7 dicas práticas sobre como fazer um orçamento para novas tecnologias e recursos de TI

A tecnologia está mudando rapidamente e empresas de todos os tamanhos precisam acompanhar as tendências se quiserem competir. Inúmeros fatores, como análise de dados, computação baseada em nuvem, dispositivos móveis, aprendizado de máquina/IA e Internet das Coisas (IoT) mudam o cenário cada vez mais interconectado da tecnologia de negócios.

Quando o trabalho remoto se tornou a norma, algumas empresas podem ter investido demais em tecnologia e recursos de TI e agora têm muitas ferramentas. As preocupações incluíam acompanhar os ativos de TI que não estavam todos localizados em um ambiente de escritório tradicional e manter a segurança cibernética. As empresas que não investiram o suficiente ainda podem estar se recuperando e não têm ferramentas ou softwares de negócios suficientes para ajudar a expandir.

Os gerentes de TI de pequenas e médias empresas geralmente se deparam com difíceis escolhas anuais ao fazer uma pergunta: o que podemos viver sem? Encontre a resposta analisando nossas sete dicas práticas sobre como fazer um orçamento para novas tecnologias e recursos de TI.

Você tem um orçamento dos sonhos e um orçamento mínimo em mente durante o processo orçamentário. Com base em dados concretos e previsões, o orçamento real para o qual você é aprovado provavelmente está em algum lugar no meio. Comece com o orçamento deste ano como linha de base e, em seguida, determine onde (e se) você pode economizar custos para obter mais orçamento para o próximo ano.

O próximo passo é priorizar as necessidades imediatas da sua empresa que você deve ter no próximo ano. Precisa de mais funcionários? Você precisa de mais ferramentas para tornar sua equipe atual mais eficaz? Você pode automatizar e economizar em custos trabalhistas mais tarde?

Realize uma avaliação das necessidades de software para determinar qual nível de investimento se adapta ao seu modelo de negócios. Que tendências você notou no passado? Para onde está indo sua indústria? Havia software que era muito caro há alguns anos que é mais acessível agora? A conclusão dessa avaliação leva à pesquisa de produtos para seu novo orçamento de tecnologia e recursos de TI.

Entender o que está disponível para você investir (software, mais equipe) é apenas parte de sua fórmula de orçamento de recursos e tecnologia de TI. Os gerentes de TI devem levar em consideração todos os aspectos do investimento.

Em quanto tempo seu investimento será compensado em seu orçamento de tecnologia de TI? Como seu orçamento economiza o dinheiro da empresa? Como você, como gerente de TI, mostrará o ROI?

Não importa o orçamento, toda empresa investe em melhorias de capital ou pessoal com base no retorno desses recursos em seu investimento. Os ativos de um departamento de TI não são diferentes quando você restringe suas escolhas sobre em que gastar dinheiro no próximo ano.

Agora que você priorizou o que deve vir primeiro, é hora de se aprofundar em uma pesquisa mais profunda para restringir ainda mais suas opções. Você pode criar gráficos ou planilhas simples para avaliar os pontos fortes e fracos de cada escolha. Você pode até criar uma escala ponderada ou um sistema de pontos para registrar quais seleções saem no topo.

Por exemplo, sua prioridade é a segurança de seus ativos de TI porque 90% de sua equipe trabalha remotamente. Portanto, você decide investir em uma plataforma de inteligência artificial para criptografar e aprimorar suas medidas de segurança para manter os dados de sua empresa seguros em ambientes de trabalho baseados em nuvem. Você olha para os cinco principais programas nesta área e mantém uma folha de registro para restringir qual é a melhor opção para o seu orçamento.

Não se esqueça de levar em consideração os custos ocultos e os custos iniciais versus os retornos de longo prazo. Pagar por um novo software agora pode ser uma despesa relativamente grande, mas seu ROI pode render muito ao longo do tempo quando você orçamentar sua tecnologia ou recursos de TI adequadamente.

Ao examinar o ROI do seu investimento potencial, você precisa avaliar mais do que apenas os custos versus os benefícios. Você precisa observar as práticas recomendadas atuais do setor, quando e se o produto ficará desatualizado e quanto suporte você pode esperar para o produto nos próximos anos.

O ativo escolhido pode ser atualizado? Seja hardware ou software, as atualizações geralmente são mais baratas do que comprar novas. Não tenha medo de comprar equipamentos de informática usados ​​ou por atacado se for mais barato atualizá-los ou se equipamentos mais novos não forem sustentáveis ​​no momento. Procure recondicionadores certificados que tragam equipamentos usados ​​o mais próximo possível das especificações modernas.

Pergunte aos fornecedores quanto tempo seus produtos vão durar. As ferramentas de tecnologia de TI escolhidas serão capazes de crescer com sua empresa? As ferramentas de TI podem ser atualizadas após cinco anos? E dez anos? Se sua infraestrutura de telecomunicações precisa de mais equipamentos, seus dispositivos e software podem acompanhar?

Ferramentas e recursos de tecnologia de TI à prova de futuro são mais do que perguntar a um fornecedor quanto tempo eles esperam que cada produto dure. Você também deve avaliar onde sua empresa estará nos próximos anos.

Depois de comprar seus ativos ou investir em funcionários, determine quando esses investimentos ficarão online. Quanto tempo antes de sua empresa começar a ver os benefícios de suas compras?

Seu orçamento de tecnologia e recursos de TI deve incluir um plano de implementação. Você terá que eliminar a tecnologia antiga se estiver ampliando a nova tecnologia. Você pode fazer isso em etapas para minimizar interrupções? Ou é melhor atualizar tudo de uma vez em toda a empresa?

Embora você provavelmente queira manter o controle sobre seus ativos e recursos de TI o máximo possível, não evite terceirizar alguns aspectos de sua tecnologia de TI. Às vezes, é mais barato assim, e você pode conseguir descontos assinando contratos anuais em vez de mensais.

As opções comuns para terceirizar suas necessidades de software de negócios incluem gerenciamento de banco de dados, hospedagem na web, aprendizado de máquina e ferramentas de análise de dados. Você pode descobrir que alguns fornecedores escolhidos são muito, muito bons no que fazem. Investir em um ativo terceirizado pode liberar mais espaço no orçamento para ativos de TI que você ainda deseja manter internamente.

Seja minucioso em seu orçamento de tecnologia e recursos de TI

A tecnologia de TI é um investimento necessário. No entanto, você deve proteger os resultados de sua empresa com as ferramentas certas em seu arsenal para garantir que sua empresa permaneça na vanguarda das atualizações tecnológicas que possam manter sua empresa competitiva com seu público-alvo.