7 praktycznych wskazówek, jak planować budżet na nową technologię i zasoby IT

Technologia szybko się zmienia, a firmy każdej wielkości muszą nadążać za trendami, jeśli chcą konkurować. Liczne czynniki, takie jak analiza danych, przetwarzanie w chmurze, urządzenia mobilne, uczenie maszynowe/AI oraz Internet rzeczy (IoT) zmieniają coraz bardziej wzajemnie połączony krajobraz technologii biznesowej.

Kiedy praca zdalna stała się normą, niektóre firmy mogły nadmiernie inwestować w technologie i zasoby IT, a teraz mają zbyt wiele narzędzi. Obawy obejmowały śledzenie zasobów IT, które nie były zlokalizowane w tradycyjnym środowisku biurowym, oraz utrzymanie cyberbezpieczeństwa. Firmy, które nie zainwestowały wystarczająco dużo, mogą nadal nadrabiać zaległości i nie mają wystarczającej liczby narzędzi lub oprogramowania biznesowego, aby pomóc w rozwoju.

Menedżerowie IT w małych i średnich firmach często stają przed trudnymi corocznymi wyborami, zadając jedno pytanie: bez czego możemy żyć? Znajdź odpowiedź, przeglądając nasze siedem praktycznych wskazówek dotyczących planowania budżetu na nowe technologie i zasoby IT.

Masz wymarzony budżet i minimalny budżet podczas procesu budżetowania. Opierając się na twardych danych i prognozach, rzeczywisty budżet, na który zostaniesz zatwierdzony, prawdopodobnie znajduje się gdzieś pomiędzy. Zacznij od tegorocznego budżetu jako punktu odniesienia, a następnie określ, gdzie (i czy) możesz zaoszczędzić na kosztach, aby zwiększyć budżet na przyszły rok.

Następnym krokiem jest nadanie priorytetu pilnym potrzebom Twojej firmy, które musisz mieć w przyszłym roku. Potrzebujesz więcej pracowników? Potrzebujesz więcej narzędzi, aby Twój obecny zespół był bardziej efektywny? Czy możesz później zautomatyzować i zaoszczędzić na kosztach pracy?

Przeprowadź ocenę potrzeb w zakresie oprogramowania, aby określić, jaki poziom inwestycji pasuje do Twojego modelu biznesowego. Jakie trendy zauważyłeś w przeszłości? Dokąd zmierza Twoja branża? Czy istniało oprogramowanie, które było zbyt drogie kilka lat temu, a teraz jest bardziej przystępne cenowo? Ukończenie tej oceny prowadzi do badania produktów pod kątem nowego budżetu na technologię i zasoby IT.

Zrozumienie, w co możesz zainwestować (oprogramowanie, więcej pracowników) to tylko część formuły budżetu na technologie i zasoby IT. Menedżerowie IT muszą wziąć pod uwagę każdy aspekt inwestycji.

Jak szybko Twoja inwestycja zwróci się w Twoim budżecie na technologie IT? Jak Twój budżet oszczędza pieniądze firmy? Jak jako menedżer IT pokażesz ROI?

Bez względu na budżet, każda firma inwestuje w ulepszenia kapitału lub personel w oparciu o zwrot tych zasobów z inwestycji. Zasoby działu IT nie różnią się od siebie, gdy zawężasz wybór tego, na co wydać pieniądze w przyszłym roku.

Teraz, gdy ustaliłeś, co musi być pierwsze, nadszedł czas, aby zagłębić się w dokładniejsze badania, aby jeszcze bardziej zawęzić opcje. Możesz tworzyć proste wykresy lub arkusze kalkulacyjne, aby ocenić mocne i słabe strony każdego wyboru. Możesz nawet stworzyć skalę ważoną lub system punktowy, aby sprawdzić, które wybory wyjdą na wierzch.

Na przykład Twoim priorytetem jest bezpieczeństwo Twoich zasobów IT, ponieważ 90% Twoich pracowników pracuje zdalnie. Dlatego decydujesz się zainwestować w platformę sztucznej inteligencji, aby szyfrować i zwiększać środki bezpieczeństwa, aby zapewnić bezpieczeństwo danych Twojej firmy w środowiskach pracy w chmurze. Patrzysz na pięć najlepszych programów w tym obszarze i prowadzisz zestawienie, aby zawęzić, który z nich jest najlepszą opcją dla Twojego budżetu.

Nie zapomnij uwzględnić ukrytych kosztów i kosztów początkowych w porównaniu z długoterminowymi zwrotami. Płacenie teraz za nowe oprogramowanie może być stosunkowo dużym wydatkiem, ale zwrot z inwestycji może się ogromnie zwrócić z czasem, jeśli odpowiednio zagospodarujesz technologię lub zasoby IT.

Kiedy analizujesz zwrot z inwestycji w potencjalną inwestycję, musisz ocenić więcej niż tylko koszty i korzyści. Musisz przyjrzeć się obecnym najlepszym praktykom w branży, kiedy i czy produkt stanie się przestarzały oraz jakiego wsparcia możesz oczekiwać dla produktu w nadchodzących latach.

Czy wybrany zasób można uaktualnić? Niezależnie od tego, czy jest to sprzęt, czy oprogramowanie, aktualizacje są zwykle tańsze niż kupowanie zupełnie nowych. Nie bój się kupować używanego lub hurtowego sprzętu komputerowego, jeśli taniej jest go unowocześnić lub nowszego sprzętu nie da się teraz utrzymać. Szukaj certyfikowanych regeneratorów, którzy dostarczają używany sprzęt jak najbardziej zbliżony do nowoczesnych specyfikacji.

Zapytaj sprzedawców, jak długo wytrzymają ich produkty. Czy wybrane przez Ciebie narzędzia IT będą mogły rozwijać się wraz z Twoją firmą? Czy narzędzia IT można aktualizować po pięciu latach? A co z dziesięcioma latami? Jeśli Twoja infrastruktura telekomunikacyjna wymaga większej ilości sprzętu, czy Twoje urządzenia i oprogramowanie mogą nadążyć?

Przyszłościowe narzędzia i zasoby technologiczne IT to coś więcej niż pytanie dostawcy, jak długo spodziewają się, że każdy produkt będzie działał. Musisz także ocenić, gdzie Twoja firma będzie w nadchodzących latach.

Po zakupie aktywów lub zainwestowaniu w personel określ, kiedy te inwestycje zostaną udostępnione online. Jak szybko Twoja firma zacznie dostrzegać korzyści płynące z Twoich zakupów?

Twój budżet na technologie i zasoby IT powinien zawierać plan wdrożenia. Będziesz musiał wycofać starą technologię, jeśli rozwijasz nową technologię. Czy możesz to zrobić etapami, aby zminimalizować zakłócenia? A może lepiej unowocześnić wszystko na raz w całej firmie?

Chociaż prawdopodobnie chcesz zachować kontrolę nad swoimi zasobami i zasobami informatycznymi w jak największym stopniu, nie unikaj outsourcingu niektórych aspektów swojej technologii informatycznej. Czasami w ten sposób jest po prostu taniej i możesz być w stanie zrealizować zniżki, podpisując roczne umowy, w przeciwieństwie do umów miesięcznych.

Typowe opcje outsourcingu potrzeb związanych z oprogramowaniem biznesowym obejmują zarządzanie bazami danych, hosting, uczenie maszynowe i narzędzia do analizy danych. Może się okazać, że niektórzy wybrani dostawcy są bardzo, bardzo dobrzy w tym, co robią. Inwestowanie w zasoby zlecone na zewnątrz może uwolnić więcej miejsca w budżecie na zasoby IT, które nadal chcesz przechowywać we własnym zakresie.

Bądź dokładny w swoim budżecie na technologie i zasoby IT

Technologia informatyczna jest niezbędną inwestycją. Musisz jednak chronić wyniki swojej firmy, mając w swoim arsenale odpowiednie narzędzia, aby zapewnić, że Twoja firma pozostanie w czołówce technologicznych ulepszeń, które mogą utrzymać konkurencyjność Twojej firmy w stosunku do docelowych odbiorców.