Yeni BT Teknolojileri ve Kaynakları için Nasıl Bütçe Yapılacağına İlişkin 7 Pratik İpucu

Teknoloji hızla değişiyor ve rekabet edebilmek için her büyüklükteki işletmenin trendlere ayak uydurması gerekiyor. Veri analitiği, bulut tabanlı bilgi işlem, mobil cihazlar, makine öğrenimi/AI ve Nesnelerin İnterneti (IoT) gibi çok sayıda faktör, iş teknolojisinin giderek artan şekilde birbirine bağlı manzarasını değiştiriyor.

Uzaktan çalışma norm haline geldiğinde, bazı şirketler BT teknolojisine ve kaynaklarına aşırı yatırım yapmış olabilir ve şimdi çok fazla araca sahipler. Endişeler arasında tümü geleneksel bir ofis ortamında bulunmayan BT varlıklarının takibi ve siber güvenliğin sağlanması yer alıyordu. Yeterince yatırım yapmayan işletmeler hala arayı kapatıyor olabilir ve genişlemeye yardımcı olacak yeterli araca veya iş yazılımına sahip olmayabilir.

Küçük ve orta ölçekli işletmelerdeki BT yöneticileri, genellikle tek bir soru sorarak zor yıllık seçimler yapmakla karşı karşıya kalırlar: Ne olmadan yaşayabiliriz? Yeni BT teknolojisi ve kaynakları için nasıl bütçe ayıracağınıza ilişkin yedi pratik ipucumuza bakarak cevabı bulun.

Bütçeleme sürecinde hayalinizdeki bir bütçeye ve minimum bir bütçeye sahipsiniz. Kesin verilere ve tahminlere dayanarak, onaylandığınız gerçek bütçe muhtemelen arada bir yerdedir. Temel olarak bu yılın bütçesiyle başlayın ve ardından gelecek yıl için size daha fazla bütçe sağlamak için nerede (ve eğer) tasarruf edebileceğinizi belirleyin.

Bir sonraki adım, şirketinizin gelecek yıl sahip olmanız gereken acil ihtiyaçlarına öncelik vermektir. Daha fazla personele mi ihtiyacınız var? Mevcut ekibinizi daha etkili kılmak için daha fazla araca mı ihtiyacınız var? Daha sonra otomatikleştirebilir ve işçilik maliyetlerinden tasarruf edebilir misiniz?

İş modelinize uygun yatırım düzeyini belirlemek için bir yazılım ihtiyaçları değerlendirmesi yapın. Geçmişte hangi trendleri fark ettiniz? Sektörünüz nereye gidiyor? Birkaç yıl önce çok pahalı olan ve şimdi daha uygun fiyatlı yazılımlar var mıydı? Bu değerlendirmeyi tamamlamak, yeni BT teknolojiniz ve kaynak bütçeniz için ürün araştırmasına yol açar.

Yatırım yapabileceğiniz (yazılım, daha fazla personel) neler olduğunu anlamak, BT teknolojisi ve kaynakları bütçe formülünüzün yalnızca bir parçasıdır. BT yöneticileri yatırımın her yönünü dikkate almalıdır.

Yatırımınız, BT teknolojisi bütçenizde ne kadar sürede kendini amorti edecek? Bütçeniz şirkete nasıl para kazandırır? Bir BT yöneticisi olarak yatırım getirisini nasıl göstereceksiniz?

Bütçe ne olursa olsun, her şirket, bu kaynakların yatırımlarına ne kadar geri döndüğüne bağlı olarak sermaye iyileştirmelerine veya personele yatırım yapar. Bir BT departmanının varlıkları, gelecek yıl neye para harcayacağınıza ilişkin seçeneklerinizi daralttığınızda farklı değildir.

Artık önce gelmesi gerekenlere öncelik verdiğinize göre, seçeneklerinizi daha da daraltmak için daha derin araştırmalara dalmanın zamanı geldi. Her seçimin güçlü ve zayıf yönlerini değerlendirmek için basit grafikler veya elektronik tablolar oluşturabilirsiniz. Hangi seçimlerin en üstte çıktığını hesaplamak için ağırlıklı bir ölçek veya nokta sistemi bile yapabilirsiniz.

Örneğin, personelinizin %90'ı uzaktan çalıştığı için önceliğiniz BT varlıklarınızın güvenliğidir. Bu nedenle, şirketinizin verilerini bulut tabanlı çalışma ortamlarında güvende tutmak için güvenlik önlemlerinizi şifrelemek ve geliştirmek için bir yapay zeka platformuna yatırım yapmaya karar veriyorsunuz. Bu alandaki en iyi beş programa bakıyorsunuz ve hangisinin bütçeniz için en iyi seçenek olduğunu daraltmak için bir çetele tablosu tutuyorsunuz.

Uzun vadeli getirilere karşı gizli maliyetleri ve peşin maliyetleri hesaba katmayı unutmayın. Şimdi yeni yazılım için ödeme yapmak nispeten büyük bir masraf olabilir, ancak BT teknolojinizi veya kaynaklarınızı uygun şekilde bütçelediğinizde, yatırım getirinizin karşılığını büyük ölçüde zaman içinde ödeyebilirsiniz.

Potansiyel yatırımınızın yatırım getirisini incelerken, faydalara karşı maliyetlerden daha fazlasını değerlendirmeniz gerekir. Mevcut sektördeki en iyi uygulamalara, ürünün ne zaman ve ne zaman modasının geçeceğine ve önümüzdeki yıllarda ürün için ne kadar destek bekleyebileceğinize bakmalısınız.

Seçtiğiniz varlık yükseltilebilir mi? Donanım veya yazılım olsun, yükseltmeler genellikle yenilerini satın almaktan daha ucuzdur. Bunları yükseltmek daha ucuzsa veya daha yeni ekipman şu anda uygun değilse, kullanılmış veya toptan bilgisayar ekipmanı satın almaktan korkmayın. Kullanılmış ekipmanı modern teknik özelliklere mümkün olduğunca yakın getiren sertifikalı yenileyiciler arayın.

Satıcılara ürünlerinin ne kadar süreceğini sorun. Seçtiğiniz BT teknolojisi araçları şirketinizle birlikte büyüyebilecek mi? BT araçları beş yıl sonra yükseltilebilir mi? On yıl ne olacak? Telekomünikasyon altyapınızın daha fazla donanıma ihtiyacı varsa, cihazlarınız ve yazılımlarınız buna ayak uydurabilir mi?

Geleceğe yönelik BT teknolojisi araçları ve kaynakları, bir satıcıya her bir ürünün ne kadar dayanmasını beklediklerini sormaktan daha fazlasıdır. Ayrıca şirketinizin önümüzdeki yıllarda nerede olacağını da değerlendirmelisiniz.

Varlıklarınızı satın aldığınızda veya personele yatırım yaptığınızda, bu yatırımların ne zaman çevrimiçi olacağını belirleyin. İşletmeniz satın almalarınızın faydalarını görmeye ne kadar zaman kaldı?

BT teknolojiniz ve kaynakları bütçeniz bir uygulama planı içermelidir. Yeni teknolojiyi büyütüyorsanız eski teknolojiyi aşamalı olarak bırakmanız gerekecek. Kesintileri en aza indirmek için bunu aşamalar halinde gerçekleştirebilir misiniz? Yoksa tüm şirket genelinde her şeyi bir kerede yükseltmek daha mı iyi?

Muhtemelen BT varlıklarınız ve kaynaklarınız üzerinde elinizden geldiğince kontrol sahibi olmak isteseniz de, BT teknolojinizin bazı yönlerini dış kaynak kullanmaktan kaçınmayın. Bazen bu şekilde daha ucuza gelir ve aylık sözleşmeler yerine yıllık sözleşmeler imzalayarak indirimler gerçekleştirebilirsiniz.

İş yazılımı ihtiyaçlarınız için dış kaynak kullanımı için yaygın seçenekler arasında veritabanı yönetimi, web barındırma, makine öğrenimi ve veri analitiği araçları yer alır. Bazı seçilmiş satıcıların yaptıkları işte çok, çok iyi olduğunu görebilirsiniz. Dış kaynaklı bir varlığa yatırım yapmak, hala şirket içinde tutmak istediğiniz BT varlıkları için daha fazla bütçe alanı boşaltabilir.

BT teknolojisi ve kaynakları bütçenizde eksiksiz olun

BT teknolojisi gerekli bir yatırımdır. Yine de şirketinizin hedef kitlenizle rekabet edebilmesini sağlayacak teknolojik yükseltmelerin ön saflarında kalmasını sağlamak için cephaneliğinizde doğru araçlara sahip olarak şirketinizin kârlılığını korumanız gerekir.