7 conseils pratiques sur la façon de budgétiser les nouvelles technologies et ressources informatiques

La technologie évolue rapidement et les entreprises de toutes tailles doivent suivre les tendances si elles veulent être compétitives. De nombreux facteurs tels que l'analyse de données, l'informatique basée sur le cloud, les appareils mobiles, l'apprentissage automatique/IA et l'Internet des objets (IoT) modifient le paysage de plus en plus interconnecté des technologies d'entreprise.

Lorsque le travail à distance est devenu la norme, certaines entreprises ont peut-être surinvesti dans la technologie et les ressources informatiques, et maintenant elles ont trop d'outils. Les préoccupations comprenaient le suivi des actifs informatiques qui n'étaient pas tous situés dans un environnement de bureau traditionnel et le maintien de la cybersécurité. Les entreprises qui n'ont pas suffisamment investi peuvent encore rattraper leur retard et ne disposent pas d'assez d'outils ou de logiciels d'entreprise pour les aider à se développer.

Les responsables informatiques des petites et moyennes entreprises sont souvent confrontés à des choix annuels difficiles en posant une question : de quoi pouvons-nous nous passer ? Trouvez la réponse en consultant nos sept conseils pratiques sur la façon de budgétiser les nouvelles technologies et ressources informatiques.

Vous avez un budget de rêve et un budget minimal en tête lors du processus de budgétisation. Sur la base de données concrètes et de prévisions, le budget réel pour lequel vous obtenez une approbation se situe probablement entre les deux. Commencez par le budget de cette année comme référence, puis déterminez où (et si) vous pouvez réduire les coûts pour vous donner plus de budget pour l'année prochaine.

L'étape suivante consiste à hiérarchiser les besoins immédiats de votre entreprise que vous devez avoir l'année prochaine. Vous avez besoin de plus de personnel ? Avez-vous besoin de plus d'outils pour rendre votre équipe actuelle plus efficace ? Pouvez-vous automatiser et économiser sur les coûts de main-d'œuvre plus tard ?

Effectuez une évaluation des besoins en logiciels pour déterminer quel niveau d'investissement correspond à votre modèle d'entreprise. Quelles tendances avez-vous remarquées dans le passé ? Où va votre industrie? Y avait-il des logiciels qui étaient trop chers il y a quelques années et qui sont maintenant plus abordables ? La réalisation de cette évaluation mène à la recherche de produits pour votre nouveau budget de technologie et de ressources informatiques.

Comprendre ce dans quoi vous pouvez investir (logiciels, plus de personnel) n'est qu'une partie de votre formule de budget de technologie et de ressources informatiques. Les responsables informatiques doivent prendre en considération tous les aspects de l'investissement.

Dans combien de temps votre investissement sera-t-il rentabilisé dans votre budget informatique ? Comment votre budget permet-il à l'entreprise d'économiser de l'argent ? Comment allez-vous, en tant que responsable informatique, afficher le retour sur investissement ?

Quel que soit le budget, chaque entreprise investit dans l'amélioration des immobilisations ou du personnel en fonction du rendement de ces ressources sur leur investissement. Les actifs d'un service informatique ne sont pas différents lorsque vous restreignez vos choix de dépenses pour l'année prochaine.

Maintenant que vous avez priorisé ce qui doit venir en premier, il est temps d'approfondir vos recherches pour affiner encore plus vos options. Vous pouvez créer des graphiques simples ou des feuilles de calcul pour évaluer les forces et les faiblesses de chaque choix. Vous pouvez même créer une échelle pondérée ou un système de points pour comptabiliser les sélections qui sortent en tête.

Par exemple, votre priorité est la sécurité de votre parc informatique car 90% de votre personnel travaille à distance. Par conséquent, vous décidez d'investir dans une plate-forme d'intelligence artificielle pour crypter et améliorer vos mesures de sécurité afin de protéger les données de votre entreprise dans les environnements de travail basés sur le cloud. Vous examinez les cinq meilleurs programmes dans ce domaine et vous conservez une feuille de pointage pour déterminer lequel est la meilleure option pour votre budget.

N'oubliez pas de prendre en compte les coûts cachés et les coûts initiaux par rapport aux rendements à long terme. Payer pour un nouveau logiciel maintenant peut représenter une dépense relativement importante, mais votre retour sur investissement peut être extrêmement rentable au fil du temps si vous budgétisez correctement votre technologie informatique ou vos ressources.

Lorsque vous examinez le retour sur investissement de votre investissement potentiel, vous devez évaluer plus que les coûts par rapport aux avantages. Vous devez examiner les meilleures pratiques actuelles de l'industrie, quand et si le produit deviendra obsolète, et le niveau de support auquel vous pouvez vous attendre pour le produit dans les années à venir.

L'actif que vous avez choisi peut-il être mis à niveau ? Qu'il s'agisse de matériel ou de logiciels, les mises à niveau sont généralement moins chères que l'achat de tout nouveaux. N'ayez pas peur d'acheter du matériel informatique d'occasion ou en gros s'il est moins cher de les mettre à niveau ou si un équipement plus récent n'est pas tenable en ce moment. Recherchez des reconditionneurs certifiés qui rapprochent le plus possible les équipements d'occasion des spécifications modernes.

Demandez aux vendeurs combien de temps dureront leurs produits. Les outils informatiques que vous avez choisis vont-ils pouvoir évoluer avec votre entreprise ? Les outils informatiques sont-ils évolutifs au bout de cinq ans ? Qu'en est-il de dix ans ? Si votre infrastructure de télécommunications a besoin de plus d'équipements, vos appareils et logiciels peuvent-ils suivre le rythme ?

Les outils et ressources informatiques évolutifs ne se limitent pas à demander à un fournisseur combien de temps il s'attend à ce que chaque produit dure. Vous devez également évaluer où en sera votre entreprise dans les années à venir.

Une fois que vous avez acheté vos actifs ou investi dans du personnel, déterminez quand ces investissements seront mis en ligne. Combien de temps avant que votre entreprise ne démarre pour voir les avantages de vos achats ?

Votre budget de technologie et de ressources informatiques doit inclure un plan de mise en œuvre. Vous devrez éliminer progressivement l'ancienne technologie si vous développez une nouvelle technologie. Pouvez-vous accomplir cela par étapes pour minimiser les perturbations ? Ou est-il préférable de tout mettre à niveau en même temps dans toute l'entreprise ?

Bien que vous souhaitiez probablement garder le contrôle de vos actifs et ressources informatiques autant que possible, n'hésitez pas à externaliser certains aspects de votre technologie informatique. Parfois, c'est juste moins cher de cette façon, et vous pourrez peut-être réaliser des remises en signant des contrats annuels plutôt que mensuels.

Les choix courants pour l'externalisation de vos besoins en logiciels d'entreprise incluent la gestion de base de données, l'hébergement Web, l'apprentissage automatique et les outils d'analyse de données. Vous constaterez peut-être que certains fournisseurs choisis sont très, très bons dans ce qu'ils font. Investir dans un actif externalisé peut libérer plus d'espace budgétaire pour les actifs informatiques que vous souhaitez toujours conserver en interne.

Soyez minutieux dans votre budget de technologie et de ressources informatiques

La technologie informatique est un investissement nécessaire. Pourtant, vous devez protéger les résultats de votre entreprise en disposant des bons outils dans votre arsenal pour vous assurer que votre entreprise reste à la pointe des mises à niveau technologiques qui peuvent maintenir votre entreprise compétitive avec votre public cible.