7 consigli pratici su come preventivare nuove tecnologie e risorse IT

La tecnologia sta cambiando rapidamente e le aziende di tutte le dimensioni devono stare al passo con le tendenze se vogliono competere. Numerosi fattori come l'analisi dei dati, il cloud-based computing, i dispositivi mobili, l'apprendimento automatico/AI e l'Internet delle cose (IoT) cambiano il panorama sempre più interconnesso della tecnologia aziendale.

Quando il lavoro a distanza è diventato la norma, alcune aziende potrebbero aver investito eccessivamente in tecnologia e risorse IT e ora hanno troppi strumenti. Le preoccupazioni includevano il monitoraggio delle risorse IT che non si trovavano tutte in un ufficio tradizionale e il mantenimento della sicurezza informatica. Le aziende che non hanno investito abbastanza potrebbero continuare a recuperare terreno e non dispongono di strumenti o software aziendali sufficienti per espandersi.

I responsabili IT delle piccole e medie imprese devono spesso fare scelte annuali difficili ponendo una domanda: di cosa possiamo vivere senza? Trova la risposta guardando i nostri sette suggerimenti pratici su come impostare il budget per nuove tecnologie e risorse IT.

Hai un budget da sogno e un budget minimo in mente durante il processo di budgeting. Sulla base di dati concreti e previsioni, il budget effettivo per cui vieni approvato è probabilmente una via di mezzo. Inizia con il budget di quest'anno come linea di base, quindi determina dove (e se) puoi risparmiare sui costi per avere più budget per il prossimo anno.

Il passo successivo è dare la priorità alle esigenze immediate della tua azienda che dovrai avere l'anno prossimo. Hai bisogno di più personale? Hai bisogno di più strumenti per rendere più efficace il tuo attuale team? Puoi automatizzare e risparmiare sui costi di manodopera in un secondo momento?

Esegui una valutazione delle esigenze del software per determinare quale livello di investimento si adatta al tuo modello di business. Quali tendenze hai notato in passato? Dove sta andando il tuo settore? C'era un software troppo costoso qualche anno fa che ora è più conveniente? Il completamento di questa valutazione porta alla ricerca di prodotti per il tuo nuovo budget di risorse e tecnologie IT.

Capire in cosa puoi investire (software, più personale) è solo una parte della tua formula di budget per la tecnologia IT e le risorse. I responsabili IT devono prendere in considerazione ogni aspetto dell'investimento.

In quanto tempo il tuo investimento si ripagherà nel tuo budget per la tecnologia IT? In che modo il tuo budget fa risparmiare denaro all'azienda? Come mostrerai il ROI, in qualità di responsabile IT?

Indipendentemente dal budget, ogni azienda investe in miglioramenti di capitale o personale in base a ciò che queste risorse restituiscono sul proprio investimento. Le risorse di un reparto IT non sono diverse quando si restringono le scelte su cosa spendere il prossimo anno.

Ora che hai dato la priorità a ciò che deve venire prima, è tempo di approfondire ricerche più approfondite per restringere ulteriormente le tue opzioni. Puoi creare semplici grafici o fogli di calcolo per valutare i punti di forza e di debolezza di ogni scelta. Potresti anche creare una bilancia pesata o un sistema di punti per calcolare quali selezioni escono in cima.

Ad esempio, la tua priorità è la sicurezza delle tue risorse IT perché il 90% del tuo personale lavora in remoto. Pertanto, decidi di investire in una piattaforma di intelligenza artificiale per crittografare e migliorare le tue misure di sicurezza per mantenere i dati della tua azienda al sicuro in ambienti di lavoro basati su cloud. Guardi i primi cinque programmi in quest'area e mantieni un foglio di conteggio per restringere quale sia l'opzione migliore per il tuo budget.

Non dimenticare di tenere conto dei costi nascosti e dei costi anticipati rispetto ai rendimenti a lungo termine. Il pagamento di un nuovo software ora potrebbe essere una spesa relativamente elevata, ma il tuo ROI può ripagare enormemente nel tempo se imposti correttamente il budget per la tua tecnologia o risorse IT.

Quando esamini il ROI del tuo potenziale investimento, devi valutare più dei soli costi rispetto ai benefici. Devi esaminare le migliori pratiche del settore attuali, quando e se il prodotto diventerà obsoleto e quanto supporto puoi aspettarti per il prodotto nei prossimi anni.

La risorsa scelta può essere aggiornata? Che si tratti di hardware o software, gli aggiornamenti sono generalmente più economici rispetto all'acquisto di quelli nuovi di zecca. Non aver paura di acquistare apparecchiature informatiche usate o all'ingrosso se è più economico aggiornarle o apparecchiature più recenti non sono sostenibili in questo momento. Cerca riparatori certificati che portino attrezzature usate il più vicino possibile alle specifiche moderne.

Chiedi ai venditori quanto dureranno i loro prodotti. Gli strumenti tecnologici IT che hai scelto saranno in grado di crescere con la tua azienda? Gli strumenti IT sono aggiornabili dopo cinque anni? E per dieci anni? Se la tua infrastruttura di telecomunicazioni ha bisogno di più apparecchiature, i tuoi dispositivi e software possono tenere il passo?

Strumenti e risorse di tecnologia IT a prova di futuro sono più che chiedere a un fornitore quanto tempo si aspetta che duri ogni prodotto. Devi anche valutare dove sarà la tua azienda nei prossimi anni.

Dopo aver acquistato i tuoi beni o investito nel personale, determina quando questi investimenti saranno online. Quanto tempo prima che la tua attività inizi a vedere i vantaggi dei tuoi acquisti?

Il budget per le risorse e la tecnologia IT dovrebbe includere un piano di implementazione. Dovrai eliminare gradualmente la vecchia tecnologia se stai aumentando la nuova tecnologia. Puoi farlo in più fasi per ridurre al minimo le interruzioni? O è meglio aggiornare tutto in una volta in tutta l'azienda?

Anche se probabilmente vuoi mantenere il controllo sulle tue risorse e risorse IT il più possibile, non evitare di esternalizzare alcuni aspetti della tua tecnologia IT. A volte è solo più economico in questo modo e potresti essere in grado di realizzare sconti firmando contratti annuali anziché mensili.

Le scelte comuni per l'esternalizzazione delle esigenze del software aziendale includono la gestione del database, l'hosting web, l'apprendimento automatico e gli strumenti di analisi dei dati. Potresti scoprire che alcuni fornitori scelti sono molto, molto bravi in ​​quello che fanno. Investire in una risorsa esternalizzata può liberare più spazio di budget per le risorse IT che desideri mantenere internamente.

Sii accurato nel budget delle risorse e della tecnologia IT

La tecnologia IT è un investimento necessario. Tuttavia, devi proteggere i profitti della tua azienda disponendo degli strumenti giusti nel tuo arsenale per garantire che la tua azienda rimanga all'avanguardia negli aggiornamenti tecnologici che possono mantenere la tua azienda competitiva con il tuo pubblico di destinazione.