7 نصائح عملية حول كيفية وضع ميزانية لتقنية وموارد تكنولوجيا المعلومات الجديدة

تتغير التكنولوجيا بسرعة ، وتحتاج الشركات من جميع الأحجام إلى مواكبة الاتجاهات إذا كانت ستنافس. تعمل العديد من العوامل مثل تحليلات البيانات والحوسبة السحابية والأجهزة المحمولة والتعلم الآلي / الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء (IoT) على تغيير المشهد المترابط بشكل متزايد لتكنولوجيا الأعمال.

عندما أصبح العمل عن بُعد هو القاعدة ، ربما تكون بعض الشركات قد أفرطت في الاستثمار في تكنولوجيا وموارد تكنولوجيا المعلومات ، ولديها الآن الكثير من الأدوات. تضمنت المخاوف تتبع أصول تكنولوجيا المعلومات التي لم تكن جميعها موجودة في إعداد مكتب تقليدي والحفاظ على الأمن السيبراني. الشركات التي لم تستثمر بما فيه الكفاية قد لا تزال تلعب لعبة اللحاق بالركب وليس لديها أدوات أو برامج أعمال كافية للمساعدة في التوسع.

غالبًا ما يواجه مديرو تكنولوجيا المعلومات في الشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم اتخاذ خيارات سنوية صعبة من خلال طرح سؤال واحد: ما الذي يمكننا العيش بدونه؟ اعثر على الإجابة من خلال الاطلاع على نصائحنا العملية السبع حول كيفية وضع ميزانية لتقنية وموارد تكنولوجيا المعلومات الجديدة.

لديك ميزانية أحلامك وميزانية صغيرة في الاعتبار أثناء عملية إعداد الميزانية. استنادًا إلى البيانات الدقيقة والتنبؤات ، من المحتمل أن تكون الميزانية الفعلية التي تمت الموافقة عليها في مكان ما بينهما. ابدأ بميزانية هذا العام كخط أساس ، ثم حدد أين (وإذا) يمكنك توفير التكاليف لمنحك المزيد من الميزانية للعام المقبل.

الخطوة التالية هي تحديد أولويات احتياجات شركتك الفورية التي يجب أن تكون لديك في العام المقبل. هل تحتاج المزيد من الموظفين؟ هل تحتاج إلى المزيد من الأدوات لجعل فريقك الحالي أكثر فعالية؟ هل يمكنك أتمتة وتوفير تكاليف العمالة لاحقًا؟

قم بإجراء تقييم لاحتياجات البرامج لتحديد مستوى الاستثمار الذي يناسب نموذج عملك. ما هي الاتجاهات التي لاحظتها في الماضي؟ إلى أين تتجه صناعتك؟ هل كانت هناك برامج كانت باهظة الثمن قبل بضع سنوات وبأسعار معقولة الآن؟ يؤدي إكمال هذا التقييم إلى البحث عن منتج لتقنية تكنولوجيا المعلومات الجديدة وميزانية الموارد.

إن فهم ما يمكنك الاستثمار فيه (البرامج ، المزيد من الموظفين) ليس سوى جزء من صيغة ميزانية تكنولوجيا المعلومات والموارد الخاصة بك. يجب أن يأخذ مديرو تكنولوجيا المعلومات في الاعتبار كل جانب من جوانب الاستثمار.

متى سيؤتي استثمارك ثماره في ميزانية تكنولوجيا تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك؟ كيف توفر ميزانيتك أموال الشركة؟ كيف ستظهر ، بصفتك مديرًا لتقنية المعلومات ، عائد الاستثمار؟

بغض النظر عن الميزانية ، تستثمر كل شركة في تحسينات رأس المال أو الموظفين بناءً على عائد هذه الموارد على استثماراتهم. لا تختلف أصول قسم تكنولوجيا المعلومات عندما تقوم بتضييق نطاق اختياراتك بشأن ما تنفق المال عليه في العام المقبل.

الآن بعد أن أعطيت الأولوية لما يجب أن يأتي أولاً ، حان الوقت للخوض في بحث أعمق لتضييق نطاق خياراتك أكثر. يمكنك إنشاء مخططات أو جداول بيانات بسيطة لتقييم نقاط القوة والضعف في كل اختيار. يمكنك حتى عمل مقياس مرجح أو نظام نقاط لتجميع الاختيارات التي تظهر في الأعلى.

على سبيل المثال ، أولويتك هي أمن أصول تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك لأن 90٪ من موظفيك يعملون عن بعد. لذلك ، قررت الاستثمار في منصة ذكاء اصطناعي لتشفير وتعزيز إجراءات الأمان الخاصة بك للحفاظ على بيانات شركتك آمنة في بيئات العمل المستندة إلى السحابة. تنظر إلى أفضل خمسة برامج في هذا المجال ، وتحتفظ بورقة إحصاء لتضييق أي منها هو الخيار الأفضل لميزانيتك.

لا تنسَ أن تضع في اعتبارك التكاليف المخفية والتكاليف الأولية مقابل العوائد طويلة الأجل. قد يكون الدفع مقابل البرامج الجديدة الآن بمثابة نفقات كبيرة نسبيًا ، ولكن عائد الاستثمار الخاص بك يمكن أن يؤتي ثماره بشكل كبير بمرور الوقت عندما تضع ميزانية لتقنية تكنولوجيا المعلومات أو الموارد الخاصة بك بشكل صحيح.

عندما تقوم بفحص عائد الاستثمار لاستثمارك المحتمل ، فإنك تحتاج إلى تقييم أكثر من مجرد التكاليف مقابل الفوائد. عليك أن تنظر إلى أفضل ممارسات الصناعة الحالية ، متى وإذا كان المنتج سيصبح قديمًا ، ومدى الدعم الذي يمكن أن تتوقعه للمنتج في السنوات القادمة.

هل يمكن ترقية الأصل الذي اخترته؟ سواء أكانت ترقيات الأجهزة أو البرامج ، فعادة ما تكون أرخص من شراء أجهزة جديدة تمامًا. لا تخف من شراء أجهزة كمبيوتر مستعملة أو بالجملة إذا كان من الأرخص ترقيتها أو إذا لم يكن من الممكن الاحتفاظ بالمعدات الأحدث في الوقت الحالي. ابحث عن المُجددون المعتمدون الذين يجلبون المعدات المستخدمة أقرب ما يكون إلى المواصفات الحديثة.

اسأل البائعين عن المدة التي ستستغرقها منتجاتهم. هل ستتمكن أدوات تقنية المعلومات التي اخترتها من النمو مع شركتك؟ هل أدوات تكنولوجيا المعلومات قابلة للترقية بعد خمس سنوات؟ ماذا عن عشر سنوات؟ إذا كانت البنية التحتية للاتصالات السلكية واللاسلكية الخاصة بك بحاجة إلى مزيد من المعدات ، فهل تستطيع أجهزتك وبرامجك مواكبة ذلك؟

تعد أدوات وموارد تكنولوجيا تكنولوجيا المعلومات الواقية من المستقبل أكثر من مجرد سؤال البائع عن المدة التي يتوقعون أن يدوم فيها كل منتج. يجب عليك أيضًا تقييم مكان شركتك في السنوات القادمة.

بمجرد شراء الأصول الخاصة بك أو الاستثمار في الموظفين ، حدد متى ستظهر هذه الاستثمارات عبر الإنترنت. ما هو أقرب وقت قبل أن يبدأ عملك في رؤية فوائد مشترياتك؟

يجب أن تتضمن ميزانية تكنولوجيا المعلومات والموارد الخاصة بك خطة تنفيذ. سيتعين عليك التخلص التدريجي من التقنية القديمة إذا كنت تقوم بتوسيع نطاق التكنولوجيا الجديدة. هل يمكنك تحقيق ذلك على مراحل لتقليل الاضطرابات؟ أم أنه من الأفضل ترقية كل شيء دفعة واحدة عبر الشركة بأكملها؟

على الرغم من أنك ربما ترغب في الحفاظ على السيطرة على أصول تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك ومواردها بقدر ما تستطيع ، فلا تتجنب الاستعانة بمصادر خارجية لبعض جوانب تقنية تكنولوجيا المعلومات لديك. في بعض الأحيان يكون الأمر أرخص بهذه الطريقة ، وقد تتمكن من الحصول على خصومات من خلال توقيع عقود سنوية بدلاً من العقود الشهرية.

تشمل الخيارات الشائعة للاستعانة بمصادر خارجية لاحتياجات برامج عملك إدارة قواعد البيانات واستضافة الويب والتعلم الآلي وأدوات تحليل البيانات. قد تجد أن بعض البائعين المختارين بارعون جدًا في ما يفعلونه. يمكن أن يؤدي الاستثمار في أحد الأصول الخارجية إلى توفير مساحة أكبر في الميزانية لأصول تكنولوجيا المعلومات التي لا تزال ترغب في الاحتفاظ بها داخل الشركة.

كن دقيقًا في ميزانية تكنولوجيا المعلومات والموارد الخاصة بك

تعد تكنولوجيا المعلومات استثمارًا ضروريًا .. ومع ذلك ، يجب عليك حماية النتيجة النهائية لشركتك من خلال امتلاك الأدوات المناسبة في ترسانتك لضمان بقاء شركتك في طليعة الترقيات التكنولوجية التي يمكن أن تجعل شركتك قادرة على المنافسة مع جمهورك المستهدف.