7 consejos prácticos sobre cómo presupuestar nuevas tecnologías y recursos de TI

La tecnología cambia rápidamente y las empresas de todos los tamaños deben mantenerse al día con las tendencias si quieren competir. Numerosos factores como el análisis de datos, la informática basada en la nube, los dispositivos móviles, el aprendizaje automático/IA y el Internet de las cosas (IoT) cambian el panorama cada vez más interconectado de la tecnología empresarial.

Cuando el trabajo remoto se convirtió en la norma, es posible que algunas empresas hayan invertido demasiado en tecnología y recursos de TI, y ahora tienen demasiadas herramientas. Las preocupaciones incluían hacer un seguimiento de los activos de TI que no estaban todos ubicados en un entorno de oficina tradicional y mantener la ciberseguridad. Es posible que las empresas que no invirtieron lo suficiente aún estén tratando de ponerse al día y no tengan suficientes herramientas o software comercial para ayudar a expandirse.

Los administradores de TI de las pequeñas y medianas empresas a menudo se enfrentan a decisiones anuales difíciles al hacer una pregunta: ¿Con qué podemos vivir? Encuentre la respuesta consultando nuestros siete consejos prácticos sobre cómo presupuestar nuevas tecnologías y recursos de TI.

Tiene un presupuesto de ensueño y un presupuesto mínimo en mente durante el proceso de elaboración del presupuesto. Según los datos concretos y las previsiones, el presupuesto real para el que se aprueba probablemente esté en algún punto intermedio. Comience con el presupuesto de este año como referencia y luego determine dónde (y si) puede ahorrar costos para tener más presupuesto para el próximo año.

El siguiente paso es priorizar las necesidades inmediatas de su empresa que debe tener el próximo año. ¿Necesitas más personal? ¿Necesita más herramientas para que su equipo actual sea más efectivo? ¿Puede automatizar y ahorrar en costos de mano de obra más adelante?

Realice una evaluación de las necesidades de software para determinar qué nivel de inversión se ajusta a su modelo de negocio. ¿Qué tendencias notaste en el pasado? ¿Hacia dónde va su industria? ¿Había software que era demasiado caro hace unos años y ahora es más asequible? Completar esta evaluación conduce a la investigación de productos para su nuevo presupuesto de tecnología y recursos de TI.

Comprender en qué puede invertir (software, más personal) es solo una parte de su fórmula presupuestaria de tecnología y recursos de TI. Los administradores de TI deben tener en cuenta todos los aspectos de la inversión.

¿Qué tan pronto se amortizará su inversión en su presupuesto de tecnología de TI? ¿Cómo su presupuesto ahorra dinero a la empresa? ¿Cómo mostrará usted, como gerente de TI, el ROI?

No importa el presupuesto, todas las empresas invierten en mejoras de capital o personal en función de lo que esos recursos devuelven a su inversión. Los activos de un departamento de TI no son diferentes cuando está reduciendo sus opciones de en qué gastar dinero el próximo año.

Ahora que ha priorizado lo que debe ir primero, es hora de profundizar en una investigación más profunda para reducir aún más sus opciones. Puede crear gráficos u hojas de cálculo simples para evaluar las fortalezas y debilidades de cada opción. Incluso podría hacer una escala ponderada o un sistema de puntos para contar qué selecciones salen en la parte superior.

Por ejemplo, su prioridad es la seguridad de sus activos de TI porque el 90% de su personal trabaja de forma remota. Por lo tanto, decide invertir en una plataforma de inteligencia artificial para cifrar y mejorar sus medidas de seguridad para mantener seguros los datos de su empresa en entornos de trabajo basados ​​en la nube. Observa los cinco mejores programas en esta área y lleva una hoja de conteo para reducir cuál es la mejor opción para su presupuesto.

No olvide tener en cuenta los costos ocultos y los costos iniciales frente a los rendimientos a largo plazo. Pagar por un nuevo software ahora puede ser un gasto relativamente grande, pero su ROI puede rendir grandes frutos con el tiempo si presupuesta su tecnología o recursos de TI adecuadamente.

Cuando examina el ROI de su inversión potencial, necesita evaluar más que solo los costos versus los beneficios. Debe observar las mejores prácticas actuales de la industria, cuándo y si el producto quedará obsoleto y cuánto soporte puede esperar para el producto en los próximos años.

¿Se puede actualizar el activo elegido? Ya sea hardware o software, las actualizaciones suelen ser más baratas que comprar una nueva. No tenga miedo de comprar equipo de cómputo usado o al por mayor si es más barato actualizarlo o si el equipo nuevo no es sostenible en este momento. Busque restauradores certificados que traigan equipos usados ​​lo más cerca posible de las especificaciones modernas.

Pregunte a los vendedores cuánto durarán sus productos. ¿Sus herramientas tecnológicas de TI elegidas podrán crecer con su empresa? ¿Se pueden actualizar las herramientas de TI después de cinco años? ¿Qué tal diez años? Si su infraestructura de telecomunicaciones necesita más equipos, ¿pueden mantenerse al día sus dispositivos y software?

Las herramientas y los recursos tecnológicos de TI preparados para el futuro son más que preguntarle a un proveedor cuánto tiempo espera que dure cada producto. También debe evaluar dónde estará su empresa en los próximos años.

Una vez que compre sus activos o invierta en personal, determine cuándo estarán en línea estas inversiones. ¿Qué tan pronto antes de que su negocio comience a ver los beneficios de sus compras?

Su presupuesto de tecnología y recursos de TI debe incluir un plan de implementación. Tendrá que eliminar gradualmente la tecnología antigua si está ampliando la nueva tecnología. ¿Puede lograr esto en etapas para minimizar las interrupciones? ¿O es mejor actualizar todo de una vez en toda la empresa?

Aunque probablemente desee mantener el control sobre sus activos y recursos de TI tanto como pueda, no rehuya subcontratar algunos aspectos de su tecnología de TI. A veces es más barato de esa manera, y es posible que pueda obtener descuentos al firmar contratos anuales en lugar de los de mes a mes.

Las opciones comunes para subcontratar las necesidades de software de su empresa incluyen la gestión de bases de datos, el alojamiento web, el aprendizaje automático y las herramientas de análisis de datos. Es posible que encuentre que algunos proveedores elegidos son muy, muy buenos en lo que hacen. Invertir en un activo subcontratado puede liberar más espacio presupuestario para los activos de TI que aún desea mantener internamente.

Sea minucioso en su presupuesto de tecnología y recursos de TI

La tecnología de TI es una inversión necesaria. Sin embargo, debe proteger los resultados de su empresa al tener las herramientas adecuadas en su arsenal para garantizar que su empresa se mantenga a la vanguardia de las actualizaciones tecnológicas que pueden mantener su empresa competitiva con su público objetivo.