externalizat poate elibera mai mult spațiu bugetar pentru activele IT pe care doriți să le păstrați în continuare.

Fiți amănunțit în bugetul de resurse și tehnologie IT

Tehnologia IT este o investiție necesară.. Cu toate acestea, trebuie să protejați rezultatul companiei dvs. având în arsenalul dvs. instrumentele potrivite pentru a vă asigura că compania dvs. rămâne în fruntea actualizărilor tehnologice care vă pot menține compania competitivă față de publicul țintă.